レポートの理解

このレポートでは、タスクごとの実行コストが決定されると同時に、関連する原価センタも表示されます。分析では、モデルの開始イベントの属性で設定された年次頻度が使用されます。ダイアグラムにゲートウェイが含まれている場合、さまざまなパスの確率が計算にタスクの入力係数として反映されます。以下の一覧は、この分析がもたらす利点の一部を示しています。

• どこに投資し、どこを切り捨てるかについてデータ主導型の意思決定を行うことで、予算をより適切に予測および計画します。
• コスト増加の原因となっているプロセス内のアクティビティを特定します。この情報は、改善または最適化が必要な領域のターゲティングに不可欠です。
• プロセスの非効率性を特定します。これらを特定して対処することで、業務を合理化し、コストを削減し、全体的な効率を改善することができます。
• さらなる最適化に貢献する、価値や廃棄物を加えていない活動を特定します。

このレポートは、プロセス参加者のワークロードに焦点を当てています。各タスクで消費される時間が計算され、結果が部門別に整理されます。手当および勤務時間に関する追加情報が計算に使用されます。リソース消費分析を使用できるいくつかのシナリオについては、以下を参照してください。

• どの部門またはロールがほとんどのリソースを消費しているかを把握することで、予算を効果的に配分します。
• 最も時間のかかる活動に関連するリソースを特定し、プロセスマネージャが最適化のためにこれらの領域を対象とできるようにします。
• リソースの制約によって発生するボトルネックを検出および分析し、マネージャがワークロードを再配分したり、追加リソースを割り当てたりできるようにします。

RACI レポートでは、タスクおよび成果物がプロセスのロールとマッピングされ、誰がどのプロセスステップを担当しているかが明確に示されます。タスクの責任に加えて、属性パネルでこれらのロールを割り当てることで、説明責任、相談者、または通知先を定義することができます。以下に、有益なユースケースをいくつか示します。

• 特定のタスクの責任者、説明責任、相談者、および通知対象者を明確に定義することで、競合を防止および解決します。
• トレーニング資料の一部として RACI Matrix を使用して、チームメンバーにその役割と責任について教育します。
• 混乱を排除し、離職時のスムーズな移行またはハンドオフを確保します。
• さまざまなプロセス全体で役割と責任を標準化して、一貫性を確保します。
• 役割の割り当てと説明責任を明確に文書化することで、内部監査を促進します。
• プロセス変更がロールおよび責任に及ぼす影響を理解します。

このレポートは、プロセスモデル内の接続オブジェクト (順序とメッセージフロー) に基づいて、プロセス参加者間の引き継ぎを取得します。プロセスが引き渡される場所を正確に把握することで、以下のことが可能になります。

• コミュニケーションを優先させるチームまたはステークホルダを決定します。
• ステークホルダーがいつどのようにプロセスに関与するかを示すことで、ステークホルダーの期待を管理します。

次に、使用状況レポートに注意を向けてみましょう。詳細については、次のビデオを視聴してください。

このレポートには、プロセス中に読み込まれて書き込まれる IT システムデータが表示されます。詳細な分析を行うために、ダイアグラムではなく役割別にグループ化することもできます。これらのレポートには、以下のような利点があります。

• リソース割り当ての決定をガイドするために、頻繁に使用されているシステムと、十分に活用されていないシステムを確認します。
• 重要なプロセスが大きく依存している単一のシステムを見つけて、潜在的な障害点またはセキュリティリスクを特定します。
• 追加のユーザトレーニングが必要になる可能性がある領域を探します。
• IT システムが中断されたとき、または保守中に誰に通知するのかを把握します。

このレポートでは、入力または出力として、プロセスのどのタスクにどの文書が割り当てられているかを確認することができます。このような概要は、以下に役立ちます。

• 同じ伝票が使用されている場所を確認することで、異なるプロセスまたはプロセスステップ間の接続について理解します。
• ドキュメントのアクセスと所有権に関する混乱を減らします。
• 無効または不適切な伝票が使用されているかどうかを確認します。

このレポートでは、選択したダイアグラムが BPMN 規則およびワークスペースのカスタムモデリングルールに準拠しているかどうかを確認できます。組織で、すべてのプロセスにすべての必須カスタム属性が設定されていること、およびレーンに常にラベルが付けられ、辞書にリンクされている必要があるとします。各プロセスがこれらのルールに従っているかどうかをマニュアルでチェックすることは、非常に煩雑ですよね。さらに、このレポートは、プロセスモデラが規則に準拠しているかどうかを評価する際にも役立ちます。多数の違反が、追加トレーニングの必要性の指標となる場合があります。

レポートを登録する前に、フィルタオプションを使用して結果をさらに指定することもできます。たとえば、プロセステキストがない公開済 ISO 関連プロセスのみを評価するとします。以下の図では、公開されたプロセスのボックスにチェックを付け、カスタム属性 ISO 9000ff 関連に対して "等しい" を選択しています。また、説明を選択し、このフィールドが空白のプロセスのみが表示されるようにフィルタを定義しました。

次の画像では、フィルタを適用して生成されたレポートを確認できます。赤でマークされているエラーにより、注意が最も必要な領域にすぐに焦点を当てることができます。プラス記号をクリックしてスプレッドシートの列を展開し、個々のエラー、警告、およびヒントに関する詳細を確認することができます。

プロセスモデルメトリックレポートを使用して、使用される要素に関する詳細情報 (数値やタイプなど) を含むダイアグラムの統計レポートを生成することができます。また、リンクされたファイルおよび辞書エントリーの数も表示されます。さらに、このレポートでは Process Manager および Collaboration Hub のダイアグラムへのリンクが提供されます。

以下に、このレポートタイプが有用であることを証明するシナリオをいくつか示します。

• 管理や理解が難しい可能性がある活動、ゲートウェイ、または複雑な構造の数が多いプロセスを強調します。
• プロセス ID を一意の識別子として取得します。
• リンクを使用して、イントラネットや関係者向けのプレゼンテーションなど、プロセスダイアグラムを内部的に埋め込みます。
• 未公開のダイアグラムを検索し、レポートからの他のデータ (最新の作成者や最終変更日付など) を使用して関連性を確認します。

このレポートには、モデルで使用される BPMN 要素のリストが表示されます。タイプを指定するだけでなく、入力された属性も表示されます。選択したプロセス全体で値のない属性はレポートに表示されません。

このようなレポートはいつ必要になりますか。ここでは、いくつかの使用ケースがあります。

• 属性に冗長性があるかどうかを確認し、重複する情報をマージします。
• プロセス全体で要素と属性の使用を比較して、それらを整合させる必要があるかどうかを確認します。
• プロセス属性の概要にアクセスして、プロセス所有者や認定要件などの関連情報をすべて 1 つの場所で簡単に見つけることができます。

このレポートでは、辞書で定義されているように、選択したプロセスダイアグラムのリスクとコントロールに関する情報が要約されます。テキストと、関連伝票や管理頻度などのその他の重要なデータを確認することができます。

会社がプロセス属性でリスクおよび関連する統制を更新している場合、このレポートは以下のことに役立ちます。

• 潜在的なリスクとその組織への影響を特定および評価します。
• 規制機関、監査人、またはその他の関係者向けにレポートを準備して、業界標準、法律、および規制の遵守を実証します。
• 統制ギャップおよび改善領域を見つけます。
• IT 統制の有効性を監視することで、データ侵害、システム障害、サイバー攻撃などの IT 関連のリスクを発見および管理します。