Überblick über SAP SuccessFactors Onboarding

Dieses Video bietet einen Überblick über den SAP-SuccessFactors-Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter. Erfahren Sie mehr über die erforderlichen Schritte, Anpassungsoptionen, Datensammlung, Belegfluss und mehr.

Wir leiten das Onboarding für einen Kandidaten in Recruiting aus den Optionen von Aktionen ein, die für einen Kandidaten im entsprechenden Status ausgeführt werden können.

Um Onboarding mit Recruiting zu integrieren, müssen neben der Zuordnung von Daten zwischen den beiden SAP-SuccessFactors-Modulen einige erforderliche Konfigurationen vorgenommen werden:

• Die Onboarding-Integration ist in Provisioning aktiviert.
• Die anwendbaren Statussätze in Recruiting haben Optionen zum Ausblenden.
• Stellenanforderungen identifizieren, die das Onboarding auslösen (Einrichtung der Onboarding-Integration).
• Ordnen Sie erforderliche Felder/Daten mithilfe der Datenzuordnung Recruiting-zu-Einstellung zu.

Der Onboarding-Prozess kann manuell oder ohne ein Recruiting-System ausgelöst werden. Mit dieser Funktion können Sie neue Mitarbeiter manuell einarbeiten, wenn der Standard-Recruiting-Prozess nicht angewendet wird.

Eine rollenbasierte Berechtigung muss bestimmten Benutzern zugewiesen werden, und die Funktion „Neuen Mitarbeiter zu Onboarding hinzufügen" ist im Admin-Center verfügbar.

Der einstellende Manager erhält eine Benachrichtigung über die für den Abschluss erforderlichen Anfangs- und Onboarding-Aufgaben des neuen Mitarbeiters. Sie können die Registerkarte Onboarding im Hauptnavigationsmenü auswählen, um das Onboarding-Dashboard zu öffnen und den Onboarding-Fortschritt zu verfolgen oder Onboarding-Aufgaben auszuführen.

WICHTIGER HINWEIS:

Der einstellende Manager ist der Standardverantwortliche für ALLE Onboarding-Aufgaben im System, mit Ausnahme der neuen einstellungsspezifischen Aufgaben. So ist das Onboarding-System so konzipiert, dass die meisten Onboarding-Prozessaufgaben in vielen Organisationen entweder vom einstellenden Manager oder von einem HR-Vertreter ausgeführt werden.

Diese Zuordnung von Aufgaben kann konfiguriert oder geändert werden, da es auch viele andere Onboarding-Teilnehmer in den Onboarding-Prozessen einer Organisation geben kann. In der Regel wird eine Onboarding-spezifische Funktion namens Verantwortliche Gruppen verwendet, um einem Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern Aufgaben zuzuordnen.

Der einstellende Manager kann auch die Karte Vorgesetztenaktivitäten aus dem Abschnitt Für Sie heute verwenden, um den Onboarding-Fortschritt zu verfolgen und Onboarding-Aufgaben auszuführen.

Das Beispiel zeigt die Aufgabe Begrüßungsnachricht schreiben. Eine Aufgabe kann abgeschlossen werden, indem Sie im Onboarding-Dashboard die Schaltfläche Start oder unter Vorgesetztenaktivitäten die Schaltfläche Jetzt abschließen wählen. Aufgaben können auch anderen Benutzern/Rollen über Zuständige Gruppen zugeordnet werden.

Personen empfehlen

• Ähnlich wie bei der Aufgabe Paten zuweisen können Sie andere Mitarbeiter über die Aufgabe Personen empfehlen als zusätzliche Ressourcen für den neuen Mitarbeiter empfehlen. Sie können aus Vorschlägen wählen oder nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen.
• Nachdem Sie Mitarbeiter identifiziert haben, haben Sie auch die Möglichkeit, neben dem erforderlichen Kommentar oder Grund für die Empfehlung an jeden Mitarbeiter eine persönliche Notiz zu senden.

