Integration mit dem Controlling in SAP S/4HANA konfigurieren

Einstellungen für die Integration mit dem Controlling sind für alle Servicevorgänge relevant, für die Kosten gesammelt werden müssen. Beispiele sind Serviceaufträge, Werkstattreparaturaufträge, Rückmeldungen und Serviceverträge.

Eine erste wichtige Einstellung betrifft die sogenannte Controlling-Art. Dadurch wird festgelegt, wo Kosten und Erlöse im Controlling gebucht werden.

Die Controlling-Art (und auch die Controlling-Ebene: Geschäftsvorgangsebene oder Positionsebene) werden im Customizing für Kombinationen aus einer Vorgangsart, einer Serviceorganisation und einer zuständigen Serviceorganisation für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum definiert.

Es stehen drei verschiedene Controlling-Arten zur Verfügung, die verschiedene Szenarien in der Service-CO-Integration darstellen:

• Szenario S (Einzelcontrolling): Es wird immer ein Innenauftrag angelegt. Dieser Auftrag kann dann weiter an andere CO-Objekte (z.B. CO-PA) abgerechnet werden.
• Szenario M (Massencontrolling): Es wird immer ein Ergebnisobjekt angelegt und direkt auf dieses Objekt gebucht (keine Abrechnung erforderlich).
• Szenario T (Controlling auf Kontierungsobjekt): Ein bereits vorhandenes CO-Objekt wird direkt innerhalb des Servicebelegs zugeordnet. Dieses Objekt muss bereits vorhanden sein (z.B. Kundenauftrag, Kostenstelle, PSP-Element, Innenauftrag). Je nach Situation kann eine weitere Abrechnung erforderlich sein oder nicht.

Jedes Szenario hat seine Vor- und Nachteile, die auf die individuellen Kundenanforderungen zugeschnitten sind. Daher gibt SAP keine spezifischen Empfehlungen aus. Stattdessen muss jeder Kunde entscheiden, welches Szenario seinen Anforderungen am besten entspricht. Wichtige Überlegungen sind, ob Kosten und Erlöse zunächst gesammelt werden sollen, ob zusätzliche Unterscheidungen erforderlich sind und ob die Merkmalsableitung im CO-PA im Szenario M (Massencontrolling) ausreicht. Außerdem muss berücksichtigt werden, ob bereits ein CO-Objekt vorhanden ist (z.B. ein Kundenauftrag), aus dem ein nachfolgender (Installations-)Serviceauftrag angelegt werden muss usw.

Wenn die Kosten und Erlöse aus einem Geschäftsvorgang direkt einem Ergebnisobjekt zugeordnet und anschließend in der Controlling-Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) analysiert werden sollen, muss das Massencontrolling verwendet werden.

Ein Ergebnisobjekt ist ein Objekt innerhalb der Controlling-Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA), dem Kosten und Erlöse zugeordnet werden. Es entspricht einem Marktsegment. Es ist möglich, die Rentabilität eines Ergebnisobjekts zu berechnen, indem seine Umsatzerlöse mit seinen Kosten verglichen werden.

Merkmale des Massencontrolling sind:

• Kosten und Erlöse werden direkt einem Ergebnisobjekt zugeordnet.

• Die Analyse der verkauften Waren und Erlöse kann sofort in der Controlling-Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) mit den ursprünglichen SAP-S/4HANA-Service-Attributen, z.B. Serviceorganisation und/oder Produktkategorie, durchgeführt werden.

Für das Einzelcontrolling können die Plan- und Istkosten und -erlöse von Geschäftsvorgängen in SAP S/4HANA Service gemeldet und analysiert werden. Im Gegensatz zum Massencontrolling ist es beim Einzelcontrolling möglich, die Daten jedes einzelnen Vorgangs und seiner Folgebelege zu analysieren.

Merkmale für das Einzelcontrolling sind:

• Das Controlling erfolgt nach Serviceauftrag oder Servicevertrag.

