SAP Signavio Process Governance によるワークフローの作成

すべてのプロセスジャーニーがタスクから開始されるため、ワークフローはトリガによってさらに早く開始されます。トリガ機能を使用すると、プロセスの開始方法を決定することができます。このようなトリガには、送信後にプロセスが開始されるフォームや電子メールなどがあります。また、新規採用者が雇用契約に署名したときにプロセスが開始されるという別のトリガーもあります。トリガ機能を使用すると、プロセスの開始方法を決定することができます。

ワークフローをトリガするために、さまざまな方法で情報を提供することができます。ユーザーは、フォームに入力して申請を提出することで、情報を提供することができます。その他のケースでは、詳細について他のユーザに通知するために、自動通知が送信されます (新規指図が到着した場合など)。ただし、すべての情報が重要であり、ワークフローはトリガの定義方法に応じて異なる方法で応答することができます。

SAP Signavio Process Governance は、システム内でプロセスまたはワークフローを開始するように設計された幅広いトリガーを提供します。これらのトリガは、プロセス管理の自動化と最適化に不可欠です。SAP Signavio Process Governance で利用可能なトリガーには、以下が含まれます。

SAP Signavio Process Governance では、プロセスの実行時にフォームを使用して情報を入力することができます。フォームは、フォームトリガとユーザタスクの 2 つの場所で使用することができます。

フォームトリガを使用して、プロセスの新規ケースを開始する際にワークフロー変数の値を設定します。このフォームには、説明 ("個人詳細の入力" など) と 2 つのフィールドがあります。名前フィールドラベルの横にあるアイコンは、フィールドに追加の説明があることを示します。

ユーザがタスクの一部としてデータを入力および更新する必要がある場合は、ユーザタスクフォームを使用します。

SAP Signavio Process Governance でフォームを作成する方法について説明します。プロセスの登録方法を学習しました。

フォームトリガの作成を開始するには、最初に新しいプロセスを最初から作成する必要があります。フォームは、必要なすべての詳細を (多くの場合は必須の) フォームフィールドに入力できるようにするために使用されます。SAP Signavio Process Governance では、トリガフォームをプライベート (デフォルト) または公開に設定できます。すべてのフォームにフィールドが含まれている必要があります。フォームビルダでは、ネストされたセクション、必須フィールドと動的フィールド、またはフィールドグループなどを含む強力なフォームを作成することができます。

SAP Signavio Process Governance で承認ワークフローを一緒に作成しましょう。以下のビデオでは、トリガの定義を開始します。

SAP Signavio Process Governance でプロセスを作成すると、トリガタブの横にアクションというラベルの追加タブが表示されます。このタブには、選択できる複数の要素があります。

これらの要素は、以下の 3 つの個別のセクションに分かれています。

1. メインアクション。このカテゴリには、多くの実用的なワークフローで実際に一般的に使用されるすべてのアクションが含まれます。これらは、ワークフローの目標を達成するために、実行に '必須' とみなすことができます。
2. サービスおよびその他のアクション。このカテゴリでは、システムによる文書テンプレートの入力やプロセスからの情報を使用した PDF 文書の自動登録など、メインアクションに対する自動追加サポートに使用されるアクションがグループ化されます。
3. イベントとゲートウェイ。このカテゴリでは、適切なアクションが実行されるように、プロセスのフローおよびステータスを制御するために必要なすべてのオブジェクトが提供されます。

以下のスクリーンショットは、使用可能なすべてのエレメントの概要を示しています。

このレッスンでは、3 つの主要なアクションに焦点を当てます。ユーザタスクとは、他のユーザがタスクを実行することを示すユーザタスク、複数のユーザのグループが同じタスクを実行することを示すユーザタスク、特定のユーザまたは配信リストへの電子メールの送信です。

ユーザタスクは、ユーザがタスクを実行することを示します。設定フォームでは、以下のオプション詳細を指定することができます。

• 一般: ユーザまたはプロセスロールにタスクを割り当てます。
• フォーム: フォームにタスクを追加します。フォームを提出してタスクを完了します。
• リマインダ: タスク期限通知。
• アクセス権: ユーザおよびグループのタスク権限。

一般タブを使用して、タスクのデフォルトの担当者または稼働予定者を指定します。BPMN スイムレーンと同様に、タスクの割り当て用のロールを指定することもできます。これにより、SAP Signavio Process Governance によって関連タスクが同じ人物に自動的に割り当てられます。フォームビルダを使用して、ユーザタスクの一部としてデータを入力および更新するためのユーザタスクフォームを作成します。タスクに対して動的期日を使用するには、日付フィールドまたは期間フィールドを追加または再利用します。リマインダを使用して、タスク期限に関する通知を設定します。期日またはリマインダ期間を設定すると、期限が切れるときに SAP Signavio Process Governance からメールが送信されます。リマインダは期日とは別に機能し、リマインダ通知のみが送信されます。リマインダ通知を使用して、タスク担当者および候補者にタスク期限より前にリマインダを送信できます。継続リマインダを使用すると、繰り返しリマインダを追加することができます。SAP Signavio Process Governance では、1 つのタスクについて最大 25 のリマインダが送信されます。アクセス権タブを使用して、タスクを表示、割り当て、および完了する権限を設定します。詳細については、「ユーザタスクへのアクセスの制限」を参照してください。

