Beschreiben der Verwaltung von Verbindlichkeiten und ihrer Rolle in den Finanzvorgängen des Unternehmens

Der Hauptcharakter unserer Geschichte heisst José Er beendete gerade sein Betriebswirtschaftsstudium und begann in der Buchhaltungsabteilung der Bike Company zu arbeiten. Die Bike Company produziert Fahrräder und E-Scooter aus nachhaltigen Materialien.

Während seines Studiums lernte José verschiedene Buchführungspraktiken kennen und wird in seiner neuen Position hauptsächlich in der Kreditorenmanagement oder Kreditorenbuchhaltung tätig sein. Was sind die Hauptaufgaben, die ein Kreditorenbuchhalter ausführen würde? Was sind die typischen Aufgaben eines Kreditorenbuchhalters? Schauen wir uns zunächst die Geschäftsprozesse der Bike Company an. Sie kaufen täglich Rohstoffe und andere Materialien, was zu zahlreichen Lieferungen, Lieferantenrechnungen und Zahlungsläufen führt, die bearbeitet werden müssen. Diese Aufgaben sind auf verschiedene Rollen im Unternehmen verteilt und Josés Hauptaufgabe ist Kreditorenbuchhaltung..

Aufgaben des Kreditorenbuchhalters:

• Kreditorenrechnungserfassung. Wenn ein bestimmtes Material bestellt wird, stellt ein Kreditor eine Rechnung aus, die im Rechnungswesen des Unternehmens erfasst werden muss. Die Rechnung besteht aus den Bestellpositionen und dem Gesamtbetrag, der an den Kreditoren gezahlt werden muss. Wenn Sie eine Rechnung in das System eingeben, wird der Rechnungsbetrag auf die entsprechenden Konten gebucht. Manchmal kann diese Aufgabe mit einem Kollegen aus der Bestellabwicklungsabteilung geteilt werden, z.B. mit einem Einkäufer.

• Buchungskorrektur. Wenn eine Rechnung in das Buchhaltungssystem gelangt, kann es immer vorkommen, dass einige Informationen falsch eingegeben wurden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der im System eingegebene Gesamtrechnungsbetrag von der ursprünglichen Rechnung abweicht. Ein Kreditorenbuchhalter wäre derjenige, der dieses Problem korrigiert.

• Vorbereitung von Zahlungen. Im Endeffekt müssen Rechnungen bezahlt werden, wenn sie eingehen. Ein Kreditorenbuchhalter bereitet den Zahlungslauf gemäß den Zahlungsbedingungen und Zahlwegen vor, die mit dem Kreditoren vereinbart wurden.

• Anzahlungen. Manchmal fordert ein Kreditor eine Anzahlung an, bevor der Auftrag geliefert wird. Der Betrag dieser Anzahlung hängt von den mit dem Kreditoren ausgehandelten Bedingungen ab. Ein Kreditorenbuchhalter stellt die Anzahlung aus, sodass die ausgehandelten Bedingungen erfüllt werden können.

• Zahlungslauf. Der Zahlungslauf ist eine Aktivität, die eine Ausgangszahlung für eine oder mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellt. Es erzeugt abhängig vom Zahlweg einen Zahlungsträger. Es kann sich z.B. um einen physischen Zahlungsträger wie einen Scheck oder einen elektronischen Zahlungsträger wie eine Überweisung handeln.

• Periodische Aktivitäten. Im Hinblick auf den Finanzabschluss gibt es bestimmte periodische Aktivitäten, die ein Kreditorenbuchhalter ausführen würde. Zu diesen Aktivitäten gehören das Senden von Saldenbestätigungen an die Kreditoren, das Durchführen von Fremdwährungsbewertungen für die in Fremdwährung gebuchten Rechnungen und die Umgliederung von Verbindlichkeitspositionen innerhalb der Bilanz gemäß den gesetzlichen Vorschriften.

José wird eng mit Kreditoren und anderen Abteilungen der Bike Company zusammenarbeiten, die an der Beschaffung beteiligt sind. José hat jedoch noch nie mit SAP gearbeitet. Daher möchte er verstehen, wie die Domäne „Kreditorenbuchhaltung im SAP-System dargestellt wird.

Die Kreditorenbuchhaltung (auch Kreditorenrechnungsmanagement genannt) ist eine separate Domäne innerhalb von SAP, die Informationen über die kreditorenbezogenen Finanzvorgänge des Unternehmens bereitstellt. Diese kann als separater Arbeitsbereich betrachtet werden, die einen Finanzüberblick über die Kreditorentransaktionen des Unternehmens erstellt. Sie können jeden einzelnen Kreditoren des Unternehmens anzeigen, Rechnungen und Zahlungen verarbeiten, Kreditorenanalysen durchführen und auf offizielle Weise kommunizieren.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Arbeitsbereich innerhalb von SAP, der Kreditorentransaktionen abwickelt. Die Buchhaltungsabteilung kümmert sich um die Rechnungserfassung und Zahlungsprozesse. Sie ist eng in Beschaffungsprozess integriert.