• Kosten und Erlöse werden über die Belegart CRM Service (SAPS) einem Innenauftrag zugeordnet.

  Notiz

  Der Text für diesen Aufzählungspunkt ist für Releases von SAP S/4HANA relevant, die älter als 2023 sind. Und auch für SAP-S/4HANA-Systeme anderer Releases (z.B. 2023), in denen das positionsbasierte Controlling NICHT aktiviert wurde.

• Gemeinkosten und Prozesskosten können angewendet werden.

• Die Ergebnisermittlung ist verfügbar.

• Die Abrechnung von Kosten und Erlösen an die Controlling-Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) oder andere Empfänger wird unterstützt.

• Wenn die Abrechnung von Kosten und Erlösen an die Controlling-Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) verwendet wird, ist eine aggregierte Analyse der SAP-S/4HANA-Service-Attribute möglich.

• Ursprüngliche SAP-S/4HANA-Service-Attribute sind im Innenauftrag verfügbar.

  Wenn das Einzelcontrolling verwendet wird und ein Servicevorgang in SAP S/4HANA Service angelegt wird, wird automatisch ein Innenauftrag mit der Auftragsart CRM Service (SAPS) generiert. Das Profitcenter wird anhand der folgenden Sequenz ausgewählt:

  • Über eine Kundenerweiterung, die SAP-S/4HANA-Service-Merkmale enthält.

  • Durch Profitcenter-Substitution. Siehe Customizing unter SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Allgemeine Einstellungen→Einstellungen für die Profitcenter-Rechnung→Substitutionsregeln für CRM-Prozesse definieren.

  Zu Testzwecken kann als letzter Schritt in der Findungssequenz für ein Profitcenter ein Dummy-Profitcenter verwendet werden. In einem Produktivsystem sollte die Verwendung eines Dummy-Profitcenters vermieden werden.

  Notiz

  Der Text für diesen Aufzählungspunkt ist für Releases von SAP S/4HANA relevant, die älter als 2023 sind. Und auch für SAP-S/4HANA-Systeme anderer Releases (z.B. 2023), in denen das positionsbasierte Controlling NICHT aktiviert wurde.

Für das Einzelcontrolling muss ein sogenanntes Controlling-Szenario definiert werden, das verschiedene erforderliche Parameter enthält. Im Folgenden finden Sie Beispiele für diese Parameter:

• Kalkulationsschema

• Zuschlagsschlüssel

• Abgrenzungsschlüssel

• Abrechnungsprofil

• Objektklasse

• Funktionsbereich

Istkosten werden gebucht (z.B. auf den Innenauftrag, wenn das positionsbasierte Controlling NICHT aktiviert wurde), wenn Servicerückmeldungen erfasst werden, oder im Fall von Verkaufspositionen, wenn der Warenausgang für die Lieferung erfasst wird. Erlöse werden über die Fakturierung in SAP S/4HANA gebucht.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die erforderlichen Konfigurationsschritte zum Einrichten der Integration zwischen SAP S/4HANA Service und Controlling (basierend auf dem Einzelcontrolling und mit NICHT aktiviertem positionsbasiertem Controlling):

1. Um die Kosten zu sammeln, die bei der Ausführung eines Servicevorgangs anfallen, wird automatisch ein Innenauftrag angelegt. Wie bereits erwähnt, wird für diesen Innenauftrag immer die Belegart CRM Service (SAPS) verwendet.

   Die Konfiguration der Belegart für den Innenauftrag finden Sie unter SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Innenaufträge→Auftragsstammdaten→Auftragsarten definieren.

2. Die Merkmale der verwendeten Servicevorgänge (Verträge, Aufträge und Rückmeldungen) müssen in das Controlling repliziert werden. Dieser Schritt muss wiederholt werden, wenn neue Serviceobjekte (Vorgangsarten, Positionstypen, Organisationseinheiten, Servicearten, Bewertungsarten oder Produktkategorien) im System angelegt wurden.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Controlling-relevante Servicemerkmale replizieren.

