Einführung in Lösungen für externe Arbeitskräfte
Verbinden von SAP Fieldglass mit durchgängigen Geschäftsprozessen
Die wichtigsten Lösungen von SAP Fieldglass kennenlernen
Mit SAP Fieldglass den Wert portfolioübergreifender SAP-Komponenten ausbauen
SAP Fieldglass mit Branchen verbinden
Verkauf der SAP-Fieldglass-Lösung für externe Arbeitskräfte

Die durchgängigen Funktionen von SAP Fieldglass zeigen

Objective

After completing this lesson, you will be able to anhand einer Lösungsdemo einen zentralen End-to-End-Prozess von SAP Fieldglass hervorheben.

Beschaffung externer Arbeitnehmer in SAP Fieldglass

In SAP Fieldglass können Auftraggeber einen mehrstufigen Beschaffungsprozess für Fremdpersonal initiieren, indem sie Tätigkeitsprofile erstellen, in denen die Position, die Qualifikationen und zusätzliche Informationen für Lieferanten detailliert aufgeführt sind. Das System bietet verschiedene Tätigkeitsprofiltypen und Workflow-Optionen, mit denen Auftraggeber verschiedene Szenarios für Abschluss, Genehmigung und Verteilung einrichten können, wobei die Arbeit vom Lieferanten eingesetzt, verwaltet und bezahlt wird.

Lassen Sie uns kurz einen möglichen Workflow durchlaufen, der veranschaulicht, wie WorkingNet, ein führender Hersteller von Datennetzwerken, einen externen Mitarbeiter mit SAP Fieldglass beschafft und einbindet. Mavis, der Manager des Datennetzwerks, beginnt mit einem dreistufigen Prozess zur Beschaffung, Beauftragung und Bezahlung eines Kontingentarbeiters.

Abbildung des dreistufigen Prozesses der Beschaffung, Beauftragung und Bezahlung eines Kontingentarbeiters

Beschaffen

Ein Tätigkeitsprofil wird vom einstellenden Manager erstellt und dann intern für alle erforderlichen Genehmigungen weitergeleitet. Nach der vollständigen Genehmigung prüft das Programmbüro (PMO) das Tätigkeitsprofil und verteilt es an ausgewählte Lieferanten, die mit der Beschaffung potenzieller Kandidaten zur Übermittlung beginnen.

Tätigkeitsprofil erstellenIn SAP Fieldglass muss Mavis als Erstes die offene Rolle des Netzwerkingenieurs ausfüllen, indem er die Position tatsächlich veröffentlicht. Mavis veröffentlicht die Planstelle nicht in einer Stellenbörse wie CareerBuilder, LinkedIn oder Indeed. Stattdessen erstellt Mavis ein sogenanntes Tätigkeitsprofil in SAP Fieldglass aus einer Liste von Tätigkeitsprofilvorlagen, die das PMO von WorkingNet zur Verfügung gestellt hat. Diese Vorlagen bestehen aus Tätigkeitsbeschreibungen, Abrechnungstarifen, Arbeitsstunden, Arbeitsstandorten und anderen solchen Informationen.
Tätigkeitsprofil prüfenSobald die Stelle in SAP Fieldglass veröffentlicht wurde, wird sie zur Prüfung und Genehmigung an Brian, den Leiter des PMOs von WorkingNet oder andere Genehmiger in WorkingNet-weitergeleitet, um zu überprüfen, ob die Informationen im Tätigkeitsprofil korrekt sind und das Budget verfügbar ist.
Bewerber übermittelnWenn die Planstelle vollständig genehmigt wurde, wird das Tätigkeitsprofil verteilt, um Lieferanten auszuwählen, mit denen WorkingNet zusammenarbeitet. Diese Lieferanten, z. B. re:CrewIT, erhalten und prüfen das Tätigkeitsprofil, befragen potenzielle Kandidaten und übermitteln dann eine Liste von Bewerbern, die die Kriterien von Mavis für die Planstelle erfüllen.
Bewerber überprüfenMavis prüft die übermittelten Bewerber und wählt die besten Bewerber für das Bewerbungsgespräch aus.

Einbinden

Beginnt, wenn ein Kandidat durch das Anlegen eines Arbeitsauftrags in SAP Fieldglass für die Einstellung ausgewählt wird. Anschließend verwendet der Auftraggeber SAP Fieldglass, um den externen Mitarbeiter zu verwalten, indem er Meilensteine und Leistungen sowie Ausgaben verfolgt und abgeschlossene Transaktionen genehmigt.

