Servicefakturierung konfigurieren

Im letzten Teil dieses Kapitels werden die wichtigsten Konfigurationseinstellungen für die Abrechnung des Kunden für den Vor-Ort-Serviceprozess vorgestellt.

In den in diesem Kurs besprochenen SAP-S/4HANA-Service-Szenarios ist der Fakturaanforderungsbeleg, auf dessen Grundlage der Kunde fakturiert wird, ein Beleg mit einer Fakturaart als Belegart. Diese Fakturaart wird im SAP-S/4HANA-Standardsystem als Fakturaanford. Kundenman. Servicerckmldg (SVCB) bezeichnet.

Customizing-Aktivitäten für die Fakturierung müssen sowohl in SAP S/4HANA Sales als auch in SAP S/4HANA Service ausgeführt werden.

Die folgenden Einstellungen sind die Voraussetzung, um die Fakturierung für Servicevorgänge nutzen zu können:

• Die Organisationsstruktur wurde konfiguriert. Für die Fakturierung ist die Definition einer Verkaufsorganisation erforderlich.

• SAP-S/4HANA-Verkaufsbelegarten müssen definiert werden. Diese werden später den Servicevorgangsarten zugeordnet, um die Fakturierung von Servicevorgängen durch die Verwendung von Fakturaanforderungen zu ermöglichen: Auch wenn eine Fakturaanforderung eine Faktura (mit einer Fakturaart) ist, verwendet das System eine Verkaufsbelegart mit Positionen mit einem Verkaufspositionstyp, der für die auftragsbezogene Fakturierung konfiguriert ist.

  Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Vertrieb→Verkauf→Verkaufsbelege→Verkaufsbelegkopf→Verkaufsbelegarten definieren.

  Ein Beispiel für eine Verkaufsbelegart ist Servicerückmeldung eBDR (BSVC).

• SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstypen müssen konfiguriert werden. Ein Grund dafür ist, dass die SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstypen später bestimmten Positionstypen in SAP S/4HANA Service zugeordnet werden, um die Fakturierung durch die Verwendung von Fakturaanforderungen zu ermöglichen. Ein Beispiel für einen hierfür verwendeten Verkaufspositionstyp ist Externe Fakturaanforderung für Serviceposition (CS01). Dieser Positionstyp wurde für die auftragsbezogene Fakturierung konfiguriert (über das Feld Fakturarelevanz).

  Ein weiterer Grund für die Definition von Verkaufspositionstypen ist, dass Verkaufspositionen in Servicevorgängen in Kundenaufträge in SAP S/4HANA Sales repliziert werden. Diese Kundenaufträge können dann mit den entsprechenden Fakturaanforderungen (und anderen fakturierbaren Verkaufsbelegen) zusammengeführt werden, um kombinierte Fakturen anzulegen.

  Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Vertrieb→Verkauf→Verkaufsbelege→Verkaufsbelegposition→Positionstypen definieren.

• Für jeden Positionstyp in SAP S/4HANA Service, der eine Fakturierung erfordert, muss für den Geschäftsvorgangstyp Verkauf (BUS2000115) die Fakturarelevanz festgelegt werden. Die entsprechenden Einstellungen für die Fakturarelevanz für Positionen in Service umfassen Folgendes:

  • Nicht fakturarelevant
  • Fakturierung nach Vertragsfreigabe (B)
  • Vorgangsbezogene Fakturierung nach Erledigung (D)
  • Servicerückmeldungsbezogene Fakturierung (K)

  Navigieren Sie dazu im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Positionstypen definieren, und wählen Sie das Symbol IMG - Aktivität.

  Markieren Sie den Servicepositionstyp, und doppelklicken Sie auf den Ordner Zuordnung Geschäftsvorgangstypen. Markieren Sie Verkauf (BUS2000115), und doppelklicken Sie auf Customizing Position. Hier finden Sie die genannte Einstellung für die Fakturarelevanz.

  Ein Beispiel hierfür ist: Der Servicerückmeldungspositionstyp SVCP (Serviceprodukt) wird auf D (Vorgangsbezogene Fakturierung nach Erledigung) gesetzt.

• Fakturaarten müssen definiert und später den in SAP S/4HANA Service verwendeten Vorgangsarten in Kombination mit den Verkaufsbelegarten zugeordnet werden, die für die Fakturaanforderungen verwendet werden sollen.

  Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Vertrieb→Fakturierung→Fakturen→Fakturaarten definieren.

