債務管理と、会社の財務業務におけるその役割の説明

ホセと出会う。経営管理研究を終え、Bike Company の会計部門で働き始めました。Bike Company は、持続可能な材料を使用した自転車と電気スクーターを生産しています。

ホセは研究中、さまざまな会計慣行について学び、新しい立場で、主に債務管理または債務管理に従事します。では、債務管理担当者が行う主なタスクは何ですか。では、債務管理担当者の主なタスクは何ですか。まず、Bike Company のオペレーションを見てみましょう。原材料やその他の供給品を毎日購入するため、多数の出荷、サプライヤ請求書、支払処理の処理が必要になります。これらのタスクは社内のさまざまなロールに分散されていますが、Jose の主な仕事は、債務管理です。

債務管理経理担当者のタスク:

• サプライヤ請求書入力特定の品目またはその他の在庫が発注されると、サプライヤは会社の会計管理に記録する必要がある請求書を発行します。請求書は、発注明細と、サプライヤに支払う必要がある合計金額で構成されます。システムに請求書を入力すると、請求書金額が関連する勘定に転記されます。このタスクは、購買担当者などの調達部門の同僚と共有される場合があります。

• 転記修正。請求書が会計システムに入力されると、常に一部の情報が適切に入力されないことがあります。たとえば、システムに入力された合計請求書金額が元の請求書と異なる場合などです。この問題を修正するのは、債務管理担当者です。

• 支払の準備明らかに、請求書が届いたら、支払う必要があります。債務管理の経理担当者が、サプライヤとの間で決済された支払条件および支払方法に従って支払処理を準備します。

• 前受/前払金。サプライヤは、オーダーが納入される前に前受/前払金を要求する場合があります。この前受/前払金の金額は、サプライヤと交渉された条件によって異なります。債務管理の経理担当者が前受/前払金を発行し、交渉した条件が満たされるようにします。

• 支払処理。支払処理は、1 つまたは複数の請求書に対する支払を同時に登録するアクティビティです。支払方法に応じて支払オブジェクトが生成されます。たとえば、物理的な支払オブジェクト (小切手など) や電子支払オブジェクト (銀行振込など) などです。

• 定期アクティビティ決算処理については、債務管理担当者が実行する特定の定期アクティビティがあります。これらのアクティビティには、サプライヤへの勘定残高確認の送信、外貨で転記された請求書への外貨評価の実行、および法的要件に基づく貸借対照表内の債務明細の再グループ化が含まれます。

José は、調達に関与する Bike Company のサプライヤやその他の部門と緊密に連携します。しかし、ホセはこれまで SAP と連携したことはありません。そこで、SAP システム内で債務管理ドメインがどのように表されるかを理解したいと考えています。

債務管理 (別称: 請求書管理) は、会社のサプライヤ関連金融取引に関する情報を提供する、SAP 内の個別のドメインです。これは、会社のサプライヤ取引の財務概要を登録する個別の作業領域とみなすことができます。各会社のサプライヤの表示、請求書と支払の処理、サプライヤ分析の実行、および公式な通信を行うことができます。

債務管理は、債務取引を処理する SAP 内の作業領域です。会計部門は、請求書の入力と支払プロセスを処理します。これは、ソーシングおよび調達と緊密に統合されています。

SAP の債務管理機能は、以下の 4 つの主要部分にまとめることができます。

• 最初のパートは Account Management (預金管理) です。ここでは、サプライヤに必要なすべてのマスタデータを記録および更新します。

• 2 番目の部分は支払処理です。このドメインの機能は、債務管理の経理担当者がサプライヤへの支払を実行し、それらが可能な限り最適な時間に行われるようにするのをサポートします。債務は、支払プログラムを使用して支払われます。支払プログラムでは、すべての標準支払方法および国依存の支払方法がサポートされています。

• 3 番目の部分は連絡文書です。これにより、サプライヤとの正式な通信が可能になります。要件に応じて、残高確認書、銀行報告書、およびその他の形式の連絡文書を送信することができます。

• 最後にサプライヤー分析ですここでは、仕入債務回転日数、支払期日超過債務、年齢調べなどの主要業績指標 (KPI) を提供するさまざまな組込ビジネスインテリジェンス機能を活用することができます。

