Uso continuado de las aplicaciones empresariales

Con la aplicación Gestionar contextos puede crear y gestionar contextos que se utilizan como modelos al crear una transacción legal. Ejemplo: para muchas empresas, este sería su tipo de contrato.

En la gestión de contratos empresariales, se define un contexto que predefine cómo se debe procesar una transacción legal, qué información se debe proporcionar, qué partes están implicadas, qué pasos de workflow son necesarios, qué documentos son necesarios, etc.

El contexto puede predefinir opciones para transacciones legales que admiten un procesamiento más estandarizado. Las categorías clasifican la transacción legal (algunas empresas llamarían estos metadatos).

Después de crear contextos, también puede acceder a ellos desde Enterprise Search seleccionando el icono de búsqueda indicado en la barra shell de la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Con la búsqueda inexacta puede filtrar los contextos en función del tipo de entidad principal, la categoría, el propietario, etc. También puede utilizar el panel Filtrar por para filtrar los contextos en función de los siguientes parámetros, pero sin limitarse a ellos:

• Categoría
• Tipo de entidad principal

Por lo general, los usuarios avanzados responsables de definir cómo se gestionan los contratos en el sistema suelen actualizar los contextos.

• Al iniciar la aplicación Gestionar contextos, se visualiza una lista de contextos existentes junto con la barra de filtros que permite al usuario seleccionar un conjunto de filtros predefinido, una denominada variante, o filtrar la lista utilizando los campos de búsqueda o de filtro individual en la barra de filtros.
• La lista de contextos en el área de contenido tiene una función de actualización productiva: el contenido se actualiza inmediatamente cuando un usuario modifica los criterios de filtro. Las siguientes funciones se proporcionan en la barra de herramientas de la tabla.
• Eliminar contextos: puede seleccionar un contexto y eliminarlo directamente de la lista. El borrado de un contexto solo es posible si aún no está asignado a una transacción legal.
• La personalización de las opciones de tabla se puede realizar en las opciones, por ejemplo: visualizar columnas adicionales y reorganizar el orden de las columnas visualizadas.

Las descripciones se pueden utilizar para buscar contextos específicos durante la solicitud de contratos legales.

Seleccione el Nivel de acceso para restringir la accesibilidad a una transacción legal. Por defecto, el nivel de acceso seleccionado en esta aplicación también se asigna al documento legal. Sin embargo, puede modificar el nivel de acceso al editar el documento en las aplicaciones Solicitar contenido legal y Gestionar documentos legales.

Hay 3 tipos de partes que se pueden hacer relevantes para un contexto: Entidades / Contactos internos / Contactos externos

Los usuarios pueden asignar un Rango si existen varios valores del mismo tipo de parte.

Por ejemplo, es posible seleccionar varios compradores.

En este caso, el sistema asignará diferentes rangos a los diferentes valores del mismo tipo.

Los rangos son un valor técnico (no empresarial).

Los usuarios pueden asignar una o varias entidades, contactos internos y contactos externos.

Entidades, Contactos internos y Contactos externos son valores que se pueden configurar (por ejemplo, Las entidades se pueden crear a partir de funciones de socio disponibles en el sistema).

Hay dos tipos de relación que se pueden enlazar con un contexto: Transacciones legales / Objetos vinculados

Los usuarios pueden predeterminar una o varias transacciones legales que sean relevantes para este contexto. Esto significa que todas las transacciones legales que se crean a partir de este contexto incluirán un enlace a las transacciones legales que están relacionadas por defecto. Ejemplo: Los usuarios pueden enlazar un acuerdo marco que está relacionado con todos los acuerdos dependientes creados desde este contexto.

La conexión con otros objetos de sistema se puede establecer mediante el enlace de tipos de objeto, por ejemplo, la conexión de la transacción legal para un contrato de compra al documento de petición de oferta del sistema que se creó antes del contrato de compra

Se pueden establecer varias conexiones a diferentes documentos comerciales

Los tipos de objeto seleccionables son configurables

• "Renovación y rescisión" es una faceta opcional para definir la renovación y la finalización de transacciones legales.
• Las notificaciones se envían automáticamente al destinatario definido
• Renovación automática: la transacción se renovará automáticamente. Para finalizar el contrato, debe rescindirlo. Por lo tanto, hay 1 recordatorio para la cancelación.

