Trabalhando com recursos no SAP Business One

Neste exemplo, analisamos a empresa OC WoodTrend, que produz portas e janelas de madeira personalizadas com base nas especificações do cliente.

Para fabricar esses produtos, a OC WoodTrend definiu seus empregados e máquinas como recursos no sistema. Agora, eles podem administrar sua disponibilidade e capacidade para o processo de produção.

O recurso é definido como cadastro no sistema. Existem três tipos de recursos:

• Tipo de máquina – esse é um recurso que pode ser vinculado a um ou mais ativos fixos retirados da lista de dados cadastrais de ativos fixos.
• Tipo de mão de obra – esse é um recurso que pode ser vinculado a um ou mais empregados, extraídos da lista de dados cadastrais do empregado.
• Outro tipo - Qualquer outro recurso que não seja uma máquina ou mão de obra.

Muito parecido com os itens, os recursos podem ser utilizados na estrutura de produtos e nos documentos de marketing.

Quando uma estrutura de produtos é produzida, um recurso de máquina geralmente é necessário em um processo de produção e um recurso do empregado também pode ser necessário, por exemplo, para operar essa máquina.

Muito parecido com os itens, os recursos podem ser pedidos/comprados/vendidos ou realizar outra ação em documentos de marketing. Para isso, primeiro precisamos conectar um item não estocável ao recurso. Esse item, que representa um recurso, é então utilizado em um documento de marketing.

Ao contrário dos itens, os recursos não são acumulados em quantidades. Eles são gerenciados por capacidade. No SAP Business One, podemos planejar e definir uma capacidade diária para os recursos. Ao monitorar essa capacidade, podemos otimizar o plano de produção e evitar gargalos.

Esta é uma imagem do cadastro do recurso.

Aqui você pode definir dados importantes, como tipo e grupo de recursos, unidade de medida do recurso e capacidade de recursos.

Neste tópico, abordaremos estes três aspectos:

• Tipos de recurso
• Grupos de recursos
• Unidade de medida do recurso e cálculo do tempo de execução

Vamos começar com o tipo de recurso. Você pode selecionar o tipo de recurso relevante (Máquina/Mão de obra/Outros) no campo Tipo de recurso, no cabeçalho da janela Cadastro de recurso.

• Quando você seleciona Máquina como o tipo de recurso, a aba Ativos fixos é ativada no registro de dados cadastrais. Um ou mais ativos fixos podem ser selecionados para uma máquina.
• Quando você seleciona Mão de obra como o tipo de recurso, a aba Empregados é ativada (em vez da aba Ativos fixos) e você pode associar empregados a esse recurso.
• O tipo Outros é utilizado para recursos que não são ativos fixos ou empregados.

Observe que para trabalhar com ativos fixos e ver a aba Ativos fixos, você precisa primeiro ativar esse recurso na janela Detalhes da empresa no caminho de menu Administração → Inicialização do sistema.

Cada tipo de recurso pode ter muitos grupos de recursos. Os grupos de recursos são utilizados para agrupar máquinas, empregados ou outros recursos que tenham tipos de custos semelhantes.

Os grupos de recursos são definidos na janela Grupos de recursos – Configuração. Aqui, você pode definir até 10 elementos de custo definidos pelo usuário para cada grupo. Cada componente de custo pode receber um nome significativo para um custo relacionado ao recurso.

O montante inserido no campo Valor padrão A coluna Custo define a proporção do montante de despesa de cada elemento de custo em um lançamento contábil manual efetuado para o recurso.

Na imagem à direita, podemos ver uma definição de grupo Crafting Machine. Este grupo tem o tipo de recurso Máquina. Três elementos de custo padrão do recurso foram definidos para este grupo: Amortização, Manutenção, e Custos indiretos.

A lista de custos padrão padrão no cadastro de recursos é retirada da definição do grupo de recursos. Esses custos podem ser modificados manualmente para cada cadastro de recurso.

Em nosso exemplo de negócios, a OC WoodTrends tem cinco tornos que eles usam na produção. Uma vez que eles têm tipos semelhantes de custos, eles foram agrupados no grupo de recursos Máquina de elaboração.

É possível definir uma conta contábil diferente para cada custo padrão do recurso, que será utilizada no lançamento contábil da produção.

A capacidade de um recurso é medida nas unidades de medida do recurso. Esta unidade de medida tem unidades de tipo de tempo, como horas ou minutos, bem como qualquer outro tipo de unidade, como um ciclo, turno, etc. Essa unidade de recurso é utilizada durante o planejamento e o consumo da capacidade em listas técnicas e ordens de produção, incluindo todas as transações relacionadas, como a Emissão para produção.

