Uso de las aplicaciones empresariales

Una transacción legal es un business object que se utiliza para gestionar el ciclo de vida del contenido legal como parte de una transacción comercial o un escenario empresarial.

Una transacción legal se crea a partir de una solicitud de contrato legal y se utiliza para gestionar el contenido legal a lo largo de su ciclo de vida. Para ello, la transacción legal recopila toda la información y el material que está conectado con el contenido legal: las partes implicadas en la creación del contenido legal tanto internamente como externamente, los plazos que deben observarse y los documentos que deben generarse en el proceso o que están vinculados a la transacción legal. 

El alcance de la salida de una transacción legal puede ser solo un documento, por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad para un caso de uso específico. Pero el alcance también puede ser más amplio y requerir la creación de varios documentos legales que se pueden gestionar en una transacción legal o en varias transacciones legales que se gestionan individualmente y se vinculan a la transacción legal principal.

La creación de una transacción legal se desencadena mediante una solicitud de contrato legal que puede introducir cualquier empleado que haya autorizado el acceso a la aplicación Solicitud de contrato legal. Los perfiles y contextos facilitan la solicitud de contenido legal y la gestión de una transacción legal. Cubren escenarios empresariales específicos y proporcionan valores predefinidos que pueden ser obligatorios, o una recomendación que se puede modificar o eliminar. Proporcionan un marco que puede mejorarse y, en parte, alterarse en función de las necesidades del contenido individual.

Puede utilizar varias opciones de filtro para buscar determinadas transacciones legales.

En general, existen seis estados de transacción legal:

• Problemas pendientes: faltan campos y/o documentos obligatorios.
• Pendiente: se actualizan todos los campos obligatorios, pero aún hay documentos obligatorios que aún no tienen el estado Aceptado.
• Según lo planeado: la transacción legal está completa y el contrato es efectivo.
• Vencido: este estado se fija automáticamente cuando la transacción legal ha alcanzado la fecha de fin.
• Cancelado: Un usuario ha cancelado la transacción legal porque ya no es necesaria. (Esto se realiza normalmente cuando un contrato aún no se ha firmado).
• Finalizado: este estado es relevante cuando un contrato se rescinde activamente. (Esto se realiza normalmente cuando un contrato firmado se cierra antes de la fecha de finalización).

• El gestor de contratos es el rol responsable de la actualización de la transacción legal. ¿Quién obtiene el rol del administrador de contratos puede diferir según la empresa, el sector, el departamento, el escenario de contrato, etc.?
• Por lo general, hay un solicitante que necesita un contrato o cualquier otro contenido legal y lo solicita a otro departamento (puede ser el departamento legal, un departamento de gestión de contratos, etc.)
• Después de la creación del contrato legal, se puede iniciar un flujo de trabajo como se define en el contexto, después de que se hayan completado todas las revisiones y se hayan recibido las aprobaciones, se puede iniciar el proceso de firma (si es necesario).
• Cuando el contrato legal se ejecuta por completo, el documento obtiene el estado Aceptado y el estado de la transacción legal es "En curso".
• Es posible vincular una transacción legal a otra (o varias otras) si están relacionadas.

Siga los mismos pasos descritos en la figura para los Contactos internos y externos.

Definir relaciones entre varias transacciones legales. Puede visualizar todos los documentos obligatorios especificados en las transacciones relacionadas en la subfaceta "Documentos obligatorios relacionados". Si está configurado, puede visualizar notificaciones cuando se sincroniza el estado de las transacciones legales relacionadas.

En la faceta Objeto vinculado, los usuarios pueden enlazar una transacción legal a otros objetos, como Contratos de compra, Solicitudes de oferta, Contratos de ventas, Contratos inmobiliarios y otros objetos personalizables. Es posible navegar al contrato de compra en S/4HANA directamente desde la transacción legal.

