Beschreiben des Forderungsmanagements und seiner Rolle in den Finanzvorgängen des Unternehmens

Treffen Sie Linda. Sie beendete gerade ihr Betriebswirtschaftsstudium und begann in der Buchhaltungsabteilung der Bike Company zu arbeiten. Bike Company produziert Fahrräder und E-Scooter aus nachhaltigen Materialien.

Während ihres Studiums lernte Linda verschiedene Buchhaltungspraktiken kennen und wird in ihrer neuen Position hauptsächlich im Forderungsmanagement oder in der Debitorenbuchhaltung arbeiten. Was wären also die Hauptaufgaben eines Debitorenbuchhalters? Schauen wir uns zunächst die Abläufe der Bike Company an. Sie verkaufen ihre Fahrräder und E-Scooter täglich, was zu zahlreichen Auslieferungen, Kundenrechnungen und Rechnungen sowie Eingangszahlungen führt, die bearbeitet werden müssen. Obwohl diese Aufgaben auf verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens verteilt sind, ist die Hauptaufgabe von Linda das Forderungsmanagement.

Aufgaben des Debitorenbuchhalters:

• Zahlungseinzug und -überwachung. Wenn Material oder Bestand verkauft wird, wird einem Kunden automatisch eine Rechnung ausgestellt, die in der Buchhaltung des Unternehmens erfasst und auf die entsprechenden Konten gebucht wird. Der Buchhalter ist für die Prüfung und Überwachung der Rechnungsgenauigkeit sowie den Einzug von Zahlungen verantwortlich.

• Buchungskorrektur. Wenn im Buchhaltungssystem ungenaue Informationen eingegeben werden (z.B. ein falscher Rechnungsbetrag), muss ein Forderungsmanagementkonto das Problem beheben.

• Rechnungsreporting. Ein Debitorenbuchhalter generiert verschiedene Berichte zu Kundenrechnungen. Ein Beispiel ist die Ermittlung des Gesamtbetrags und der Art der offenen Forderungen sowie der Dauer der Zahlung.

• Mahnen und Korrespondenz. Wenn offene Rechnungen vorhanden sind, die nicht pünktlich bezahlt werden, kann das Unternehmen offizielle Mahnkorrespondenzmitteilungen als Erinnerung an die Zahlung senden. Sie können auch andere Formen der Kundenkorrespondenz ausgeben, z.B. einen Saldenauszug.

• Anzahlungseinzug. Wenn eine verhandelte Anzahlung vor dem Versand angefordert und bereitgestellt wird, würde ein Forderungsmanagementkonto sie im System verarbeiten.

• Periodische Aktivitäten. Während des Finanzabschlusses kann ein Debitorenbuchhalter Saldenbestätigungen senden, Fremdwährungsbewertungen durchführen, Forderungswertberichtigungen vornehmen und Forderungspositionen innerhalb der Bilanz basierend auf gesetzlichen Anforderungen umgruppieren.

Linda wird eng mit Kunden und anderen Abteilungen der Bike Company zusammenarbeiten, die im Vertrieb involviert sind. Allerdings hat Linda noch nie mit SAP zusammengearbeitet. Sie möchte also verstehen, wie die Domäne Forderungsmanagement im SAP-System dargestellt wird.

Das Forderungsmanagement (auch Invoice-to-Cash genannt) ist eine separate Domäne innerhalb der SAP, die Informationen über die kundenbezogenen Finanzvorgänge des Unternehmens bereitstellt. Er kann als separater Arbeitsbereich betrachtet werden, der eine finanzielle Übersicht über die Kundentransaktionen des Unternehmens erstellt. Sie können die Kundenstammdaten jedes Unternehmens anzeigen, Rechnungen und Zahlungen bearbeiten, Kundenanalysen durchführen und auf offizielle Weise kommunizieren.

Das Forderungsmanagement ist ein Arbeitsbereich innerhalb von SAP, der Transaktionen in der Debitorenbuchhaltung abwickelt. Die Buchhaltungsabteilung kümmert sich um die Verwaltung offener Rechnungen und die Eingangszahlungsprozesse. Sie ist eng mit dem Vertrieb integriert.

