Execução do processo de vendas no SAP Business One

• Sua empresa definiu a satisfação do cliente como a principal prioridade
• Você revisa as etapas básicas no processo de vendas e decide utilizar um processo simplificado para pedidos urgentes para garantir que as demandas do cliente possam ser atendidas o mais rápido possível.

• O processo de Vendas-C/R vai da venda de mercadorias (e serviços) até a entrega dessas mercadorias ao faturamento do cliente por suas compras, até a última etapa na contabilidade de recebimento do contas a receber.
• Cada etapa do processo de vendas envolve um documento, como um pedido de venda, entrega ou nota fiscal de saída. O SAP Business One desloca eficientemente todas as informações relevantes de um documento para o seguinte no fluxo de documentos. De acordo com as necessidades empresariais, você pode selecionar quais documentos devem ser incluídos como suas etapas do processo. O único documento obrigatório em vendas é a nota fiscal de saída.
• Os documentos de vendas contêm muitas das mesmas informações durante todo o processo de vendas. Este tópico ajuda você a reconhecer o que é o mesmo em cada documento para que você possa se concentrar rapidamente nas informações necessárias.
• Observe que você também tem a opção de utilizar uma cotação de vendas para iniciar o processo de vendas. A cotação de vendas não é abordada neste e-learning.

O pedido de venda é um compromisso de um cliente ou lead para comprar (em quantidades e preço acordados) um produto ou serviço de você.

O fornecimento indica que ocorreu o transporte de mercadorias.

A nota fiscal de saída é o único documento obrigatório no processo de vendas.

É a solicitação de pagamento e registra a receita na demonstração de resultados.

• A conta a receber recebe o pagamento do cliente e compensa a conta do cliente. A reconciliação interna ocorre automaticamente.
• As contas a receber são feitas no módulo Banco.
• Como parte de um processo de vendas simplificado, é possível lançar um pagamento ao criar a fatura. Para isso, você seleciona o ícone de meios de pagamento quando cria uma nota fiscal e insere o montante do pagamento. Isso criará um montante de contas a receber que será aplicado à nota fiscal que você acabou de criar.

Cada documento no processo de vendas deve ter um parceiro de negócios atribuído. Os parceiros de negócios utilizados no processo de vendas são leads e clientes. Um lead pode ser convertido facilmente em um cliente.

Um pedido de venda pode ter um lead ou um cliente atribuído. Depois de passar para uma entrega, você deve ter um cliente.

Os dados mestre de cliente descrevem pessoas e organizações para as quais sua empresa vende produtos e serviços. Os registros de cadastro do cliente são usados como base para documentos relacionados ao processamento e cumprimento de pedidos para clientes e para o assistente de advertência de clientes.

Além do parceiro de negócios, outra parte importante dos dados inseridos na ordem do cliente são os dados do item.

Itens representam produtos a serem vendidos: mercadorias ou serviços.

Como o cadastro do cliente, as informações do item são armazenadas nos registros de cadastro.

Os serviços que você vende também podem ser configurados como registros de cadastro do item. Se os serviços estiverem definidos como itens, eles podem ser inseridos em uma ordem do cliente juntamente com itens físicos. Como alternativa, você pode usar o campo Tipo de item/serviço para alternar para um documento de tipo de serviço no qual as descrições dos serviços podem ser inseridas juntamente com os preços.

• Quando você insere um item em um documento de vendas, um preço é encontrado automaticamente. Como isso funciona?
• O SAP Business One fornece 10 listas de preços padrão. Em seguida, você configura preços para cada lista de preços de seus itens. Obviamente, você não precisa utilizar todas as dez listas de preços, mas elas são fornecidas para que você possa oferecer preços diferentes a diferentes grupos de clientes.
• Você atribui uma lista de preços a cada cliente por meio de condições de pagamento padrão. Obviamente, a lista de preços pode ser modificada no cadastro do cliente.
• Quando você insere o cliente em um documento de vendas, a lista de preços atribuída é predefinida automaticamente para o documento de vendas.
• O sistema utilizará essa lista de preços para determinar o preço dos itens no pedido.
• Obviamente, uma determinação de preços mais complexa pode ser utilizada, como preços especiais, grupos de descontos e hierarquias de preços. Eles são discutidos nos tópicos de e-learning para determinação de preços.
• Os preços também podem ser modificados no pedido de venda por usuários autorizados. Por exemplo, um vendedor pode conceder um desconto de 5% a um item específico ou a um pedido de venda inteiro.

Para nosso processo simplificado, utilizaremos apenas um documento: a nota fiscal de saída.

A nota fiscal de saída é o único documento obrigatório no processo de vendas. A nota fiscal de saída foi concebida para ser um documento extremamente eficiente para pequenas empresas com apenas alguns empregados.

A nota fiscal de saída pode fazer o trabalho de registrar o pedido do cliente, iniciar a entrega, lançar a saída de mercadorias e registrar o que o cliente deve.

