회사 재무 운영에서의 채무 관리 및 역할 이해

José 씨를 만나보세요. 방금 경영학 공부를 마치고 자전거 회사의 회계 부서에서 일하기 시작했습니다. 자전거 회사는 지속 가능한 재료로 만든 자전거와 전자 스쿠터를 생산합니다.

연구 기간 동안 Jose는 다양한 회계 관행에 대해 배웠고, 새로운 포지션에서는 주로 채무 관리 또는 채무에서 근무하게 됩니다. 채무 관리 회계 담당자가 수행하는 주요 태스크는 무엇입니까? 따라서 채무 관리 회계 담당자의 주요 태스크는 무엇입니까? 먼저 자전거 회사의 운영을 살펴보겠습니다. 원자재 및 기타 공급을 매일 구매하여 처리해야 하는 납품, 공급업체 송장 및 지급 실행이 많아집니다. 이러한 태스크는 회사 내 여러 역할에 분산되어 있지만, Joze의 주요 업무는 채무 관리 회계입니다.

채무 관리 회계 담당자 태스크:

• 공급업체 송장 입력 앱을 찾습니다. 특정 자재 또는 기타 재고를 주문하면 공급업체는 회사의 회계에 기록해야 하는 송장을 발행합니다. 송장은 오더 품목과 공급업체에 지급해야 하는 총액으로 구성됩니다. 시스템에 송장을 입력하면 송장 금액이 관련 계정에 전기됩니다. 경우에 따라 이 태스크를 조달 부서의 동료(예: 구매자)와 공유할 수 있습니다.

• 전기 수정 을 선택합니다. 송장이 회계 시스템에 입력되면 항상 일부 정보가 잘못 입력되었을 수 있습니다. 예를 들어, 시스템에 입력된 총 송장 금액이 원래 송장과 다른 경우입니다. 채무 관리 회계 담당자는 이 문제를 해결할 수 있는 회계 담당자입니다.

• 지급 준비. 분명히 송장이 도착하면 지급해야 합니다. 채무 관리 회계 담당자는 공급업체에 대해 정산된 지급 조건 및 지급 방법에 따라 지급 실행을 준비합니다.

• 선금 을 선택합니다. 때때로 공급업체가 오더가 납품되기 전에 선금을 요청할 수 있습니다. 이 선금 금액은 공급업체와 협상한 조건에 따라 달라집니다. 채무 관리 회계 담당자가 선금을 발행하므로 협상된 조건을 충족할 수 있습니다.

• 지급 실행 을 선택합니다. 지급 실행은 하나 이상의 송장에 대한 지급을 동시에 생성하는 액티비티입니다. 지급 방법에 따라 지급 오브젝트를 생성한다. 예를 들어 실제 지급 오브젝트(예: 수표) 또는 전자 지급 오브젝트(예: 은행 이체)가 될 수 있습니다.

• 정기 액티비티. 재무 결산 측면에서는 채무 관리 회계 담당자가 수행하는 특정 정기 액티비티가 있습니다. 이러한 액티비티에는 공급업체에 계정 잔액 확인서 발송, 외화로 전기된 송장에 대한 외화 평가 수행, 법적 요건에 따른 대차대조표 내 채무 항목 재그룹화가 포함됩니다.

Jose는 구매와 관련된 자전거 회사의 공급업체 및 기타 부서와 긴밀히 협력할 예정입니다. 그러나 Jose는 지금까지 SAP와 협력한 적이 없습니다. 따라서 SAP 시스템 내에서 채무 관리 도메인이 어떻게 표현되는지 알아보려고 합니다.

채무 관리(Invoice Management라고도 함)는 SAP의 별도 도메인으로, 회사의 공급업체 관련 재무 작업에 대한 정보를 제공합니다. 회사의 공급업체 거래에 대한 재무 개요를 생성하는 별도의 작업 영역으로 볼 수 있습니다. 각 회사의 공급업체를 조회하고, 송장과 지급을 처리하고, 공급업체 분석을 수행하고, 공식 방식으로 소통할 수 있습니다.

채무 관리는 채무 거래를 처리하는 SAP 내의 작업 영역입니다. 회계 부서에서 송장 입력 및 지급 프로세스를 관리합니다. 소싱 및 조달과 긴밀하게 통합됩니다.