Definir las fases del proyecto propias según sea necesario para realizar un seguimiento de la información y la documentación relacionadas con la gestión de contratos configurando las fases en un contexto.

Dentro de una fase puede definir qué tareas, fechas y documentos son obligatorios para una fase determinada.

Un usuario puede definir criterios de finalización para fases. Siempre que se cumplan los criterios predefinidos, se fijará una fase en "Completado".

El procesamiento de transacciones legales creadas a partir de un contexto se puede controlar mediante un workflow.

• En la sección Tareas, puede definir procesos de flujo de trabajo como una liberación simple o un proceso de autorización, o procesos más complejos que implican a varias personas o roles que tienen que ejecutar tareas en una secuencia específica.
• También puede utilizar esto para responder a errores y excepciones.
• Cuando crea una transacción legal basada en este contexto, genera los pasos de workflow basados en esta información seleccionando Crear tareas e Iniciar workflow.
• En la transacción legal puede iniciar el workflow, pero no puede aplicarle modificaciones. Es posible añadir pasos de workflow separados en la transacción legal.
• Si selecciona Añadir, se abre la página de objeto Pasos y puede definir atributos para cada paso (consulte la siguiente diapositiva).
• Si no introduce un nombre específico para el paso, en su lugar se utilizará el tipo de paso. Esta información solo se utiliza para visualizar un nombre genérico para los pasos en el contexto. Le recomendamos que introduzca un nombre significativo para el destinatario de la tarea en el campo de asunto.

Hay 5 tipos diferentes de pasos de flujo de trabajo disponibles. Especifica la acción que está conectada a la tarea, por ejemplo, Aprobar o Revisar. También es posible añadir un paso que solo tiene fines informativos.

El destinatario de una tarea se puede definir por rol o por usuario. El destinatario puede ser un contacto interno, como el gestor de transacciones asignado a la transacción legal, un usuario específico o un equipo. Los usuarios pueden especificar uno o más destinatarios para cada paso y definir si el paso debe completarlo al menos uno de los destinatarios o todos los destinatarios. Cuando el workflow se inicia en la transacción legal, los destinatarios reciben un work item en la aplicación Mi bandeja de entrada. Los usuarios pueden especificar un asunto específico para un paso o utilizar el asunto preconfigurado para el tipo de paso. Se pueden asignar varios usuarios como destinatarios.

La tarea puede ser completada por uno de los destinatarios o por todos los especificados:

• Uno: el destinatario que procesa la tarea primero también finaliza la tarea
• Todo: la tarea solo finalizará después de que todos los destinatarios hayan procesado la tarea

El asunto especifica el texto visualizado para la tarea en la transacción legal. Si los usuarios no introducen un asunto específico para el paso, el tipo de paso se utiliza en su lugar para las tareas que aún no se han iniciado y se utiliza un texto de sistema predefinido que contiene el ID de transacción legal y el título para ejecutar y completar tareas.

• Abrir la aplicación "Gestionar contextos"
• Encuentre su contexto
• Haga clic en el contexto que desea modificar. Se abrirá el contexto seleccionado.
• Haga clic en "Editar"
• Modificar su descripción y "Guardar"
• Las modificaciones realizadas en el contexto se pueden guardar como la misma versión o como una nueva versión del contexto. (Guardar como una versión nueva significa que se eliminan los pasos de workflow. Todo el flujo de trabajo debería volver a configurarse en su nueva versión)

Al guardar una nueva versión del contexto, la versión anterior se sustituye automáticamente.

Descripción

Ahora está habilitada la exportación de datos como tablas de MS Excel. Un usuario ahora puede extraer una tabla de Excel de todas las transacciones legales, contextos, documentos o tareas fuera del sistema.

Beneficios

- Capacidad de analizar datos de gestión de contratos en MS Excel

Las funciones de la aplicación incluyen:

• Personalización de las opciones de tabla, por ejemplo, visualizar columnas adicionales y reorganizar el orden de las columnas visualizadas.
• Creación y edición de categorías
• Desde los artículos en línea de la tabla, puede navegar a los detalles de artículo y revisar o editar la categoría y agregar, visualizar, editar o eliminar categorías secundarias, creando así una estructura de árbol jerárquica.
• Las categorías que crea en esta aplicación se pueden utilizar en las aplicaciones Gestionar contexto, Solicitar contenido legal y Gestionar transacciones legales.
• Generar a partir de la tabla: Para las categorías relativas a países, canal de distribución, idiomas y estados, puede utilizar la función "Generar categorías a partir de tabla".
• Crear categorías específicas para documentos legales y transacciones legales. Utilice el campo Objetivo para especificar si la categoría pertenece a un documento legal o a una transacción legal. Mediante la categoría específica de documento legal, el asesor legal puede clasificar documentos con etiquetas únicas como Importante, Crítico, Aprobado, etc.

