Ausführen des Beschaffungsprozesses in SAP Business One

• Angenommen, Ihr Unternehmen kauft Artikel von externen Lieferanten. In der Regel verwenden Sie den vollständigen Beschaffungsprozess.
• Manchmal benötigen Sie jedoch sofort Positionen. Sie senden Ihre Bestellung telefonisch ab und der Lieferant liefert die Artikel sofort. Für den beschleunigten Prozess verwenden Sie nicht den vollständigen Einkaufsprozess, sondern nur einen Einkaufsbeleg, um den Prozess so einfach und schnell wie möglich zu halten.

Beim Einkauf geht es nicht nur um die Bestellung und Bezahlung von Bleistiften und Büroklammern. Vielmehr ist der Einkauf der Prozess, um sicherzustellen, dass ein stetiger Strom an benötigten Materialien auf dem Weg zu Ihrem Unternehmen ist, wann und wo Sie sie benötigen. Als vollständig integrierte, durchgängige Business-Management-Anwendung unterstützt Sie SAP Business One bei der Ausführung des Einkaufsprozesses, angefangen bei der Bestellung bis hin zur Fortsetzung der restlichen Einkaufsbelege. SAP Business One erfasst bei jedem Schritt automatisch Informationen, sodass Sie immer wissen, was im Bestand verfügbar ist, sowie den aktuellen Finanzstatus Ihres Unternehmens. Mithilfe der Echtzeitsicht können Sie potenzielle Unterdeckungen identifizieren, bevor sie auftreten. Genaue historische Informationen verfolgen konsistent, welche Anbieter für Sie durchkommen.

Die Grafik zeigt den grundlegenden vierteiligen Prozess zum Bestellen, Empfangen und Bezahlen von Waren oder Dienstleistungen.

Der Bestellauftrag ist der Beleg, den Sie dem Lieferanten zur Verfügung stellen und in dem die Artikel oder Services angegeben sind, die Sie einkaufen möchten, einschließlich vereinbarter Mengen und Preise. Sie stellt Ihre Zusage gegenüber dem Lieferanten dar, die Positionen zu kaufen.

Der Wareneingang ist der Beleg, der die Lieferung von Waren von einem Lieferanten an ein Unternehmen bezeichnet. Sie wird verwendet, um die Bestandsmengen und -werte zu aktualisieren.

Die Eingangsrechnung ist der Beleg, in den Ihre Kreditorenabteilung die Rechnungsinformationen des Lieferanten eingibt, um eine Zahlung an den Lieferanten anzufordern.

Die Ausgangszahlung ist der Beleg, der eine Zahlung auf das Kreditorenkonto initiiert. Im Allgemeinen gibt es vier Möglichkeiten, Ausgangszahlungen zu senden: Bargeld, Schecks, Kreditkarten und Überweisungen. Es gibt auch einige zusätzliche länderspezifische Zahlwege. In SAP Business One werden die mit der Verarbeitung von Zahlungen verbundenen Funktionen und Berichte über das Modul "Bankenabwicklung" aufgerufen.

Sehen wir uns nun die wichtigsten Stammdateninformationen an, die für die Bestellung erforderlich sind. Die ersten erforderlichen Stammdaten sind der Lieferant.

Der Lieferant ist eine der drei Arten von Geschäftspartner-Stammdaten, die in SAP Business One gepflegt werden. Lieferantendaten identifizieren, wer die Waren und Dienstleistungen liefert.

Sie verwenden Lieferantenstammsätze in allen Einkaufstransaktionen. Der Lieferant wird auch in automatischen und manuellen Finanzbeschaffungsvorgängen verwendet.

Der Lieferantenstamm enthält: Ansprechpartnerdetails, Adressen, Zahlungsmethoden und andere Buchhaltungsinformationen.

Sie können in jedem Einkaufsbeleg nach dem entsprechenden Lieferanten suchen. Wenn Sie berechtigt sind, können Sie beim Anlegen eines Einkaufsbelegs auch neue Lieferanteninformationen eingeben.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Stammdaten im Einkaufsprozess sind die Artikelstammdaten. Artikelstammdaten geben an, was gekauft wird.

Häufig werden dieselben Artikel eingekauft, inventarisiert und verkauft. Die Informationen sind identisch; sie werden einfach anders verwendet. Dies ist der Vorteil der Verwendung eines Artikelstammsatzes, der in jeden Beleg in den Modulen Einkauf, Verkauf, Produktion, Materialbedarfsplanung, Bestand und Service kopiert werden kann.