承認タスクと、それに続くオプション '承認' および '却下' を含むマニュアル決定で構成される単純な文書承認プロセスについて考えます。

このプロセスでは、1 人のユーザーのみがドキュメントを確認し、'レポートの承認' タスクを完了します。これは、文書を準備する 1 人の作成者と、その文書をレビューする他のユーザが 1 人いる場合に意味があります。ただし、これは、文書に複数の作成者が含まれており、すべての作成者が最終バージョンを承認する必要があるシナリオでは機能しません。

マルチユーザタスクは、各グループが同じユーザタスクを実行することを示します。設定フォームでは、ユーザタスクと同じオプションを指定できます。唯一の追加のオプションは '結果' です。

• 一般: ユーザおよびグループにタスクを割り当てます。
• フォーム: フォームにタスクを追加します。フォームを提出してタスクを完了します。
• 結果: マルチユーザタスクにより、異なるユーザに作業が配分されます。全員が入力した情報が収集され、結果一覧に入力されます。
• リマインダ: タスク期限通知。
• アクセス権: ユーザおよびグループのタスク権限。

これを使用して、複数の承認をモデル化することができます。この場合、グループ内の複数のユーザが提案を承認する必要があります。ビジネスプロセスには、複数のユーザが提案をレビューする必要がある場合など、グループ内の全員が実行する必要があるタスクが含まれていることがあります。承認タスクと、それに続くオプション '承認' および '却下' を含むマニュアル決定で構成される単純な文書承認プロセスについて考えます。SAP Signavio Process Governance に、複数の承認を可能にする 'マルチユーザタスク' アクションタイプ (複数インスタンスユーザタスク) が含まれるようになりました。複数の承認をサポートするように以前のプロセスモデルを更新すると、'レポートのレビュー' マルチユーザタスクは通常のユーザタスクのように見えますが、アクションタイプアイコンはマルチユーザに変更されます。

マルチユーザタスクの登録方法を学習しましょう。

並列実行タイプまたは順次実行タイプを指定することができます。並列 (3 つの棒が並列順序に切り替わる) を選択すると、複数ユーザタスクによってすべてのタスクが同時に作成され、担当者は任意の順序で完了します。順次を選択すると (3 つの棒が順番に切り替わる)、マルチユーザタスクによって一度に 1 つのタスクが作成され、その担当者がタスクを完了するまで待機してから、別のタスクを作成します。

電子メール送信アクションにより、指定したユーザに電子メールが送信されます。電子メールが正常に送信されると、送信されたケースイベント電子メールがケース履歴に追加されます。最大サイズを超過しているために電子メールを送信できない場合、電子メールは添付文書なしで送信されます。これが正常に行われると、イベント電子メールが添付文書なしで送信されたことがケース履歴に表示されます。縮小サイズの電子メールの送信に失敗すると、電子メールは送信されません。電子メールタスクはメインアクショングループに属し、クリックして選択することができます。

デフォルトでは、差出人フィールドが SAP Signavio Process Governance に設定された状態で電子メールが送信されます。[差出人] フィールドを会社名または部門名に設定することができます。1 つ以上のプレーン電子メールアドレスを入力するか、組織内の電子メール変数またはユーザを選択することができます。プレーン電子メールアドレスを入力した場合は、そのアドレスを選択リストから選択する必要があることに注意してください。件名で変数を使用するには、# を入力して、リストからフィールドを選択します。一覧に含まれる変数が多すぎる場合は、# の後に入力を続けて一覧をフィルタすることができます。矢印キーを使用してセクションを移動し、Enter キーを押してフィールドを選択することができます。添付文書を追加するには、添付文書を選択し、一覧からファイル項目を選択します。この一覧には、トリガ電子メール添付文書、文書登録アクションによって生成されたファイル、およびファイルアップロードフォーム項目が含まれます。件名と同様に、# を入力することで、メイン電子メール本文で変数を使用できます。マークダウンを使用して、テキストの書式を設定したり、ハイパーリンク、ヘッダ、または一覧を含めたりして、電子メール本文の書式を設定することができます。プレビュータブを選択して、受信者の電子メールがどのように表示されるかを確認します。

以下のビデオでは、アクションセクションで使用可能な要素を使用して、承認ワークフローの例の構造を構築します。

プロセスの各ステップの追加設定方法については、以下のビデオを視聴してください。

以下のビデオを視聴して、以前に作成した承認ワークフローの例を公開および実行する方法を確認します。