Die Funktionen des Forderungsmanagements innerhalb von SAP lassen sich in sechs Hauptteile zusammenfassen:

• Kontoverwaltung. Erfassen und pflegen Sie alle erforderlichen Stammdaten für Ihre Lieferanten.

• Rechnungsmanagement. Innerhalb dieser Domäne würde ein Debitorenbuchhalter alle Ausgangsrechnungen prüfen und überwachen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

• Eingangszahlungen. Die Funktionen dieser Domäne unterstützen Debitorenbuchhalter bei der Verarbeitung von Eingangszahlungen von Kunden. Forderungen werden über den elektronischen Kontoauszugsimport oder über die Lastschrifteinzugsfunktion des Zahlungsprogramms ausgeglichen.

• Mahnen. Ein Debitorenbuchhalter kann offizielle Mahnungen ausstellen, die die Debitoren an die Zahlung der überfälligen Rechnungen erinnern.

• Korrespondenz. Sie ermöglicht die formale Kommunikation mit einem Kunden. Sie können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Korrespondenzen Ihren Anforderungen entsprechend versenden.

• Kundenanalysen. Hier können Sie von verschiedenen eingebetteten Business-Intelligence-Funktionen profitieren, die Key Performance Indicators bereitstellen, z.B. Außenstandsdauer der Forderungen, überfällige Forderungen oder Altersstrukturanalyse.

Am ersten Arbeitstag von Linda bildete die Bike Company eine neue Kundenbeziehung zu einem Unternehmen namens Velotics, einem Bike-Sharing-Unternehmen, das Fahrradverleih und Sharing-Stationen in verschiedenen städtischen Gebieten betreibt. Da dieser Kunde neu ist, muss er im SAP-System des Unternehmens abgebildet werden. Dies ist eine perfekte Chance für Linda, den Prozess der Behandlung eines neuen Kunden im SAP-System zu verstehen. Zunächst muss ein neuer Stammdatensatz für Velotics im SAP-System angelegt werden. Es werden allgemeine Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung usw. des Unternehmens eingegeben. Nun kommt das Konzept eines Geschäftspartners zur Anwendung. Durch das Anlegen dieser Geschäftspartnerentität im System können Beziehungen zwischen anderen identifizierten Rollen (z.B. Lieferanten und Kunden) und deren Beziehung zu unserer ursprünglichen Master-Geschäftspartnerentität gepflegt werden.

Zunächst ist ein Geschäftspartner generisch. Es handelt sich um eine Entität, die jede Art von Geschäft mit Ihrem Unternehmen tätigt. Es kann sich beispielsweise um Ihren Lieferanten, Ihren Kunden oder sogar beides handeln.

Um den neuen Kunden im System korrekt darzustellen, muss Linda beim Anlegen eines Geschäftspartnerkontos drei obligatorische Schritte ausführen:

• Geschäftspartnertyp auswählen
• Ordnen Sie eine oder mehrere Geschäftspartnerrollen zu.
• Entscheiden Sie sich für eine Geschäftspartnergruppierung

Die Auswahl eines Partnertyps bestimmt, welche generischen Stammdatenfelder vom System bereitgestellt werden.

Sie können aus den drei folgenden Kategorien wählen:

• Person: eine Privatperson, z.B. ein Vermieter
• Organisation: ein Rechtsträger, z.B. ein Unternehmen
• Gruppe: Eine Gruppe von Personen, z.B. eine Community

Sehen wir uns zunächst die Geschäftspartnerrolle an. Abhängig von Ihrem Geschäftskontext können Sie Ihre Beziehung zu diesem Geschäftspartner mit einer Einzelrolle, mehreren Rollen oder sogar einer unbegrenzten Anzahl von Rollen angeben. Jede Rolle kann in Ihrem Stammsatz identifiziert werden.

