Criação de cadastro do item e grupos de itens no SAP Business One

Sua empresa tem um grande número de itens. Para melhor administrar as necessidades das operações diárias, os itens são configurados como registros de dados mestre. Os dados predefinidos para transações de compras, vendas e estoque estão contidos nos registros do item.

O SAP Business One permite que você administre todos os itens que você compra, fabrica, vende ou mantém em estoque.

A maneira como definimos o que esses itens são e como eles são tratados é por meio do registro do cadastro do item.

Um registro de dados do cadastro do item é criado para cada produto e identificado com um código exclusivo. Você criaria um cadastro do item para um produto no nível de um código universal de produto ou de um número de catálogo.

O cadastro do item está no centro de quase todos os processos do SAP Business One. Ele controla como o item atua nos módulos de vendas, compras, produção, MRP, estoque e serviço.

Um registro de dados do cadastro do item armazena informações essenciais, como se o item foi comprado ou vendido, o preço do item, o nível de estoque e como a compra do item é prevista e planejada.

Esses dados são utilizados automaticamente pelo sistema nos processos de compras, vendas, produção, administração de seu depósito e contabilidade.

Uma regra importante se aplica aos dados do cadastro do item. Se um registro de cadastro for utilizado em um documento de marketing ou em uma transação contábil ou de estoque (como nota fiscal de entrada, nota fiscal de saída, lançamento contábil manual etc.), ele não poderá ser eliminado.

Mas e os itens obsoletos? Talvez você não queira mais vender um determinado modelo de monitor, mas como ele foi estocado e vendido no passado, você não pode excluí-lo.

O que você pode fazer?

Em vez disso, você pode marcar o item como inativo para que ele não possa mais ser adicionado aos pedidos de venda. O campo de seleção inativo também pode ser utilizado para produtos que ainda não estão prontos para transações de vendas e compras.

Você pode optar por excluir esses itens inativos dos relatórios do sistema. As opções na janela Configurações gerais permitem que você escolha se deseja exibir itens inativos em relatórios e/ou documentos de marketing.

Posteriormente, quando você arquivar dados antigos e esses itens não tiverem mais transações relacionadas a eles no banco de dados, é possível excluí-los completamente.

Assim como outros tipos de cadastro, como o parceiro de negócios, há duas seções principais em um cadastro do item: o cabeçalho e as abas.

O cabeçalho contém informações gerais sobre o item. Um número de ID único deve ser atribuído como código.

As 9 guias contêm informações mais detalhadas sobre o processamento do item.

O cabeçalho também é onde você pode atribuir categorias de item. As categorias de item controlam se o item pode ser comprado, vendido ou armazenado em estoque. Um item pode pertencer a várias categorias.

Designar o item como um item de estoque significa que ele pode ser utilizado em transações de estoque.

Da mesma forma, marcar um item para compra ou venda significa que o item pode ser comprado ou vendido em documentos de marketing.

Se você marcar um item apenas como de estoque, não poderá comprá-lo nem vendê-lo.

Talvez você tenha um item que nunca compra, em vez disso, fabrica o item internamente e depois o vende. Este item seria marcado para estoque e vendas.

Um segundo exemplo seria um serviço que você vende. Nesse caso, o item seria marcado apenas para vendas e não para compras ou estoque.

Um terceiro exemplo pode ser despesas, como materiais de escritório, que você compra para uso em sua empresa. Você pode optar por não recebê-los no estoque porque eles são utilizados diretamente após a compra. Esse item seria então um item comprado, mas não um item de estoque.

As abas de dados de compras e vendas contêm as informações necessárias para utilizar esse item em documentos de marketing.

A aba de dados de vendas contém informações sobre as unidades de medida de vendas do item, dimensões do item de vendas, embalagem para vendas e detalhes de imposto.

Da mesma forma, a aba de dados de compras contém informações sobre a unidade de medida de compra do item com suas dimensões, embalagem e detalhes de imposto.

Além disso, a aba de dados de compras contém informações sobre fornecedores específicos e números do catálogo do fabricante.

Quando você cria um documento de marketing, as informações relevantes para o item são predefinidas no documento.

Ambas as abas oferecem um link para relatórios por meio de ícones para Análise de vendas e Análise de compras para o item.

A aba de dados de estoque mostra informações atualizadas sobre os níveis de estoque e a demanda do item para cada depósito. Essas informações são atualizadas dinamicamente para mostrar uma imagem verdadeira a qualquer momento.

Uma matriz exibe:

• A quantidade confirmada, que é a quantidade pedida pelos clientes
• A quantidade pedida, que representa a quantidade pedida para compra por sua empresa, mas ainda não entregue, ou a quantidade em ordens de produção para um item produzido internamente
• E na última coluna, ele exibe cada quantidade disponível para pedidos de venda. A quantidade disponível é calculada adicionando as quantidades pedidas e em estoque e subtraindo qualquer quantidade confirmada.

Você pode definir um depósito como depósito padrão para transações. Se você não definir um padrão, o primeiro exibido na matriz será o padrão.

Outros campos nesta ficha de registro, como o método de avaliação e a unidade de medida do estoque, são discutidos mais detalhadamente em tópicos posteriores.

A aba de dados de planejamento contém informações para planejar suas necessidades de estoque.

Nesta guia, você pode controlar se o item é considerado no planejamento de necessidades de material.

E se for relevante para o planejamento, você pode indicar se este é um item comprado ou construído internamente e definir um tempo de processamento para calcular quanto tempo levará para reabastecer o estoque do item. Os outros campos nesta guia suportam o processo de planejamento de necessidades de material.

A aba Dados de produção contém informações utilizadas no gerenciamento do item durante a produção.

