Anlegen von Artikelstammdaten und Artikelgruppen in SAP Business One

Ihr Unternehmen verfügt über eine große Anzahl von Artikeln. Zur besseren Verwaltung der Anforderungen des Tagesgeschäfts werden Positionen als Stammdatensätze eingerichtet. Standarddaten für Einkaufs-, Verkaufs- und Bestandstransaktionen sind in Artikelstammsätzen enthalten.

Mit SAP Business One können Sie alle Artikel verwalten, die Sie kaufen, herstellen, verkaufen oder vorrätig halten.

Die Art und Weise, wie diese Artikel sind und wie sie behandelt werden, wird über den Artikelstammdatensatz definiert.

Für jedes Produkt wird ein Artikelstammdatensatz angelegt und mit einem eindeutigen Code identifiziert. Sie legen einen Artikelstamm für ein Produkt auf der Ebene eines universellen Produktcodes oder einer Katalognummer an.

Artikelstammdaten bilden das Herzstück fast jedes Prozesses in SAP Business One. Sie steuert, wie sich der Artikel in den Modulen Verkauf, Einkauf, Produktion, Materialbedarfsplanung, Bestand und Service verhält.

Ein Artikelstammdatensatz speichert wichtige Informationen, z.B. ob der Artikel gekauft oder verkauft wird, den Preis des Artikels, die Bestandshöhe und wie der Einkauf des Artikels prognostiziert und geplant wird.

Diese Daten werden vom System automatisch in den Prozessen für Einkauf, Verkauf, Produktion, Lagerverwaltung und Buchhaltung verwendet.

Eine wichtige Regel gilt für Artikelstammdaten. Wenn ein Stammdatensatz in einem Beleg oder in einer Buchhaltungs- oder Bestandstransaktion (z.B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Journalbuchung usw.) verwendet wird, kann er nicht gelöscht werden.

Aber was ist mit veralteten Positionen? Vielleicht möchten Sie ein bestimmtes Modell des Monitors nicht mehr verkaufen, aber da es in der Vergangenheit gelagert und verkauft wurde, können Sie es nicht löschen.

Was können Sie tun?

Stattdessen können Sie die Position als inaktiv kennzeichnen, damit sie nicht mehr zu Kundenaufträgen hinzugefügt werden kann. Das inaktive Ankreuzfeld kann auch für Produkte verwendet werden, die noch nicht für Verkaufs- und Einkaufstransaktionen bereit sind.

Sie können diese inaktiven Positionen aus Systemberichten ausschließen. Mit den Optionen im Fenster Allgemeine Einstellungen können Sie wählen, ob inaktive Artikel in Berichten und/oder in Belegen angezeigt werden sollen.

Wenn Sie später alte Daten archivieren und diese Positionen keine zugehörigen Vorgänge mehr in der Datenbank haben, ist es möglich, sie vollständig zu löschen.

Wie bei anderen Arten von Stammdaten, z.B. dem Geschäftspartner, gibt es zwei Hauptabschnitte in einem Artikelstammsatz: den Kopf und die Registerkarten.

Der Kopf enthält allgemeine Informationen zur Position. Als Code muss eine eindeutige ID-Nummer zugeordnet werden.

Die 9 Registerkarten enthalten detailliertere Informationen zur Bearbeitung der Position.

Im Kopf können Sie auch Positionstypen zuordnen. Die Artikelkategorien steuern, ob dieser Artikel eingekauft, verkauft oder im Bestand gelagert werden kann. Eine Position kann mehreren Kategorien angehören.

Wenn Sie den Artikel als Lagerartikel kennzeichnen, kann der Artikel in Bestandstransaktionen verwendet werden.

Ebenso bedeutet die Kennzeichnung eines Artikels für den Einkauf oder Verkauf, dass der Artikel in Belegen gekauft oder verkauft werden kann.