Arbeitsauftrag anlegenMavis beschließt, Joe, einen erfahrenen Datennetzwerkingenieur, einzustellen. Daher legt sie einen Arbeitsauftrag für Joe an, der die endgültigen Bedingungen für seinen neuen Einsatz beschreibt.
Arbeitsauftrag genehmigenDer Arbeitsauftrag wird erneut an das PMO und alle anderen Genehmiger in WorkingNet weitergeleitet, um die endgültigen Arbeitsauftragsbedingungen zu prüfen und zu genehmigen.
Onboarding abschließenAlle Onboarding-Anforderungen für Joe sind gemäß den Anforderungen von WorkingNet abgeschlossen. Aktivitätsposten, wie die Ausstellung eines Sicherheitsabzeichens oder der Abschluss bestimmter Referenzprüfungen, werden im Arbeitsauftrag von Joe als abgeschlossen gekennzeichnet.
Arbeitsauftrag aktivierenWenn Joe entfernt wird, um mit WorkingNet zu beginnen, aktiviert das PMO den Arbeitsauftrag, wodurch die Einladung an Joe ausgelöst wird, sich bei SAP Fieldglass zu registrieren.
In SAP Fieldglass registrierenJoe wird dann angewiesen, ein Konto in SAP Fieldglass zu registrieren. Jetzt ist Joe bereit, mit der Arbeit zu beginnen!

Bezahlen

Nach Beginn des Arbeitseinsatzes verfolgt der Mitarbeiter seine Zeiten und Ausgaben in SAP Fieldglass. Der Auftraggeber genehmigt die Zeiten und Ausgaben eines Mitarbeiters und bezahlt den Lieferanten, der dann den Mitarbeiter bezahlt.

Zeit- und Aufwandspositionen einreichenJoe verwendet dann SAP Fieldglass, um seine Tätigkeitsnachweise und alle Ausgaben zu verfolgen und zu übermitteln, die zur Genehmigung an Mavis gesendet werden.
Zeit- und Aufwandspositionen genehmigenWenn Mavis Joes Zeit und Ausgaben genehmigt …
Rechnung übermitteln... eine Rechnung wird automatisch generiert und WorkingNet zahlt re:CrewIT.

Erstellung von Tätigkeitsprofilen in SAP Fieldglass

Die Erstellung eines Tätigkeitsprofils in SAP Fieldglass ist ein dreistufiger Prozess:

  1. Setup
  2. Augment
  3. Prüfen und übermitteln

In einigen Tenant-Konfigurationen führt der einstellende Manager alle drei Schritte aus.

WorkingNet folgt jedoch der Best Practice, den sogenannten PMO-gestützten Workflow zu konfigurieren. Mit diesem Workflow würde der einstellende Manager nur den Einrichtungsschritt abschließen; die im Schritt Augment erforderlichen Details werden definiert und gehören dem Program Management Office.

Side-by-Side-Screenshots der Erstellung eines Tätigkeitsprofils mithilfe des PMO-unterstützten Workflows, wobei der einstellende Manager den Einrichtungsschritt abschließt und das Programmbüro die Schritte zur Erweiterung und Prüfung abschließt
1Mit der Einrichtung werden die Informationen zum Gesamtbedarf eingegeben: die Position, die Termine, an denen der Mitarbeiter benötigt wird, der Ort, an dem der Mitarbeiter arbeitet usw.
2Mit dem Schritt „Erweitern" werden spezifische Details hinzugefügt, z.B. die erwarteten Zahlungs- und Abrechnungssätze, die Details zum geschätzten Budget, die Verteilungsregeln des Tätigkeitsprofils und alle anderen Regeln, die für die Planstelle definiert werden müssen. Dies sind Informationen, die das PMO besser verwalten kann.
 Das PMO ist auch für den Schritt Prüfen und übermitteln verantwortlich.

Tätigkeitsprofil erstellen

Beispiel

Die Einrichtungsseite für das Tätigkeitsprofil

Gehen wir durch den Prozess, dem Mavis folgte, um Joe einzustellen, um die befristete Position zu besetzen, die sie in ihrem Team offen hatte.

Die Verwendung des PMO-unterstützten Workflows bedeutet, dass sie nur die Seite „Einrichtung" eines neuen Tätigkeitsprofils ausfüllen muss. Brian im Programmbüro füllt die Seite „Erweitern" aus.