Você pode controlar como o item é emitido para ordens de produção. Se o item for composto por uma estrutura de produtos, existe um link para a estrutura de produtos, bem como um resumo que exibe o número de componentes, recursos e etapas de itinerários.

Você também tem a opção de inserir informações de cálculo de custos para produção nesta guia.

As propriedades do item oferecem a você uma forma de adicionar mais informações sobre como esse item se ajusta às linhas de negócios, territórios de vendas e metas de marketing da sua empresa.

Nesta aba, você pode classificar o item com até 64 propriedades diferentes que você pode utilizar para relatórios, fins de marketing e até mesmo para determinar a determinação do preço.

Por exemplo, um determinado laptop pode ser classificado de acordo com o tipo de usuário (profissional, estudante), condição (novo, remodelado) e outras propriedades, como tamanho da tela, marca do processador, faixa de preço, memória do sistema, tela sensível ao toque ou não, plataforma operacional e muito mais.

• Os dados do cadastro do item controlam como um item atua nos processos empresariais. Os dados são utilizados automaticamente pelo sistema nos processos de compras, vendas, produção, administração de depósitos, serviços e contabilidade.
• Um registro de cadastro em usado em transações e não pode ser excluído até que essas transações sejam arquivadas, mas o item possa ser marcado como inativo.
• As categorias de item controlam se um item pode ser comprado, vendido ou armazenado em estoque. Um item pode pertencer a várias categorias. Designar o item como um item de estoque significa que ele pode ser utilizado em transações de estoque. Da mesma forma, marcar um item para compra ou venda significa que o item pode ser comprado ou vendido em documentos de marketing. Se você marcar um item apenas como de estoque, não poderá comprá-lo nem vendê-lo.
• A aba de dados de estoque monitora as quantidades disponíveis, pedidas, confirmadas e em estoque para um item de estoque em cada depósito.
• A quantidade disponível é igual ao total das quantidades pedidas e em estoque menos qualquer quantidade confirmada.

• Sua empresa tem um grande número de itens. Para administrar melhor os itens, os itens são administrados por grupos de itens.
• Os relatórios por grupos de itens facilitam a visualização de linhas de produtos rentáveis e a administração mais eficaz do estoque.
• A definição de valores de campo padrão em grupos de itens agiliza a criação de itens e reforça a consistência dos itens dentro de um grupo de itens.

Muitas empresas têm um grande número de itens. É útil ter uma forma de agrupar itens semelhantes e classificar esses itens logicamente para processamento e relatórios.

Os grupos de itens permitem que você categorize seus itens por linhas de produtos ou por como os itens são utilizados em seu negócio.

Você pode configurar grupos, como matérias-primas e produtos acabados, ou agrupá-los pela forma como eles apareceriam em um catálogo de vendas.

Em nosso exemplo de negócios, a OEC Computers agrupou itens em linhas de produtos, como impressoras, computadores, acessórios etc.

Os grupos de itens são uma vantagem quando você está:

Criação de itens – é mais rápido criar itens porque alguns campos comuns a essa área empresarial são padronizados automaticamente no item.

Dados relacionados ao item de reporting - Os grupos de itens podem ser utilizados no reporting para critérios de seleção.

Processando itens – você pode usar o grupo como critério para processar itens, como escolher itens em um grupo de itens para incluir em uma contagem de estoque.

Os grupos de itens são muito fáceis de usar, pois o grupo é selecionado na área de cabeçalho do registro do item.

Você pode até criar novos grupos de itens na lista de opções usando a opção Definir novo.

Os padrões se enquadram em algumas áreas básicas:

Fundamentos para o item: tipo de item (item de material ou serviço),

Predefinições para unidades de medida - grupo padrão e unidade de medida de estoque padrão.

Predefinições para planejamento de necessidades de material - método de planejamento, método de suprimento, intervalo de pedidos, pedido múltiplo, quantidade mínima do pedido, tempo de processamento,

Cálculo de custos padrão – uma configuração importante que você pode fazer no nível do grupo de itens é o método de avaliação do estoque.

Se você estiver utilizando posições no depósito em um depósito, poderá definir padrões em uma posição no depósito padrão e se a posição no depósito padrão deve ser utilizada no recebimento do item.

Quando você cria um item e atribui um grupo de itens, os campos padrão do grupo de itens são exibidos no item. Os campos podem ser modificados.

Você pode utilizar o grupo de itens nos critérios de seleção para muitos relatórios.

Alguns relatórios, como análises de vendas e compras, podem exibir totais por grupos de itens.

Você pode adicionar campos adicionais a uma pesquisa de item para facilitar a localização de itens em documentos ou relatórios de marketing.

Abra um documento ou relatório que exiba a janela Lista de itens para localizar itens. Use as configurações do formulário (na barra de ferramentas) para adicionar os campos necessários.

Se a lista de itens for muito longa, você poderá reduzi-la usando seu campo adicionado para agrupar os itens. Deste modo, você visualiza primeiro os grupos e, em seguida, pode abrir um grupo para encontrar um item individual.

A pesquisa reformatada está disponível sempre que a janela Lista de itens é utilizada.

Estes são alguns pontos importantes:

• Você pode categorizar itens por divisão utilizando grupos de itens.
• Os grupos de itens podem armazenar valores padrão comuns a itens pertencentes a esses grupos. Quando você cria novos itens pertencentes ao grupo, os valores são automaticamente padronizados para o novo item.
• Os grupos de itens são úteis como critérios de seleção nos relatórios e nas funções de processamento, como a seleção de itens em um grupo de itens para incluir em uma contagem de estoque.
• Você pode subtotal de análises de vendas e compras por grupo de itens.
• Se você tiver um grande número de itens, poderá reformatar os critérios de pesquisa de item para agrupar os resultados por grupo de itens ou por outro campo na janela Configurações do formulário.