Der Kopf des Artikelstammdatensatzes enthält allgemeine Informationen zum Artikel, einschließlich einer vom Benutzer zugeordneten eindeutigen ID-Nummer, einer Beschreibung (einschließlich einer Beschreibung in einer Fremdsprache) und Einstellungen zur Ermittlung der Art des Artikels, der Gruppe, zu der er gehört, des Preises in der ausgewählten Preisliste. Kontrollkästchen auf der rechten Seite geben an, ob der Artikel im Bestand gehalten wird und ob er zum Verkauf oder Kauf angeboten wird (in vielen Fällen treffen beide zu).

Die Registerkarte Allgemein des Fensters Artikelstammdaten enthält Informationen über den Hersteller des Artikels, zusätzliche IDs, Versandarten und Ausgabemethoden.

Auf der Registerkarte Einkaufsdaten werden die üblichen Lieferanten, die den Artikel verkaufen, die Identifikation des Artikels in einem Katalog, die für den Artikel zu Einkaufszwecken verwendeten Mengeneinheiten und die Dimensionen des physischen Artikels angezeigt. Außerdem stehen Informationen zu Steuern und Zollgruppen für importierte Informationen zur Verfügung. Für Positionen mit einer Einkaufshistorie können Sie auf das Diagrammsymbol links neben der Registerkarte klicken, um eine grafische Einkaufsanalyse anzuzeigen.

Sehen wir uns nun den Beschaffungsprozess und seine Auswirkungen auf die Bestandsführung und das Rechnungswesen an.

Wenn eine Bestellung angelegt wird, gibt es keine Buchungen im Bestand und in der Buchhaltung.

Die erste Buchung erfolgt bei der Erfassung eines Wareneingangs. Der Wareneingang legt eine Journalbuchung an, die den Wert der eingegangenen Waren auf die Sollseite des Bestandskontos und auf die Habenseite eines Verrechnungskostenkontos bucht.

Das Bestandskonto und das Verrechnungskostenkonto werden aus den Feldern Bestandskonto und Verrechnungskonto auf der Registerkarte Bestandsdaten des Artikelstammsatzes abgerufen.

Das Verrechnungskostenkonto ist ein Transferkonto, das verwendet wird, um zu prüfen, ob Wareneingänge und Eingangsrechnungen übereinstimmen.

Der Gesamtsaldo des Verrechnungskontos stellt den Wert aller offenen Wareneingänge dar, die noch nicht in eine Eingangsrechnung kopiert wurden.

Später, wenn die Eingangsrechnung gebucht wird, wird der Wareneingang geschlossen.

Zu diesem Zeitpunkt legt die Eingangsrechnung eine Journalbuchung an, die den Rechnungsbetrag auf die Sollseite des Verrechnungskostenkontos und auf die Habenseite des Kreditorenkontos bucht.

Auf diese Weise wird der Betrag auf dem Verrechnungskostenkonto aus dem Wareneingang ausgeglichen, und das System erfasst den Betrag, der dem Lieferanten geschuldet wird.

Manchmal müssen Sie den Einkaufsprozess optimieren oder vereinfachen, um ihn effizienter zu gestalten. Vielleicht müssen Sie sofort einen Artikel bekommen. Sie rufen also den Lieferanten an und bitten ihn, den Artikel heute zu liefern. Aufgrund der Eile überspringen Sie die Bestellung.

Wenn die Position geliefert wird, wird auch die Lieferantenrechnung geliefert.

Anstatt also einen Wareneingang anzulegen, erfassen Sie eine Eingangsrechnung, um sowohl den Eingang der Artikel in den Bestand als auch die Zahlungsverpflichtung an den Lieferanten zu verarbeiten.

Wenn Sie in diesem Fall die Eingangsrechnung direkt buchen, ohne zuvor einen Wareneingang anzulegen, werden die Buchungen auf das Verrechnungskostenkonto ausgelassen. Die Buchung belastet das Bestandskonto, um die Erhöhung des Bestands anzuzeigen, und entlastet das Lieferantenkonto, um die Notwendigkeit der Zahlung an den Lieferanten anzuzeigen.

Da eine Eingangsrechnung, die sich nicht auf einen Wareneingang bezieht, den Bestand erhöht, müssen Sie sicherstellen, dass kein vorheriger Wareneingang vorhanden ist, wenn Sie eine Eingangsrechnung ohne Bezug anlegen.

• Die vier grundlegenden Schritte des Beschaffungsprozesses sind: die Bestellung, der Wareneingang, die Eingangsrechnung und die Ausgangszahlung.
• Zwei wichtige Arten von Stammdaten im Einkauf sind Lieferantenstammdaten und Artikelstammdaten.
• In einem optimierten Einkaufsprozess ist der einzige obligatorische Beleg die Eingangsrechnung.
• Die Eingangsrechnung soll den Bestand erhöhen, wenn die Rechnung keinen Wareneingang als Basisbeleg referenziert.