José の最初の勤務日に、Bike Company は新しいサプライヤ Tieless Tires と提携し、自転車生産用のタイヤを供給しました。このサプライヤは新規であるため、会社の SAP システムに表示される必要があります。これは、José にとって、SAP システムでの新規仕入先の処理プロセスを理解する絶好の機会です。最初に、ワイヤレスタイヤの新規マスタデータレコードを SAP システムに登録する必要があります。会社名、住所、銀行接続などの一般データが入力されます。ここで、ビジネスパートナのコンセプトを使用します。このビジネスパートナエンティティをシステムに登録することで、特定された他のロール (サプライヤや得意先など) 間の関係と、元のマスタビジネスパートナエンティティとの関係を更新することができます。

最初は、ビジネスパートナは汎用です。これは、会社とあらゆる種類のビジネスを行うエンティティです。たとえば、サプライヤ、得意先、またはその両方などです。

システムで新しいサプライヤを正確に表すには、Jose がこの新しいビジネスパートナを作成する際に 3 つの必須ステップに従う必要があります。

• ビジネスパートナカテゴリを選択してください
• 1 つまたは複数のビジネスパートナロールの割当
• ビジネスパートナグルーピングの決定

パートナカテゴリを選択すると、システムによって提供される一般マスタデータ項目が決定されます。

以下の 3 つのカテゴリから選択することができます。

• 個人: 個人事業主 (家主/地主など)
• 組織: 法人 (会社など)
• グループ: 人々のグループ (コミュニティなど)

最初に、ビジネスパートナロールを見てみましょう。ビジネスコンテキストに応じて、単一ロール、複数のロール、または無制限数のロールを使用して、このビジネスパートナとの関係を指定することができます。各ロールは、マスタレコードで識別することができます。

ビジネスパートナを構造化するには、それぞれのグルーピングにビジネスパートナを割り当てる必要があります。ビジネスパートナマスタレコードが登録されると、SAP システム内で一意の番号が識別されます。どの種類の数字になるかは、ビジネスパートナグルーピングによって異なります。

各グループは番号範囲に関連付けられており、以下の 2 つのカテゴリに基づいて分類することができます。

• 内部番号割当

  番号は、グループの番号範囲から自動的に割り当てられます。

  • 数値 (数値) のみを含めることができます。
• 外部番号割当

  番号はユーザがマニュアルで入力するか、または別のシステムドメインから転送されます。

  • 数字を含めることができる (数値)
  • 文字 (英数字) を含めることができます。

これらの 3 つのステップは、ビジネスパートナマスタデータ登録に不可欠です。これらのステップで実行される選択は、ビジネスパートナ一般データとして表示されます。

ビジネスパートナデータには、以下の 2 つの領域があります。

• 一般データ: 基本情報を含む
• ロール固有データ: ビジネスコンテキスト固有の情報が含まれます。

一般データ内には、以下の項目があります。

• 必須:
  • ビジネスパートナ番号: システムにおける一意のビジネスパートナ ID
  • ビジネスパートナ名: ビジネスパートナの実際の名称
  • ビジネスパートナロール: 割り当てられたロール。割当可能なロールの数に制限はありません
  • ビジネスパートナグルーピング: ビジネスパートナ番号ロジックおよび決定
  • 住所: ビジネスパートナの実際の住所
• オプション:
  • 言語: ビジネスパートナとユーザ自身間の公式通信言語
  • 銀行データ: 支払処理で使用されるビジネスパートナの銀行および銀行口座番号

ロール割当に応じて、この特定のロールに関連する追加項目が存在する場合があります。この例では、ワイヤレスタイヤにはサプライヤロールがあります。つまり、会計管理およびロジスティクス関連のデータが含まれます。

• 必須:
  • 会社コード: 会社の財務会計部門への接続
  • 統制勘定: 貸借対照表のこのビジネスパートナの残高を表す G/L 勘定
• オプション:
  • 支払条件: この取引先に関連する請求書の支払期限および条件
  • 支払方法: 支払形式 (銀行振込や小切手など)

• 必須:
  • 購買組織: 会社のロジスティクス部門への接続
• オプション:
  • 購買グループ: 特定の調達を担当する購買担当者または購買担当者のグループ
  • 支払条件: この取引先に関連する請求書の支払は、いつ、どのような条件下で行われる必要があるか
  • インコタームズ: 国際取引ルールの商業用語

José は、ワイヤレスタイヤの新規マスタデータレコードを時間内に登録しました。数日後、Bike Company が発注した新規タイヤの最初のロットに対する請求書を受領します。これをシステムに記録し、最終的に支払う必要があります。