• Renovación activa: la transacción debe renovarse manualmente. Por lo tanto, hay dos recordatorios: 1. para rescindir un contrato. 2. para renovar un contrato
• Renovación automática: la transacción se renovará automáticamente. Para finalizar el contrato, debe rescindirlo. Por lo tanto, hay 1 recordatorio para la cancelación.

En esta sección, los usuarios actualizan los recordatorios para la transacción legal. Los recordatorios son correos electrónicos enviados al destinatario especificado en la fecha especificada para informar al destinatario, por ejemplo, sobre la fecha de reenvío o finalización de un contrato que se gestiona como parte de la transacción legal. Los recordatorios se basan en plantillas de correo electrónico preconfiguradas.

Después de cargar su acuerdo marco, fijar el documento virtual en el estado "Final" y generar un documento de Word, continúe con los pasos siguientes.

• Un workflow se define en un contexto.
• En el flujo de trabajo puede definir procesos como una liberación simple o un proceso de autorización, o procesos más complejos que implican a varias personas o roles que tienen que ejecutar tareas en una secuencia específica.
• Cuando crea una transacción legal basada en este contexto, genera los pasos de workflow basados en esta información seleccionando Iniciar workflow estándar.
• En la transacción legal puede iniciar el workflow, pero no puede aplicarle modificaciones.
• Un workflow es relevante para toda la transacción legal.
• Los workflows normalmente se inician después de que el contrato legal se haya creado/borrador y cargado en la transacción legal.

La faceta Notas proporciona un campo para proporcionar notas sobre el objeto de transacción legal. También puede responder a las notas añadidas por los otros usuarios y ver también otras respuestas.

El límite de caracteres para una nota es 5000 caracteres.

Beneficio: Transparencia en la comunicación relacionada (sin información oculta en los correos electrónicos del usuario).

Para la configuración de fases, consulte el contenido de aprendizaje "Gestionar contextos". La fase cambiará su estado a "En curso" y solo se completará si se cumplen los criterios de finalización predefinidos.

Todas las obligaciones relacionadas con los documentos dentro de una transacción legal se visualizan en la "faceta Obligaciones". Las obligaciones se pueden crear a nivel de documento legal, no a nivel de transacción legal.

Cada "Agente" recibe una notificación de su tarea en el orden definido en el workflow.

Al hacer clic en la tarea vinculada, los usuarios accederán a la aplicación "Mi bandeja de entrada", donde se puede revisar la tarea de aprobación. Los usuarios pueden abrir el documento directamente desde aquí o, como alternativa, pueden abrir la transacción legal y abrir el documento desde allí.

Puede copiar una transacción legal seleccionando los atributos, facetas y documentos necesarios. Puede utilizar esta funcionalidad cuando tenga que crear una transacción legal para un objetivo específico y desee determinados atributos, facetas y documentos en la transacción de copia.

En cuanto haga clic en "OK", se generará una nueva transacción legal.

• Un administrador del sistema puede utilizar la aplicación "Tratamiento de situaciones" para identificar situaciones en las que han fallado las sincronizaciones de estado de las transacciones legales. A continuación, también pueden tomar medidas correctivas para garantizar una sincronización de estado adecuada.
• Son posibles dos situaciones: "sincronización de estado fallida" y "Error al desencadenar sincronización de estado"
• Puede definir los destinatarios de las notificaciones
• sincronización de estado significa la sincronización de varias transacciones legales que están relacionadas entre sí, por ejemplo, transacciones legales superiores y varias subordinadas. Ejemplo: El gestor de transacciones podría rescindir una transacción legal para un acuerdo marco, que rescindiría automáticamente todos los contratos relacionados con este acuerdo marco.

Se asignará un sobre de firma electrónica.

1. La creación y el borrado de documentos se mostrarán en el log de historial de una transacción legal.
2. Se puede acceder al log de historial mediante el botón de historial de una transacción legal.