Kreditorenbuchhaltungfunktionen innerhalb von SAP können in vier Hauptteilen zusammengefasst werden:

• Der erste Teil ist Kontenverwaltung. Hier erfassen und pflegen Sie alle erforderlichen Stammdaten für Ihre Kreditoren.

• Der zweite Teil ist die Zahlungsabwicklung. Die Funktionen dieser Domäne unterstützen Kreditorenbuchhalter bei der Ausführung von Zahlungen an die Kreditoren und stellen sicher, dass sie zum bestmöglichen Zeitpunkt erfolgen. Verbindlichkeiten werden mit dem Zahlungsprogramm beglichen. Das Zahlungsprogramm unterstützt alle Standardzahlwege sowie länderspezifische Zahlwege.

• Der dritte Teil ist Korrespondenz. Sie ermöglicht die formale Kommunikation mit einem Kreditoren. Sie können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Korrespondenzarten versenden.

• Schließlich haben wir Kreditorenanalyse. Hier können Sie von verschiedenen eingebetteten Business-Intelligence-Funktionen profitieren, die Key Performance Indicators bereitstellen, z.B. die ausstehende Verbindlichkeiten, überfällige Verbindlichkeiten oder Altersstrukturenanalyse.

Am ersten Arbeitstag von José startete die Bike Company eine geschäftliche Beziehung mit dem neuen Lieferanten Tireless Tires, der Reifen für die Fahrradproduktion liefern würde. Da dieser Lieferant neu ist, muss er im SAP-System des Unternehmens abgebildet werden. Dies ist eine perfekte Chance für José, den Prozess der Aufnahme eines neuen Lieferanten im SAP-System zu verstehen. Zunächst muss ein neuer Stammdatensatz für Tireless Tires im SAP-System angelegt werden. Allgemeine Daten des Unternehmens wie Name, Adresse, Bankverbindung usw. werden gespeichert. Nun kommt das Konzept eines Geschäftspartners zum Einsatz. Durch das Anlegen dieser Geschäftspartnerentität im System können wir Beziehungen zwischen anderen Unternehmen (z.B. Lieferanten und Kunden) und unserer Firma identifizieren und darstellen..

Ein Geschäftspartner ist zunächst generisch. Es handelt sich um eine Entität, die jede Art von Geschäft mit Ihrem Unternehmen abwickelt. Dies kann z.B. Ihr Lieferant, Ihr Kunde oder auch beides sein.

Um den neuen Lieferanten oder Kreditoren im System korrekt darzustellen, muss José beim Anlegen dieses neuen Geschäftspartners drei obligatorische Schritte ausführen:

• Geschäftspartnertyp auswählen
• Eine oder mehrere Geschäftspartnerrollen zuordnen.
• Sich für eine Geschäftspartnergruppierung entscheiden.

Die Auswahl eines Geschäftpartnertyps bestimmt, welche allgemeine Stammdatenfelder vom System bereitgestellt werden.

Sie können aus den drei folgenden Kategorien wählen:

• Person: eine Privatperson, z.B. ein Vermieter
• Organisation: Eine juristische Person, z.B. ein Unternehmen
• Gruppe: Eine Gruppe von Personen, z.B. eine Gemeinschaft

Schauen wir uns zunächst die Geschäftspartnerrolle an. Sie könnendie Beziehung Ihres Unternehmens zu diesem Geschäftspartner mit einer oder mehreren Rollen abhängig von Ihrem Geschäftskontext angeben. Jede Rolle kann in Ihrem Geschäftspartnerstammsatz identifiziert werden.

Um Ihre Geschäftspartner zu strukturieren, müssen Sie sie den entsprechenden Gruppierungen zuordnen. Sobald der Geschäftspartner-Stammsatz angelegt wurde, erhält er eine eindeutige Nummer, die im SAP-System identifiziert werden kann. Um welche Art von Nummer es sich handelt, hängt von der Geschäftspartnergruppierung ab.

Jede Gruppierung ist mit einem Nummernkreis verbunden, der anhand von zwei Kategorien klassifiziert werden kann:

• Interne Nummernvergabe

  Das System ordnet automatisch eine Nummer aus dem Nummernkreis der Gruppierung zu.

