Integration zwischen Servicevorgängen und logistischer Abwicklung in SAP S/4HANA konfigurieren

Im nächsten Teil dieses Kapitels werden die Konfigurationseinstellungen für das Anlegen von Reservierungen für auf Lager gehaltene Ersatzteile sowie für fremdbeschaffte Ersatzteile und Services vorgestellt.

Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Beschreibung der Logistikintegration, um eine Beschreibung einiger der hier vorgestellten Einstellungen zu erhalten.

In einem SAP-S/4HANA-Standardsystem ist der Positionstyp SRVM Ersatzteil für ein solches Ersatzteil für einen Serviceauftrag (oder Reparaturauftrag) und der Positionstyp SVCM Ersatzteil für dieses Ersatzteil für eine Service- oder Reparaturrückmeldung verfügbar.

Wenn eine Reservierung angelegt wird, muss das System auch ermitteln, aus welcher Werk-Lagerort-Kombination das Ersatzteil reserviert wird. Dies kann im Customizing unter SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Stammdaten→Organisationsmanagement→Anwendungsübergreifende Zuordnung von Organisationseinheiten→Werk und Lagerort zu Serviceorganisationseinheiten zuordnen konfiguriert werden.

Für eine Kombination aus einer Serviceorganisation, einer Servicegruppe und einem Servicemitarbeiter kann die relevante Kombination aus Werk und Lagerort definiert werden. Ein Sternchen (*) kann verwendet werden, um anzugeben, dass etwas für alle Einträge gültig ist (z.B. für das Feld Servicegruppe oder das Feld Servicemitarbeiter).

Für Service- und Reparaturrückmeldungen muss die Art und Weise konfiguriert werden, wie Materialentnahmen gebucht werden. Diese Entnahmen können aus dem normalen Werks-/Lagerortbestand oder aus dem Konsignationsbestand (Techniker oder Kunde) gebucht werden. Das Logistikszenario gibt wiederum an, welches Szenario erforderlich ist. Sie wird der Vorgangsart der Servicerückmeldung und dem Positionstyp (in Kombination mit einer Serviceorganisation und einer zuständigen Serviceorganisationseinheit) zugeordnet.

Dies wird im Customizing unter SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Logistikintegration→Logistikszenario für Materialentnahme anlegen und ändern konfiguriert.

Der Eintrag für die Vorgangsart SRVC (Servicerückmeldung) in Kombination mit dem Positionstyp SVCM (und allen Serviceorganisationen und Serviceorganisationseinheiten) gibt an, dass das Logistikszenario P Werk/Lagerort verwendet werden muss. Das bedeutet, dass die Materialentnahme aus dem Werks-/Lagerortbestand anstatt aus dem Konsignationsbestand des Kunden oder Technikers (d.h. des Benutzers) gebucht wird (für den auch Logistikszenarien verfügbar sind).

Bei der Planung von Serviceaufträgen in SAP S/4HANA Service müssen bestimmte Ersatzteile (oder Services selbst: wird später erläutert) möglicherweise fremdbeschafft werden, damit der Serviceauftrag ausgeführt werden kann. Für die Fremdbeschaffung dieser Ersatzteile muss das Logistikszenario für die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen als Bestellanforderung definiert werden. Mit dieser Einstellung kann das automatische Anlegen einer Bestellanforderung für ein Ersatzteil innerhalb eines Serviceauftrags erreicht werden.

Der hier besprochene Prozess könnte wie folgt beschrieben werden:

1. Ein Serviceauftrag wird in der zugehörigen Positionsliste als Ersatzteil angelegt. Dieses Ersatzteil hat einen Positionstyp, der als relevant für das Anlegen einer Bestellanforderung eingerichtet wurde.
2. Der Serviceauftrag wird freigegeben. Die Freigabe des Serviceauftrags löst das Anlegen der Bestellanforderung aus.
3. Ein Einkaufsspezialist bearbeitet die Bestellanforderung, indem er dafür eine Bestellung anlegt. Nach der Lieferung durch den Lieferanten wird ein Wareneingang zur Bestellung gebucht.
4. Nachdem das beschaffte Ersatzteil eingegangen ist, bestätigt ein Techniker seine Verwendung, indem er eine Servicerückmeldung als Folgevorgang zum Serviceauftrag anlegt.
5. Nach der Freigabe der Servicerückmeldung für die Fakturierung legt ein Sachbearbeiter für die Rechnungsbearbeitung eine Faktura an, die den Preis für das beschaffte Ersatzteil enthält.