Al abrir la aplicación Categorías, se visualiza una lista de categorías existentes junto con la barra de filtros que permite al usuario seleccionar un conjunto de filtros predefinido, una denominada variante, o filtrar la lista utilizando los campos de búsqueda o de filtro individual en la barra de filtros.

Puede editar una categoría existente directamente en la aplicación Categorías o dentro de la categoría en la que se ha asignado como inferior

• Puede utilizar la función Exportar categorías para exportar todas las categorías o una selección de ellas en un archivo Excel. Puede aplicar modificaciones a las categorías exportadas e importarlas de nuevo con la función Importar categorías.
• Con la función Importar categorías, puede importar categorías desde un archivo de Excel. Puede utilizar esta función para cargar categorías nuevas o también puede aplicar modificaciones a las categorías exportadas e importar de nuevo el archivo Excel modificado.
• Esta funcionalidad es muy práctica si ha creado y probado categorías en un sistema (de prueba) y desea importarlas a otro sistema (productivo).

Puede utilizar el archivo de exportación como plantilla de importación para actualizar las categorías existentes y crear categorías nuevas. Por defecto, todas las categorías se exportan con la actividad R(read).

• Eliminar todas las entradas que no requieren actualización ni creación
• Mantener la cabecera en la lista
• Introduzca su propio árbol de categorías para las categorías nuevas que se deben crear en el sistema: C - crear, U - actualizar.
• Objetivo de la categoría: L - Categoría de transacción legal, D - Categoría de documento legal

• Puede utilizar la función Exportar nombres de categoría para exportar todos o una selección de nombres de categoría en un archivo Excel. Puede aplicar modificaciones a los nombres de categoría exportados e importarlos de nuevo con la función Importar nombres de categoría.
• Con la función Importar nombres de categoría, puede importar nombres de categoría desde un archivo Excel. Puede utilizar esta función para cargar nuevos nombres de categoría o también puede aplicar modificaciones a los nombres de categoría exportados e importar de nuevo el archivo Excel modificado.
• Esta funcionalidad es muy práctica si ha creado y probado categorías en un sistema (de prueba) y desea importarlas a otro sistema (productivo).

Puede utilizar el archivo de exportación como plantilla de importación modificando todas las entradas (excepto la cabecera) y editando los nombres de categoría existentes.

Puede utilizar la función Descripción de nodo para clarificar aún más una relación de diferentes categorías. Un empleado que está a cargo de las categorías podría utilizar el campo de texto libre para explicar cómo se debe utilizar esta categoría. Esta funcionalidad evitará el uso indebido de determinadas categorías.

Con esta función, puede crear categorías utilizando fuentes de datos personalizadas existentes en S/4HANA (por ejemplo, centros, grupo de materiales, etc.). Normalmente es compatible con un rol de administrador (por ejemplo, consultor interno/externo), que define modelos de categoría (mediante SSCUI) necesarios para generar categorías dinámicas mediante la opción "Generar categorías a partir de tabla" en la aplicación Categorías. El número de veces que se puede utilizar una tabla de categorías para crear categorías de hoja dentro de categorías raíz debe restringirse, ya que existe una limitación técnica para la cantidad de categorías que pueden existir en un sistema.

Cree la categoría raíz y utilice el botón Generar categorías a partir de tabla para cargar los datos para las hojas asignadas a la categoría raíz desde la tabla. Esta función solo está disponible para categorías raíz. La opción "Actualizar tabla" determina si las categorías generadas se actualizan automáticamente. Si el indicador no está fijado, las modificaciones deben aplicarse manualmente.

En función del contexto que asigne en el primer paso, el número total de pasos puede diferir. Si no hay relaciones predefinidas en el contexto, el paso 4 no se mostrará en el asistente. Aún puede añadir relaciones a la transacción legal que se crea a partir de esta solicitud.

El paso "Cargar archivo", el botón "Crear a partir de plantilla", así como el botón "Agregar" no son para el solicitante, sino para el administrador de contratos que es responsable de proporcionar el contenido legal después del envío de la solicitud.

