介绍应付账款管理及其在公司财务运营中的角色。

与 José 会面。他刚刚完成了业务管理研究，并开始在自行车公司的会计部门工作。自行车公司生产由可持续材料制成的自行车和电子滑板车。

在他的研究中，José 了解了不同的会计实践，他将在新的职位上主要从事应付账款管理或应付账款工作。那么，应付账款管理会计的主要任务是什么？那么，应付账款管理会计的主要任务是什么？我们先来看看自行车公司的运营情况。他们每天采购原材料和其他用品，从而产生大量需要处理的交货、供应商发票和付款运行。尽管这些任务在公司内的不同角色之间分配，但 Jose 的主要工作是应付账款管理会计。

应付账款管理会计任务：

• 供应商发票输入。订购特定物料或其他库存时，供应商会开具需要在公司会计中记录的发票。发票包括订单项目，以及需要支付给供应商的总金额。将发票输入到系统中意味着发票金额过账到相关科目。有时，此任务可能与采购部门的同事（例如采购员）共享。

• 过账更正。当发票进入会计系统时，可能会始终出现某些信息输入错误的情况。例如，如果系统中输入的总发票金额与原始发票不同。应付账款管理会计将更正此问题。

• 准备付款。显然，收到发票后，需要进行付款。应付账款管理会计根据与供应商结算的付款条件和付款方式，准备付款运行。

• 预付款。有时，供应商可能会在订单交货之前请求预付款。此预付款的金额取决于与供应商协商的条款。应付账款管理会计发出预付款，以便满足协商条件。

• 付款运行。付款运行是一项活动，可同时为一个或多个发票创建付款。它根据付款方式生成付款对象。例如，可以是支票等实际付款对象或银行转账等电子付款对象。

• 定期活动。在财务关账方面，应付账款管理会计会执行某些定期活动。这些活动包括向供应商发送科目余额确认、对以外币过账的发票执行外币评估，以及根据法律要求重组资产负债表中的应付账款项目。

José 将与供应商以及自行车公司参与采购的其他部门密切合作。但是，José 以前从未与 SAP 合作。因此，他希望了解应付账款管理域在 SAP 系统中的表示方式。

应付账款管理（也称为发票管理）是 SAP 中的一个单独域，用于提供有关公司供应商相关财务操作的信息。可将其视为单独的工作区，创建公司供应商交易的财务概览。您可以查看每个公司的供应商、处理发票和付款、执行供应商分析并以官方方式进行沟通。

应付账款管理是 SAP 中用于处理应付账款交易的工作区域。会计部门负责发票录入和付款流程。它与寻源和采购紧密集成。

SAP 中的应付账款管理功能可汇总为 4 个主要部分：

• 第一部分是科目管理。在此，您将记录和维护供应商的所有必要主数据。

• 第二部分是付款处理。该领域的功能支持应付账款管理会计人员向供应商付款，并确保在最佳时间付款。使用付款程序支付应付账款。付款程序支持所有标准付款方式以及国家/地区特定付款方式。

• 第三部分是信函。它支持与供应商进行正式通信。您可以根据需要发送余额确认、对账单和其他形式的信函。

• 最后，我们提供了供应商分析功能。在此，您可以从提供关键绩效指标（如应付账款周转天数、逾期应付账款或账龄分析）的各种嵌入式商务智能功能中获利。

在 José 的第一天工作中，自行车公司与新供应商 Tireless Tires 建立了合作伙伴关系，为他们提供轮胎以进行自行车生产。由于此供应商是新供应商，因此需要在公司的 SAP 系统中表示。这是 José 了解 SAP 系统中新供应商处理流程的绝佳机会。首先，需要在 SAP 系统中为 Tireless Tires 创建新的主数据记录。输入公司名称、地址、银行连接等常规数据。现在就是使用业务伙伴概念的时候。通过在系统中创建此业务伙伴实体，我们可以维护其他已识别角色（例如供应商和客户）之间的关系及其与原始主业务伙伴实体之间的关系。

最初，业务伙伴是通用的。它是与您的公司进行任何类型的业务的实体。例如，可能是您的供应商、您的客户，甚至可能是两者。

为了在系统中准确表示新供应商，Jose 必须在创建此新业务伙伴时按照 3 个必要步骤进行操作：

• 选择业务伙伴类别
• 分配一个或多个业务伙伴角色
• 确定业务伙伴分组

选择合作伙伴类别将确定系统提供的通用主数据字段。

您可以从以下 3 个类别中选择：

• 人员：个人，例如房东
• 组织：法律实体，例如公司
• 组：一组人，例如社区

我们先来了解一下业务伙伴角色。您可以根据业务上下文，使用单个角色、多个角色甚至无限数量的角色指定您与此业务伙伴的关系。可以在主记录中识别每个角色。

要构建业务伙伴，需要将其分配到相应的分组。创建业务伙伴主记录后，将获得唯一编号以在 SAP 系统中进行标识。编号类型取决于业务伙伴分组。

每个分组都连接到一个编号范围，可根据两个类别进行分类：

• 内部编号分配

  系统根据分组的编号范围自动分配编号。

  • 只能包含数字
• 外部编号分配

  数字由用户手动输入，或从其他系统域传输

  • 可以包含数字
  • 可以包含字母（字母数字）

这 3 个步骤对于创建业务伙伴主数据至关重要。在这些步骤中执行的选择被视为业务伙伴常规数据。

业务伙伴数据有 2 个范围：

• 一般数据：包含基本信息
• 角色特定数据：包含业务上下文特定信息

以下字段位于常规数据中：

• 必需：
  • 业务伙伴编号：系统中的唯一业务伙伴标识符
  • 业务伙伴名称：业务伙伴的真实名称
  • 业务伙伴角色：分配的角色。可以分配无限数量的角色
  • 业务伙伴分组：业务伙伴编号逻辑和确定
  • 地址：业务伙伴的实际地址
• 可选：
  • 语言：业务伙伴和您之间的官方通信语言
  • 银行数据：将在付款运行中使用的业务伙伴银行和银行账号

