Revisión del proceso de reconciliación de caja en SAP S/4HANA Cloud

Introducción a las estrategias de optimización de SAP Business AI para la conciliación de efectivo

Descripción del proceso mejorado de reconciliación de caja

Objective

After completing this lesson, you will be able to describir las opciones de reconciliación de caja en SAP S/4HANA

Resumen de reconciliación de caja

Anteriormente, explorábamos los componentes esenciales del proceso de solicitud de efectivo en SAP S/4HANA Cloud, que abarcaba el recorrido desde las facturas hasta el efectivo, incluido el cobro en efectivo, la reconciliación y el método del sistema para aplicar el efectivo. Ahora, centramos nuestra atención en mejorar este proceso con SAP Business AI para lograr una mayor eficiencia e inteligencia.

Comenzaremos describiendo las opciones disponibles para la reconciliación de efectivo en SAP S/4HANA, proporcionando un resumen integral de cada paso y las mejores prácticas para implementar. Luego, profundizaremos en cómo SAP Business AI puede optimizar este proceso de conciliación optimizando y automatizando las tareas, reduciendo así los esfuerzos manuales y mejorando la precisión. Además, exploraremos la extracción de avisos de pago impulsada por IA, que permite un tratamiento más rápido y preciso de la reconciliación de efectivo. Al final de esta sección, estará equipado con los conocimientos y las herramientas para utilizar SAP Business AI de forma eficaz, lo que hará que sus procesos de solicitud de efectivo sean más optimizados y eficientes. Analicemos cómo SAP Business AI puede transformar la conciliación de efectivo para mejor.

La imagen ilustra el proceso de solicitud de efectivo a partir de los bancos propios y un cliente, utilizando la conectividad multibanco y la extracción de avisos de pago, lo que lleva a pagos compensados mediante reglas de contabilización configuradas, reglas de procesamiento automatizadas o coincidencia de partidas individuales de aplicación de efectivo. Cualquier partida no coincidente pasa por el procesamiento posterior y la confirmación antes de lograr el estado de pago compensado.

Después de explorar el proceso tradicional de conciliación de efectivo, ahora pasamos al potencial transformador de SAP Business AI en este dominio. La integración de IA en SAP S/4HANA promete mejorar significativamente la eficiencia, reducir el esfuerzo manual y mejorar la precisión. Esta tecnología avanzada introduce tres escenarios clave: inteligencia artificial, tratamiento de situaciones y automatización de procesos, cada uno de los cuales contribuye de forma única a un flujo de trabajo más optimizado e inteligente.

La inteligencia artificial automatiza el cotejo de avisos de pago con facturas pendientes, reduciendo la intervención manual y minimizando los errores. Mediante la extracción inteligente de datos, la IA garantiza que los detalles del aviso de pago se interpreten con precisión, acelerando el proceso de reconciliación. El tratamiento de situaciones añade otra capa de eficiencia identificando de forma proactiva discrepancias y casos especiales que requieren intervención humana. Esta función proporciona alertas e información en tiempo real, lo que ayuda a los usuarios a tomar decisiones fundamentadas y resolver problemas rápidamente.

La automatización de procesos optimiza aún más el flujo de trabajo automatizando los procesos integrales, desde la carga de datos hasta los pagos compensados. Esta optimización de tareas elimina cuellos de botella, acelera la compensación de pagos y mejora la eficiencia general. Al incorporar estas funcionalidades impulsadas por IA, SAP S/4HANA no solo simplifica la reconciliación de caja, sino que también garantiza un proceso de cierre financiero más rápido y fiable.

La imagen muestra un flujo de trabajo de procesamiento de pagos. Los bancos propios proporcionan cargas de extractos y datos de SAP Lockbox, procesados mediante reglas de contabilización y procesamiento para compensar pagos. Los clientes envían cargas de aviso de pago, extraídas y emparejadas en la aplicación de efectivo, seguidas del procesamiento posterior para compensar pagos. El flujo de trabajo incluye el tratamiento de situaciones, la IA y la automatización de procesos.

Por lo tanto, profundicemos en cada una de estas áreas y exploremos cómo SAP Business AI lo ayuda a acelerar los ciclos de conciliación de efectivo.

Coincidencia de partidas individuales de SAP Cash Application

El servicio de aprendizaje automático de coincidencia de partidas individuales de deudor de SAP Cash Application proporciona propuestas para hacer coincidir créditos con posiciones de extracto de cuenta entrantes y, según el nivel de confianza y el umbral de compensación, los compensa automáticamente. El servicio de aprendizaje automático de coincidencia de partidas individuales de deudor consta de dos tareas:

Programar jobs
Reprocesamiento de posiciones de extractos de cuenta

Vea este vídeo para obtener más información sobre las opciones y los parámetros de programación, y también cómo se visualizan los resultados en la aplicación SAP Fiori Reprocesamiento de posiciones de extractos de cuenta.

Carga de aviso de pago

Un aviso de pago es una notificación enviada por un cliente a un proveedor, informándole de un próximo pago para mercancías o servicios específicos. Normalmente incluye detalles como texto, números de posición e importes. Históricamente, los avisos de pago no se han integrado directamente en los sistemas contables debido a desafíos técnicos y al tiempo necesario para hacerlo. Como resultado, a menudo solo se hace referencia a ellos durante la reconciliación manual de pagos. Con SAP Cash Application - Payment Advice Extraction y SAP Business AI, este proceso se vuelve más eficiente y optimizado.

