La aplicación de efectivo es el proceso de recibir efectivo y asignar el efectivo entrante a la parte adecuada, que normalmente es un cliente, pero puede ser de un proveedor u otra fuente. A continuación se muestran aspectos del proceso de solicitud de efectivo.
- Un volumen significativo de pagos debe procesarse manualmente, por ejemplo, si el pago no contiene referencias de factura o están incompletas, los datos maestros no están actualizados, los clientes pagan varias facturas a la vez, etc.
- Los contables de deudores deben investigar estos problemas
- Se requerían reglas personalizadas para lograr una mayor automatización, reflejando las especificaciones del cliente y del país. Esto conlleva altos costes de implementación.
- La automatización con reglas simples no es suficiente, ya que muchos pagos no contienen suficiente información de remesa
- El contable de deudores debe tener en cuenta muchas excepciones posibles al buscar facturas manualmente.
- Este proceso requiere mucho tiempo y requiere mucho trabajo.
Para muchas empresas, aplicar efectivo a las facturas mientras se procesan extractos bancarios es una tarea manual, y conduce a grandes tamaños de equipo para las organizaciones de gestión de pedidos. Por lo tanto, existe un potencial para la automatización.
Hay mucha complejidad en el proceso de solicitud de efectivo al considerar los detalles.
El paso principal del proceso de reconciliación de efectivo implica la identificación de la aplicación correcta de cada pago, normalmente haciendo coincidir el pago con las facturas correspondientes. Si un pago no se puede vincular con precisión a facturas específicas, se asocia con el cliente a nivel de cuenta. Este enfoque jerárquico garantiza que todos los pagos se contabilicen correctamente, incluso cuando no sea posible la comparación precisa de facturas inmediatamente.
Además de enviar un pago, el cliente puede enviar información de remesa por correo, correo electrónico, portales web u otras fuentes. La información de remesa contiene detalles sobre lo que se está pagando, como las facturas y los importes en dólares correspondientes. Para muchas empresas, la información de remesas es clave para aplicar efectivo.
Otra complejidad ocurre cuando los clientes realizan un único pago electrónico para varias facturas. Esto hace que el proceso de cotejo sea mucho más difícil, ya que no puede simplemente ver los importes de los pagos para hacer coincidir los pagos adecuados con las facturas. La información de envío ahora se ha convertido en clave, ya que es el único medio de relacionar el pago con las facturas correctas.
Lo que también hace que este proceso sea complejo y propenso a errores es que los clientes a menudo introducen información de pago incorrecta, como números de factura incorrectos, al pagar facturas. Esto dificulta que las reglas automatizadas compensen la factura correcta. Además, la participación de los clientes de nuestros clientes (que son los pagadores finales) añade otra capa de complejidad al proceso.
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