El envío de la solicitud de contenido legal desencadena la creación automática de una transacción legal a partir de la información proporcionada en la solicitud de contrato legal.

Además, se pueden añadir campos personalizados. Los valores de los campos personalizados se pueden actualizar en Gestionar contexto o en la aplicación Solicitud de contrato legal y se transferirán automáticamente a la transacción legal. Los campos se pueden definir como obligatorios u opcionales.

Con esta aplicación puede analizar las transacciones legales, los contextos y los documentos más importantes que debe procesar. La representación gráfica de las tareas más críticas resume la información clave de las aplicaciones subyacentes en las que está trabajando para poder analizar e identificar próximas fechas importantes, recordatorios, transacciones y tomar decisiones más rápidas.

Hay varias tarjetas accionables que muestran información importante clasificada según su vencimiento, riesgo o salud.

Por ejemplo, en la tarjeta Transacciones legales "Problemas pendientes", puede ver cuáles son las transacciones que están en riesgo y tomar las medidas necesarias.

Para las tarjetas de lista, al seleccionar la cabecera de una tarjeta se accede a la propia aplicación, mientras que al seleccionar una posición se accede a información de posición más detallada.

Encontrará información detallada sobre el resumen de gestión de contratos empresariales aquí: Resumen de gestión de contratos empresariales | SAP Help Portal

• Al iniciar la aplicación Resumen de gestión de contratos empresariales, aparece una barra de filtros en modo estándar que permite al usuario seleccionar un conjunto de filtros predefinido, una denominada variante, o filtrar la lista utilizando los campos de búsqueda o los campos de filtro individuales de la barra de filtros.
• La lista de contextos, entidades principales de transacciones legales y fechas de "creado el" en el área Resumen de contenido legal tiene una función de actualización productiva: el contenido se actualiza inmediatamente cuando un usuario modifica los criterios de filtro. Las siguientes funciones se proporcionan en la barra de herramientas de la tabla.
• La personalización de las opciones de tabla se puede realizar en la barra de filtros, por ejemplo, fijar un filtro predefinido por defecto para "Contexto": 1. Haga clic en el icono, 2. Haga clic en "Guardar como", 3. Escriba un nombre para el conjunto de filtros en "Ver" (consulte la captura de pantalla de ejemplo), 4. Casilla de selección "fijar por defecto" y 5. Pulse OK.
• Después de fijar los conjuntos de filtros predeterminados, se pueden gestionar haciendo clic en el icono y seleccionando, gestionar. Aquí puede editar y borrar sus vistas de conjunto de filtros.

El dashboard de la aplicación Resumen de gestión de contratos empresariales se filtra por defecto en los últimos 12 meses (sin incluir el día actual). Si desea incluir el día actual, puede añadir el filtro "Hoy - 365 días" como filtros predeterminados, que se explica en las siguientes diapositivas.

Las funciones "Transmitir" y "Notificar" solo se pueden utilizar para tareas que no se hayan completado.

En la tarea de la aplicación Gestionar tareas legales también se proporciona el nombre del agente, que es el destinatario de la tarea. Cuando el usuario necesita encontrar quién debe realizar la tarea pendiente, ahora puede encontrar fácilmente esta información.

Descripción

En la tarea de la aplicación Gestionar tareas legales también se proporciona el nombre del agente, que es el destinatario de la tarea.

Beneficios

Cuando el usuario necesita encontrar quién debe realizar la tarea pendiente, ahora puede encontrar fácilmente esta información.

Descripción

Ahora está habilitada la exportación de datos como tablas de MS Excel. Un usuario ahora puede extraer una tabla de Excel de todas las transacciones legales, contextos, documentos o tareas fuera del sistema.

Beneficios

- Capacidad de analizar datos de gestión de contratos en MS Excel

Con esta ampliación puede filtrar fácilmente las tareas en función de su fecha límite. Esto ayuda a un procesador de tareas a realizar un seguimiento de todas las tareas urgentes y a planificar con antelación.

Ejemplo: En caso de que un usuario tenga un ausentismo planificado (vacaciones/médico/permiso especial), puede utilizar el filtro para identificar todas las tareas que vencen durante su ausencia y procesarlas antes o asignarlas a otra persona.

La función flujo de trabajo flexible en E-CM le permite definir workflows basados en su propia lógica.