Definición de relación: las relaciones representan las dependencias entre una transacción legal y una o más transacciones legales u objetos vinculados. Puede encontrar información detallada sobre las relaciones aquí: https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_CLOUD/ff01156df84f470cb46483b8a0ba0b79/6f4ce045b73c48cdb4c717ad349ecde3.html?relaciones locale=en-US#

Defina relaciones entre varias transacciones legales. Puede visualizar todos los documentos obligatorios especificados en las transacciones relacionadas en la subfaceta "Documentos obligatorios relacionados". Si está configurado, puede visualizar notificaciones cuando se sincroniza el estado de las transacciones legales relacionadas.

El tipo de relación define el tipo de relación entre las transacciones legales. Si, por ejemplo, tiene una transacción legal para un nuevo contrato de compra para España, esta transacción legal puede tener una relación (tipo Relacionado con) con otras transacciones legales que cubren los documentos individuales que pertenecen al contrato de compra.

La relación entre las transacciones legales tiene un efecto en el documento de transacciones legales. El efecto depende del tipo de relación seleccionado.

En la notificación, muestra el estado de sincronización entre las transacciones legales vinculadas.

En la faceta Documentos necesarios relacionados, muestra información del documento necesario en la transacción legal vinculada.

1. Esta es la transacción legal superior.
2. Tiene tres relaciones con otras transacciones legales: cada una de ellas es una relación superior-inferior. La relación entre transacciones legales también afecta a los documentos almacenados en las transacciones legales.
3. Todos los documentos relacionados se enumeran en la faceta "Documentos obligatorios relacionados".

1. Esta transacción legal es la subordinada de la transacción legal de la figura anterior.
2. La transacción legal superior y el tipo de relación se mencionan en la faceta "Relaciones".
3. El tipo de relación influye en el estado de la transacción legal secundaria.

Los objetos enlazados son business objects que están conectados a una transacción legal. La conexión se representa mediante un enlace. Incluso puede enlazar a business objects que están presentes en un sistema externo, a una transacción legal.

Los objetos de ejemplo que se pueden enlazar son: Pedido, Contrato de compra, Pedido de cliente, Contrato de ventas, Oferta de ventas, Solicitud de oferta, Contrato inmobiliario y Contrato de compra central.

Existe una faceta de transacción legal en los siguientes objetos para visualizar el enlace a una transacción legal: Solicitud de oferta, Contrato de compra y Contrato de ventas.

Ventajas:

• Gestión mejorada de objetos de negocio
• Ahorro de tiempo para los usuarios finales debido a la navegación mejorada
• Enriquecer transacciones legales con información adicional

Encontrará información detallada sobre los objetos enlazados aquí: Transacciones legales | SAP Help Portal

En la faceta Objeto vinculado, los usuarios pueden enlazar una transacción legal a otros objetos, como Contratos de compra, Solicitudes de oferta, Contratos de ventas, Contratos inmobiliarios y otros objetos personalizables. Es posible navegar al contrato de compra en SAP S/4HANA directamente desde la transacción legal.

También puede enlazar a contratos que están almacenados en sistemas externos, a páginas de Internet o SharePoint. Para ello, debe ampliar el BAdI. Consulte las guías de configuración correspondientes para obtener más información.

Definición: En la subfaceta Renovación y rescisión puede definir las cláusulas de renovación y rescisión para una transacción legal. Además, cuando defina las fechas de renovación y finalización de transacciones legales, se visualizarán en la subfaceta Todas las fechas. Por defecto, se proporcionan los tipos de fecha "fecha de inicio" y "fecha de fin". Los correos electrónicos de notificación se envían automáticamente al destinatario definido.

Ventajas:

• La renovación automática de transacciones legales admitida por el sistema salva al usuario del trabajo manual cuando es necesario ampliar las fechas de vencimiento.
• Los recordatorios automáticos ayudan a los gestores de transacciones a gestionar sus transacciones legales y a tomar las medidas necesarias para garantizar que no se pierdan fechas importantes.