3. Für das Einzelcontrolling muss ein Controlling-Szenario definiert werden. Dies ist eine Zusammenfassung aller Parameter, die für das Einzelcontrolling verwendet werden (z.B. ein Abrechnungsprofil). Als Standardszenario steht Ihnen das Szenario SAPCRM (CRM-CO-Integration) zur Verfügung.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Controlling-Integration→Einstellungen für Einzelcontrolling→Controlling-Szenario anlegen und ändern.

   Notiz

   Hier ist eine Controlling-spezifische Konfiguration erforderlich; eine Beispieleinstellung ist die Pflege eines Abrechnungsprofils im Customizing: SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Innenaufträge→Istbuchungen→Abrechnung→Abrechnungsprofile pflegen.

4. Anschließend müssen Controlling-Art, -Ebene und -Szenario (falls erforderlich) festgelegt werden. Dies erfolgt für eine Kombination aus einer Vorgangsart, einer Serviceorganisation und der zuständigen Serviceorganisationseinheit für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Controlling-Integration→Controlling-Art, -Ebene und -Szenarien festlegen.

5. Für die Profitcenter-Rechnung müssen Substitutionsregeln für CRM-Prozesse definiert werden. Substitutionsregeln werden verwendet, um zu ermitteln, wie ein bestimmtes Profitcenter für eine Servicebelegposition abgeleitet wird.

   Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Allgemeine Einstellungen→Einstellungen für die Profitcenter-Rechnung→Substitutionsregeln für CRM-Prozesse definieren.

6. Für die Profitcenter-Rechnung müssen die definierten Substitutionsregeln für CRM-Prozesse den jeweiligen verwendeten Kostenrechnungskreisen zugeordnet werden.

   Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Allgemeine Einstellungen→Einstellungen für die Profitcenter-Rechnung→Substitutionsregeln für CRM-Prozesse zuordnen.

Die folgenden Einstellungen sind erforderlich, um Kosten und Erlöse für Servicepositionen (Serviceproduktpositionen) zu buchen:

• Replizieren Sie die erforderlichen Aktivitätsarten im Customizing. Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Controlling-relevante Servicemerkmale replizieren.

• Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Arbeitszeitblattintegration.

  Ordnen Sie den Positionstypen, die für Servicerückmeldungspositionen verwendet werden, und den Servicearten und/oder den Bewertungsarten eine Leistungsart zu. Die Leistungsart wird verwendet, um die rückgemeldete Arbeit auf das Arbeitszeitblatt des ausführenden Servicemitarbeiters und auf das umfassende Journal zu buchen. Dazu verwenden Sie die Option Ableitung von Anwesenheitsart, Leistungsart und Kostenart definieren.

  Außerdem müssen Sie das Erfassungsprofil eingeben, das für die Überleitung von Daten aus Servicerückmeldungspositionen in das Arbeitszeitblatt (CATS) verwendet wird. Dazu verwenden Sie die Option Erfassungsprofil zuordnen.

• Pflegen Sie die Leistungstarife für die Leistungsarten, die zum Buchen von Istkosten verwendet werden, die beim ausführenden Servicemitarbeiter angefallen sind. Dazu verwenden Sie die Option Leistungsart/Tarifplanung ändern - Ändern (Transaktionscode KP26).
• Aktivieren Sie die Ableitung von Ergebnismerkmalen für kontierte Buchungen auf Serviceaufträge und Serviceverträge. Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Ergebnis- und Marktsegmentrechnung→Stammdaten→Ableitung für Positionen ohne Ergebnisobjekt aktivieren.

  Notiz

  Diese Einstellung ist obligatorisch, wenn Sie Service mit erweiterter Ausführung implementiert haben.