• Los destinatarios de la tarea necesitan un usuario de S/4HANA y, como mínimo, acceso de visualización a la transacción legal y a los documentos legales (p. ej. SAP_BR_EMPLOYEE_LEGAL_CONTENT. El acceso de visualización mínimo dará a los usuarios la opción de solicitar, aprobar, revisar y crear un contrato, así como añadir notas a las tareas de flujo de trabajo y en la faceta de notas de la transacción legal.
• Existen varias aplicaciones en las que se puede crear un workflow:
  • En la aplicación "Gestionar modelos de workflow"
  • En la aplicación "Gestionar contextos"
  • En la aplicación "Gestionar transacciones legales"

Los usuarios pueden elegir entre 7 tipos de pasos diferentes:

• Aprobación: Enviar notificación al destinatario para aprobar el documento
• Información: Informar a una persona o grupo de personas sobre un evento determinado
• Procesamiento: Enviar una notificación al destinatario de que se deben realizar acciones
• Revisión: Notificar al destinatario que revise el documento adjunto con las transacciones legales
• Revisar: Notificar al destinatario que revise el documento adjunto con las transacciones legales
• Esperar: paso de fondo para mantener el workflow en espera hasta que se desencadene un evento externo. Este evento se desencadena a través de una API
• Paso personalizado: Defina un paso personalizado según sus necesidades empresariales.

La asignación del destinatario es:

• Rol: esto es relevante cuando el usuario siempre es del mismo tipo, por ejemplo, el solicitante.
• Usuario: se utiliza cuando una tarea debe ser realizada por una persona específica. Es posible añadir varios usuarios como destinatarios. Puede determinar si el paso debe completarse por todos los destinatarios o solo por un destinatario.
• Equipo: se utiliza si un equipo debe completar el paso, por ejemplo, el departamento legal. Puede determinar si todos los destinatarios/miembros del equipo deben completar el paso o solo un destinatario. Cuando varios usuarios reciben la tarea, un destinatario puede "reclamarla" y ya no está en la bandeja de entrada de los otros destinatarios.

Puede asignar tareas de flujo de trabajo: a un rol (= secuencial), un usuario (= secuencial) o más individuos (= tareas de flujo de trabajo paralelas), equipos (= tareas de flujo de trabajo paralelas a todos los miembros del equipo).

Un modelo de workflow es una secuencia cronológica de diferentes pasos de tarea, denominados pasos de workflow. Cada tarea puede ser una tarea de aprobación, una tarea de información, una tarea de procesamiento, una tarea de revisión, una tarea de revisión, un paso de espera o un paso personalizado. Los detalles de la lógica de los pasos se pueden encontrar en SAP Help Portal.

La aplicación "Gestionar modelos de workflow" ofrece la posibilidad de definir workflows independientes de transacciones legales o contextos. Un usuario puede crear workflows y adjuntarlos a contextos o transacciones legales siempre que sea necesario. Esto ahorra tiempo, especialmente cuando los flujos de trabajo son muy complejos con muchas condiciones, etc.

Cuando el usuario abre la aplicación "Gestionar modelos de workflow", se visualiza una lista de modelos de workflow existentes junto con la barra de filtros que permite al usuario fijar filtros de búsqueda para buscar modelos de workflow.

Crear un nuevo paso de flujo de trabajo: tipos de encabezado y paso

Tipo de paso: Paso personalizado

Se puede utilizar para especificar su propia lógica para desencadenar el envío de una tarea de workflow. Puede ampliar la tarea de workflow para eventos dentro y fuera de E-CM. E-CM proporciona un "add-in empresarial" para definir los eventos y campos relevantes para el paso personalizado. Al asignar el filtro relevante al paso personalizado, se añadirá la lógica definida.

Ejemplo 1: Si un objeto está integrado con E-CM y debe actualizarse como parte del flujo de trabajo, esto se puede lograr mediante un paso personalizado.

Ejemplo 2: Si el valor o la cantidad supera un determinado umbral, se necesitan aprobaciones adicionales. Cuanto mayor sea el valor, más personas participarán en el proceso de aprobación

Sellos automáticos de flujos de trabajo

Los sellos se pueden agregar automáticamente a los documentos a través de un paso del flujo de trabajo. En la faceta "Propiedades de paso", el usuario define por tipo de paso qué sello se fija automáticamente. Cada sello configurado se puede utilizar para esta función de automatización. Los duplicados de timbre están restringidos.