  Im letzten Punkt dieser Liste finden Sie den Menüpfad im Customizing, in dem diese Fakturaarten dann den in SAP S/4HANA Service verwendeten Vorgangsarten zugeordnet werden.

• Die Einstellungen für die Kopiersteuerung zwischen den Verkaufsbelegarten, die im Hintergrund zum Anlegen der Fakturaanforderungen verwendet werden, und den Fakturaarten, die für die Fakturaanforderungen verwendet werden, müssen ebenfalls gepflegt werden. Zum Beispiel Quellverkaufsbelegart BSVC (eFakturaanforderung für Servicerückmeldung) und Zielfakturaart SVCB (Kunde Mgmt-Servicerückmeldung Fakturaanforderung), die für die tatsächlichen Fakturaanforderungen verwendet wird. Kopiersteuerungseinstellungen zwischen den Fakturaarten, die für die Fakturaanforderungen verwendet werden (SVCB (Cust. Mgmt-Servicerückmeldung Fakturaanforderung)) und die Fakturaart(en), die für die tatsächlichen Rechnungen verwendet werden, die an die Kunden gesendet werden, z.B. F2 (Rechnung (F2)), müssen ebenfalls gepflegt werden.

  Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Vertrieb→Fakturierung→Fakturen→Kopiersteuerung für Fakturen bearbeiten.

• Zunächst müssen die Verkaufsbelegart(en), die Verkaufspositionstypen (mit den relevanten Einstellungen), die Fakturaarten für die Fakturaanforderungen und die an die Kunden gesendeten Rechnungen sowie die Kopiersteuerungseinstellungen für die Fakturierung eingerichtet werden. Im nächsten Schritt ordnen Sie diese Belegarten den relevanten Vorgangsarten in SAP S/4HANA Service zu.

  Navigieren Sie im Customizing zu SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Grundfunktionen→Fakturierung→Servicevorgangsarten zu Fakturaanforderungsarten zuordnen.

  Hier werden sowohl die Verkaufsbelegart, die beim Anlegen der Fakturaanforderungen im Hintergrund verwendet wird, als auch die Fakturaart, die für diese verwendet werden soll, jeder in SAP S/4HANA Service verwendeten Vorgangsart zugeordnet. Einträge können für Reparaturrückmeldungen, Serviceverträge, Servicerückmeldungen und Serviceaufträge gefunden werden.

  Pro Vorgangsart muss auch eine Zuordnung zwischen jedem SAP-S/4HANA-Service-Positionstyp und dem SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstyp gepflegt werden, der beim Anlegen der Fakturaanforderungen im Hintergrund verwendet wird.

Die Ad-hoc-Fakturierung ist eine strukturierte Methode der Servicefakturierung, die nicht den Regeln für periodische Fakturierung oder Teilfakturierung entspricht, sondern es Ihnen ermöglicht, Fakturawerte und -termine frei zu definieren.

Sie können einen Fakturierungsplan für Ad-hoc-Fakturierung verwenden, um die Termine, an denen die Fakturierung erfolgen soll, und den zu fakturierenden Wert zu definieren. Für jedes Fakturadatum generiert das System eine Fakturaanforderungszeile. Darüber hinaus können Sie optional die Abrechnungsperiode angeben, die eine einzelne Fakturaanforderungszeile abdeckt.

Eine Funktion, die mit der Ad-hoc-Fakturierung verfügbar ist, heißt Fakturierung des Restnettowerts. Mit dieser Funktion kann das System automatisch eine Fakturaanforderungszeile mit allen Restnettowerten des Servicevertrags oder der Serviceauftragsposition generieren. Das Fakturadatum dieser Fakturaanforderungszeile wird standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt.

Die Ad-hoc-Fakturierung ermöglicht einen Gesamtfakturawert, der höher, niedriger oder gleich dem Positionsnettowert ist. Daher müssen Sie das Kennzeichen Fakturierungsplan ist finalisiert setzen, um dem System mitzuteilen, dass der Fakturierungsplan finalisiert ist. Das bedeutet, dass kein Fakturawert mehr geplant werden soll. Nachdem Sie das Kennzeichen gesetzt haben, wird der Fakturierungsstatus der Ad-hoc-Fakturaposition auf „Vollständig fakturiert" gesetzt, wenn alle Fakturaanforderungszeilen im Fakturierungsplan fakturiert sind.

