Présentation de SAP SuccessFactors Employee Central

SAP SuccessFactors Employee Central (EC) fait partie de la suite de solutions intégrée à SAP SuccessFactors HCM. Vous pouvez vous concentrer sur un système SIRH aujourd'hui, mais nous fournissons une plateforme et une feuille de route que vous pouvez utiliser lorsque vous développez votre entreprise au-delà d'un système SIRH.

SAP SuccessFactors EC aide les entreprises à gérer leurs ressources les plus importantes, leurs employés.

SAP SuccessFactors EC aide également les entreprises à impliquer et à autonomiser l'ensemble de leur personnel, y compris les ressources humaines, les responsables et les salariés.

Cette application est créée en gardant à l'esprit l'utilisateur final, ce qui fournit aux cadres dirigeants et aux salariés une vue complète de l'organisation et de la manière dont les pairs s'intègrent à la structure globale. Cette structure globale est construite à partir de trois modules : les objets de base, les objets Personne et les objets Activité. Les Ressources humaines peuvent voir que ces objets se réunissent pour créer la vue d'ensemble de l'organisation, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées en offrant un cycle de vie complet pour tous les salariés.

Des applications RH complètes et de gestion des talents clés

• Stratégie : Savoir ce qui doit être fait.
• Actifs : sécuriser les ressources pour le faire.
• Exécution : inciter les gens à le faire.

SAP SuccessFactors EC requiert l’utilisation d’autorisations basées sur les rôles. SAP SuccessFactors utilise ces autorisations basées sur les rôles pour définir la sécurité dans SAP SuccessFactors EC.

Les autorisations basées sur les rôles utilisent des groupes d’autorisations et des rôles pour accorder des autorisations aux utilisateurs. En tant qu'administrateur, vous pouvez également accorder une autorisation pour les types de rôle standard tels que l'employé ou le responsable. Lorsqu'il accorde ces autorisations, un administrateur peut les limiter à des groupes cibles spécifiques d'utilisateurs.

Il s'agit d'une méthode dynamique d'affectation des autorisations. Par exemple, lorsqu'un employé est promu responsable, il se voit automatiquement affecter toutes les autorisations spéciales dont il dispose. Il existe un historique d'audit complet de toutes les modifications apportées à un groupe ou à un rôle.

SAP SuccessFactors EC peut aller au-delà de ces rôles de base et permettre aux organisations de configurer des rôles en fonction de plusieurs critères. Les autorisations basées sur les rôles dans SAP SuccessFactors ECare sont dynamiques dans le sens où vous pouvez créer des groupes et des autorisations en fonction des caractéristiques des fonctions et des rôles. Par exemple, vous pouvez accorder le rôle Responsable régional des talents RH à tous les membres du service RH dont le pays est défini sur États-Unis, puis restreindre le périmètre des salariés gérés à tout le monde aux États-Unis.

Les autorisations basées sur les rôles sont conçues de sorte que les utilisateurs correspondent à plusieurs rôles. Il est recommandé de configurer les rôles en commençant par le rôle le plus générique comme dans "Rôle pour tous les employés" et en diffusant le réseau le plus large possible pour inclure toutes les autorisations accordées à tout le monde.

Dans cette section, vous apprendrez comment SAP SuccessFactors EC stocke des données. Chaque organisation est unique. SAP SuccessFactors EC est configuré pour correspondre à votre structure actuelle. Elle vous permet de configurer les entrées qu'un utilisateur peut effectuer pour créer et gérer des données spécifiques à la société, à la personne, à l'activité et au pays. Les données appartiennent à l'un des trois types suivants :

• Objets de base (données d’entreprise).
• Données à caractère personnel.
• Données d'activité.

Les données spécifiques du pays peuvent appartenir à l'un des trois types.

Les objets de base stockent l'organisation, la rémunération et les structures des fonctions de l'entreprise. Ces données sont utilisées dans l'ensemble de l'entreprise.

Les données du personnel contiennent des informations liées au salarié, qui comprennent des informations personnelles et liées à l'activité.

Les objets de base configurent des données qui peuvent être partagées dans l’ensemble de l’entreprise, comme les codes emploi, les services et les centres de coûts.