Die folgenden Standardpositionstypen für Serviceaufträge werden für die vorgangsbezogene Erlösrealisierung unterstützt:

• Servicepositionen:

  • SRVP für Servicepositionen

  • SBOS für Servicepositionen mit Ad-hoc-Fakturierung

  • SFOS für Festpreis-Servicepositionen

• Ersatzteilpositionen:

  • SRVM für Ersatzteilpositionen

  • SBOM für Ersatzteilpositionen mit Ad-hoc-Fakturierung

  • SFOM für Festpreis-Ersatzteilpositionen

• Ausgabenpositionen:

  • SRVE für Aufwandspositionen

  • SBOE für Aufwandspositionen mit Ad-hoc-Fakturierung

  • SFOE für Festpreis-Ausgabenpositionen

Bevor Sie mit den Funktionen von EBBR arbeiten können, müssen Sie sie konfigurieren. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Liste der Konfigurationsschritte, die für die vorgangsbezogene Erlösrealisierung für Serviceaufträge erforderlich sind:

• Erlösrealisierungsschlüssel definieren:

  SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Produktkosten-Controlling→Kostenträgerrechnung→Kundenauftrags-Controlling→Periodenabschluss→Vorgangsbezogene Erlösrealisierung→Einstellungen für vorgangsbezogene Erlösrealisierung pflegen→Ordner Realisierungsschlüssel

• Ermittlung des Erlösrealisierungsschlüssels (unter Verwendung von Serviceauftragspositionstypen, Buchungskreisen und Materialien):

  SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Produktkosten-Controlling→Kostenträgerrechnung→Kundenauftrags-Controlling→Periodenabschluss→Vorgangsbezogene Erlösrealisierung→Ableitung des Realisierungsschlüssels für Servicebelege

• Definieren Sie die zu verwendende Erlösrealisierungsmethode:

  SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Produktkosten-Controlling→Kostenträgerrechnung→Kundenauftrags-Controlling→Periodenabschluss→Vorgangsbezogene Erlösrealisierung→Einstellungen für vorgangsbezogene Erlösrealisierung pflegen→, Ordner Realisierungsschlüssel→, Unterordner Einstellungen für Buchungskreis und Rechnungslegungsvorschrift

• Wählen Sie die Quelle für die Planwerte aus (für Methode 3 (kostenbasierter FSG)):

  SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Produktkosten-Controlling→Kostenträgerrechnung→Kundenauftrags-Controlling→Periodenabschluss→Vorgangsbezogene Erlösrealisierung→Einstellungen für vorgangsbezogene Erlösrealisierung pflegen→, Ordner Realisierungsschlüssel→, Unterordner Einstellungen für Buchungskreis und Rechnungslegungsvorschrift

• Legen Sie die Methode zur Ermittlung des Abrechnungswertes fest (z.B. Keine IFRS15-Verarbeitung):

  SAP Customizing Einführungsleitfaden→Controlling→Produktkosten-Controlling→Kostenträgerrechnung→Kundenauftrags-Controlling→Periodenabschluss→Vorgangsbezogene Erlösrealisierung→Einstellungen für vorgangsbezogene Erlösrealisierung pflegen→, Ordner Realisierungsschlüssel→, Unterordner Einstellungen für Buchungskreis und Rechnungslegungsvorschrift

• Manuelle Pflege der Anwendungsjobs (nur erforderlich, wenn Sie die vorgangsbezogene Erlösrealisierung ohne den von SAP vordefinierten Inhalt verwenden):

  Transaktion SM30, Tabelle APJ_C_SCOPE mit den Erlösrealisierungs-Anwendungsjobs SAP_FIN_PECRUN_SVD und SAP_FIN_PECRUN_REV_OP

Seit Release 2025 werden Werkzeugpositionen in Servicevorgängen mit aktivem positionsbasiertem Controlling unterstützt. Werkzeugpositionen beziehen sich insbesondere auf die Werkzeuge, die ein Techniker zur Verfügung haben muss, um den Service abzuschließen. Dabei kann es sich um alles handeln, von einem speziellen Werkzeug bis hin zu gängigen Handwerkzeugen. Diese sollen dem Kunden basierend auf seiner Nutzung in Rechnung gestellt werden und interne Kosten ermitteln und verrechnen.