  • Darf nur Zahlen enthalten (numerisch)
• Externe Nummernvergabe

  Eine Nummer wird entweder manuell vom Benutzer eingegeben oder aus einer anderen Systemdomäne übertragen.

  • Kann Zahlen enthalten (numerisch)
  • Kann Buchstaben enthalten (alphanumerisch)

Diese drei Schritte sind für das Anlegen von Geschäftspartner-Stammdaten erforderlich. Die Selektion, die während dieser Schritte durchgeführt wird, wird als allgemeine Geschäftspartnerdaten betrachtet.

Es gibt zwei Bereiche von Geschäftspartnerdaten:

• Allgemeine Daten: Enthält grundlegende Informationen
• Rollenspezifische Daten: Enthält geschäftskontextspezifische Informationen

Die folgenden Felder befinden sich in den allgemeinen Daten:

• Obligatorisch:
  • Geschäftspartnernummer: Eindeutiger Identifikator des Geschäftspartners im System
  • Geschäftspartnername: realer Name Ihres Geschäftspartners
  • Geschäftspartnerrolle: Die zugeordneten Rollen. Es können beliebig viele Rollen zugeordnet werden.
  • Geschäftspartnergruppierung: Logik und Ermittlung der Geschäftspartnernummer
  • Adresse: physische Adresse des Geschäftspartners
• Optional:
  • Sprache: Offizielle Kommunikationssprache zwischen Geschäftspartner und ihrem Unternehmen
  • Bankdaten: Bank- und Kontonummer des Geschäftspartners, die im Zahllauf verwendet werden

Abhängig von der Rollenzuordnung gibt es weitere Stammdatenfelder, die sich auf diese spezifische Rolle beziehen. In unserem Fall wird Tireless Tires die Rollen Kreditor und Lieferant haben, d.h. er würde buchhaltungs- und logistikspezifische Daten enthalten.

• Obligatorisch:
  • Buchungskreis: Die Verbindung zur Finanzbuchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens
  • Abstimmkonto: ein Sachkonto, das die Salden dieses Geschäftspartners in der Bilanz repräsentiert
• Optional:
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann und zu welchen Bedingungen müssen die mit diesem Geschäftspartner verbundenen Rechnungen bezahlt werden.
  • Zahlweg: die Art der Zahlung, z.B. eine Überweisung oder ein Scheck

• Obligatorisch:
  • Einkaufsorganisation: die Verbindung zur Logistikabteilung Ihres Unternehmens
• Optional:
  • Einkäufergruppe: Ein Einkäufer oder eine Gruppe von Einkäufern, die für bestimmte Beschaffungen zuständig sind
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann und zu welchen Bedingungen müssen die mit diesem Geschäftspartner verbundenen Rechnungen bezahlt werden.
  • Incoterms: Internationale Handelsklausel für internationale Handelsregeln

José hat gerade rechtzeitig einen neuen Stammdatensatz für Tireless Tires angelegt. Einige Tage später geht eine Rechnung für die erste Bestellung neuer Reifen ein, die die Bike Company bestellt hat. Nun muss sie im System erfasst und schließlich bezahlt werden.

José erkennt, dass diese Aufgaben Teil eines umfassenderen Prozesses mit der Bezeichnung Source-to-Pay sind.

Source-to-Pay ist ein Geschäftsprozess, der mit dem Finden, Verhandeln und Bestellen der Waren beginnt und mit der Schlusszahlung für diese Waren endet. Viele verschiedene Bereiche von Sourcing, Procure to Receipt, Request to Resolution, Manage Supplier and Collaboration und Invoice to Pay sind Teil des Source-to-Pay-Prozesses. Die Buchhaltungsabteilung und die Aufgaben, an denen José beteiligt ist, sind Teil des Teilprozesses Invoice To Pay.

Der Teilprozess Invoice to Pay wird im Lieferantenrechnungsmanagement gestartet, wo die eingehende Lieferanten- oder Kreditorenrechnung in das System eingegeben wird.