Puede encontrar información detallada sobre renovaciones y rescisiones aquí: https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_CLOUD/ff01156df84f470cb46483b8a0ba0b79/6f4ce045b73c48cdb4c717ad349ecde3.html?locale=en-US&q=renewal%20termination#life cycle

1. Seleccionar renovación activa
2. Seleccionar cláusula de renovación
3. Introducir recordatorio de renovación
4. Introducir período de renovación
5. Seleccionar destinatario de recordatorio de renovación
6. Seleccionar la cláusula de rescisión
7. Introducir días de recordatorio de rescisión de contrato
8. Seleccionar destinatario de recordatorio de rescisión de contrato
9. Pulsa Guardar

Si el usuario no realiza ninguna acción, el contrato expirará.

1. Seleccionar renovación automática
2. Seleccionar período de renovación
3. Seleccionar la cláusula de rescisión
4. Introducir días de recordatorio de rescisión de contrato
5. Seleccionar destinatario de recordatorio de rescisión de contrato
6. Pulsa Guardar

Si el contrato no se rescinde manualmente, el contrato se renovará automáticamente.

Crear y gestionar fases de una transacción legal en esta aplicación. Las fases regulan el cumplimiento de las transacciones legales. Puede crear o eliminar una fase.

Puede crear una fase seleccionando el botón Crear en la faceta Fases de un contexto. Esta faceta tiene dos subfacetas y debe proporcionar los detalles en ambas subfacetas.

Ventajas:

• Esta función permitirá a una empresa definir sus propias fases del proyecto según sea necesario para realizar un seguimiento de la información y la documentación relacionadas con la gestión de contratos por fase.
• Gestione de forma eficaz transacciones legales como proyectos bien planificados.

Nombre: Introduzca un nombre adecuado para la fase

Condición de inicio: seleccione una condición adecuada en función de la cual se debe desencadenar una fase. Hay dos condiciones: paralela y secuencial. La condición paralela desencadena varias fases, la condición secuencial y la paralela desencadena las fases en una secuencia.

Número de secuencia: es un campo de solo lectura en el que el sistema asigna un número de secuencia a cada fase creada.

Tipo: Seleccione el tipo de fase necesario, Discreto o Negociación. También puede configurar su propio tipo de fase mediante el paso de configuración Definir tipos de fase. Para obtener más información, consulte las mejores prácticas.

Criterios de finalización: En esta subfaceta, debe especificar los criterios que debe cumplir el documento legal para poder pasar una fase correctamente. Se deben proporcionar los siguientes valores:

Tipo de contenido: seleccione el tipo de contenido necesario, como Modificación.

Estado: Seleccione el estado requerido en el que debe estar el documento legal para pasar una fase correctamente. Los dos estados son Aceptado o Existe contenido.

Sello: seleccione el sello que se debe asignar al documento legal para pasar la fase correctamente. Por ejemplo, Firmado electrónicamente, Aprobado, Publicado, Revisado, Revisado externamente y Firmado.

Encontrará información detallada sobre las fases aquí: Contextos | SAP Help Portal

El tratamiento de situaciones es un framework que le ayuda a aumentar la calidad y la eficiencia de sus procesos empresariales señalando circunstancias excepcionales y proporcionando información anticipada. Informar a los usuarios de forma proactiva sobre los problemas que requieren su atención

Ventajas:

• Informar a los usuarios de forma proactiva sobre los problemas que requieren su atención
• Obtenga información estratégica sobre el ciclo de vida de las situaciones
• Optimice los procesos de negocio

Encontrará información detallada sobre las fases aquí: Tratamiento de situaciones | SAP Help Portal

Definición: Instancia de contrato legal que se adapta a una transacción o actividad específica en un determinado contexto empresarial.

Los documentos se crean a partir de una plantilla (cuando se utiliza la integración Icertis) o se crean fuera de la gestión de contratos empresariales y se cargan como archivo estático. El tipo de archivo de un anexo se corresponde con el tipo de archivo de la aplicación con la que se creó el archivo fuera de gestión de contratos empresariales, por ejemplo, .docx o .pdf. El objetivo de un documento se especifica en el tipo de contenido asignado al documento. Los documentos se crean en versiones y pueden tener atributos adicionales.