Les objets de base permettent également de gérer les relations entre les données. Par exemple, si votre société a plusieurs unités commerciales dans le même site, une relation peut être créée afin que les salariés utilisant SAP SuccessFactors EC puissent uniquement sélectionner les unités commerciales qui correspondent au site sélectionné.

Dans cette vidéo, découvrez comment les objets de base dans SAP SuccessFactors Employee Central contiennent les données principales de l'entreprise, la structure organisationnelle, la structure salariale et la structure des fonctions. Découvrez comment ces objets sont liés entre eux et comment ils peuvent aider à gérer les relations entre les données.

Vous pouvez regrouper des objets de base à l’aide de relations. Ces relations permettent au système de mieux organiser les informations de votre société. Ces relations sont appelées associations.

Par exemple, un client peut avoir une unité commerciale comme Corporate Global Services associée à plusieurs centres de coûts.

Lorsqu'un salarié est transféré vers Corporate Global Services, seuls les centres de coûts associés à l'unité commerciale peuvent être sélectionnés par le responsable. Ce filtrage s'effectue automatiquement en fonction de la structure et de la configuration de votre société.

SAP SuccessFactors EC peut utiliser Metadata Framework (MDF) pour créer des objets supplémentaires afin de prendre en charge les processus métier.

La plupart des actions de SAP SuccessFactors EC commencent dans le Profil des personnes. N'importe qui peut trouver le profil d'un salarié à l'aide de la recherche d'action universelle.

Dans l'application, vous pouvez passer la souris sur un nom pour afficher la Quick Card du salarié qui fournit des informations générales sur la personne que vous recherchez. Sélectionnez le nom du collaborateur pour afficher son profil public, cliquez sur Action pour lancer rapidement les transactions ou cliquez sur Lancer pour accéder à une section spécifique du profil du collaborateur.

Dans le Profil des personnes, vous pouvez afficher et modifier les informations personnelles et professionnelles d'une personne sur une seule page consolidée.

Partie intégrante de SAP SuccessFactors HXM des applications, le Profil des personnes favorise la réussite de votre entreprise en aidant les salariés, les responsables et les administrateurs à suivre les salariés et leur rémunération, le tout au même endroit.

Si votre entreprise inclut des fonctionnalités de gestion des avantages et de la paie dans la suite, SAP SuccessFactors devient une application tout-en-un puissante qui permet à votre personnel de gérer sa carrière dans un système convivial.

Les données personnelles et professionnelles créent la structure des fichiers de l'employé. Ces données contiennent généralement des informations telles que la rémunération et les coordonnées.

Les données personnelles sont des informations qui ne dépendent pas du poste. Vous pouvez consulter ces informations dans la section Informations personnelles de l'employé.

Les données d'activité sont des informations relatives à la fonction d'un salarié. Vous pouvez consulter ces informations dans la section Informations professionnelles du salarié.

Si votre société s'étend à travers le monde, il est probable que vous ayez des données spécifiques au pays pour vous assurer que les données personnelles et professionnelles sont saisies dans le système à l'aide des normes nécessaires pour la localisation géographique. Votre organisation doit décider des champs spécifiques au pays, des différentes valeurs qu'un champ peut avoir et des champs qui nécessitent un format spécifique au pays. Il peut s'agir, par exemple, du format de la carte nationale d'identité et des exigences en matière d'adresse.

La section Informations sur l’employé affiche les données fondamentales relatives au poste et est séparée en sous-sections.

Votre organisation peut déterminer les informations stockées ici, les zones obligatoires et l'ordre des zones affichées à l'écran.

Ce que vous pouvez voir ou modifier est contrôlé par les autorisations.

La page Informations personnelles inclut les informations non professionnelles relatives à l'employé.

Les informations sur la carte d'identité, l'adresse, les informations biographiques et les informations de contact sont affichées séparément dans une sous-section.

Votre organisation peut déterminer quelles sont les zones obligatoires et à l'aide des autorisations basées sur les rôles qui disposent de droits d'affichage/de modification.

La page Informations professionnelles contient le poste, la rémunération et d'autres détails sur l'emploi.

