ワークフローは、一連の作業として表示される体系的なビジネスアクティビティです。基本的に、ワークフローは作業を行う方法であり、ダイアグラムまたはチェックリストで完了する必要がある一連のステップとして視覚化されます。
ワークフローはビジネスプロセスと密接に関連していますが、同じではありません。定義されたワークフローは、時間、コンテンツ、およびロジックの観点からプロセスを構造化します。ワークフローは、"ワークフロー"、つまり、誰が何を、いつ、どのように、誰が作業を続行するかを定義します。
同僚、ツール、別のプロセスなど、あるステージから次のステージに流れている作業と考えてください。完全なワークフローを単独で実行することができます。たとえば、1 人のユーザがブログ投稿の記述、編集、および公開を行ったり、複数のユーザを関与させたりすることができます。たとえば、クライアントへの請求プロセスなどです。
以下は、販売フォローアップ見込顧客ワークフローの例です。
ワークフローおよびプロセス
ワークフローとプロセスの違いに疑問を感じたことはありますか？見てみよう!
通常、ワークフローはより詳細であり、慎重な計画と分析が含まれます。プロセスにより、チームは最終目標に向けてコラボレーションを行うことができますが、ワークフローは、チームがこの目標を達成するのに役立つツールとして機能します。プロセスはワークフローとは関係なく機能しますが、ワークフローは常により広範なプロセスに不可欠な部分です。シンプルですよね? 要約すると、プロセスでは一般的なロードマップが提供されますが、ワークフローには、そのロードマップを効果的にナビゲートするために必要な運用ステップとインタラクションの詳細が示されます。ワークフローは日常のビジネスを管理するために使用され、プロセスは長期的な目標に焦点を当てます。つまり、ワークフローの目的はタスクを遂行することです。プロセスの目的は、組織の目標が実現されていることを確認することです。
ワークフローが実際にどのように機能するかを見てみましょう。
| Type | 方法 |
|---|---|
| マニュアル | 紙ベース、コミュニケーション |
| サポートされているソフトウェア | 電子メール、Word、Excel |
| システムサポート | SharePoint または SAP などのその他の ERP システム |
| 個別ソフトウェア | 個別の要件および技術インフラストラクチャーを検討するために企業向けに開発されています。 |
| ワークフローエンジン | ワークフロー管理システムの一部。たとえば、jBPM や SAP Signavio Process Governance などです。 |
ワークフロー管理システムとは
ワークフローを管理するには、さまざまな方法があります。一般的な方法は、ワークフロー管理システムを使用することです。これにより、チーム間で作業が自動化されるためです。このシステムでは、タスクを適切な人員に適切なタイミングで委任することで、繰り返し発生する手順が簡略化されます。
ワークフロー管理システムの仕組みを見てみましょう。
では、ワークフローの利点は何ですか。反復タスクを迅速化し、部門間のコラボレーションを簡素化します。自動リマインダを使用すると、不足しているタスクを検索する必要がなくなり、チームは真に価値を付加するアクティビティに集中することができます。