Puede acceder a la página de objeto Documentos desde la sección Documentos de la página de objeto Transacción legal. Puede descargar un documento para editar, cargar archivos, crear versiones de los documentos, asignar sellos, asignar un estado y gestionar los atributos del documento.

También puede buscar los documentos desde Enterprise Search seleccionando el icono Buscar indicado en la barra shell de la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Utilice la búsqueda inexacta para filtrar documentos por título de transacción legal, nombre de archivo, descripción de documento, ID de transacción legal e ID de documento. También puede utilizar el panel Filtrar por para filtrar los documentos en función de, pero no limitado a, los siguientes parámetros: Estado del documento, Tipo de contenido, Tipo de documento, Nombre de sello del sistema, Nombre del sello de usuario, Sellos añadidos por.

• Al iniciar la aplicación Gestionar transacciones legales, se visualiza una lista de transacciones legales existentes junto con la barra de filtros que permite al usuario seleccionar un conjunto de filtros predefinido, una denominada variante, o filtrar la lista utilizando la búsqueda o los campos de filtro individuales en la barra de filtros.
• Después de realizar la selección, se abre la transacción legal y puede empezar a revisar y editar los datos. Haga clic en la pestaña Documentos.
• Las transacciones legales ofrecen la posibilidad de adjuntar documentos creados en aplicaciones office.

La faceta Documentos en transacciones legales ofrece la posibilidad de adjuntar y gestionar documentos creados en aplicaciones Office.

Existen dos formas de introducir un documento:

1. Haga clic en Agregar para crear un nuevo documento legal para la entrada que actualmente sirve como marcador de posición.
2. Haga clic en Crear documento y, a continuación, seleccione Cargar archivo para cargar un documento en la transacción legal y añada el tipo de contenido. Esta función creará una nueva línea de documento.

Al hacer clic en una línea de objeto de documento existente se navega a la página de objeto de documento, donde puede editar toda la información relevante, por ejemplo, nombre, número de referencia, descripción, sellos, obligaciones, etc.

• Al iniciar la aplicación Gestionar documentos legales, se visualiza una lista de documentos existentes junto con la barra de filtros que permite al usuario seleccionar un conjunto de filtros predefinido, una denominada variante, o filtrar la lista utilizando la búsqueda o los campos de filtro individuales en la barra de filtros.
• Las siguientes funciones se proporcionan en la barra de herramientas de la tabla:
• Descargar documentos: puede seleccionar un documento y descargarlo en su ordenador
• Borrar documentos: puede seleccionar un documento y borrarlo directamente de la lista. Tenga en cuenta que un documento solo se puede borrar si tiene el siguiente estado: Creado / En proceso / Para archivar.
• Exportar todos los documentos como una tabla de Excel: puede exportar todos los documentos activos como una hoja de Excel utilizando este botón: .
• La personalización de las opciones de tabla se puede realizar en las opciones, por ejemplo: visualizar columnas adicionales y reorganizar el orden de las columnas visualizadas.

En general, existen cinco estados de documento:

• Para archivar
• Aceptado (asignación manual: el objeto de documento ya no se puede editar)
• En proceso (asignación manual)
• Check out efectuado (el documento está bloqueado temporalmente para que otros usuarios lo editen)
• Nuevo (si el documento aún debe crearse)

• Si aún no se ha creado un documento necesario, tiene el estado de documento Nuevo.
• En cuanto haga clic en "Añadir", se abrirá una ventana emergente y podrá rellenarla con toda la información relevante. Ahora tiene el estado de documento En proceso. A partir de este punto, el documento puede:
• editar y volver a efectuar el check out (estado: Check out efectuado)
• se fija en aceptado (estado: Aceptado)
• be Archivado (estado: Archivado)

Sellos: Un sello indica una acción que se ha realizado en un documento, como "aprobado" o "firmado". Los usuarios pueden seleccionar el sello que desea aplicar de una lista desplegable de sellos preconfigurados.