Ab Release 2021 von SAP S/4HANA steht bei Verwendung eines Szenarios, in dem ein Ersatzteil extern über eine Bestellanforderung beschafft wird, der Standardpositionstyp SPRM (Bestellanforderung Ersatzteil) zur Verwendung in einem Serviceauftrag zur Verfügung. Der Standardpositionstyp SPRC (Bestellanf. Ersatzteil) steht für die Verwendung in einer Servicerückmeldung zur Verfügung.

Dieses Szenario und die beiden genannten Positionstypen (SPRM und SPRC) wurden im System mit den folgenden Konfigurationsschritten definiert:

1. Die Belegart und das Kalkulationsschema, die für die Bestellanforderung verwendet werden müssen, werden im Customizing identifiziert.

   Navigieren Sie zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Logistikintegration→Einkaufsbelegarten für CRM-Logistikintegration einstellen.

   Hier wird sowohl die Belegart für die Bestellanforderung als auch das im Einkauf zu verwendende Kalkulationsschema ausgewählt. Die Konditionsart PMP0 (Manueller Bruttopreis) (siehe Schritt 3) ist in diesem Kalkulationsschema vorhanden.

2. Sie wird benötigt, um zu konfigurieren, welche Texte aus dem Serviceauftrag oder Werkstattreparaturauftrag in welche Texte in den SAP-S/4HANA-Einkaufsbelegen (Bestellanforderung und/oder Bestellung) kopiert werden.

   Ein Beispiel: Für das Textobjekt CRM_ORDERI wird die Text-ID 0002 in das Textobjekt EBAN (Bestellanforderungstexte) als Text-ID B01 (Positionstext) kopiert.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Integration mit anderen SAP-Komponenten→Customer Relationship Management→Einstellungen für Serviceabwicklung→Logistikintegration→Kopierregeln für Texte beim Anlegen von Einkaufsbelegen.

3. Der Positionstyp für das fremdbeschaffte Ersatzteil für den Serviceauftrag und für das fremdbeschaffte Ersatzteil für die Servicerückmeldung wurde definiert: SPRM (Bestellanf. Ersatzteil) für den Serviceauftrag und SPRC (Bestellanf. Ersatzteil) für die Servicerückmeldung. Die Konditionsart PMP0 (Manueller Bruttopreis) (siehe Schritt 1) wurde in der Konfiguration beider Positionstypen gepflegt. Der Positionstyp SPRM (Bestellanf. Ersatzteil) für den Serviceauftrag wurde ebenfalls als rückmeldungs- und kalkulationsrelevant gekennzeichnet. Der Positionstyp, der für das fremdbeschaffte Teil in einer Servicerückmeldung (SPRC (Bestellanf. Ersatzteil)) verwendet wird, wurde ebenfalls als kalkulationsrelevant konfiguriert.

   Navigieren Sie im Customizing zu: SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Positionstypen definieren.

4. Die Positionstypenfindung für beide Positionstypen wurde auch für alle erforderlichen Feldkombinationen definiert.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Positionstypenfindung definieren.

5. Die Kopiersteuerung wurde für den Positionstyp SPRM (Bestellanf. Ersatzteil) eingerichtet, der im Serviceauftrag verwendet wird, ähnlich wie die Einstellungen für den Positionstyp SRVM (Ersatzteil).

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Kopiersteuerung für Geschäftsvorgänge→Kopiersteuerung für Positionstypen definieren.

6. Der Positionstyp SPRM (Bestellanf. Ersatzteil) für den Serviceauftrag wurde so konfiguriert, dass der Positionstyp SPRC (Bestellanf. Ersatzteil) in der Servicerückmeldung ermittelt wird.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Kopiersteuerung für Geschäftsvorgänge→Positionstypenfindung beim Kopieren definieren.

7. Die Vorgangsart und der Positionstyp, für die das Bestellanforderungsszenario (d.h. ein fremdbeschafftes Ersatzteil) gültig ist, müssen ebenfalls definiert werden. Für den Positionstyp SPRM (Bestellanf. Ersatzteil) wurde dies auf BANF Bestellanforderung gesetzt.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Logistikszenario für Beschaffung von Materialien und Services definieren.