SAP의 채무 관리 기능은 다음 네 가지 주요 부분으로 요약할 수 있습니다.

• 첫 번째 부분은 계정 관리입니다. 여기서 공급업체에 필요한 모든 마스터 데이터를 기록하고 관리합니다.

• 두 번째 부분은 지급 처리입니다. 이 도메인의 기능은 채무 관리 회계 담당자가 공급업체에 대한 지급을 실행하고 가능한 한 최적의 시기에 지급을 수행하도록 지원합니다. 채무는 지급 프로그램을 사용하여 지급됩니다. 지급 프로그램은 모든 표준 지급 방법과 국가별 지급 방법을 지원합니다.

• 세 번째 부분은 서신입니다. 공급자와 공식적인 커뮤니케이션을 가능하게 합니다. 필요에 따라 잔액 확인서, 계정 명세서 및 기타 형태의 통지서를 보낼 수 있습니다.

• 마지막으로, Supplier Analytics가 제공됩니다. 여기서 매입 채무 회전 일수, 기한 초과 채무, 연령 분석 등의 핵심 성과 지표를 제공하는 다양한 임베드된 비즈니스 인텔리전스 기능을 활용할 수 있습니다.

José's first day of work에서 Bike Company는 새로운 공급업체인 Tireless Tires 와 파트너십을 맺어 자전거 생산을 위한 타이어를 공급했습니다. 이 공급업체는 신규 공급업체이므로 회사의 SAP 시스템에 표시되어야 합니다. 이는 Jose가 SAP 시스템에서 신규 공급업체가 처리되는 과정을 이해할 수 있는 완벽한 기회입니다. 먼저, 티리시 타이어의 신규 마스터 데이터 레코드를 SAP 시스템에 생성해야 합니다. 회사 이름, 주소, 은행 연결 등의 일반 데이터가 입력됩니다. 이제 비즈니스 파트너의 개념이 사용됩니다. 시스템에서 이 비즈니스 파트너 엔티티를 생성하면 식별된 다른 역할(예: 공급업체 및 고객)과 원래 마스터 비즈니스 파트너 엔티티와의 관계 간의 관계를 설정할 수 있습니다.

처음에는 비즈니스 파트너가 일반적입니다. 회사와 모든 종류의 비즈니스를 수행하는 엔티티입니다. 예를 들어 공급업체, 고객 또는 둘 다일 수 있습니다.

시스템에서 신규 공급업체를 정확하게 나타내려면 Jose 가 이 신규 비즈니스 파트너를 생성할 때 다음 세 가지 필수 단계를 따라야 합니다.

• 비즈니스 파트너 범주 선택
• 하나 이상의 비즈니스 파트너 역할 지정
• 비즈니스 파트너 그룹화 결정

파트너 범주를 선택하면 시스템에서 제공되는 일반 마스터 데이터 필드가 결정됩니다.

다음 세 가지 범주 중에서 선택할 수 있습니다.

• 개인: 개인(예: 임대인)
• 조직: 법인체(예: 회사)
• 그룹: 사용자 그룹(예: 커뮤니티)

먼저 비즈니스 파트너 역할을 살펴보겠습니다. 비즈니스 컨텍스트에 따라 단일 역할, 복수 역할 또는 무제한의 역할로 이 비즈니스 파트너에 대한 관계를 지정할 수 있습니다. 각 역할은 마스터 레코드에서 확인할 수 있습니다.

비즈니스 파트너를 구조화하려면 각 그룹에 해당 파트너를 지정해야 합니다. 비즈니스 파트너 마스터 레코드가 생성되면 SAP 시스템 내에서 식별할 수 있는 고유 번호를 얻게 됩니다. 어떤 종류의 번호를 사용할지는 비즈니스 파트너 그룹화에 따라 달라집니다.

각 그룹화는 다음 두 가지 범주에 따라 분류될 수 있는 번호 범위에 연결됩니다.

• 내부 번호 지정

  그룹화 번호 범위에서 자동으로 번호가 지정됩니다.

  • 숫자만 포함할 수 있음(숫자)
• 외부 번호 지정

  번호는 사용자가 직접 입력하거나 다른 시스템 도메인에서 전송됩니다.