Para traduzir o tempo de consumo do recurso no processo de produção, precisamos definir o período específico que o texto da unidade de medida representa. O campo Tempo por unidades do recurso (15 minutos) representa o tempo necessário para o campo Tempo Unidades por período (1 unidade) a serem consumidas na produção.

O tempo de execução ou o tempo de consumo de uma única unidade de recurso é igual ao Tempo por unidades do recurso dividido pelas Unidades do recurso por período de tempo.

Vamos examinar este cenário: o recurso de máquina geralmente é executado em ciclos de 15 minutos. O texto da unidade de medida para este recurso é Ciclo. A capacidade do recurso é medida em ciclos e as quantidades na lista técnica também estão em ciclos.

Na OC WoodTrend, na estrutura de produtos de uma porta de madeira, eles precisam de 3 Ciclos do torno para produzir 1 porta.

Para definir o tempo de execução da máquina em uma ordem de produção específica, precisamos converter unidades de medida do ciclo em tempo. A fórmula da conversão entre o texto da unidade de medida do recurso (ciclo) e o tempo é a seguinte:

• Quando o Tempo por unidades do recurso é de 15 minutos, as Unidades do recurso por período de tempo são iguais a 1 ciclo.
• Quando o Tempo por unidades do recurso é de 1 hora, as Unidades do recurso por período de tempo são iguais a 4 ciclos.

Esta configuração permite calcular o tempo de execução do recurso específico necessário para produzir a quantidade necessária do produto final. No nosso caso, 3 ciclos da máquina são necessários para produzir 1 porta. O cálculo do tempo de execução do recurso é: lista técnica quantidade X (tempo por unidades do recurso / unidades do recurso por período de tempo). Em nosso exemplo, são 45 minutos.

Agora que a OC WoodTrend sabe como definir o tempo de execução dos recursos, ela pode planejar e gerenciar a capacidade desses recursos. A forma de definir e administrar a capacidade do recurso é descrita no tópico do curso Capacidade do recurso.

Como diferentes tipos de recursos (máquina/mão de obra/outros) podem ser incluídos em uma ordem de produção, o cálculo simplificado do tempo total de execução da ordem de produção é aplicado. O tempo total de execução de uma ordem de produção é o valor máximo do tempo de produção dos recursos na ordem de produção.

Esta imagem é retirada de uma ordem de produção que contém dois recursos: um torno e um operador de máquina.

Para produzir essa estrutura de produtos, são necessários três ciclos da máquina de torno. Uma vez que cada ciclo é igual a 15 minutos, três ciclos são iguais a 45 minutos. Além disso, é necessária uma meia hora (30 minutos) do operador. O tempo total de execução da ordem de produção é igual ao tempo máximo de produção do recurso, que é de 45 minutos.

Considere que este cenário é para uma ordem de produção sem roteiro. Para saber mais sobre ordens de produção com roteiro, consulte o curso Processo de produção.

• Estes são alguns pontos importantes desta sessão.
• Existem três tipos de recursos: Mão de obra, Máquina e Outros.
• O tipo de recurso Máquina pode ser vinculado a um ativo fixo no sistema.
• O tipo de recurso Mão de obra pode ser vinculado a um empregado no sistema.
• Os recursos podem ser conectados a itens e, portanto, podem ser representados em documentos de marketing.
• Cada recurso pode ter até 10 elementos de custo padrão. O custo padrão pode ser definido no grupo de recursos.
• Os parâmetros de tempo de execução devem ser definidos no Cadastro de recursos para planejar a capacidade do recurso.

Uma parte significativa do processo de produção envolve o consumo de recursos. Podemos definir a capacidade disponível, consumi-la na produção e gerenciar a disponibilidade da capacidade de recursos.

Essa funcionalidade nos permite planejar e monitorar a capacidade dos recursos para evitar gargalos e otimizar o planejamento da produção.

Neste exemplo, analisamos a empresa OC WoodTrend, que produz portas e janelas de madeira personalizadas com base nas especificações do cliente. Eles usam um processo de produção sob encomenda no qual os prazos são derivados da data de remessa das ordens de seus clientes.

O gerenciamento de recursos e suas capacidades é crucial para que a OC WoodTrend garanta entregas pontuais a seus clientes. Eles precisam identificar se a produção pode continuar como planejado ou se é necessário efetuar ajustes de programação manuais para cumprir os prazos.

Para administrar a capacidade de um recurso, você precisa gerar a capacidade disponível. Você efetua isso em duas etapas:

Na etapa 1, você define um plano semanal, onde define a capacidade prevista do recurso para cada dia da semana.

Na etapa 2, você gera a capacidade para um período inteiro (como um trimestre) copiando o plano semanal definido na etapa 1 para todo o período. Como alternativa, você pode definir a capacidade manualmente para cada dia no período.