Salvar uma nota fiscal de saída sempre aciona dois lançamentos: um débito na conta do cliente para mostrar o que é devido e um crédito para a receita de vendas.

Quando um item de estoque é vendido em uma nota fiscal de saída que não tem documentos anteriores, são feitos dois lançamentos adicionais. Estes são os lançamentos para a saída do item do estoque que geralmente são tratados por um documento de entrega em um sistema de estoque permanente: um débito na conta de custo de produtos vendidos e um crédito na conta de estoque.

Obviamente, este gráfico abrange somente as transações contábeis básicas. Podem existir lançamentos adicionais para imposto ou receitas e despesas adicionais.

• Os principais documentos do processo de vendas são o pedido de venda, a entrega e a nota fiscal de saída. As contas a receber no final do processo de vendas são realizadas no módulo Banco.
• Cada documento de vendas deve ter um parceiro de negócios atribuído.
• Um documento de vendas pode vender mercadorias ou serviços. As mercadorias são representadas pelos registros do item. Se os serviços forem representados como itens, eles podem ser vendidos com itens físicos em documentos de vendas, caso contrário, eles são vendidos em documentos de vendas do tipo serviço.
• O SAP Business One calcula a determinação de preços automaticamente no pedido de venda. Os preços podem ser modificados em documentos de vendas por usuários autorizados.
• O único documento de vendas obrigatório é a nota fiscal de saída. Quando uma nota fiscal de saída é utilizada sozinha sem nenhum documento anterior, a nota fiscal de saída pode executar as funções de pedido de venda, entrega e nota fiscal.
• É por isso que a nota fiscal de saída é frequentemente usada em um processo de vendas simplificado.

Sua empresa definiu a satisfação do cliente como a principal prioridade e quer utilizar processos eficientes em vendas para garantir que as demandas do cliente possam ser atendidas o mais rápido possível.

Analisaremos o processo de vendas do pedido ao pagamento com um olhar sobre a compreensão do impacto de cada etapa para ver como podemos melhorar o processo

O pedido de venda é um documento importante – ele informa a todos para ficarem ocupados preenchendo esse pedido. Como tal, este documento é importante para o planejamento da produção, criação de pedidos de compra e programação de recursos.

• Você pode modificar um pedido de venda (modificando quantidades, atualizando preços ou descontos, etc.) depois de lançá-lo. Isso é possível desde que você tenha feito a configuração apropriada em Configurações do documento e o pedido de venda ainda esteja aberto.
• Uma ordem do cliente pode ser baseada em uma ou mais ofertas de venda.
• Um recurso exclusivo do SAP Business One é que você pode criar pedidos de compra diretamente a partir de pedidos de venda, simplificando assim sua cadeia de suprimentos e os processos de planejamento de necessidades de material.

No SAP Business One, um pedido de venda afeta o nível de estoque disponível. Isso significa que o estoque disponível para venda é reduzido pela quantidade na ordem. Quando você insere pedidos de venda, nenhuma transação de estoque ou modificações com base no valor é lançada no Razão, mas os itens são adicionados à quantidade confirmada no módulo Estoque.

• Imaginemos que nosso cliente peça 5 impressoras.
• Inserimos o cliente, os itens e as quantidades no pedido de venda
• O sistema determina o preço automaticamente, com base na lista de preços atribuída ao cliente.
• O vendedor oferece um desconto ao cliente, de modo que um desconto manual de 1% é inserido no pedido de venda
• Com base nas condições de pagamento, o cliente também é elegível para um desconto de pagamento antecipado de 2%

Uma remessa registra que as mercadorias foram enviadas. Este documento também é por vezes referido como uma nota de embalagem ou nota de remessa.

Você pode criar uma remessa a partir de uma ordem do cliente ou cotação de vendas. Para isso, basta exibir o pedido de venda ou a cotação e selecionar Entrega na lista de opções do botão Copiar para.

Se você tiver vários pedidos de venda a serem entregues a um cliente, poderá abrir uma entrega em branco, adicionar o nome do cliente e, em seguida, usar Copiar de para selecionar de uma lista de pedidos de venda e cotações para esse cliente.

A adição de uma entrega reduz os níveis reais de estoque. Quando você registra uma remessa, a saída de mercadorias correspondente também é registrada. As mercadorias deixam o depósito, as quantidades em estoque são reduzidas e, se você estiver executando o estoque permanente, as modificações de estoque relevantes serão lançadas na contabilidade.

Se a entrega for baseada em um pedido de venda, a quantidade confirmada desse pedido de venda também será reduzida.

• Em nosso exemplo de negócio, nosso cliente pediu 5 impressoras.
• Quando chegar o momento, enviamos 5 impressoras ao cliente.
• A quantidade de 5 impressoras é removida do estoque.
• A conta de estoque é creditada para o custo do item.
• A conta de custo de produtos vendidos é debitada.

Se você estiver utilizando estoque permanente, o sistema criará um lançamento contábil manual automaticamente.