Wenn Sie einen Artikel nur als Bestand kennzeichnen, können Sie diesen Artikel nicht kaufen oder verkaufen.

Vielleicht haben Sie einen Artikel, den Sie nie kaufen, sondern den Artikel selbst herstellen und dann verkaufen. Dieser Artikel wird für Bestand und Verkauf vorgemerkt.

Ein zweites Beispiel wäre ein Service, den Sie verkaufen. In diesem Fall wird der Artikel nur für den Verkauf und nicht für den Einkauf oder Bestand vorgemerkt.

Ein drittes Beispiel sind Ausgaben wie Büromaterial, die Sie für die Verwendung in Ihrem Unternehmen kaufen. Sie können sich dafür entscheiden, diese nicht im Bestand zu erhalten, da sie direkt nach dem Kauf verwendet werden. Dieser Artikel wäre dann ein gekaufter Artikel, aber kein Lagerartikel.

Die Registerkarten Einkaufsdaten und Verkaufsdaten enthalten die Informationen, die für die Verwendung dieses Artikels in Belegen erforderlich sind.

Die Registerkarte "Verkaufsdaten" enthält Informationen zu Verkaufsmengeneinheiten, Verkaufspositionsdimensionen, Verpackungen für Verkäufe und Steuerdetails.

Ebenso enthält die Registerkarte „Einkaufsdaten" Informationen zur Einkaufsmengeneinheit des Artikels mit seinen Dimensionen, Verpackungs- und Steuerdetails.

Darüber hinaus enthält die Registerkarte „Einkaufsdaten" Informationen zu bestimmten Lieferanten und Herstellerkatalognummern.

Wenn Sie einen Beleg anlegen, werden die relevanten Informationen für den Artikel standardmäßig in den Beleg übernommen.

Beide Registerkarten bieten Ihnen einen Link zum Reporting über Symbole für die Verkaufsanalyse und die Einkaufsanalyse für den Artikel.

Auf der Registerkarte „Bestandsdaten" werden aktuelle Informationen zu Lagerbeständen und -bedarf für den Artikel für jedes Lager angezeigt. Diese Informationen werden dynamisch aktualisiert, sodass jederzeit ein echtes Bild angezeigt wird.

Eine Matrix zeigt Folgendes an:

• die zugesagte Menge, d.h. die von Kunden bestellte Menge
• Die bestellte Menge, die entweder die von Ihrem Unternehmen bestellte, aber noch nicht gelieferte Menge oder die Menge in Produktionsaufträgen für einen eigengefertigten Artikel darstellt
• In der letzten Spalte wird jeweils die für Kundenaufträge verfügbare Menge angezeigt. Die verfügbare Menge wird berechnet, indem die im Bestand vorhandenen Mengen und die bestellten Mengen addiert und dann die bestätigte Menge subtrahiert wird.

Sie können ein Lager als Standardlager für Transaktionen festlegen. Wenn Sie keinen Standard festlegen, wird der erste in der Matrix angezeigt.

Weitere Felder auf dieser Registerkarte, z.B. die Bewertungsmethode und die Bestandsmengeneinheit, werden in späteren Themen näher erläutert.

Die Registerkarte „Plandaten" enthält Informationen zur Planung Ihrer Bestandsanforderungen.

Auf dieser Registerkarte können Sie steuern, ob die Position in der Materialbedarfsplanung berücksichtigt wird.

Wenn sie für die Planung relevant ist, können Sie angeben, ob es sich um eine Position handelt, die gekauft oder eigengefertigt wurde, und eine Vorlaufzeit festlegen, um zu berechnen, wie lange es dauert, den Artikel erneut zu lagern. Die anderen Felder auf dieser Registerkarte unterstützen den Materialbedarfsplanungsprozess.

Die Registerkarte Produktionsdaten enthält Informationen zur Verwaltung des Artikels während der Produktion.