Los sellos se establecerán en el documento al finalizar todo el flujo de trabajo y no después de completar el paso.

Si la empresa desea tener los sellos después de completar cada tarea, pueden:

1. Fijar sellos manualmente o

2 Añadir un workflow adicional manualmente en el LT

Si introduce un nombre de sello, el sello se fija automáticamente una vez finalizado el workflow (por ejemplo, Aprobado).

Fije si el paso es opcional (Sí/No/Predeterminado vacío) (opcional).

Por defecto, un paso se considera obligatorio. Si un paso de workflow se marca como opcional y no se determina un autorizador para el paso, el paso se omite y el workflow pasa automáticamente al siguiente paso.

El destinatario de una tarea recibirá una notificación con el asunto de la tarea.

Si no introduce un asunto, se utiliza el asunto preconfigurado, con la siguiente estructura: "Tipo de paso + Transacción legal + Número de la transacción legal + Nombre de la transacción legal"

Notificación con el asunto de la tarea: El destinatario verá el asunto del workflow en la bandeja de entrada. No se muestra el nombre del paso.

Una condición de paso es opcional. Especifica las condiciones previas para un paso de workflow. Puede especificar las condiciones previas que debe cumplir la transacción legal antes de que se inicie el paso de workflow.

Por ejemplo, puede seleccionar la condición "El nivel de acceso es" y seleccionar "Confidencial". Por lo tanto, el paso de workflow solo se desencadenará si se cumple la condición seleccionada.

En caso de que no se cumpla la condición, debe utilizar el botón "Añadir condiciones previas alternativas" para especificar condiciones previas adicionales como opción alternativa. Si no utiliza condiciones previas alternativas y no se cumple una condición de paso, el workflow no continuará.

Las categorías se pueden utilizar como condición de inicio para un paso de workflow.

Los plazos son opcionales y se pueden añadir durante la creación de un paso de workflow.

Si el día de atraso se fija en menos, la tarea se marcará como atrasada inmediatamente en la creación.

Como resultado de un plazo, se pueden ejecutar las siguientes acciones:

• Marcar un paso como atrasado
• Enviar una notificación por correo electrónico.

Al utilizar la acción Enviar notificación por correo electrónico, se deben rellenar los campos - plantilla de correo electrónico y - destinatarios.

Por lo tanto, las plantillas de correo electrónico deben actualizarse

Los destinatarios se pueden seleccionar por rol, equipo o usuario. En este ejemplo, el rol "Procesador de tarea" es el destinatario de la tarea. El rol debe definirse en la faceta "Partes" → "Contactos internos".

Si se rechaza un paso de autorización que consiste en la acción necesaria "Revisar", se añade un nuevo paso con el tipo "Revisar" al workflow después del paso de autorización. El paso revisar destinatario se fija automáticamente como iniciador del workflow

Puede modificar el orden de los pasos en una plantilla de workflow seleccionando el paso y haciendo clic en las flechas arriba/abajo para moverlo hacia arriba o hacia abajo.

En la aplicación Gestionar contextos tiene la opción de:

• añadir un modelo de workflow existente o
• definir un nuevo flujo de trabajo.

En la aplicación Gestionar transacciones legales tiene la opción de:

• añadir un modelo de workflow existente o
• definir un nuevo flujo de trabajo.

Un workflow predeterminado es un workflow proporcionado por el contexto (véase la diapositiva) que se utiliza para crear la transacción legal. Después de cargar o crear un documento, puede iniciar el workflow estándar dentro de una transacción legal mediante la función "Iniciar workflow estándar".

Un workflow adicional es un workflow añadido manualmente a la transacción legal (véase la diapositiva). Después de cargar o crear un documento, puede iniciar el workflow adicional dentro de una transacción legal mediante "Inicio".

Los destinatarios de la tarea recibirán una notificación sobre la tarea que tienen asignada.

Las tareas de workflow listas se envían al destinatario mediante la aplicación Mi bandeja de entrada. El destinatario recibirá una notificación a través del símbolo del reloj.

Al abrir la notificación, los destinatarios pueden encontrar más información y tomar las medidas adecuadas en función del tipo de paso/tarea.

No se notifica a los iniciadores de los grupos de tareas si se aprueba la tarea. Sin embargo, si se rechaza la tarea, reciben una notificación en la rampa de lanzamiento SAP Fiori.