Les administrateurs et les responsables peuvent utiliser le menu déroulant Agir pour mettre à jour les enregistrements des employés, émettre des primes ponctuelles, apporter des modifications aux régimes de prestations, etc.

Les clients peuvent configurer le bloc Historique de carrière interne dans le Profil des personnes pour afficher une version récapitulative de l’historique de carrière interne d’un employé dans l’entreprise. Il s’agit d’un bloc en lecture seule qui affiche une version filtrée de l’historique d’emploi d’un employé en fonction d’un scénario de règle configuré pour afficher les champs sélectionnés dans les données emploi. Alors que seuls les administrateurs RH ont généralement accès aux détails de l'historique de carrière (dans le bloc Données emploi), les informations sélectionnées sur l'historique d'un employé dans le cadre du bloc Historique de carrière interne sont généralement utiles à un public plus large.

Le bloc Historique de carrière a été ajouté pour les clients EC qui souhaitent afficher une synthèse de l'historique de carrière interne d'un employé dans l'entreprise. Le bloc permet à un client de filtrer les données en fonction des champs de données emploi qu’il souhaite voir.

SAP SuccessFactors EC est un système d'enregistrement qui stocke les dates de toutes les transactions et certaines données à l'aide de dates effectives et non effectives. La date d'entrée en vigueur dans SAP SuccessFactors EC signifie que le système stocke un historique des modifications au fil du temps. Le système définit la date de début de ces zones comme date d'entrée en vigueur et la date de fin le 31 décembre 9999. Lors de la saisie d'un nouvel enregistrement, le système examine la date d'entrée en vigueur et l'insère dans l'historique. Par exemple, votre organisation a embauché trois salariés le 1er janvier 2010.

Si votre entreprise souhaite transférer ces salariés le 1er janvier 2015, elle peut saisir les informations dans le système avec une date d'entrée en vigueur au 1er janvier 2015. Le système enregistre automatiquement le 31 décembre 2014 comme date de fin de l'enregistrement d'origine tandis que la date de fin du deuxième enregistrement est le 31 décembre 9999.

Une liste de choix est une liste de valeurs définies pour une zone qui sont répertoriées dans un menu déroulant lorsque l'utilisateur clique sur la zone. SAP SuccessFactors EC dispose d'une liste de choix principale et vous pouvez ajouter des valeurs spécifiques à votre entreprise. Type d’adresse est un exemple de liste de choix. Lorsqu'un collaborateur fournit une adresse personnelle, il peut sélectionner le type d'adresse. Le salarié ne peut sélectionner que certaines valeurs.

Le système vous permet également d'importer rapidement ces modifications à l'aide des fonctionnalités d'importation/exportation de liste de choix.

Cette section fournit des informations sur les transactions SAP SuccessFactors EC et les processus d'approbation correspondants.

Une transaction se produit lorsqu'un utilisateur modifie les informations d'un collaborateur. Ces transactions peuvent être initiées par les salariés à leurs informations pour modifier l'adresse, ajouter de nouvelles informations de contact, etc. Les responsables peuvent également lancer des transactions pour leurs subordonnés directs.

Les transactions peuvent nécessiter ou non un processus d'approbation.

• SAP SuccessFactors EC utilisant des autorisations basées sur les rôles aide les entreprises à donner aux employés les moyens de modifier leurs informations.
• Ces transactions en libre-service sont des mises à jour mineures apportées à un enregistrement d'employé qui n'affectent pas la rémunération ou le rôle de l'employé.
• Cela peut inclure une modification des informations de contact, du contact en cas d'urgence, etc.

• SAP SuccessFactors EC utilisant des autorisations basées sur les rôles aide les entreprises à donner aux responsables les moyens d’apporter des modifications aux informations de leurs subordonnés.
• Manager Self-Service est généralement initié à l’aide de la fiche rapide Agir dans Profil des personnes ou Employé et nécessite plusieurs approbations avant que la modification ne soit active.
• Un modèle d'action rapide peut également être créé pour personnaliser les zones utilisées et simplifier les transactions Employee Self-Service et Manager Self-Service les plus utilisées.