Los sellos también se pueden agregar automáticamente a los documentos a través de un paso del flujo de trabajo. Los sellos se fijarán al finalizar todo el flujo de trabajo y no al finalizar el paso.

Utilice Check out y check in para editar documentos o cargar una nueva versión de un documento.

Historial: una vez que navegue a la página de objeto de un documento legal, puede seleccionar el botón Historial para ver un log del documento. La ventana emergente de log muestra información sobre el usuario que ha realizado una modificación, la fecha y hora de la modificación y el contenido de la modificación. Puede buscar una modificación en particular en el documento e incluso modificar las opciones de vista.

Editar documentos legales

• Después de seleccionar un documento legal, puede modificar su Nombre, Tipo de contenido y Estado. Además, puede crear sellos nuevos y añadir información de plantilla.
• Puede efectuar el check out de un documento para realizar modificaciones dentro del documento
• Si efectúa el check in o la carga como una versión nueva, podrá ver los detalles de la versión del documento en la faceta Historial de versión. Puede descargar una versión específica del documento desde esta faceta.

  Nota

  Para editar un documento que tiene el estado Para archivar, seleccione el botón Reabrir.
• También puede copiar el documento con la opción Copiar en versión nueva o Descargar una copia.

• Con esta función, puede seleccionar el botón "Rechazar contenido" para borrar documentos que se cargan en un objeto de documento, sin borrar el objeto.
• Es posible conservar los atributos y la plantilla de un documento.

La ficha Estructura de documento muestra las variables utilizadas en el documento. Cuando selecciona una variable en esta ficha, el foco se mueve al campo seleccionado en el documento.

El principal beneficio proviene de la experiencia de usuario mejorada.

La integración con DocuSign para enviar documentos para e-Signature ofrece dos opciones:

• Automático: Seleccione plantilla, haga clic en "Siguiente" y elija destinatario(s).
• Semiautomático: Seleccione plantilla, haga clic en "Crear como borrador".

Puede encontrar información detallada sobre la solución DocuSign aquí: https://support.docusign.com/

• Creación automática de sobres: los documentos legales, como los acuerdos, deben ser firmados por las autoridades afectadas como parte del proceso de aprobación. La faceta Sobres de e-Signature muestra una lista de documentos enviados para e-Signature.
• Actualizaciones de estado automáticas: el estado del proceso de e-Signature se actualizará automáticamente
• Enlace al sobre: Cada sobre tiene un ID que enlaza con el sobre
• Carga automática de documentos firmados, incluido el resumen de firma electrónica

Para utilizar la función de firma electrónica mediante el botón "Enviar para e-Sign", un usuario primero debe configurarla en DocuSign.

La firma electrónica totalmente automática envía el sobre de firma electrónica directamente sin haber introducido los destinatarios.

Beneficio No hay esfuerzo manual adicional y todo está predefinido.

La firma electrónica semiautomática permite al usuario definir de forma flexible la firma electrónica en DocuSign.

Tenga en cuenta que existen dos opciones: con o sin plantilla.

Cada destinatario recibe un correo electrónico de DocuSign con un enlace al documento que le permite realizar la acción asignada a su usuario.

La primera vez que se pide a los destinatarios que inicien sesión electrónicamente en DocuSign, pueden definir cómo debería ser su firma: elegir un estilo proporcionado por el sistema, dibujar su firma en la herramienta o cargar una firma escaneada.

Cuando todos los firmantes hayan firmado y el estado del sobre sea "Completado", cada destinatario del flujo de trabajo de firma recibirá un correo electrónico con una copia de los documentos firmados y el resumen de firma electrónica.

El sello "Firmado electrónicamente" se añade automáticamente cuando se completa el proceso de firma electrónica.