Para la tarea de autorización, el usuario tiene la opción de autorizar o rechazar la tarea de workflow y escribir una breve nota de decisión. Las notas más largas con más detalles se pueden/deben introducir en la sección de comentarios y/o en la sección de notas del objeto de documento/transacción legal, de modo que las partes interesadas puedan encontrar el motivo del rechazo.

En lugar de escribir correos electrónicos, sugerimos a los usuarios que introduzcan su información directamente en la sección de comentarios. De este modo, toda la información está disponible para todas las partes interesadas. Si hace clic en una tarea en un Grupo de tareas dentro de la faceta de tarea de una transacción legal, el usuario puede ver todos los comentarios de esa y de todas las tareas anteriores.

Restricciones de edición de documentos durante el flujo de trabajo

Reglas para la edición de documentos durante el flujo de trabajo

Cualquier tipo de paso (pero no REVISAR):

• Cuando se asigna un documento legal a un workflow activo y cualquier paso (pero no el paso REVISAR) está en curso, tienen lugar las siguientes restricciones de edición:
• El usuario no puede modificar el contenido del documento. Al intentar EFECTUAR EL CHECK OUT o CHECK IN del documento, recibirá un mensaje de error que dice "El contenido no se puede modificar porque este documento forma parte de WF".
• El usuario puede editar atributos e información sobre el documento (por ejemplo, obligaciones, sellos, categorías, notas).

REVISAR tipo de paso:

 Cuando un documento legal se asigna a un workflow activo y un paso REVISAR está en curso, las restricciones de edición están limitadas:

1. El usuario de procesamiento del paso REVISAR puede editar documentos legales. Al intentar EFECTUAR EL CHECK OUT del documento, puede modificar el contenido del documento.
2. El usuario de procesamiento del paso REVISAR puede editar atributos como obligaciones, sellos, categorías y notas.
3. Cuando un usuario que no está procesando el paso REVISAR intenta EFECTUAR EL CHECK OUT del documento, recibirá el mensaje de error "El contenido no se puede modificar porque este documento forma parte de WF".
4. Dado que el contenido se puede modificar con las acciones "Cargar archivo", "Restaurar" estas acciones solo se permiten para el tipo de tarea REVISAR.

Cualquier tipo de paso:

Las siguientes acciones: "Rechazar contenido", "Para archivar", "Borrar" están restringidas para todos los tipos de tarea, incluida REVISAR.

A partir de 2020 local, los clientes pueden añadir notas en Transacción legal y Documento legal incluso cuando la tarea de aprobación no se haya completado. Esto es posible junto con las siguientes opciones:

1. Sin restricción de EDICIÓN de documento si el documento forma parte del workflow.
2. La acción de workflow está restringida si el documento está en modo de edición.
3. El inicio del flujo de trabajo está restringido si el documento adjunto tiene el estado EDITAR o en la lista negra (dms y el documento virtual tienen el estado Nuevo, Archivado, Enviado para firma electrónica o el documento virtual tiene el estado Error/Pendiente/Completado).
4. No se puede iniciar ningún workflow y el sello no se añadirá al documento si el estado del documento es Aceptado y Check out efectuado.

La aplicación "Gestionar equipos y responsabilidades" le permite gestionar equipos o miembros del equipo asociados con determinadas funciones. Puede definir equipos junto con tareas y funciones. La aplicación le permite identificar qué tarea puede realizar cada miembro. Los equipos y los miembros del equipo se pueden asignar como responsables de un tipo de actividad o en un paso de proceso de un escenario de workflow (ejemplo a continuación).

Equipos de flujo de trabajo existentes: puede buscar todos los equipos de flujo de trabajo que funcionarán en el flujo de trabajo de gestión de contratos seleccionando la categoría "LCM".

Creación de equipos de flujo de trabajo: puede crear un nuevo equipo de LCM con al menos un miembro del equipo haciendo clic en el botón "Crear".

Opcionalmente, puede actualizar valores para definiciones de responsabilidad de equipos.

Si define la responsabilidad con "Ley aplicable", solo iniciará el workflow para el equipo si la "Ley aplicable" en la transacción legal coincide.

Si define la responsabilidad con "Perfil", solo iniciará el workflow para el equipo especificado si el "Perfil" en la transacción legal coincide.

Antes de poder enviar notificaciones por correo electrónico para Plazos, debe crear una plantilla de correo electrónico personalizada. Con esta función, puede configurar plantillas de correo electrónico utilizando variables para obtener información de la transacción legal.