O lançamento contábil manual lança o valor do custo do item atual no lado do débito de uma conta de custos (como custo de produtos vendidos) e no lado do crédito da conta de estoque.

A conta de estoque e a conta de custos são obtidas a partir dos campos Conta de estoque e Conta de custos na ficha Estoque dos dados do cadastro do item.

A quantidade em estoque é afetada independentemente de você estar ou não utilizando estoque permanente.

Uma nota fiscal de saída é uma solicitação de pagamento. O lançamento de uma nota fiscal de saída registra a receita na demonstração de resultados.

Depois de adicionada, a nota fiscal de saída cria automaticamente um lançamento contábil manual nas contas de cliente e de receita correspondentes.

• Em nosso exemplo de negócios, entregamos 5 impressoras ao cliente.
• Agora cobramos do cliente as impressoras.
• O montante total foi reduzido por um desconto de 1% que o vendedor inseriu manualmente.
• A data de vencimento é baseada nas condições de pagamento do cliente. Essas condições de pagamento também incluem um desconto de 2% para pagamento antecipado.
• Quando a nota fiscal de saída é adicionada, um lançamento contábil manual é criado automaticamente para registrar um crédito na receita e um débito na conta do cliente.

Aqui, vemos os lançamentos contábeis manuais efetuados em um sistema de estoque permanente para itens de estoque.

Vimos anteriormente que a entrega cria um lançamento contábil manual associado à venda de mercadorias e à redução no valor do estoque.

A nota fiscal de saída registra a dívida do cliente e a receita feita com a venda.

Podem existir lançamentos adicionais para imposto ou receitas e despesas adicionais.

Depois que um lançamento contábil é feito, ele não pode ser alterado, apenas estornado.

A visualização do lançamento contábil manual permite que você simule os lançamentos contábeis antes que eles realmente aconteçam no banco de dados.

Isso pode ser útil se você estiver criando uma nota fiscal de saída com circunstâncias especiais e quiser verificar o lançamento contábil manual antes de lançar a nota fiscal. Também é útil para treinar novos empregados ou para testar configurações durante uma implementação. Esta função está disponível para todos os documentos que criam lançamentos contábeis.

Você seleciona o ícone Visualização do lançamento contábil para visualizar instantaneamente o que aconteceria quando você está lançando o documento.

A simulação inclui contas contábeis e a distribuição do centro de custo.

As contas a receber são a última etapa do processo básico de vendas, mesmo sendo uma função do módulo Banco. O lançamento de uma conta a receber recebe o pagamento do cliente. Os pagamentos do cliente podem ser processados para transferências bancárias, cheques, cartões de crédito e dinheiro e, em algumas localizações, boletos.

Quando o contas a receber é adicionado, um lançamento contábil manual é feito creditando o pagamento à conta do cliente. Dependendo do meio de pagamento, uma conta contábil apropriada (como uma de nossas contas bancárias) é debitada. Se houver um desconto de pagamento antecipado, um débito será aplicado a uma conta de desconto.

Quando você cria uma conta a receber para compensar (total ou parcialmente) um documento ou transação, a reconciliação interna ocorre automaticamente, o que significa que a nota fiscal do cliente e o pagamento são comparados no sistema.

Além disso, o Assistente de pagamento pode ser utilizado para processar contas a receber e contas a pagar. Os pagamentos também podem ser recebidos automaticamente de uma transferência bancária utilizando o processamento de transferências bancárias em muitas localizações.

• Vamos considerar o exemplo de negócios.
• Nosso cliente paga a fatura no prazo para as 5 impressoras
• O total inclui o desconto manual de 1% e o desconto de pagamento antecipado de 2%. O desconto de pagamento antecipado é predefinido no a partir das condições de pagamento associadas ao registro mestre do cliente.
• Um lançamento contábil manual é criado para registrar:
  • débitos em nossa conta bancária da empresa ou em uma conta de compensação, dependendo das condições de pagamento selecionadas, e em contas de desconto
  • E um crédito na conta do cliente

• Os pedidos de venda contêm as informações básicas necessárias para fazer o pedido, entregar as mercadorias e faturar o cliente. Uma ordem do cliente não tem efeito na contabilidade.
• As ordens do cliente podem ser modificadas após o lançamento, desde que as configurações adequadas sejam efetuadas e a ordem ainda esteja aberta.
• Uma entrega indica que as mercadorias foram expedidas e reduz os níveis de estoque.
• Se você estiver executando o estoque permanente, lançar uma entrega debita o custo do item atual e credita a conta de estoque de estoque.
• Uma nota fiscal de saída é uma solicitação de pagamento. Quando uma nota fiscal de saída é lançada, um lançamento contábil manual lança um débito na conta do cliente e um crédito na receita de vendas e em quaisquer contas de imposto.
• Você pode visualizar lançamentos contábeis antes que eles sejam lançados.
• As contas a receber são a última etapa do processo básico de vendas, mesmo sendo uma função no setor bancário.