Pulse el botón Reproducir para ver esto en acción:

Factura omitida en aviso de pago

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos de la carga de avisos de pago, veamos con más detalle un desafío común que puede surgir durante el proceso de reconciliación de pagos: las facturas omitidas. Cuando un cliente envía un aviso de pago, no siempre queda claro si se han incluido todas las facturas pendientes. En la siguiente sección, exploraremos cómo identificar y gestionar las facturas omitidas mediante SAP Business AI y nos aseguraremos de que su equipo de contabilidad reciba una notificación cuando haya cantidades significativas en riesgo de ser ignoradas.

En caso de que surja una situación de este tipo, se informa a los usuarios a través de mensajes de situación en la aplicación o notificaciones en la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Estas notificaciones actúan como trampolín de cuentas para profundizar en los documentos relacionados para remediar la situación.

Captura de pantalla de la interfaz de SAP para Gestión de situaciones en Finanzas, centrada específicamente en facturas omitidas en avisos de pago. La pantalla incluye una tarjeta titulada Gestionar avisos de pago, pero carece de contenido adicional en el área principal. A la derecha, un panel de notificaciones presenta alertas recientes. La advertencia superior indica que una o más facturas no pagadas con importes sustanciales se han omitido en el aviso de pago. A continuación, las advertencias anteriores también tienen en cuenta las facturas omitidas. Además, hay dos alertas críticas que solicitan una revisión de las cuentas bancarias asignadas relacionadas con solicitudes de revisión específicas. La disposición hace hincapié en la gestión eficiente de las situaciones financieras.

Cuando el contable recibe una notificación sobre facturas omitidas, puede acceder a la aplicación "Gestionar avisos de pago" para seguir investigando. La aplicación proporciona acceso directo al aviso de pago afectado, lo que permite al contable revisar sus detalles e identificar cualquier discrepancia o problema. Desde esta interfaz, el contable puede tomar medidas correctivas, como verificar la información de la cuenta o asegurarse de que las facturas relacionadas se procesan correctamente. El acceso optimizado permite una resolución eficiente de los errores de pago, manteniendo la precisión financiera.

Captura de pantalla de la interfaz de SAP para gestionar avisos de pago. La sección superior incluye opciones de filtro para editar el estado, la sociedad, el tipo de aviso de pago, el libro auxiliar, el cliente/proveedor, la fecha de creación y el creador. A continuación, una tabla muestra los avisos de pago, que muestra una entrada con detalles: sociedad (1010), clase de aviso de pago (12), número de aviso de pago (1224091611545162), ID de cliente/proveedor (10100001) y nombre de cliente/proveedor (Hypercom AG). Las columnas adicionales indican la unidad contable, el creador (John Morris), la fecha de creación (16/09/2024, 11:54:53) y el importe de pago (88.500 EUR). La disposición facilita el seguimiento y la gestión de avisos de pago.

El aviso de pago proporciona un resumen completo del estado actual de sus transacciones, especificando específicamente cualquier partida abierta pendiente u omitida que requiera su atención. Puede profundizar sin esfuerzo en las partidas individuales detalladas del asiento contable para una comprensión más clara de las especificaciones de cada transacción. Además, toda la información crítica relacionada con el cliente, incluidos sus detalles, la sociedad asociada y la referencia de pago relevante, es accesible para su revisión. Toda la información necesaria para aclarar la factura omitida del aviso de pago está al alcance de su mano.

Captura de pantalla de la interfaz de SAP Payment Advice que muestra el número de aviso de pago 1224091611545162. La cabecera muestra la sociedad, los detalles del cliente, el nombre del creador, el importe de pago (88.500 EUR) y la fecha de creación. Una notificación alerta a los usuarios sobre las facturas omitidas, indicando posibles problemas de pago. La sección Información relacionada enumera tres partidas abiertas omitidas, detallando asientos contables, números de documento de referencia, fechas de documento, fechas de vencimiento e importes de pago. La sección Información general incluye los detalles generales del aviso de pago. La tabla inferior, etiquetada como Posiciones de aviso de pago, presenta referencias, fechas de documento, importes de pago y asientos contables para varias facturas, lo que ayuda en la gestión de pagos.

Además, la información de la situación se puede utilizar para crear un caso de clarificación basado en el importe de pago pendiente.

Captura de pantalla de la interfaz Procesar créditos que muestra el cliente y sus asientos. La cabecera muestra el interlocutor comercial, el cuadro de vencimientos y la tendencia de pago. En la sección inferior de la pantalla, se muestran las facturas, los casos de clarificación, las promesas de pago existentes y los reenvíos. Se resalta el asiento contable 1800000508 con el importe original de 90.000 €.

Resumen de la lección

SAP Business AI mejora la reconciliación de efectivo automatizando las tareas y mejorando la precisión.
La extracción de avisos de pago impulsada por IA acelera la reconciliación y reduce los esfuerzos manuales.
El tratamiento de situaciones y la automatización de procesos optimizan los flujos de trabajo y proporcionan alertas en tiempo real para las discrepancias.

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