Existem dois tipos de capacidades diárias que devem ser definidas: capacidades internas e de execução única. Uma capacidade de execução única assume que somente uma ordem de produção pode ser produzida utilizando um determinado recurso em um determinado período. No caso da capacidade interna, este tipo de limitação não é considerado.

O resultado dessas etapas é uma capacidade disponível (interna e de execução individual) que permite administrar e alocar capacidades no processo de produção.

Você pode planejar capacidades para seus recursos na aba Dados de planejamento de cada registro do Cadastro de recurso. Essas capacidades são definidas diariamente.

Quatro fatores estão disponíveis e você pode defini-los para cada dia da semana. Esses fatores permitem uma definição mais fácil das capacidades de um recurso específico. Um fator pode ser utilizado, por exemplo, para representar o número de horas de trabalho em um turno, o número de turnos no dia específico ou o número de máquinas (recursos).

Observe que existem dois tipos de capacidades: Interna e Execução individual. A capacidade interna é um cálculo simples das colunas de fator multiplicadas entre si. Em nosso caso, 32 ciclos por dia são multiplicados por 2 máquinas disponíveis, resultando em 64 ciclos como a capacidade interna.

No entanto, a capacidade de execução única só considera colunas de fator marcadas como Relevante para capacidade de execução única. Em nosso exemplo, somente o fator 1 é relevante e, por isso, cada dia tem somente 32 ciclos na capacidade de execução única.

Observe que você também pode inserir um valor diretamente nas colunas Capacidade diária e Capacidade de execução única.

A próxima etapa é gerar capacidades internas diárias e de execução única para um período específico. Esta etapa é realizada na janela Definir capacidades internas diárias no menu Recursos ou no menu de contexto do Cadastro de recurso. Aqui você pode gerar valores de capacidade copiando as capacidades diárias padrão definidas no Cadastro de recurso ou inserindo a capacidade manualmente.

Você também pode utilizar esta janela para copiar capacidades de execução única para as capacidades internas e vice-versa.

As capacidades interna e de execução única geradas podem ser visualizadas na janela Capacidade do recurso e também na aba Dados da capacidade no Cadastro de recurso.

A janela Capacidade do recurso fornece uma visão geral completa da capacidade dos recursos selecionados em um período selecionado. Um usuário pode selecionar diferentes visões, como Interna, Disponível e Execução individual. Em seguida, você pode ver a quantidade relevante de capacidade em um dia de calendário específico para o depósito indicado. O significado das diferentes visões é discutido mais adiante no próximo slide.

Observe que a capacidade de recursos pode ser definida para vários depósitos. Isso pode ser relevante quando depósitos são configurados como áreas de produção. Cada depósito pode ter sua própria capacidade e alocações de capacidade. Os padrões relevantes podem ser definidos na aba Configurações gerais > Recursos.

• A capacidade de um recurso específico também pode ser visualizada na aba Dados da capacidade no Cadastro de recurso. Neste caso, as capacidades são resumidas para o período de capacidade selecionado na parte superior desta guia. As capacidades são exibidas como Interna, Confirmada, Consumida e Disponível.
  • A capacidade interna é a capacidade total do recurso no período selecionado.
  • A capacidade comprometida é a capacidade alocada para uma ordem de produção específica no período selecionado, mas ainda não foi emitida para produção (quantidade pendente).
  • A capacidade consumida é a capacidade que foi consumida no período selecionado, por exemplo, emitida para produção no período selecionado.
  • Capacidade disponível = Interna - Confirmada - Consumida.
• Observe que a capacidade de recurso Comprometido relacionada a uma Ordem de produção específica é alocada de acordo com a data (data de início ou de término) na linha dessa Ordem de produção. Existem diferentes métodos de alocação de recursos disponíveis. Este tópico será discutido mais adiante nos próximos slides.
• Vamos examinar os números. Definimos uma capacidade interna de 1.536 ciclos para o período definido. 24 ciclos da capacidade interna estão comprometidos com uma ordem de produção, 6 ciclos já foram liberados em uma saída para produção e 1.506 ciclos são deixados para serem utilizados, se necessário.
• No treinamento de recursos, aprendemos sobre como conectar um recurso a um item para comprar ou vender recursos. Alguns dos documentos de compras também geram capacidade que é acumulada em outra coluna, chamada Pedido.

Vimos que a janela Capacidade do recurso tem uma coluna para cada dia no intervalo especificado. Na coluna de cada dia, podemos ver as quantidades Interna/Confirmada/Consumida/Disponível. O sistema aloca a quantidade confirmada (derivada de ordens de produção) de acordo com a data de início ou de término das linhas da ordem de produção.

Existem quatro métodos de alocação de recursos:

Na data de início – toda a quantidade da linha é alocada para a data de início da linha.