Im Gegensatz zu Servicevertragspositionen, deren Preise basierend auf dem Vertragsgültigkeitszeitraum berechnet werden, können Positionen mit Ad-hoc-Fakturierung auf einen Festpreis gesetzt werden, indem eine Preiskonditionsart des manuellen Positionsbetrags (PMV1) verwendet wird. Dadurch wird der Nettowert der Ad-hoc-Fakturaposition trotz der Änderung des Gültigkeitszeitraums immer auf den von Ihnen angegebenen manuellen Positionsbetrag fixiert.

Für die Verwendung der Ad-hoc-Fakturierung für Serviceverträge und Serviceaufträge sind folgende Konfigurationseinstellungen erforderlich:

• Konfigurieren Sie eine Fakturierungsplanart für die Ad-hoc-Fakturierung. Navigieren Sie im Customizing zu: SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Fakturierungsplan→Fakturierungsplanarten definieren. Wählen Sie für die Fakturierungsplanart, die Sie verwenden möchten, für das Feld BilPlanUse die Option Ad-hoc-Fakturierung.
• Ordnen Sie Ihre Fakturierungsplanart für Ad-hoc-Fakturierung dem Positionstyp zu, für den Sie die Ad-hoc-Fakturierung verwenden möchten. Navigieren Sie im Customizing zu: SAP Customizing Einführungsleitfaden→Service→Vorgänge→Grundeinstellungen→Fakturierungsplan→Fakturierungsplanart zu Positionstyp zuordnen.

Die vordefinierten Customizing-Einstellungen für die Ad-hoc-Servicevertragsfakturierung umfassen die Vorgangsart SC und den Positionstyp SV-Pos. (Ad-hoc-Fakt.) (SCNB).

Für Serviceaufträge stehen die folgenden vordefinierten Positionstypen für die Ad-hoc-Fakturierung zur Verfügung:

• Serviceproduktposition (Ad-hoc-Fakturierung) (SBOS)
• Ausgabenposition (Ad-hoc-Fakturierung) (SBOE)
• Ersatzteil (Ad-hoc-Fakturierung) (SBOM)
• Buchungskreisübergreifende Serviceposition (Ad-hoc-Fakturierung) (SVAI)

Es ist auch eine Funktion verfügbar, die die Verwendung einer abweichenden Steuerklassifikation in Serviceaufträgen und Servicerückmeldungen ermöglicht.

Im Feld Abw. Steuerklassifikation auf der Registerkarte Fakturierung in diesen Belegen können Sie (über eine Dropdown-Liste) wählen, ob ein Servicevorgang steuerbefreit oder steuerpflichtig ist.

• Fakturaanforderungen werden generiert, wenn ein Servicevorgang erledigt und für die Fakturierung freigegeben wurde. Sie werden im Fakturavorrat zusammen mit anderen fakturierbaren SAP-S/4HANA-Verkaufsbelegen wie Kundenaufträgen und Lastschriftsanforderungen angezeigt.
• Einem Kunden können entweder die in einem Serviceauftrag geplanten Ressourcen (Festpreis) oder die tatsächlich verwendeten und in einer Servicerückmeldung erfassten Ressourcen in Rechnung gestellt werden (nach Aufwand).
• Die folgenden Einstellungen sind erforderlich, um die Fakturierung für Servicevorgänge verwenden zu können: Konfigurieren Sie die Organisationsstruktur, konfigurieren Sie SAP-S/4HANA-Verkaufsbelegarten und ordnen Sie sie zu Servicevorgangsarten zu, definieren Sie SAP-S/4HANA-Verkaufspositionstypen und ordnen Sie sie Servicepositionstypen zu, definieren Sie die Fakturarelevanz pro Servicepositionstyp, definieren Sie Fakturaarten und ordnen Sie sie den Vorgangsarten zu, die in SAP S/4HANA Service verwendet werden (in Kombination mit den Verkaufsbelegarten, die für die Fakturaanforderungssteuerung verwendet werden sollen), und bearbeiten Sie alle relevanten Einstellungen für das Kopieren.
• Sie können die Ad-hoc-Fakturierung für Serviceverträge und Serviceaufträge definieren. Die Ad-hoc-Fakturierung ist eine strukturierte Methode der Servicefakturierung, die nicht den Regeln für periodische Fakturierung oder Teilfakturierung entspricht, sondern es Ihnen ermöglicht, Fakturawerte und -termine frei zu definieren.