8. Der Positionstyp für die Servicerückmeldung (SPRC) wurde auch einem SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstyp zugeordnet, der beim Anlegen einer Fakturaanforderung im Hintergrund verwendet werden soll. Eine Fakturaanforderung wird angelegt, wenn die Rückmeldung für die Fakturierung freigegeben wird. Beispielsweise wurde für die Vorgangsart SRVC (Servicerückmeldung) der Positionstyp SPRC (Bestellanf. Ersatzteil) dem SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstyp CS01 (Serviceposition eBDR) zugeordnet.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Grundfunktionen→Fakturierung→Servicevorgangsarten zu Fakturaanforderungsarten zuordnen.

In Releases älter als Release 2023 von SAP S/4HANA wurde die Fremdbeschaffung für einen Serviceauftrag nur für Standardersatzteile unterstützt, nicht für Serviceleistungen, die mit der Materialart SERV angelegt wurden. Diese Services verwenden die sogenannten Lean-Services-Funktionen von SAP S/4HANA. Die externe Beschaffung dieser Dienstleistungen erforderte die Verwendung einer Kundenerweiterung. Mit dem Release 2023 wurde dies geändert.

Die Funktion Vorabversand ermöglicht den Versand von Ersatzteilen an einen Servicetechniker oder an einen Kunden, bevor die eigentliche Reparatur beginnt. Ein Vorabversand wird in der Regel verwendet, wenn Ersatzteile im Voraus an einen Kundenstandort geliefert werden müssen, da das Ersatzteil zu sperrig ist, um im Lieferwagen eines Technikers transportiert zu werden. Basierend auf dem Wareneingang oder dem geplanten Lieferdatum am Kundenstandort kann der Techniker dann eine Reparatur mit dem Ersatzteil durchführen, das im Voraus versendet wurde.

Der Versand von Ersatzteilen erfolgt über einen Serviceauftrag mit einem Kundenauftrag. Die Verwendung von Kundenaufträgen ermöglicht das Anlegen von Kundenkonsignationsbestand. Dadurch können Teile, die tatsächlich für die Reparatur benötigt werden, fakturiert werden, nachdem der Verbrauch dieser Teile gebucht wurde.

Der Vorabversand unterscheidet die folgenden beiden Szenarios:

• Das Ersatzteil ist bereits im Bestand eines Lagers verfügbar.
• Das Ersatzteil ist noch nicht vorrätig und muss von einem Lieferanten beschafft werden.

Wenn das Ersatzteil bereits im Lager in einem Lager verfügbar ist und die Ersatzteilposition im Serviceauftrag freigegeben wird, werden automatisch eine Reservierung und ein Kundenauftrag angelegt. Eine ATP-Prüfung (Available-to-Promise) kann aus der Ersatzteilpositionsliste des Serviceauftrags heraus ausgeführt werden.

Aus dem Kundenauftrag kann eine Auslieferung angelegt werden. Nach der Kommissionierung und Buchung des Warenausgangs wird das Ersatzteil in den Kundenkonsignationsbestand innerhalb des Werks umgelagert, und die Reservierung wird während des Warenausgangsprozesses aktualisiert. Die Reservierung wird nach dem endgültigen Warenausgang auf Abgeschlossen gesetzt. Die Auslieferung und die Warenbewegungsbuchung werden der Vorgangshistorie des Kundenauftrags und des Serviceauftrags zusammen mit dem Lieferstatus und der Mengenaktualisierung hinzugefügt.

Nachdem der Servicetechniker die Verwendung des Ersatzteils mit einer Servicerückmeldung rückgemeldet hat, wird der endgültige Warenausgang aus dem Kundenkonsignationsbestand an den Kunden gebucht, einschließlich des Materialverbrauchs.

Wenn das Ersatzteil nicht auf Lager verfügbar ist, kann es über eine Bestellanforderung oder eine Bestellung beschafft werden, die aus der Serviceauftragsposition angelegt wurde. Zusätzlich wird ein Kundenauftrag angelegt und als Grundlage für das Anlegen der Auslieferung verwendet.

Wenn der Wareneingang für die Bestellung gebucht wird, geht das Ersatzteil in den Kundenauftragsbestand ein (Sonderbestandsart E), sodass kein anderer Prozess das Teil verwenden kann. Der Bestätigungssteuerschlüssel der Bestellposition bestimmt, ob eine Anlieferung angelegt werden muss.

Der weitere Prozess ist identisch mit der Bearbeitung eines Ersatzteils aus dem Bestand. Die Beschaffungsprozessdokumente (wie die Bestellung) werden zusammen mit dem Lieferstatus und der Mengenaktualisierung zur Vorgangshistorie des Serviceauftrags hinzugefügt.