Sie können steuern, wie der Artikel an Produktionsaufträge ausgegeben wird. Wenn der Artikel aus einer Stückliste besteht, gibt es einen Link zur Stückliste sowie eine Zusammenfassung, die die Anzahl der Komponenten, Ressourcen und Routenabschnitte anzeigt.

Auf dieser Registerkarte haben Sie auch die Möglichkeit, Kalkulationsinformationen für die Produktion einzugeben.

Mit Artikeleigenschaften können Sie weitere Informationen darüber hinzufügen, wie dieser Artikel in Ihre Unternehmenssparten, Gebiete und Marketingziele passt.

Auf dieser Registerkarte können Sie die Position mit bis zu 64 verschiedenen Eigenschaften klassifizieren, die Sie für das Reporting, für Marketingzwecke und sogar für die Preisfindung verwenden können.

Beispielsweise kann ein bestimmter Laptop nach der Art des Benutzers (Profi, Student), Zustand (neu, überarbeitet) und anderen Eigenschaften wie Bildschirmgröße, Prozessormarke, Preisbereich, Systemspeicher, Touchscreen oder nicht, Bedienungsplattform und vieles mehr klassifiziert werden.

• Artikelstammdaten steuern, wie ein Artikel in den Geschäftsprozessen agiert. Die Daten werden automatisch vom System in den Prozessen für Einkauf, Verkauf, Produktion, Lagerverwaltung, Service und Buchhaltung verwendet.
• Ein Stammdatensatz wird in Transaktionen verwendet und kann erst gelöscht werden, wenn diese Vorgänge archiviert wurden. Der Artikel kann jedoch als inaktiv gekennzeichnet werden.
• Artikelkategorien steuern, ob ein Artikel gekauft, verkauft oder im Bestand gelagert werden kann. Eine Position kann mehreren Kategorien angehören. Wenn Sie den Artikel als Lagerartikel kennzeichnen, kann der Artikel in Bestandstransaktionen verwendet werden. Ebenso bedeutet die Kennzeichnung eines Artikels für den Einkauf oder Verkauf, dass der Artikel in Belegen gekauft oder verkauft werden kann. Wenn Sie einen Artikel nur als Bestand kennzeichnen, können Sie diesen Artikel nicht kaufen oder verkaufen.
• Auf der Registerkarte Bestandsdaten werden die vorrätigen, bestätigten, bestellten und verfügbaren Mengen für einen Lagerartikel in jedem Lager verfolgt.
• Die verfügbare Menge entspricht der Summe der vorrätigen und bestellten Mengen abzüglich der bestätigten Menge.

• Ihr Unternehmen verfügt über eine große Anzahl von Artikeln. Zur besseren Verwaltung der Artikel werden die Artikel nach Artikelgruppen verwaltet.
• Das Reporting nach Artikelgruppen erleichtert die Anzeige rentabler Produktlinien und die effektivere Verwaltung des Bestands.
• Das Festlegen von Standardfeldwerten in Artikelgruppen beschleunigt das Anlegen von Artikeln und erzwingt Konsistenz für Artikel innerhalb einer Artikelgruppe.

Viele Unternehmen haben eine große Anzahl von Artikeln. Es ist sinnvoll, ähnliche Positionen zu gruppieren und diese Positionen logisch für die Verarbeitung und das Reporting zu sortieren.

Mit Artikelgruppen können Sie Ihre Artikel nach Produktlinien oder nach Verwendung der Artikel in Ihrem Unternehmen kategorisieren.

Sie können Gruppen wie Rohstoffe und Fertigerzeugnisse einrichten oder sie danach gruppieren, wie sie in einem Verkaufskatalog angezeigt werden würden.

In unserem Unternehmensszenario hat OEC Computers Artikel in Produktlinien wie Drucker, Computer, Zubehör usw. gruppiert.