Wenn wir die Lieferanten- oder Kreditorenrechnung erfassen, verfügen wir über vollständige Rechnungsinformationen in Echtzeit, die auf eine der folgenden Arten eingegeben werden können:

• Rechnungserfassung mit Bestellung aus der Materialwirtschaft
• Rechnungserfassung ohne Bestellung
• Erfassung wiederkehrender Kreditorenrechnungen
• Massen-Upload von Rechnungen

Es gibt automatisierte Workflows. Dies bedeutet, dass Folgendes vorhanden ist:

• Automatisierter Belegaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen, z. B. Rechnungswesen, Logistik und Lagerverwaltung
• Automatisierter und standardisierter Lösungs- und Genehmigungsprozess, der Rechnungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterleitet

Sobald die Rechnung im System vorhanden ist, kann ein Kreditorenbuchhalter weitere Prozessschritte übernehmen:

• Zahlungsabwicklung
  • Zahlungslauf
  • Einzelne Ausgangszahlung
  • Anzahlung
• Korrespondenz
  • Avise verwalten
  • Zahlungsbestätigungen ausstellen
  • Saldenbestätigungen ausgeben
• Kreditorenanalyse
  • Berichterstattung zu ausstehenden Verbindlichkeiten
• Kontenverwaltung
  • Anlegen und Pflegen von Kreditorenstammdaten

Sehen wir uns einige wichtige Phasen eines Kreditorenrechnungslebenszyklus an.

• Wenn Ihr Kreditor eine Rechnung erstellt, kommt sie schließlich in physischer oder elektronischer Form bei Ihrem Unternehmen an.
• Wenn diese in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben wird und alle Beträge auf Ihren Kreditoren und Sachkonten gebucht werden.
• Falls erforderlich, kann die eingegebene Rechnung korrigiert werden.
• Anschließend werden die Rechnungen basierend auf den Zahlungsbedingungen für den Zahlungslauf ausgewählt.
• Nach der Ausführung des Zahllaufs werden offene Posten ausgeglichen und Zahlungsträger generiert.
• Abschließend können Korrespondenzen wie Zahlungsavise oder Zahlungsbestätigungen erzeugt werden.

José gibt die Kreditorenrechnung von Tireless Tires in das System ein. Um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst wurden, beschließt er, sich den Inhalt genauer anzusehen. Wenn eine Rechnung gebucht wird, wird sie im SAP System als Buchungsbeleg dargestellt.. Nach dem Durchsuchen des Dokumentinhalts erkennt José drei Hauptbereiche:

• Belegkopf, in dem allgemeine oder grundlegende Informationen angezeigt werden
• Belegpositionen (Einzelposten), in denen die Konten und Beträge sich befinden
• Steuerbereich, in dem alle steuerbezogenen Informationen angezeigt werden

Buchungsbelege haben einen Belegkopf, der grundlegende Informationen enthält, die für den gesamten Beleg relevant sind:

• Obligatorisch
  • Buchungsbelegdatum: Das Datum, das auf der Rechnung geschrieben wird.
  • Buchungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung im System gebucht wird.
  • Buchungsbelegart: Klassifizierung der Transaktion, z.B. eine Rechnung, eine Gutschrift oder etwas anderes.
  • Buchungskreis: Bei Kreditorenbuchungen ist der Buchungskreis der Rechnungsempfänger, in unserem Fall die Bike Company.
  • Transaktionswährung: Die Währung des Rechnungsbetrags. Eine Rechnung darf nicht mehrere Währungen enthalten.
• Optional:
  • Referenz: Eine Referenznummer, die eine zusätzliche Rechnungs-ID im System hat.
  • Kopftext: Optionale Beschreibung des gebuchten Belegs.

Der Buchungsbeleg kann bis zu 999 Einzelposten enthalten. Jede Belegzeile enthält die Informationen zu den Beträgen, die auf die relevanten Konten gebucht werden:

• Obligatorisch
  • Konto (Sachkonto): welches Konto die Buchung erhält
  • Soll: zu belastender Betrag, der an einen Sollbuchungsschlüssel gebunden ist
  • Haben: zu entlastender Betrag, der an einen Habenbuchungsschlüssel gebunden ist
• Optional:
  • Positionstext: Zusätzliche Beschreibung der Belegposition

• Optional:
  • Zahlweg: Wie wird diese Rechnung bezahlt, z. B. per Überweisung

• Optional:
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann diese Rechnung bezahlt werden muss

• Obligatorisch
  • Steuerkennzeichen: Grundlage der Steuerberechnung
  • Steuerkonto: Das Sachkonto, das Steuerbuchungen erfasst
  • Steuerbasisbetrag: Nettobetrag, für den die Steuern gelten
  • Soll: Steuerbetrag, der an einen Sollbuchungsschlüssel zu belasten ist
  • Haben: Zu entlastender Steuerbetrag, der an einen Habenbuchungsschlüssel gebunden ist
  • Steuersatz: Steuerprozentwert

Kurz gesagt, wenn eine Kreditorenrechnung in das System eingegeben wird, werden die Beträge auf die relevanten Konten (einschließlich Steuern) gebucht, und diese Rechnung muss innerhalb der vereinbarten Zahlungsbedingungen und mit dem bevorzugten Zahlweg bezahlt werden.