Na data de término – toda a quantidade da linha é alocada para a data de término da linha

Data de início futura - A quantidade confirmada é alocada de acordo com a capacidade de execução individual disponível para cada dia. O sistema verifica cada dia, a partir da data de início (ou da data do sistema, caso a data de início seja anterior), se a capacidade pode ou não cumprir a quantidade confirmada. Se não existir quantidade suficiente nesse dia, o sistema verifica a quantidade de capacidade disponível no dia seguinte, até que o sistema termine de alocar toda a quantidade confirmada. Se o sistema atingir a data final e ainda houver quantidade a ser alocada, o sistema alocará a quantidade de saldo restante à data de início.

Data de término retroativa - Este método é semelhante ao anterior, mas em vez de alocar a partir da data de início em diante, a alocação é executada retroativamente a partir da data de término.

Para ordens de produção sem roteiro, podemos definir o método de alocação de recursos padrão para cada recurso, como mostrado na imagem. No entanto, também podemos modificar o método de alocação em cada linha da ordem de produção.

Vamos examinar um exemplo de alocação de acordo com os diferentes métodos.

Vejamos o exemplo mostrado aqui para entender melhor os diferentes métodos.

Temos uma ordem de produção com uma quantidade de 10 na linha do recurso.

A data de início na linha é 1º de março. A data de término na linha é 4 de março.

Vamos ver os possíveis resultados disponíveis com cada método.

Ao usar o método Na data de início, toda a quantidade de 10 é retirada da data de início, 1º de março, o que resulta em uma quantidade disponível negativa de -4. Nada acontece nos dias seguintes.

Ao usar o método Na data de término, toda a quantidade é retirada da data de término, 4 de março, o que resulta em uma quantidade negativa de -2 em 4 de março.

Ao utilizar o método Data de início futura, a quantidade disponível de 6 é totalmente utilizada e, em seguida, indo um dia para frente, para 2 de março, toda a quantidade disponível de 3 também é retirada. Uma vez que ainda é necessária uma quantidade adicional de 1, ela é retirada de 3 de março, deixando uma quantidade de 1 restante. Nada acontece com a quantidade a partir de 4 de março.

Ao utilizar a Data de término retroativa, a quantidade disponível de 8 é retirada totalmente da data de término, 4 de março. Em seguida, voltando para 3 de março, toda a quantidade de 2 também é retirada para completar a quantidade de 10 necessária para esse recurso.

O método Data de início futura pode ser relevante quando a produção está sendo feita para aumentar os níveis de estoque e quando a data de término não é crítica. É mais importante que o estoque seja produzido o mais rápido possível. O método Data de término retroativa pode ser relevante quando a produção está sendo feita para uma demanda de cliente específica com uma data de vencimento específica.  Supondo que queremos minimizar o estoque mantido em nossos depósitos, queremos produzir em uma base just-in-time, de modo que um pedido do cliente exigido em uma data específica seja fornecido nessa data e não antes.  

A janela Capacidade do recurso também fornece uma visão de capacidade acumulada.

Nesta visão, todas as quantidades de capacidade são acumuladas diariamente. Cada dia mostra uma acumulação dos dias anteriores. Essa visão pode ser útil para identificar quando uma capacidade de recurso está comprometida em excesso.

Para mudar para a visão de capacidade acumulada, marque o campo de seleção Exibir capacidade acumulada de hoje.

Na imagem superior, vemos a janela Capacidade do recurso. Observe que, em 3 de maio, há uma quantidade disponível negativa de -26. Mas isso é uma verdadeira sobrecarga? O gerente de produção pode facilmente antecipar a produção para o dia anterior.

A visão cumulativa, como mostrado na imagem inferior, pode indicar mais claramente uma verdadeira sobrecarga de recursos. Em nosso caso, nenhuma quantidade disponível negativa é exibida, uma vez que a quantidade é acumulada a partir de hoje. No entanto, uma quantidade disponível negativa indicaria que a quantidade disponível total até essa data é negativa e que o compromisso total é superior ao total da capacidade interna. Nesse caso, uma modificação manual das datas da ordem de produção pode ajudar a evitar quantidades disponíveis negativas.

Estes são alguns pontos importantes desta sessão.

• O recurso Capacidade do recurso visualiza a capacidade disponível para evitar gargalos e otimizar o plano de produção.
• Existem quatro visões de capacidade: Interna, Confirmada, Consumida e Disponível.
• Uma capacidade padrão diária pode ser definida na aba Dados de planejamento do Cadastro de recurso.
• Uma capacidade interna pode ser gerada de acordo com a capacidade diária planejada.
• A capacidade do recurso pode ser alocada na data de início da linha da ordem de produção, data de término, a partir da data de início em diante ou a partir da data de término para trás.
• A visão cumulativa, na janela Capacidade do recurso, pode ser útil para identificar quando a capacidade de uma máquina está comprometida em excesso.