Um Ihre Geschäftspartner zu strukturieren, müssen Sie diese den jeweiligen Gruppierungen zuordnen. Sobald der Geschäftspartnerstammsatz angelegt wurde, erhält er eine eindeutige Nummer, die im SAP-System identifiziert werden kann. Die Art der Anzahl hängt von der Geschäftspartnergruppierung ab.

Jede Gruppierung ist mit einem Nummernkreis verbunden, der basierend auf zwei Kategorien klassifiziert werden kann:

• Interne Nummernvergabe

  Eine Nummer wird vom System automatisch aus dem Nummernkreis der Gruppierung zugeordnet.

  • Darf nur Zahlen enthalten (numerisch)
• Externe Nummernvergabe

  Eine Nummer wird entweder manuell vom Benutzer eingegeben oder von einer anderen Systemdomäne übertragen.

  • Kann Zahlen enthalten (numerisch)
  • Kann Buchstaben enthalten (alphanumerisch)

Diese drei Schritte sind für das Anlegen von Geschäftspartner-Stammdaten unerlässlich. Die in diesen Schritten durchgeführte Selektion wird als allgemeine Geschäftspartnerdaten betrachtet.

Es gibt zwei Bereiche von Geschäftspartnerdaten:

• Allgemeine Daten: enthält grundlegende Informationen
• Rollenspezifische Daten: enthält geschäftskontextspezifische Informationen

Die folgenden Felder befinden sich in den allgemeinen Daten:

• Obligatorisch:
  • Geschäftspartnernummer: eindeutige Geschäftspartner-ID im System
  • Geschäftspartnername: der tatsächliche Name Ihres Geschäftspartners
  • Geschäftspartnerrolle: Die zugeordneten Rollen. Unbegrenzte Anzahl von Rollen kann zugeordnet werden
  • Geschäftspartnergruppierung: Logik und Ermittlung der Geschäftspartnernummer
  • Adresse: Physische Adresse des Geschäftspartners
• Optional:
  • Sprache: Offizielle Kommunikationssprache zwischen Geschäftspartner und sich selbst
  • Bankdaten: Bank und Kontonummer des Geschäftspartners, die im Zahllauf verwendet werden

Abhängig von der Rollenzuordnung kann es zusätzliche Felder geben, die sich auf diese spezifische Rolle beziehen. In unserem Fall hat Velotics eine Kundenrolle, d.h. sie enthält buchhalterische und vertriebsbezogene Daten.

• Obligatorisch:
  • Buchungskreis: die Verbindung zur Finanzbuchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens
  • Abstimmkonto: ein Sachkonto, das die Salden dieses Geschäftspartners in der Bilanz darstellt
• Optional:
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann und zu welchen Bedingungen die mit diesem Geschäftspartner verbundenen Rechnungen bezahlt werden müssen
  • Zahlweg: die Zahlungsweise, z. B. eine Überweisung oder ein Scheck

• Obligatorisch:
  • Verkaufsorganisation: die Verbindung zur Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens
  • Vertriebsweg: Wie Ihre Waren oder Dienstleistungen verkauft werden
  • Sparte: Welche Art von Waren oder Dienstleistungen werden verkauft?
• Optional:
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann und zu welchen Bedingungen müssen die mit diesem Geschäftspartner verbundenen Rechnungen bezahlt werden?
  • Incoterms: Internationale Handelsklausel für internationale Handelsregeln

Linda hat einen neuen Stammdatensatz für Velotics angelegt. Einige Tage später gab der Kunde seine erste Bestellung auf, und es wurden Fakturen zusammen mit einer Rechnung ausgestellt. Nun muss die Rechnung im System geprüft werden, und der Kunde muss sie schließlich bezahlen.

Linda erkennt, dass diese Aufgaben Teil eines größeren Prozesses namens Lead-to-Cash sind.