Für die Verwendung in einem Serviceauftrag (Objekttyp BUS2000146 – Servicematerialposition) sind die folgenden Positionstypen im Customizing verfügbar (Menüpfad Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Positionstypen definieren):

• SRVU - Erw. Versand von beschafftem Service Teile
• SRVV - Erw. Serviceversand Teile aus dem Bestand

Für die Servicerückmeldung (Objekttyp BUS2000142 – Servicematerialrückmeldungsposition) stehen folgende Positionstypen zur Verfügung:

• SVCU - Erw. Versand von beschafftem Service Teile
• SVCV - Erw. Serviceversand Teile aus dem Bestand

Sie können die Positionstypen für den Vorabversand verwenden, da sie (in der Positionstypenfindung) den Vorgangsarten SRVO (Serviceauftrag) und SRVC (Servicerückmeldung) als manuelle alternative Positionstypen zugeordnet wurden (Menüpfad: Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Positionstypenfindung definieren).

Darüber hinaus wurden folgende Einstellungen vorgenommen:

• Kopiersteuerung für Positionstypen definieren (Menüpfad: Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Kopiersteuerung für Geschäftsvorgänge→Kopiersteuerung für Positionstypen definieren).
• Positionstypenfindung beim Kopieren definieren (Menüpfad: Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Kopiersteuerung für Geschäftsvorgänge→Positionstypenfindung beim Kopieren definieren).

Die Tabelle zeigt die Ermittlung des Logistikszenarios für den Serviceauftrag (Menüpfad: Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Organisationsmanagement (alt)→Logistikszenario für Beschaffung von Materialien und Services definieren).

Der Rückmeldeprozess ist für beide Szenarios identisch. Sobald die Reparatur abgeschlossen ist, gibt der Servicetechniker die Rückmeldungsdetails im System ein. Darauf folgt der Warenausgang für das verwendete Ersatzteil.

Aus Konfigurationssicht wird das Logistikszenario C - Kundenkonsignation für eine SRVC-Rückmeldung mit dem Positionstyp SVCU ermittelt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Warenausgang aus dem Kundenkonsignationsbestand gebucht wird.

Die Servicerückmeldung kann nur ein Ersatzteil rückmelden, das bereits über die Auslieferung des Kundenauftrags geliefert wurde. Wenn die Menge in der Bestätigung die Liefermenge überschreitet, wird beim Anlegen oder Ändern der Bestätigung eine Warnmeldung ausgelöst. Wenn die Rückmeldung auf Abgeschlossen gesetzt wird, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, und der Status wird automatisch auf "Offen" zurückgesetzt.

Neben den oben genannten Konfigurationsoptionen sind auch verschiedene Konfigurationseinstellungen im Vertrieb erforderlich. Ein Beispiel ist die Konfiguration der Verkaufsbelegart SRVO. Ein weiteres Beispiel ist die Definition der Verkaufspositionstypen SRVU (Ersatzteilbeschaffung und Versand) und SRVV (ErsTeil erw. Schiff).

Die Verfügbarkeitsprüfung kann in SAP S/4HANA Service für Verkaufspositionen verwendet werden.

Die folgenden Schritte sind erforderlich, um die Verfügbarkeitsprüfung für Verkaufspositionen in einem Serviceszenario zu konfigurieren:

1. Aktivieren Sie die Verfügbarkeitsprüfung für die relevanten Einteilungstypen im Customizing für SAP S/4HANA Sales.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Verkauf→Verkaufsbelege→Einteilungen→Einteilungstypen definieren.

2. Definieren Sie einen Schlüssel für ein ATP-Profil, das dann dem relevanten Servicepositionstyp zugeordnet wird. Der Name des ATP-Profils muss ein numerischer Wert sein.

   Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Grundfunktionen→Verfügbarkeitsprüfung→ATP-Profil definieren und SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Grundfunktionen→Verfügbarkeitsprüfung→ATP-Profil einem Positionstyp zuordnen.

3. Starten Sie die Transaktion FIBF, um die ATP-Prüfung zu aktivieren, und wählen Sie dann den folgenden Menüpfad: Einstellungen→Identifikation→SAP-Anwendungen. Setzen Sie in der Tabelle Applikationskennzeichen die Applikation CRMATP auf Aktiv.

Seit Release 2023 von SAP S/4HANA können Sie eine Umlagerung aus einer Ersatzteilposition eines Service- oder Reparaturauftrags anstoßen, z.B. von einem zentralen Lagerort zu einem Fahrzeuglagerort eines Servicemitarbeiters. Wenn die erforderlichen Ersatzteile nicht am Lagerort des ausführenden Servicemitarbeiters verfügbar sind, kann ein Umlagerungsprozess angestoßen werden, um den erforderlichen Bestand an den Lagerort des Servicemitarbeiters umzulagern.