  • 숫자(숫자)를 포함할 수 있습니다.
  • 문자(영숫자)를 포함할 수 있습니다.

이 3단계는 비즈니스 파트너 마스터 데이터 생성에 필수적입니다. 이 단계에서 수행된 선택은 비즈니스 파트너 일반 데이터로 간주됩니다.

비즈니스 파트너 데이터에는 두 가지 영역이 있습니다.

• 일반 데이터: 기본 정보 포함
• 역할별 데이터: 비즈니스 컨텍스트 고유 정보 포함

일반 데이터 안에 다음 필드가 있습니다.

• 필수:
  • 비즈니스 파트너 번호: 시스템의 고유 비즈니스 파트너 식별자
  • 비즈니스 파트너 이름: 비즈니스 파트너의 실제 이름
  • 비즈니스 파트너 역할: 지정된 역할입니다. 역할 수 무제한 지정 가능
  • 비즈니스 파트너 그룹화: 비즈니스 파트너 번호 로직 및 결정
  • 주소: 비즈니스 파트너의 실제 주소
• 선택사항:
  • 언어: 비즈니스 파트너와 본인 간의 공식 사용 언어
  • 은행 데이터: 지급 실행에 사용될 비즈니스 파트너의 은행 및 은행 계좌 번호

역할 지정에 따라 이 특정 역할과 관련된 추가 필드가 있을 수 있습니다. 이 경우, 티리언 타이어스는 회계 및 물류 관련 데이터를 포함하는 공급업체 역할을 하게 됩니다.

• 필수:
  • 회사 코드: 회사의 재무회계 부서에 대한 연결
  • 조정 계정: 대차대조표에서 이 비즈니스 파트너의 잔액을 나타내는 G/L 계정
• 선택사항:
  • 지불 조건: 이 비즈니스 파트너와 연결된 송장을 언제 어떤 조건에 지불해야 합니까?
  • 지급 방법: 지급 서식(예: 은행 이체 또는 수표)

• 필수:
  • 구매 조직: 회사의 물류 부서에 대한 연결
• 선택사항:
  • 구매 그룹: 특정 조달을 담당하는 구매자 또는 구매자 그룹
  • 지불 조건: 이 비즈니스 파트너와 연결된 송장의 지불 기한 및 기한
  • Incoterms: 국제 무역 규칙에 대한 국제 상업 조건

Jose는 타이어스에 대한 새로운 마스터 데이터 레코드를 정시에 생성했습니다. 며칠 후 자전거 회사에서 주문한 신규 타이어의 첫 번째 배치에 대한 송장이 도착합니다. 이제 시스템에 기록하고 최종적으로 지급해야 합니다.

Jose는 이러한 작업이 소싱-지급(Source-to-Pay)이라는 더 큰 프로세스의 일부라는 점을 인식하고 있습니다.

소싱-지급(Source-to-Pay)은 상품을 찾고, 협상하고, 주문하는 것으로 시작하여 이러한 상품에 대한 최종 지급을 마무리하는 비즈니스 프로세스입니다. 소싱-지급(Procure-to-Receipt), 해결 요청(Request to Resolution), 공급업체 및 협업 관리(Manage Supplier and Collaboration), 송장-지급(Invoice to Pay) 등 다양한 영역이 소싱-지급(Source-to-Pay) 프로세스의 일부입니다. 회계 부서와 Jose 태스크는 송장-지급(Invoice-to-Pay) 하위 프로세스의 일부입니다.

수령 공급업체 송장이 시스템에 입력되는 공급업체 송장 관리 내에서 송장-지급(Invoice-to-Pay) 하위 프로세스가 시작됩니다.

공급업체 송장을 입력할 때 실시간으로 전체 송장 정보를 입력할 수 있으며, 다음 방법 중 하나로 입력할 수 있습니다.

• 자재 관리의 구매 오더를 통한 송장 입력
• 구매 오더 없이 송장 입력
• 반복 공급업체 송장 입력
• 송장 일괄 업로드

자동화된 워크플로우가 있습니다. 즉, 다음과 같은 특징이 있습니다.