Nota: Para que el campo "Plantilla de correo electrónico" esté disponible en Fecha límite, se debe añadir un rol "SAP_BR_ADMINISTRATOR" o "SAP_CORE_BC_OM" al usuario, de modo que la aplicación "Actualizar plantillas de correo electrónico" esté disponible.

Modifique el contenido de la plantilla de correo electrónico personalizada según sea necesario

Modifique el contenido de la plantilla de correo electrónico personalizada según sea necesario

En los campos Asunto, Cuerpo HTML y Texto del cuerpo de la plantilla de correo electrónico, puede utilizar reserva-espacios que renderizan valores de campos en vistas de Core Data Services (CDS).

Los marcadores de posición deben usar la siguiente sintaxis: {{<nombre de campo>}}.

Si selecciona Mostrar campos de datos, se muestra una lista de todos los campos disponibles con la descripción.

Si desea que el destinatario de una tarea de workflow dependa del valor del contrato, debe definir el paso como opcional y utilizar un campo personalizado y un BAdI.

Ejemplo: Si todos los contratos > $500.000 necesitan la aprobación de un gerente, puede configurar el paso de aprobación como se ilustra a la derecha. Esto tiene el efecto de que todos los flujos de trabajo para contratos > $500.000 se enviarán al gerente responsable.

Por otro lado, todos los flujos de trabajo para contratos < $500.000 omitirán la aprobación y continuarán con el siguiente paso.

Nota:

También puede enlazar categorías utilizadas en las transacciones legales con el BAdI para definir los valores.

Esta aplicación le proporciona información estratégica accionable que está integrada en el proceso empresarial.

Puede:

• Ver toda la información relevante en una vista,
• en base a una única fuente en tiempo real,
• con un desglose flexible,
• para pasar directamente al proceso de negocio.

En la aplicación Resumen ECM puede utilizar estas opciones de filtro para limitar la búsqueda. Encontrará más filtros en "Adaptar filtros".

Puede guardar sus opciones de filtro como una variante, fijarla como predeterminada (opcional) y hacerla pública (opcional). Encontrará más información en la presentación "Resumen de la aplicación E-CM".

En la aplicación Gestionar transacciones legales hay varias opciones de filtro para buscar contratos. Por ejemplo, todos los contratos para mi proveedor o cliente, todos los acuerdos marco activos o todos los contratos que vencen en un área determinada. La lógica de búsqueda es la misma que en la aplicación Gestionar documentos legales; las opciones de filtro son parcialmente diferentes

Si desea buscar todas las transacciones legales para un cliente o proveedor específico, debe utilizar el filtro "Entidad".

El filtro en la aplicación Gestionar transacción legal se puede intercambiar y adaptar a las necesidades individuales.

Aquí tiene una opción de filtro en la que puede buscar todas las transacciones legales que tienen una categoría específica, por ejemplo, Región = EMEA.

Puede introducir varias categorías en el campo de filtro que mostrará todas las transacciones legales que contienen una de estas categorías.

Si desea ver todas las transacciones legales que contienen todas estas categorías, debe modificar la lógica estándar en la clase CL_LCM_LEGALTR_ROOT_CALC_EXIT (solo para liberaciones OP posibles).

En la aplicación Gestionar documentos legales hay varias opciones de filtro para buscar contratos. Por ejemplo, todos los contratos para mi proveedor o cliente, todos los acuerdos marco activos o todos los contratos que vencen en un área determinada. La lógica de búsqueda es la misma que en la aplicación Gestionar transacciones legales; las opciones de filtro son parcialmente diferentes.

El modelo "Filtro de nombre" filtra todos los documentos legales que se han creado con un modelo determinado.

Si desea buscar todos los documentos legales para un cliente o proveedor específico, debe utilizar el filtro "Entidad".

Con esta función, puede encontrar aplicaciones, proveedores, clientes y documentos legales con una búsqueda de texto completo en la barra de búsqueda.

En este ejemplo, introducimos el nombre (parcial) de una parte contractual para buscar todas las transacciones y documentos de S/4HANA.

El resultado de la búsqueda no solo muestra documentos y transacciones legales, sino también Socios comerciales (por ejemplo, proveedor y/o cliente), ventas, aprovisionamiento, transacciones financieras, etc., que contienen su término de búsqueda.

Puede acceder directamente a estos objetos.