Artikelgruppen sind von Vorteil, wenn Sie:

Positionen anlegen: Es ist schneller, Positionen anzulegen, da einige Felder, die in diesem Geschäftsbereich enthalten sind, automatisch in die Position übernommen werden.

Auf Berichtspositionen bezogene Daten – Artikelgruppen können im Reporting für Selektionskriterien verwendet werden.

Artikel bearbeiten – Sie können die Gruppe als Kriterium für die Verarbeitung von Artikeln verwenden, z.B. Artikel in einer Artikelgruppe auswählen, die in eine Inventurzählung einbezogen werden sollen.

Positionsgruppen sind sehr benutzerfreundlich, da die Gruppe im Kopfbereich des Artikelstammsatzes ausgewählt wird.

Sie können sogar neue Artikelgruppen in der Dropdown-Liste anlegen, indem Sie die Option Neu definieren verwenden.

Die Standardwerte fallen in einige grundlegende Bereiche:

Grundlagen für die Position: Positionsart (Materialposition oder Service),

Vorschlagswerte für Mengeneinheiten – Standardgruppe und Standardbestandsmengeneinheit.

Vorschlagswerte für Materialbedarfsplanung - Planungsmethode, Beschaffungsmethode, Auftragsintervall, Auftragsvielfaches, Mindestauftragsmenge, Durchlaufzeit,

Kalkulationsvorschlag - Eine Schlüsseleinstellung, die Sie auf Artikelgruppenebene vornehmen können, ist die Bestandsbewertungsmethode.

Wenn Sie Lagerplätze in einem Lager verwenden, können Sie Standardwerte für einen Standardlagerplatz festlegen und festlegen, ob der Standardlagerplatz beim Eingang des Artikels verwendet werden muss.

Wenn Sie einen Artikel anlegen und eine Artikelgruppe zuordnen, werden die Standardfelder der Artikelgruppe im Artikel angezeigt. Die Felder können geändert werden.

Sie können die Artikelgruppe in den Selektionskriterien für viele Berichte verwenden.

Einige Berichte, wie z. B. Verkaufs- und Einkaufsanalysen, können Summen nach Artikelgruppen anzeigen.

Sie können einer Artikelsuche zusätzliche Felder hinzufügen, um die Suche nach Artikeln in Belegen oder Berichten zu vereinfachen.

Öffnen Sie einen Beleg oder Bericht, der das Fenster Artikelliste zum Suchen von Artikeln anzeigt. Verwenden Sie Formulareinstellungen (in der Symbolleiste), um die benötigten Felder hinzuzufügen.

Wenn die Liste der Positionen zu lang ist, können Sie die Liste verkürzen, indem Sie Ihr hinzugefügtes Feld verwenden, um die Positionen zu gruppieren. Auf diese Weise können Sie zuerst die Gruppen anzeigen und dann eine Gruppe öffnen, um eine einzelne Position zu finden.

Die neu formatierte Suche ist überall dort verfügbar, wo das Fenster Liste der Artikel verwendet wird.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte:

• Sie können Artikel mithilfe von Artikelgruppen nach Geschäftsbereich kategorisieren.
• Artikelgruppen können Standardwerte speichern, die für Artikel dieser Gruppen gelten. Wenn Sie dann neue Positionen anlegen, die zur Gruppe gehören, werden die Werte automatisch in die neue Position übernommen.
• Artikelgruppen sind als Auswahlkriterien im Reporting und in Bearbeitungsfunktionen nützlich, z.B. beim Auswählen von Artikeln in einer Artikelgruppe, die in eine Inventurzählung einbezogen werden sollen.
• Sie können Verkaufs- und Einkaufsanalysen für Zwischensummen nach Artikelgruppe durchführen.
• Wenn Sie eine große Anzahl von Artikeln haben, können Sie die Artikelsuchkriterien neu formatieren, um die Ergebnisse nach Artikelgruppe oder nach einem anderen Feld im Fenster Formulareinstellungen zu gruppieren.