根据角色分配，可能存在与此特定角色相关的附加字段。在我们的案例中，Tireless Tires 将具有供应商角色，这意味着它将包含会计和物流相关数据。

• 必需：
  • 公司代码：与公司的财务会计部门的连接
  • 统驭科目：在资产负债表中表示此业务伙伴余额的总账科目
• 可选：
  • 付款条件：发票将在此业务伙伴连接的时间和条件之前需要进行付款
  • 付款方式：付款方式，例如银行转账或支票

• 必需：
  • 采购组织：与贵公司物流部门的连接
• 可选：
  • 采购组：负责特定采购的买方或采购员组
  • 付款条件：在何时或什么条件下需要支付与此业务伙伴相关的发票
  • 国际贸易条款：国际贸易规则的国际商业术语

José 刚刚为 Tireless Tires 创建了新的主数据记录。几天后，收到自行车公司订购的第一批新轮胎的发票。现在需要在系统中记录并最终支付。

José 发现这些任务是更大的寻源到付款流程的一部分。

寻源到付款是一个业务流程，从查找、协商和订购货物开始，最后对这些货物进行最终付款。寻源、采购到收货、请求到解决、管理供应商和协作以及发票到付款等许多不同领域都是寻源到付款流程的一部分。会计部门和任务 José 是发票到付款子流程的一部分。

发票到付款子流程在供应商发票管理中启动，收到的供应商发票在此进入系统。

输入供应商发票时，我们可以实时填写发票信息，这些信息可通过以下方式之一输入：

• 使用物料管理中的采购订单进行发票录入
• 无采购订单的发票录入
• 输入经常性供应商发票
• 批量上载发票

系统提供了自动化工作流。这意味着：

• 在不同部门之间自动交换凭证，例如会计、物流和仓库管理
• 自动化和标准化的解决和审批流程，在正确的时间将发票发送给合适的人员

发票输入系统后，应付账款管理会计可以接管其他流程步骤：

• 付款处理
  • 付款运行
  • 单一付款
  • 预付定金
• 信函
  • 管理付款通知
  • 发出付款确认
  • 发出余额确认
• 供应商分析
  • 未清应付账款报表
• 账户管理
  • 供应商主数据创建和维护

我们来了解一下供应商发票生命周期的一些重要阶段​

• 供应商创建发票时，最终以实物或电子形式到达贵公司​
• 在会计系统中输入并且所有金额都过账到供应商和总账科目时 ​
• 如有必要，可以更正输入的发票​
• 然后，根据付款条件选择付款运行的发票​
• 执行付款运行后，清算未清项目并生成付款对象
• 制定 最后，可能会生成信函，如付款通知或付款确认

José 在系统中输入来自 Tireless Tires 的供应商发票。为确保记录所有必要信息，他决定仔细查看其内容。过账发票时，发票将成为会计日记账分录，即财务凭证。浏览文档内容后，José 发现了 3 个主要区域：

• 凭证抬头，其中显示常规或基本信息
• 凭证行项目，您可以在其中查看科目和金额
• 税收范围，其中显示所有税收相关信息

财务凭证具有一个抬头区域，其中包含与整个凭证相关的基本信息：

• 必需：
  • 日记账分录日期：发票上写入的日期。
  • 过账日期：在系统中记录发票的日期。
  • 日记账分录类型：交易的分类，例如发票、贷项凭证或其他类型。
  • 公司代码：在供应商交易中，公司代码是发票接收方，在本例中为自行车公司。
  • 交易货币：发票金额的货币。一个发票中不能有多种货币。
• 可选：
  • 参考：在系统中具有附加发票标识的一些参考编号。
  • 抬头文本：已过账凭证的可选描述。

财务凭证最多可包含 999 个行项目。每个行项目都提供有关过账到相关科目的金额的信息：

• 必需：
  • 科目（总账科目）：接收过账的科目
  • 借方：与借方过账码相关的借记金额
  • 贷项：与贷方过账码相关的待贷记金额
• 可选：
  • 项目文本：凭证行项目的附加描述

• 可选：
  • 付款方式：如何支付此发票，例如通过银行转账

• 可选：
  • 付款条件：需要支付此发票之前

• 必需：
  • 税码：税收计算的基础
  • 税务科目：收集税务过账的总账科目
  • 税基额：应用税款的净额
  • 借方：与借方过账码相关的要借记的税额
  • 贷项：与贷方过账码相关的待贷记税额
  • 税率：税收百分比值

因此，简而言之，当供应商发票进入系统时，金额将过账到相关科目（包括税），并且此发票需要在协商的付款条件和首选付款方式内支付。