Execução do processo de suprimento no SAP Business One

• Imagine que sua empresa compra itens de fornecedores externos. Normalmente, você utiliza o processo de suprimento completo.
• No entanto, às vezes, você precisa de itens imediatamente. Você envia seu pedido por telefone e o fornecedor entrega os itens imediatamente. Para o processo acelerado, você não utiliza todo o processo de compras. Em vez disso, você utiliza somente um documento de compras para manter o processo o mais simples e rápido possível.

Comprar não se resume apenas a encomendar e pagar por lápis e clipes de papel. Em vez disso, a compra é o processo de garantir que um fluxo constante de materiais necessários esteja a caminho de sua empresa quando e onde você precisar deles. Como uma aplicação de administração empresarial ponta a ponta totalmente integrada, o SAP Business One ajuda você a executar o processo de compras, começando com o pedido de compra e continuando com o resto dos documentos de compras. O SAP Business One captura automaticamente as informações em cada etapa para que você sempre saiba o que está disponível no estoque, bem como o estado financeiro atualizado de sua empresa. A visão em tempo real ajuda você a identificar possíveis faltas em estoque antes que ocorram. Informações históricas precisas rastreiam quais fornecedores são oferecidos para você de forma consistente.

O gráfico mostra o processo básico em quatro partes de processamento de pedidos, recebimento e pagamento de mercadorias ou serviços.

O pedido de compra (PO) é o documento que você fornece ao fornecedor especificando os itens ou serviços que deseja comprar, incluindo quantidades e preços acordados. Ele representa seu compromisso com o fornecedor de comprar os itens.

O recebimento de mercadorias é o documento que indica a entrega de mercadorias de um fornecedor para uma empresa. Ele é utilizado para atualizar as quantidades e os valores do estoque.

A nota fiscal de entrada é o documento no qual o departamento de contas a pagar insere as informações da nota fiscal do fornecedor para solicitar que um pagamento seja feito ao fornecedor.

A conta a pagar é o documento que inicia um pagamento para a conta do fornecedor. Existem, em geral, quatro maneiras de enviar pagamentos: dinheiro, cheques, cartões de crédito e transferências bancárias. Também existem algumas formas de pagamento adicionais específicas de país. No SAP Business One, a funcionalidade e os relatórios associados ao processamento de pagamentos são acessados por meio do módulo Banco.

Agora, vejamos as principais informações de cadastro necessárias para o pedido de compra. A primeira parte necessária dos dados mestre é o fornecedor.

O fornecedor é um dos três tipos de cadastro de parceiros de negócios atualizados no SAP Business One. Os dados do fornecedor identificam quem está fornecendo as mercadorias e os serviços.

Você utiliza registros mestre de fornecedor em todas as transações de compras. O fornecedor também é utilizado em transações automáticas e manuais de suprimento financeiro.

O mestre de fornecedores contém: detalhes da pessoa de contato, endereços, meios de pagamento e outras informações contábeis.

Você pode procurar o fornecedor apropriado em qualquer documento de compras. Se você tiver autorização, também pode inserir informações do novo fornecedor ao criar um documento de compras.

Outra informação importante do cadastro no processo de compras são os dados do cadastro do item. Os dados do cadastro do item identificam o que está sendo comprado.

Frequentemente, os mesmos itens são comprados, inventariados e vendidos. A informação é a mesma; só é usada de forma diferente. Esta é a vantagem de utilizar um registro do item que pode ser copiado para qualquer documento nos módulos de compras, vendas, produção, MRP, estoque e serviço.

O cabeçalho do registro do cadastro do item contém informações gerais sobre o item, incluindo um número de ID exclusivo atribuído pelo usuário, uma descrição (incluindo uma descrição em um idioma estrangeiro) e configurações para determinar o tipo de item, o grupo ao qual pertence e o preço na lista de preços selecionada. Os campos de seleção à direita indicam se o item é mantido no estoque e se é oferecido para venda ou compra (em muitos casos, ambos se aplicam).

A aba Geral da janela Cadastro do item contém informações sobre o fabricante do item, identificadores adicionais, métodos de entrega e método de emissão.

A aba Dados de compras indica os fornecedores habituais que vendem o item, como identificar o item em um catálogo, as unidades de medida utilizadas para o item para fins de compra e as dimensões do item físico. Também estão disponíveis informações sobre impostos e grupos alfandegários para informações importadas. Para itens com histórico de compras, você pode clicar no ícone de gráfico à esquerda da aba para exibir uma análise gráfica de compras.

Agora, vejamos o processo de suprimento e seu efeito no estoque e na contabilidade.

Quando um pedido de compra é criado, não há lançamentos no estoque e na contabilidade.

O primeiro lançamento será feito quando um recebimento de mercadorias for inserido. O recebimento de mercadorias cria um lançamento contábil manual que lança o valor das mercadorias recebidas no lado do débito da conta de estoque e no lado do crédito de uma conta de alocação de custos.

A conta de estoque e a conta de alocação de custos são recuperadas do campo Conta de estoque e do campo Conta de alocação na ficha Dados do estoque do registro do item.

A conta de alocação de custos é uma conta de transferência utilizada para verificar se os recebimentos de mercadorias e as notas fiscais de entrada coincidem.

O saldo total da conta de alocação representa o valor de todos os recebimentos de mercadorias em aberto que ainda não foram copiados para uma nota fiscal de entrada.

Posteriormente, quando a nota fiscal de entrada for lançada, o recebimento de mercadorias será encerrado.

Nesse momento, a nota fiscal de entrada cria um lançamento contábil manual que lança o valor faturado no lado do débito da conta de alocação de custos e no lado do crédito da conta do fornecedor.

Dessa forma, o valor na conta Custos de alocação do recebimento de mercadorias é compensado e o sistema registra o valor devido ao fornecedor.

Às vezes, você pode precisar simplificar ou simplificar o processo de compras para torná-lo mais eficiente. Talvez você precise obter um item imediatamente. Então, você liga para o fornecedor e pede que ele entregue o item hoje. Devido à pressa, você ignora o pedido.

Quando o item é entregue, a fatura do fornecedor também é entregue.

Assim, em vez de criar um recebimento de mercadorias, você insere uma nota fiscal de entrada para processar a entrada dos itens no estoque e a obrigação de pagar ao fornecedor.

Nesse caso, quando você lança diretamente a nota fiscal de entrada sem criar primeiro um recebimento de mercadorias, os lançamentos na conta de alocação de custos são omitidos. O lançamento debita a conta de estoque para mostrar o aumento no estoque e credita a conta do fornecedor para mostrar a necessidade de pagar o fornecedor.

Como uma nota fiscal de entrada sem referência a um recebimento de mercadorias aumentará o estoque, é importante certificar-se de que não haja entrada de mercadorias prévia se você criar uma nota fiscal de entrada sem referência.

• As quatro etapas básicas do processo de suprimento são: o pedido de compra, o recebimento de mercadorias, a nota fiscal de entrada e a saída de pagamento.
• Dois tipos principais de cadastro em compras são o cadastro do fornecedor e o cadastro do item.
• Em um processo de compras simplificado, o único documento obrigatório é a nota fiscal de entrada.
• A nota fiscal de entrada é projetada para aumentar o estoque quando a nota fiscal não faz referência a um recebimento de mercadorias como um documento base.