Meetings planen

• Mit der Aufgabe Meetings planen können Sie Besprechungen für einen neuen Mitarbeiter planen.
• Der standardmäßig ausgewählte Teilnehmer ist der Benutzer, aber Sie können einer Besprechung weitere Teilnehmer hinzufügen.

Equipment anfordern

• Mit der Aufgabe „Ausstattung anfordern" kann ein einstellender Manager bestimmte Ausstattungen anfordern, die von einem neuen Mitarbeiter benötigt werden.
• Mehrere Equipments können mithilfe mehrerer Request-Equipment-Aufgaben angefordert werden.
• Hinter der Equipmentanforderungsaufgabe steht ein API zur Verfügung, das nachgelagerte Integrationen in Bestellsysteme ermöglicht.

Links empfehlen

• Empfohlene Links können von einem einstellenden Manager identifiziert werden, um sicherzustellen, dass ein neuer Mitarbeiter über bestimmte Webressourcen benachrichtigt wird, auf die er sich während des Onboardings konzentrieren muss.
• Die Empfohlenen Links werden als eine der Onboarding-Aufgaben auf der Startseite des neuen Mitarbeiters im SAP-SuccessFactors-System angezeigt.

Für den ersten Tag vorbereiten

• Eine empfohlene Liste von Elementen, die der neue Mitarbeiter mit sich bringen soll, kann mit der Aufgabe „Für den ersten Tag vorbereiten" konfiguriert werden.
• Der einstellende Manager muss zusätzliche Notizen für den neuen Mitarbeiter bereitstellen.

Wohin?

• Der Büro-/Arbeitsort für einen neuen Mitarbeiter wird über die Aufgabe Wohin? identifiziert.
• Außerdem ist es für den einstellenden Manager obligatorisch, zusätzliche Notizen für den neuen Mitarbeiter bereitzustellen, z.B. Anweisungen zum Parken im Bürogebäude oder Transportoptionen.

Ziele festlegen

• Durch die Integration des Zielmanagements kann ein einstellender Manager Ziele für den 30-60-90 Tage-Zielplan eines neuen Mitarbeiters festlegen.
• Dieser Zielplan muss im Zielmanagement eingerichtet werden, damit diese Aufgabe Ziele festlegen funktioniert.

Delegieren von Aufgaben

• Aufgaben für neue Mitarbeiter aus einem beliebigen Onboarding-Programm können von einem verantwortlichen Benutzer delegiert werden.
• Diese Aktion kann über die Hauptseite des Onboarding-Dashboards oder im Profil eines neuen Mitarbeiters, einer internen Einstellung oder eines Offboardees erfolgen.
• Die Delegierung kann nicht für Datensammlungsschritte, E-Signatur- und Compliance-Formulare verwendet werden.

Benutzerdefinierte Aufgaben

• Kundenspezifische Aufgaben können jedem Onboarding-Programm hinzugefügt werden. Diese können für alle Aufgaben verwendet werden, die nicht mit der Lösung SAP SuccessFactors Onboarding vordefiniert sind.
• Einige Beispiele können Uniformen für Produktionsstätten (hier gezeigtes Beispiel) und Umfrageformulare enthalten.
• Benutzerdefinierte Aufgaben verwenden benutzerdefinierte MDF-Objekte, die einen Editor für die Benutzeroberfläche enthalten.

Der neue Mitarbeiter erhält eine Willkommens-E-Mail, und die Begrüßungs-E-Mail wird ausgelöst, nachdem der Schritt „Daten der neuen Mitarbeiter überprüfen" abgeschlossen ist.

Ein externer Benutzer wird für den neuen Mitarbeiter erstellt, und er erhält eine Anmeldung. In der E-Mail wird ein Link zum Zurücksetzen des Kennworts bereitgestellt, und die entsprechende E-Mail-Vorlage kann ebenfalls angepasst werden. (Hinweis: Gleichzeitig wird auch eine Mitarbeiter-ID generiert.)

Kennwort für das SAP-SuccessFactors-Onboarding-System zurücksetzen.