José は、これらのタスクが Source-to-Pay と呼ばれるより大きなプロセスの一部であることを認識しています。

Source-to-Pay は、商品の検索、交渉、および発注から始まり、これらの商品の最終支払に達するビジネスプロセスです。ソーシングから支払いまでのプロセスには、ソーシング、調達から受領まで、依頼から解決まで、サプライヤーとコラボレーションの管理、請求から支払までの多くの領域が含まれます。José が関与する会計部門およびタスクは、請求書から支払までのサブプロセスの一部です。

Invoice-to-Pay サブプロセスは、仕入先請求書がシステムに入力されるサプライヤ請求書管理内で開始されます。

サプライヤー請求書の入力時に、完全な請求書情報がリアルタイムで提供されます。この情報は、以下のいずれかの方法で入力することができます。

• 在庫/購買管理からの購買発注による請求書入力
• 購買発注のない請求書入力
• 繰返サプライヤ請求書の入力
• 請求書の一括アップロード

自動化されたワークフローが用意されています。つまり、以下があります。

• 会計管理、ロジスティクス、倉庫管理など、さまざまな部門間での自動伝票交換
• 解決および承認プロセスの自動化と標準化により、請求書を適切な担当者に適切なタイミングで転送

請求書がシステムに登録されると、債務管理の経理担当者は追加のプロセスステップを引き継ぐことができます。

• 支払処理
  • 支払処理
  • 個別銀行支払
  • 前受金
• 連絡文書
  • 支払明細通知書の管理
  • 支払確認の発行
  • 残高確認書の発行
• サプライヤ分析
  • 債務残高に関するレポート
• 勘定コード管理
  • サプライヤマスタデータの登録および更新

サプライヤ請求書ライフサイクルの重要なステージをいくつか見ていきましょう。

• サプライヤーが請求書を作成したら、最終的に物理的または電子的な形で貴社に到着します。
• 会計システムに入力されると、すべての金額がサプライヤおよび G/L 勘定に転記されます。
• 必要に応じて、入力した請求書を修正することができます。
• 次に、支払条件に基づいて、支払処理の請求書が選択されます。
• 支払処理の実行後、未消込明細が消し込まれ、支払オブジェクトが生成されます。
• 最後に、支払明細通知書や支払確認などの連絡文書を生成できます。

ジョゼはティレスタイヤからのサプライヤ請求書をシステムに入力します。必要な情報がすべて記録されていることを確認するために、彼は、その内容を詳しく調べることにしました。請求書が転記されると、その請求書は会計仕訳、つまり財務伝票になります。ドキュメントのコンテンツを参照した後、ホセは以下の 3 つの主要領域を認識します。

• 一般または基本情報が表示される伝票ヘッダ
• 伝票明細。ここでは、勘定および金額を確認することができます。
• 税領域: すべての税関連情報が表示されます。

財務伝票には、伝票全体に関連する基本情報を含む 1 つのヘッダ領域があります。

• 必須:
  • 仕訳日付: 請求書に書き込まれる日付。
  • 転記日付: 請求書がシステムに記録される日付。
  • 仕訳タイプ: 取引の分類 (請求書、クレジットメモ、またはその他の取引など)。
  • 会社コード: サプライヤ取引では、会社コードは請求書受領者であり、この例では Bike Company です。
  • 取引通貨: 請求書金額の通貨。1 つの請求書に複数の通貨を含めることはできません。
• オプション:
  • 参照: システムに追加の請求書 ID が含まれる参照番号があります。
  • ヘッダテキスト: 転記済伝票の任意のテキスト。

財務伝票には、最大 999 件の明細を含めることができます。各明細には、関連する勘定に転記される金額に関する情報が表示されます。

• 必須:
  • 勘定 (G/L 勘定): 転記を受け取る勘定
  • 借方: 借方転記キーに関連付けられた借方金額
  • 貸方: 貸方転記キーに関連付けられた貸方額
• オプション:
  • 明細テキスト: 伝票明細の追加テキスト

• オプション:
  • 支払方法: この請求書の支払方法 (銀行振込など)

• オプション:
  • 支払条件: この請求書の支払が必要な期限

• 必須:
  • 税コード: 税計算の基準
  • 税勘定: 税転記を含む G/L 勘定
  • 課税基準額: 税が適用される正味額
  • 借方: 借方転記キーに関連付けられた借方の税額
  • 貸方: 貸方転記キーに関連付けられた貸方税額
  • 税率: 税率値

つまり、サプライヤ請求書がシステムに入力されると、金額が関連する勘定 (税を含む) に転記され、この請求書は交渉済の支払条件内および優先支払方法を使用して支払われる必要があります。