• 회계, 물류, 창고 관리 등 여러 부서 간의 문서 교환을 자동화합니다.
• 자동화되고 표준화된 해결 및 승인 프로세스 - 적시에 적절한 사람에게 송장을 전달합니다.

시스템에 송장이 생성되면 채무 관리 회계 담당자가 다음 프로세스 단계를 추가로 수행할 수 있습니다.

• 지급 처리
  • 지급 실행
  • 단일 지급
  • 선금
• 통지서
  • 지급 통지 관리
  • 지급 확인 발행
  • 잔액 확인 발행
• 공급업체 분석
  • 미결 채무 리포팅
• 계정 관리
  • 공급업체 마스터 데이터 생성 및 유지보수

공급업체 송장 수명 주기의 몇 가지 중요한 단계를 살펴보겠습니다.​

• 공급업체가 송장을 생성하면 최종적으로 회사에 실제 서식 또는 전자 서식으로 도착합니다.​
• 회계 시스템에 입력되고 모든 금액이 공급업체 및 G/L 계정에 전기되면 ​
• 필요한 경우, 입력된 송장을 수정할 수 있습니다. ​
• 그런 다음 지급 조건에 따라 지급 실행을 위해 송장이 선택됩니다. ​
• 지급 실행이 수행되면 미결 항목이 반제되고 지급 오브젝트가 생성됩니다.
• ​마지막으로 지급 통지 또는 지급 확인서와 같은 통지서를 생성할 수 있습니다.

Jose는 시스템에 Tireless Tires의 공급업체 송장을 입력합니다. 필요한 모든 정보를 기록하기 위해 해당 내용을 자세히 살펴보기로 합니다. 송장이 전기되면 회계 분개가 되거나 재무 문서가 됩니다. 문서의 내용을 살펴본 후 Jose는 다음 세 가지 주요 영역을 인식합니다.

• 일반 또는 기본 정보가 표시되는 전표 헤더
• 계정 및 금액을 볼 수 있는 전표 개별 항목
• 세금 영역(모든 세금 관련 정보가 표시됨)

재무 전표에는 전체 전표와 관련된 기본 정보가 들어 있는 하나의 헤더 영역이 있습니다.

• 필수:
  • 분개일: 송장에 기록된 일자입니다.
  • 전기일: 시스템에 송장이 기록되는 일자입니다.
  • 분개 유형: 거래 분류(예: 송장, 대변 메모 또는 기타)
  • 회사 코드: 공급업체 거래에서 회사 코드는 송장 수령인(여기서는 자전거 회사)입니다.
  • 거래 통화: 송장 금액의 통화입니다. 하나의 송장에 여러 통화를 사용할 수 없습니다.
• 선택사항:
  • 참조: 시스템에 추가 송장 ID가 있는 일부 참조 번호입니다.
  • 헤더 텍스트: 전기된 전표에 대한 선택적 내역입니다.

재무 전표에는 최대 999개의 개별 항목이 포함될 수 있습니다. 각 개별 항목은 관련 계정에 전기되는 금액에 대한 정보를 제공합니다.

• 필수:
  • 계정(G/L 계정): 전기를 수신하는 계정
  • 차변: 차변 전기 키에 연결된 차변 금액
  • 대변: 대변 전기 키에 연결된 대변 기입 금액
• 선택사항:
  • 품목 텍스트: 문서 개별 항목의 추가 설명

• 선택사항:
  • 지급 방법: 이 송장은 예를 들어 은행 이체를 통해 어떻게 지급됩니까?

• 선택사항:
  • 지급 조건: 이 송장을 지급해야 하는 기한

• 필수:
  • 세금 코드: 세금 계산의 기준
  • 세금 계정: 세금 전기를 수집하는 G/L 계정입니다.
  • 과세 표준액: 세금이 적용되는 순액
  • 차변: 차변 전기 키에 연결된 차변에 기입될 세액
  • 대변: 대변 전기 키에 연결된 대변 기입될 세액
  • 세율: 세율 값

따라서 간단히 말해서 공급업체 송장이 시스템에 들어가면 금액이 관련 계정(세금 포함)에 전기되고 협상된 지급 조건 내에서 선호하는 지급 방법으로 이 송장을 지급해야 합니다.