Wenn das positionsbasierte Controlling aktiv ist, legt jede Serviceauftragsposition ein eigenes Kontierungsobjekt an.

Über den Konfigurationsmenüpfad SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Controlling-Integration→Kostenstelle und Leistungsart für Werkzeug festlegen müssen Sie die Leistungsart für Werkzeugpositionen pflegen.

Mit der Transaktion KP26 müssen Sie den Leistungstarif für die verwendete Leistungsart pflegen.

Es sind weitere Konfigurationseinstellungen erforderlich, um Werkzeugpositionen in den Servicevorgängen verwenden zu können. Dies sind jedoch die erforderlichen Einstellungen aus Sicht der Controlling-Integration.

In Releases vor SAP S/4HANA Cloud Private Edition 2025 musste der Konfigurationsexperte zunächst die Merkmale von Serviceprozessen replizieren, die für das Controlling verwendet werden sollen, z.B. Positionstypen, Servicearten und Bewertungsarten. Die Ableitung der Leistungsart konnte dann basierend auf diesen replizierten Daten definiert werden. Dies funktionierte auch, wenn das positionsbasierte Controlling aktiv war.

Seit Release 2025 müssen mit der Einführung der Customizing-Aktivität Ableitung der Leistungsart definieren die Daten von Servicevorgängen nicht in das Controlling repliziert werden, bevor die Ableitung der Leistungsart definiert werden kann, wenn das positionsbasierte Controlling aktiv ist.

Darüber hinaus ist die Pflege der Customizing-Aktivität einfacher, da nur relevante Felder verfügbar sind: Sie können nun die Ableitung der Aktivitätsart aus der Positionsart, der Serviceart und der Bewertungsart für Serviceproduktpositionen in Servicevorgängen definieren. Alles, ohne zuvor Daten replizieren zu müssen.

Beachten Sie, dass Sie diese Funktion nur für Serviceproduktpositionen verwenden können, wenn das positionsbasierte Controlling aktiv ist.

Die Konfiguration für diese Funktion finden Sie unter Service Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Arbeitszeitblattintegration einrichten→Ableitung der Leistungsart definieren.

• Einstellungen für die Integration mit dem Controlling sind für alle Servicevorgänge relevant, für die Kosten gesammelt werden müssen.
• Die Controlling-Art bestimmt, wo Kosten und Erlöse im Controlling gebucht werden: S (Einzelcontrolling), das einen Innenauftrag verwendet, M (Massencontrolling), das ein Ergebnisobjekt verwendet und keine Abrechnung erfordert, und T (Controlling für Kontierungsobjekt), wo ein bereits vorhandenes CO-Objekt direkt innerhalb des Servicebelegs zugeordnet wird und eine weitere Abrechnung erforderlich sein kann.
• Mit dem positionsbasierten Controlling können Sie Kosten und Erlöse (die durch Servicevorgangspositionen angefallen sind) direkt auf/für diese Positionen erfassen, ohne einen Innenauftrag zu verwenden. Das positionsbasierte Controlling muss im Customizing aktiviert werden.
• Die Erlösrealisierung wird für Servicevorgänge unterstützt, die mit Servicebelegen verknüpft sind: Serviceverträge, Serviceaufträge und Serviceaufträge mit erweiterter Ausführung. Dies wird in SAP S/4HANA Service als vorgangsbezogene Erlösrealisierung bezeichnet. Sie müssen die vorgangsbezogene Erlösrealisierung konfigurieren, bevor sie verwendet werden kann.
• Um Werkzeugpositionen in Servicevorgängen verwenden zu können, sind mehrere Konfigurationseinstellungen erforderlich. Einige davon beziehen sich auf die Integration mit dem Controlling.