Die folgenden Voraussetzungen und Einstellungen im Customizing für Service sind für dieses spezifische Szenario relevant:

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Benutzern, die an diesem Szenario beteiligt sind (Testen oder Ausführen), eine Rolle zuordnen, die auf der SAP-Standardrolle SAP_BR_SHIPPING_SPECIALIST basiert.
• Legen Sie im Customizing über Unternehmensstruktur→Definition→Materialwirtschaft Lagerort→pflegen einen Lagerort an, der Ihren Lieferwagen repräsentiert.

• Sie müssen dem Logistik-Teilszenario 03 Umlagerungsposition eine Bestellanforderung oder eine Bestellung zuordnen.

  Wenn Sie das Organisationsmanagement (alt) verwenden, wählen Sie Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Organisationsmanagement (alt)→Logistikszenario für Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen definieren.

  Wenn Sie das Unternehmens-Organisationsmodell verwenden, richten Sie dies im Customizing unter Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Unternehmens-Organisationsmanagement→Logistikszenario für Beschaffung von Materialien und Services definieren ein.

• Sie müssen angeben, welche Einkaufsbelegart (legen Sie bei Bedarf eine neue an, z.B. ZUD UmlagBestellEinteil. in unserem Schulungssystem) für eine Kombination aus Servicevorgangsart und Positionstyp für das Logistik-Teilszenario 03 Umlagerungsposition verwendet werden soll.

  Dies tun Sie unter Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Unternehmens-Organisationsmanagement→Einkaufsbelegarten für Servicevorgangsart und Positionstyp festlegen.

• Wenn Sie das Unternehmens-Organisationsmodell verwenden, geben Sie das relevante mitarbeiterspezifische Werk und den Lagerort über Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Unternehmens-Organisationsmanagement→Werk und Lagerort zu Servicemitarbeiter und Land/Region zuordnen an. Sie geben das relevante Lieferwerk und den Lagerort über Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Unternehmens-Organisationsmanagement→Werk und Lagerort zu Land/Region zuordnen an.

  Wenn Sie Organisationsmanagement (alt) verwenden, geben Sie das Lieferwerk und den Lagerort sowie das mitarbeiterspezifische Werk und den mitarbeiterspezifischen Lagerort über Service→Vorgänge→Einstellungen für Servicevorgänge→Integration→Logistikintegration→Organisationsmanagement (alt)→Werk und Lagerort zu Serviceorganisationseinheiten zuordnen an.

• Ein Logistikszenario kann einem in einem Serviceauftrag ermittelten Positionstyp zugeordnet werden. Sie können damit das Anlegen einer Reservierung oder die Fremdbeschaffung eines Materials und/oder einer Dienstleistung für eine Auftragsposition anstoßen.
• Für Service- und Reparaturrückmeldungen muss die Art und Weise konfiguriert werden, wie Materialentnahmen gebucht werden. Diese Entnahmen können aus dem normalen Werks-/Lagerortbestand oder aus dem Konsignationsbestand (Techniker oder Kunde) gebucht werden. Das Logistikszenario gibt wiederum an, welches Szenario erforderlich ist. Sie wird der Vorgangsart der Servicerückmeldung und dem Positionstyp (in Kombination mit einer Serviceorganisation und einer zuständigen Serviceorganisationseinheit) zugeordnet.
• Dienstleistungen (mit der Materialart SERV) werden fremdbeschafft und können dann über die Lean-Services-Funktion (d.h. über ein Leistungserfassungsblatt) im System erfasst werden.
• Die Funktion Vorabversand ermöglicht den Versand von Ersatzteilen an einen Servicetechniker oder an einen Kunden, bevor die eigentliche Reparatur beginnt. Für diese Szenarien stehen Standardeinstellungen zur Verfügung.
• Sie können eine Umlagerung aus einer Ersatzteilposition eines Service- oder Reparaturauftrags anstoßen, z.B. von einem zentralen Lagerort an einen Fahrzeuglagerort eines Servicemitarbeiters. Wenn die erforderlichen Ersatzteile nicht am Lagerort des ausführenden Servicemitarbeiters verfügbar sind, kann ein Umlagerungsprozess angestoßen werden, um den erforderlichen Bestand an den Lagerort des Servicemitarbeiters umzulagern.