Présentation de SAP SuccessFactors Onboarding

Cette vidéo présente le processus SAP SuccessFactors Onboarding pour les nouvelles embauches. Découvrez les étapes impliquées, les options de personnalisation, la collecte de données, le flux de documents, etc.

Nous lançons l’accueil des nouveaux employés pour un candidat dans Recrutement à partir des options d’actions qui peuvent être effectuées pour un candidat au statut applicable.

Pour intégrer Onboarding à Recruiting, quelques configurations requises doivent être effectuées en plus de la mise en correspondance des données entre les deux modules SAP SuccessFactors :

• L’intégration de l’accueil des nouveaux employés est activée dans Provisioning.
• Les ensembles de statuts applicables du module Recrutement comportent des options « pouvant être embauchées ».
• Identifiez les demandes de recrutement qui déclencheront l’accueil des nouveaux employés (configuration de l’intégration).
• Mappez les champs/données requis à l’aide de la mise en correspondance des données de recrutement et d’embauche.

Le processus d’accueil des nouveaux employés peut être déclenché manuellement ou sans système de recrutement. Cette fonctionnalité vous permet d’intégrer manuellement les nouveaux employés lorsque le processus de recrutement standard ne s’applique pas.

Une autorisation basée sur les rôles doit être affectée aux utilisateurs désignés et la fonctionnalité « Ajouter le nouvel employé à Onboarding » est disponible dans le Centre d’administration.

Le responsable du recrutement reçoit une notification concernant les tâches de début et d’intégration du nouvel employé qui doivent être terminées. Ils peuvent sélectionner l'onglet Intégration dans le menu de navigation principal pour ouvrir le tableau de bord d'intégration et suivre la progression de l'intégration ou effectuer des tâches d'intégration.

REMARQUE IMPORTANTE :

Le responsable du recrutement est le propriétaire par défaut de TOUTES les tâches d’intégration dans le système, à l’exception des tâches spécifiques à la nouvelle embauche. C’est ainsi que le système d’accueil des nouveaux employés est conçu car la plupart des tâches du processus d’accueil des nouveaux employés dans de nombreuses organisations sont effectuées par le responsable du recrutement ou un représentant RH.

Cette affectation de tâches peut être configurée ou modifiée car il peut également y avoir beaucoup d'autres participants à l'intégration dans les processus d'intégration d'une organisation. En règle générale, une fonctionnalité spécifique à l'intégration appelée Groupes responsables est utilisée pour affecter des tâches à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs.

Le responsable du recrutement peut également utiliser la carte Activités du responsable de la section Pour vous aujourd’hui pour suivre la progression de l’intégration et effectuer des tâches d’intégration.

L'exemple montre la tâche Écrire un message de bienvenue. Une tâche peut être terminée en sélectionnant le bouton Démarrer dans le tableau de bord d’intégration ou le bouton Terminer maintenant dans Activités du responsable. Les tâches peuvent également être affectées à d'autres utilisateurs/rôles à l'aide des groupes responsables.

Recommander des personnes

• Tout comme pour la tâche Affecter un référent, vous pouvez recommander d’autres employés comme ressources supplémentaires pour le nouvel employé à l’aide de la tâche Recommander des personnes. Vous pouvez choisir parmi des suggestions ou rechercher un employé spécifique.
• Une fois que vous avez identifié des employés, vous avez également la possibilité d'envoyer une note personnelle à chacun en dehors du commentaire ou du motif requis pour les recommander.

Planifier des réunions

• Vous pouvez planifier des réunions pour un nouvel employé à l’aide de la tâche Planifier des réunions.
• Le participant sélectionné par défaut sera l'utilisateur, mais vous pouvez ajouter d'autres participants à une réunion.

Demande d'équipement

• La tâche Demander un équipement permet à un responsable du recrutement de demander l’équipement spécifique requis par un nouvel employé.
• Plusieurs équipements peuvent être demandés à l'aide de plusieurs tâches Demander un équipement.
• Une API sera disponible derrière la tâche de demande d’équipement qui permet les intégrations en aval aux systèmes de commande.

Recommander des liens

• Les liens recommandés peuvent être identifiés par un responsable du recrutement pour s’assurer qu’un nouvel employé est informé des ressources Web spécifiques sur lesquelles il peut avoir besoin de se concentrer lors de l’intégration.
• Les liens recommandés apparaissent comme l’une des tâches d’intégration sur la page d’accueil du nouvel employé dans le système SAP SuccessFactors.

Se préparer pour le premier jour

• Une liste d’éléments recommandée pour la nouvelle embauche peut être configurée à l’aide de la tâche Préparation pour le premier jour.
• Le responsable du recrutement doit obligatoirement fournir des notes supplémentaires pour le nouvel employé.

Où aller

• Le bureau/lieu de travail d'un nouvel employé est identifié à l'aide de la tâche Où aller.
• Il est également obligatoire pour le responsable du recrutement de fournir des notes supplémentaires pour le nouvel employé, telles que des instructions sur l'endroit où se garer dans l'immeuble de bureaux ou les options de transport.

