Rechtsgrundlage für Lieferantenerklärungen sind die Artikel 61 ff. der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 der Kommission, in der Vorschriften für die Umsetzung bestimmter Bestimmungen des Zollkodex der Union (UZK) festgelegt sind.
In einer Lieferantenerklärung stellt der Lieferant den Empfängern in ihrer Eigenschaft als Ausführer oder Händler „die Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Ursprungseigenschaft von Waren zu ermitteln", die die Ausführer oder Händler Kunden in Ländern liefern, die Präferenzabkommen unterzeichnet haben. Eine Lieferantenerklärung ist also selbst kein Ursprungsnachweis, sondern ein Vorpapier, das eine Voraussetzung für die Ausstellung eines Ursprungsnachweises sein kann.
Da die Ausführer oder Händler in der Regel beabsichtigen, diese Waren als Ursprungserzeugnisse der EU zu liefern, besteht der Zweck der Lieferantenerklärung darin, die Ursprungseigenschaft der erhaltenen Vormaterialien oder gehandelten Waren zu ermitteln (Lieferantenerklärung für Erzeugnisse mit präferenzieller Ursprungseigenschaft). Eine Lieferantenerklärung kann jedoch auch verwendet werden, um Be- oder Verarbeitungsschritte zu dokumentieren, die an sich noch keine Ursprungseigenschaft verleihen (Lieferantenerklärung für Produkte ohne präferenzielle Ursprungseigenschaft).
Eine Lieferantenerklärung kann sich auf eine bestimmte Sendung oder auf mehrere regelmäßig gelieferte Warensendungen beziehen, sofern „die Ursprungseigenschaft der Waren aller dieser Sendungen voraussichtlich gleich ist" (Langzeitlieferantenerklärung).
Notiz
Lieferantenerklärungen für Erzeugnisse mit präferenzieller Ursprungseigenschaft müssen gemäß den Anhängen 22–15 und 22–16 der Durchführungsverordnung der Kommission abgegeben werden.