Lead-to-Cash ist ein Geschäftsprozess, der mit der Suche nach Kunden, dem Anlegen von Verkaufschancen, dem Bereitstellen von Kundenangeboten, dem Kunden dazu führt, den Auftrag aufzugeben, bestellte Waren oder Dienstleistungen an den Kunden zu versenden und schließlich Kundenzahlungen für diese Waren oder Dienstleistungen zu verarbeiten. Viele verschiedene Bereiche von Contact to Lead, Lead zu Opportunity, Opportunity bis Quote, Quote to Order, Order to Cash und Deliver to Invoice sind Teil des Lead-to-Cash-Prozesses. Die Buchhaltungsabteilung und die Aufgaben, an denen Linda beteiligt ist, sind Teil des Teilprozesses Auftragsabwicklung namens Rechnung bis Kasse.

Der Teilprozess Rechnung bis Kasse beginnt im Kundenrechnungsmanagement, in dem Fakturen zusammen mit der Kundenrechnung im System angelegt werden.

Die Kundenrechnung kann auf eine der folgenden Arten angelegt werden:

• Rechnungserfassung mit Kundenauftrag und Fakturen aus der Domäne Vertrieb
• Rechnungserfassung ohne Kundenauftrag
• über Fakturierungsplan
• Massen-Upload von Rechnungen

Es sind automatisierte Workflows vorhanden. Das bedeutet, dass Folgendes vorhanden ist:

• Automatisierter Belegaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen, z.B. Rechnungswesen, Logistik und Lagerverwaltung
• Automatisierter und standardisierter Lösungs- und Genehmigungsprozess, der Rechnungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterleitet

Sobald die Rechnung im System vorhanden ist, kann ein Debitorenbuchhalter weitere Prozessschritte übernehmen:

• Rechnung an den Kunden
  • Kundenrechnungserstellung
  • Kundenrechnungsprüfung
• Debitorenbuchhaltung bearbeiten
  • Ausgleich offener Posten
  • Überwachung offener Posten
• Verwaltung und Verarbeitung von Inkasso/Eingangszahlungen
  • Elektronischer Kontoauszugsimport
  • Einzelner Zahlungseingang
  • Anzahlung
  • Lastschrifteinzug mit dem Zahlungsprogramm
• Korrespondenz
  • Zahlungsavise verwalten
  • Zahlungsbestätigungen ausstellen
  • Saldenbestätigungen ausgeben
• Kundenanalysen
  • Reporting über ausstehende Verbindlichkeiten
• Kontoführung
  • Anlegen und Pflegen von Kundenstammdaten

Sehen wir uns einige wichtige Phasen eines Kundenrechnungslebenszyklus an.

• Wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung in Rechnung stellen, können Sie eine Rechnung von Grund auf oder von Grund auf neu anlegen.
• In diesem Schritt wird diese Debitorenrechnung in Ihrem Buchhaltungssystem erfasst, und alle Beträge werden auf Ihren Debitor (Debitoren) und Sachkonten gebucht.
• Anschließend werden basierend auf den Zahlungsbedingungen die Zahlungen für die Rechnung eingezogen.
• Wenn der Kunde nicht vollständig bezahlt hat, muss eine Zahlungsdifferenz dokumentiert und gebucht werden.
• Nach der Verarbeitung der Eingangszahlung werden offene Kundenrechnungen ausgeglichen.
• Schließlich können Korrespondenzen wie Zahlungsbestätigungen erzeugt werden.

Linda legt die Kundenrechnung für Velotics im System an. Um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst wurden, beschließt sie, sich den Inhalt genauer anzusehen. Wenn eine Rechnung gebucht wird, wird sie zu einem Buchungsbeleg oder mit anderen Worten zu einem Finanzbeleg. Nach dem Durchsuchen des Dokumentinhalts erkennt Linda 3 Hauptbereiche:

• Belegkopf, in dem allgemeine oder grundlegende Informationen angezeigt werden
• Belegpositionen, in denen Sie die Konten und Beträge sehen können
• Steuerbereich, in dem alle steuerbezogenen Informationen angezeigt werden

Ein Finanzbeleg hat einen Kopfbereich, der grundlegende Informationen enthält, die für den gesamten Beleg relevant sind:

• Obligatorisch:
  • Buchungsbelegdatum: Das Datum, das in eine Rechnung geschrieben wird.
  • Buchungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung im System erfasst wird.
  • Buchungsbelegart: Klassifizierung der Transaktion, z.B. eine Rechnung, eine Gutschrift oder etwas anderes.
  • Buchungskreis: In Kundentransaktionen ist der Buchungskreis der Rechnungssteller, in unserem Fall die Bike Company.
  • Transaktionswährung: Die Währung des Rechnungsbetrags. Eine Rechnung kann nicht mehrere Währungen enthalten.
• Optional:
  • Referenz: Einige Referenznummern haben eine zusätzliche Rechnungsidentifikation im System.
  • Kopftext: optionale Beschreibung des gebuchten Belegs.

Ein Finanzbeleg kann bis zu 999 Einzelposten enthalten. Jede Belegposition liefert die Informationen über die Beträge, die auf die relevanten Konten gebucht werden:

• Obligatorisch:
  • Konto (Sachkonto): welches Konto die Buchung erhält
  • Soll: Zu belastender Betrag, der an einen Sollbuchungsschlüssel gebunden ist
  • Haben: zu entlastender Betrag, der an einen Habenbuchungsschlüssel gebunden ist
• Optional:
  • Positionstext: Zusätzliche Beschreibung der Belegposition

• Optional:
  • Zahlweg: Wie wird diese Rechnung bezahlt, z.B. per Überweisung?

• Optional:
  • Zahlungsbedingungen: Bis wann diese Rechnung bezahlt werden muss

• Obligatorisch:
  • Steuerkennzeichen: Grundlage der Steuerberechnung
  • Steuerkonto: das Sachkonto, das Steuerbuchungen erfasst
  • Steuerbasisbetrag: Der Nettobetrag, für den Steuern gelten.
  • Soll: Zu belastender Steuerbetrag, der an einen Sollbuchungsschlüssel gebunden ist
  • Haben: Steuerbetrag, der einem Habenbuchungsschlüssel gutgeschrieben werden soll
  • Steuersatz: Steuerprozentwert

Wenn also eine Kundenrechnung im System angelegt wird, werden die Beträge auf die relevanten Konten (einschließlich Steuern) gebucht, und es wird erwartet, dass die Zahlung für diese Rechnung innerhalb der ausgehandelten Zahlungsbedingungen und mit dem bevorzugten Zahlweg des Kunden erfolgt.

Manchmal ist es notwendig, unseren Kunden offizielle Kommunikationsschreiben auszustellen. Mit anderen Worten: Kundenkorrespondenz. Nach Erhalt einiger Rechnungen der Bike Company möchte Velotics einen Kontoauszug für sein Konto im SAP-System der Bike Company haben, um sicherzustellen, dass die Buchungsinformationen konsistent waren. Linda ist als Debitorenbuchhalter die richtige Person, um sich um diese Angelegenheit zu kümmern.

Das Senden von Kundenkorrespondenz ist eine offizielle Möglichkeit, mit Ihren Geschäftspartnern zu kommunizieren. Ein Kontoauszug ist nur ein Beispiel dafür. Jeder Geschäftspartner, z.B. Kunde, hat ein eigenes Konto in Ihrem SAP-System, in dem alle offenen und geschlossenen Transaktionen aufgelistet sind.

Um diese Transaktionen mit den Informationen in seinem eigenen System zu vergleichen, kann ein Kunde Kontoauszüge von Ihnen anfordern. Dadurch wird die Datenkonsistenz zwischen Ihren Buchhaltungsdaten und den Buchhaltungsdaten Ihres Kunden sichergestellt.

Eine weitere Form der Korrespondenz ist die Saldenbestätigung. Ihr Unternehmen kann von einem Kunden anfordern, zu prüfen, ob seine Datensätze an einem bestimmten Datum mit dem übereinstimmen, was in Ihrem Unternehmen angezeigt wird.

Es kann auch ein Mahnbrief erstellt werden. Dies geschieht, wenn eine Zahlungsfrist überschritten wurde, und kann als Erinnerung an den Kunden dienen, dass eine Zahlung fällig ist.