Définir des objectifs

• Avec l'intégration de la gestion des objectifs, un responsable du recrutement peut définir des objectifs pour le plan d'objectifs sur 30 à 60 à 90 jours d'un nouvel employé.
• Ce plan d’objectifs doit être configuré dans Gestion des objectifs pour que cette tâche Définir des objectifs fonctionne.

Délégation de tâches

• Les tâches du nouvel employé de n’importe quel programme d’accueil des nouveaux employés peuvent être déléguées par un utilisateur responsable.
• Cette action peut être effectuée à partir de la page principale du tableau de bord d’accueil des nouveaux employés ou sur le profil d’un nouvel employé, d’un employé interne ou d’une personne qui part.
• La délégation ne peut pas être utilisée pour les étapes de collecte des données, la signature électronique et les formulaires de conformité.

Tâches personnalisées

• Des tâches personnalisées peuvent être ajoutées à n’importe quel programme d’accueil des nouveaux employés. Ils peuvent être utilisés pour toutes les tâches qui ne sont pas prédéfinies avec la solution SAP SuccessFactors Onboarding.
• Certains exemples peuvent inclure des uniformes d'usine (exemple illustré ici) et des formulaires d'enquête.
• Les tâches personnalisées utilisent des objets personnalisés MDF qui incluent un éditeur pour l’interface.

Le nouvel employé reçoit un e-mail de bienvenue et l’e-mail de bienvenue est déclenché une fois l’étape Vérifier les données du nouvel employé terminée.

Un utilisateur externe est créé pour le nouvel employé et un identifiant lui est attribué. Un lien de réinitialisation du mot de passe est fourni dans l'e-mail et le modèle d'e-mail correspondant peut également être personnalisé. (Remarque : en même temps, un ID de collaborateur est également généré.)

Réinitialisation du mot de passe dans le système SAP SuccessFactors Onboarding.

Dans la section Pour vous aujourd’hui de la page d’accueil, le nouvel employé peut accéder aux fiches qui contiennent les tâches d’intégration requises. Cela simplifie l'expérience des nouvelles recrues.

La page d’accueil avec des fiches personnalisées peut être créée ou configurée de sorte que le nouvel employé ait accès avant sa date de début.

Remarque : Les fiches personnalisées peuvent également être utilisées pour créer la tâche à effectuer Commencer à terminer votre profil. 

Le nouvel employé sélectionne Fournir vos détails pour l’intégrer dans la fiche Aidez-nous à en savoir plus sur vous.

Bienvenue à bord !

• Il s’agit du message de bienvenue de la section Pour vous aujourd’hui de la page d’accueil qui comporte une carte spéciale pour la page d’accueil.
• Certaines tâches d’intégration spéciales seront présentées séparément des autres tâches du nouvel employé, à l’instar de la page d’accueil de la version 3.

Chaque tâche de la liste comporte un bouton Démarrer, selon l’étape du processus d’intégration dans laquelle se trouve actuellement le nouvel employé. 

Si vous sélectionnez Lancer à l'étape correspondante du processus d'intégration, une nouvelle page s'ouvre pour le nouvel employé.

• Collecte de Données Personnelles (Faites-nous savoir à votre sujet).
• Collecte de données supplémentaires (en savoir plus.)
• Terminez votre signature électronique : signez les documents de la collecte de données personnelles ou supplémentaires.

Étape de collecte des données personnelles - Le nouvel employé saisit les données requises lors du processus d’intégration.

Le nouvel employé saisit des données, en particulier les données non collectées au cours du processus de recrutement.

Le nouvel employé a la possibilité de vérifier les informations et de les modifier avant de les soumettre.

Laissez-nous en savoir plus

• Cette tâche, qui correspond à l’étape Collecte de données d’intégration supplémentaires, se trouve sur la même fiche de la page d’accueil Aidez-nous à en savoir plus sur vous.
• Si vous cliquez sur le bouton Lancer pour la collecte de données supplémentaires, une nouvelle page s’ouvre pour le nouvel employé.
• Des champs de pièce jointe peuvent également être ajoutés pour permettre aux nouvelles embauches de charger des documents à l’étape du processus d’intégration.

Une fois que le nouvel employé a renseigné tous les détails nécessaires pour obtenir des informations supplémentaires, une boîte de dialogue s’affiche. Une fois le bouton Continuer sélectionné, le nouvel employé est redirigé vers la page d'accueil.

Heure de signature des documents dans DocuSign ou à l'aide de la solution de signature électronique native SAP SuccessFactors.

Votre guide d’intégration

• Il s’agit de la carte de la page d’accueil qui contient les informations générées à partir de toutes les autres tâches d’intégration telles que Préparation pour le premier jour, Personnes recommandées et Référent du nouvel employé.
• Cela exclut le message de bienvenue car il a sa propre carte de page d’accueil.

Vos formulaires de conformité

• Cette carte de la page d’accueil contiendra tous les formulaires de conformité affectés à la nouvelle embauche selon les besoins.
• Elle contiendra également la tâche de signature électronique pour tout formulaire de conformité nécessitant la signature de la nouvelle embauche.