Im Abschnitt Für Sie heute auf der Startseite kann der neue Mitarbeiter auf Karten zugreifen, die erforderliche Onboarding-Aufgaben enthalten. Dies vereinfacht die Benutzerfreundlichkeit für neue Mitarbeiter.

Die Startseite mit benutzerdefinierten Karten kann so erstellt oder konfiguriert werden, dass der neue Mitarbeiter vor seinem Anfangsdatum Zugriff hat.

Hinweis: Benutzerdefinierte Karten können auch verwendet werden, um die zu erledigende Aufgabe „Mit dem Abschließen Ihres Profils beginnen" zu erstellen. 

Der neue Mitarbeiter wählt Ihre Details angeben aus, um das Onboarding auf der Karte „Helfen Sie uns, mehr über Sie zu erfahren" zu erhalten.

Willkommen an Bord!

• Dies ist die Begrüßungsnachricht aus dem Abschnitt Für Sie heute auf der Startseite, der nur dafür eine spezielle Startseitenkarte enthält.
• Es gibt einige spezielle Onboarding-Aufgaben, die, ähnlich wie auf der V3-Startseite, getrennt von den anderen Aufgaben für neue Mitarbeiter dargestellt werden.

Jede Aufgabe in der Liste verfügt über die Schaltfläche Start, je nachdem, in welchem Schritt des Onboarding-Prozesses sich der neue Mitarbeiter gerade befindet. 

Wenn Sie im entsprechenden Schritt im Onboarding-Prozess Start auswählen, wird eine neue Seite geöffnet, auf der der neue Mitarbeiter abgeschlossen werden kann.

• Erfassung personenbezogener Daten (teilen Sie uns dies mit).
• Zusätzliche Datensammlung (teilen Sie uns weitere Informationen mit.)
• Vervollständigen Sie Ihre E-Signatur: Signieren Sie Dokumente aus der Erfassung persönlicher oder zusätzlicher Daten.

Sammlungsschritt für personenbezogene Daten – Der neue Mitarbeiter gibt Daten ein, die während des Onboarding-Prozesses erforderlich sind.

Der neue Mitarbeiter gibt Daten ein, insbesondere Daten, die während des Recruiting-Prozesses nicht erfasst wurden.

Der neue Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Informationen vor dem Senden zu überprüfen und zu bearbeiten.

Lassen Sie uns mehr wissen

• Diese Aufgabe, die dem Schritt Zusätzliche Onboarding-Datenerfassung entspricht, befindet sich auf derselben Startseitenkarte Hilf uns, mehr über Sie zu erfahren.
• Wenn Sie die Schaltfläche Start für die Zusätzliche Datensammlung auswählen, wird eine neue Seite geöffnet, auf der der neue Mitarbeiter abgeschlossen werden kann.
• Anlagenfelder können auch hinzugefügt werden, damit neue Mitarbeiter Dokumente im Schritt im Onboarding-Prozess hochladen können.

Sobald der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Details für zusätzliche Informationen eingegeben hat, erhält er ein Popup-Fenster. Sobald die Schaltfläche „Weiter" ausgewählt wurde, wird der neue Mitarbeiter zur Startseite zurückgeleitet.

Zeit für die Unterzeichnung der Dokumente in DocuSign oder über die native SAP-SuccessFactors-E-Signatur-Lösung.

Ihr Onboarding-Leitfaden

• Dies ist die Startseitenkarte, die Informationen enthält, die aus allen anderen Onboarding-Aufgaben wie „Für den ersten Tag vorbereiten", „Empfohlene Personen" und „Pate für Neueinstellung" generiert wurden.
• Dies schließt die Begrüßungsnachricht aus, da sie eine eigene Startseitenkarte hat.

Ihre Compliance-Formulare

• Diese Startseitenkarte enthält alle Compliance-Formulare, die dem neuen Mitarbeiter nach Bedarf zugewiesen sind.
• Dies enthält auch die E-Signatur-Aufgabe für alle Compliance-Formulare, die die Unterschrift des neuen Mitarbeiters erfordern.