Dans cette vidéo, vous apprendrez à lancer des transactions Manager Self-Service dans SAP SuccessFactors Employee Central. Agir comme remplaçant en tant que Karla Grant, afficher les subordonnés, modifier les données emploi, etc.

Les liens Traiter ou Historique au-dessus des blocs emploi permettent d'exécuter des transactions sans workflow d'approbation. Les administrateurs disposent généralement de ce privilège pour apporter des corrections au fichier d'un employé.

SAP SuccessFactors EC enregistre les transactions des employés sous forme d'événements qui servent d'enregistrement historique pour l'entreprise. SAP SuccessFactors EC comporte des événements définis par le système qui ne peuvent pas être modifiés. Les motifs d'événement sont personnalisables et fournissent un contexte supplémentaire aux événements. Par exemple, votre société peut avoir un processus de nouvelle embauche et un processus d'intégration des intérimaires.

Le système enregistre les deux événements comme EMBAUCHE, mais vous pouvez configurer le motif de l'événement pour que le premier soit Nouvel employé et le second Intégration des intérimaires.

L'événement et les motifs d'événement peuvent également déclencher des processus de gestion RH tels que des workflows d'approbation pour les transactions des employés. Dans l'image, l'en-tête représente l'événement et la liste à puces représente les motifs d'événement. Étant donné que les motifs d'événement sont configurables, la configuration finale de votre système peut être différente de celle affichée. La dérivation du motif d’événement est configurée à l’aide des règles métier.

Un workflow d'approbation peut être lancé une fois qu'une modification est apportée aux données du salarié. SAP SuccessFactors EC permet à votre organisation de créer des workflows d'approbation et de déterminer quelles transactions déclenchent des workflows.

Certaines organisations peuvent disposer d'autorisations et de règles de gestion pour déclencher des workflows d'approbation. Celles-ci peuvent affecter les transactions des employés, telles que les augmentations de salaire, les changements de poste, les importations de données emploi, les importations de rémunérations, les importations de composants salariaux, les demandes de congés et les primes.

Votre organisation peut sélectionner différents workflows pour différentes transactions. Le workflow est mis en place pour s'assurer que toutes les personnes impliquées dans la transaction savent qu'une modification est en cours. Les personnes impliquées dans le processus de workflow sont informées par e-mail qu'une approbation est en attente. Lorsque vous êtes connecté au système SAP SuccessFactors, une alerte EC s'affiche sur la page d'accueil du panneau À faire.

Un administrateur peut gérer les workflows à partir de la page d'accueil en pouvant trier, filtrer et approuver en masse les demandes de workflow si nécessaire.

Pour afficher la demande, l'approbateur doit uniquement sélectionner la notification pour afficher la page de la demande d'approbation. La page Demande d'approbation contient une grande partie des informations dont l'approbateur a besoin pour prendre une décision éclairée, notamment :

• Informations sur la demande - L'approbateur peut afficher le motif de l'événement (Modification de données) et voir qui est concerné par la demande.
• Afficher les participants au workflow : l’approbateur peut afficher d’autres personnes dans le workflow d’approbation.
• Réponse : l'approbateur peut approuver, commenter et renvoyer la demande.
• Activité récente - L'approbateur peut afficher les actions effectuées sur la demande jusqu'à présent, y compris l'initiateur et d'autres approbations.

Les workflows peuvent être acheminés en fonction des rôles dynamiques. Par conséquent, les workflows peuvent être acheminés en fonction des valeurs d'attribut de l'employé.

Les workflows peuvent également être acheminés en fonction des objets de poste. Les organisations qui utilisent le poste de direction peuvent faire en sorte qu’un nouveau titulaire d’un poste reçoive automatiquement les demandes de workflow appropriées sans avoir à ajuster la configuration.

Il peut arriver que le workflow doive être contourné. SAP SuccessFactors EC utilise des autorisations basées sur les rôles et des groupes dynamiques pour accorder l’autorisation de contourner le processus d’approbation normal.

Il est également possible pour les utilisateurs, qui sont approbateurs de workflow, de déléguer des demandes de workflow à d’autres utilisateurs car elles sont gérées en tant que responsables (tels que le responsable matriciel, le responsable personnalisé ou le deuxième responsable) dans les relations professionnelles.