ExerciseStart Exercise

Genehmigen eines Tätigkeitsprofils

Da WorkingNet den PMO-unterstützten Workflow verwendet, prüft das Programmbüro die zweite Augment-Seite, sobald ein einstellender Manager den ersten Einrichtungsschritt eines Tätigkeitsprofils abgeschlossen hat. Wenn Mavis also ihren Teil des Tätigkeitsprofils einschließt, wird es für die letzten Schritte an Brian im PMO übergeben.

Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, was Brian tun muss, um das Tätigkeitsprofil abzuschließen und zu übermitteln.

Lieferant übermittelt Bewerber

WorkingNet hat eine Verteilungsregel festgelegt, um vollständig genehmigte Tätigkeitsprofile automatisch an eine vordefinierte Liste von Lieferanten zu verteilen, mit denen sie für Positionen zusammengearbeitet haben, z.B. die, die Mavis zu besetzen versucht. Sobald das Tätigkeitsprofil von Mavis im System genehmigt wurde, verteilt SAP Fieldglass es automatisch.

Diese Lieferanten werden benachrichtigt, dass WorkingNet ein neues Tätigkeitsprofil veröffentlicht hat. Sheila zum Beispiel bei re:CrewIT kann dann die Details der Netzwerkingenieur-Position überprüfen, die Mavis angelegt hat. Sheila hat das Gefühl, dass sie die perfekte Kandidatin – Joe – hat, also beschließt sie, ihn der offenen Position zu unterwerfen.

Bei der Beantwortung enthält Sheila Informationen wie:

die Einrichtungsseite des Lieferanten des Tätigkeitsprofils, auf der angezeigt wird, dass Joe Worker als Bewerber hinzugefügt wurde
1Sein Vor- und Nachname;
2Seine eindeutige Sicherheits-ID, bestehend aus seinem Geburtsdatum und den ersten beiden Buchstaben für seinen Vornamen;
3das Datum, an dem er beginnen kann;
4ob er für andere Positionen eingereicht wird;
5ob sein Datensatz für externes Personal für den Auftraggeber sichtbar sein soll;
6Und sein Lebenslauf.

Als Nächstes gibt Sheila die Tarifinformationen für Joe ein, basierend auf dem, was von WorkingNet angefordert wurde. Sobald sie alle erforderlichen Informationen eingegeben hat, wählt sie Senden, um die Joes-Bewerbung an WorkingNet zur Überprüfung zu senden.

Wenn andere Lieferanten die Ausschreibung als Netzwerkingenieur erhalten haben, würden sie auf die gleiche Weise auf ihre eigenen Bewerbungen antworten und diese übermitteln.

Bewerber überprüfen

Beispiel

Als Mavis den von Sheila bei re:CrewIT eingereichten Bewerber erhält, hat Mavis die Möglichkeit, die Bewerbung gründlich zu prüfen und zu ermitteln, ob sie mit dem Kandidaten fortfahren möchte oder nicht.

ExerciseStart Exercise

Arbeitsauftrag anlegen

Jetzt, da wir mit der Engage-Phase unseres Fremdpersonal-Workflows fortfahren, besteht der nächste Schritt im Beschaffungsprozess des Mitarbeiters darin, den Arbeitsauftrag zu erstellen. Der Arbeitsauftrag ist das Dokument, das den Mitarbeiter offiziell vor dem Lieferanten absichert und die endgültigen Bedingungen seiner Zuordnung festlegt.

Das Erstellen eines Arbeitsauftrags ist in der Regel einfach, da die meisten Informationen direkt aus den Datensätzen des Tätigkeitsprofils und des Bewerbers abgerufen werden. Die Seite „Einrichtung" des Arbeitsauftrags wird sofort angezeigt, nachdem die Schaltfläche „Einstellen" im Tätigkeitsprofil ausgewählt wurde. Auf dieser Seite müssen Sie größtenteils nur die Informationen überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

die Einrichtungsseite des Arbeitsauftrags für Joe, auf der die endgültigen Beschäftigungsbedingungen hervorgehoben sind
1Die Spalte Endgültige Bedingungen gibt an, was die endgültigen Bedingungen für diesen Arbeitsauftrag sind. Diese Informationen können bearbeitet werden, wenn sich die Umstände zwischen der Übermittlung des Tätigkeitsprofils und der Präsentation des Bewerbers geändert haben.
2Was Mavis als Angefordert sieht, sind Informationen, die aus dem Tätigkeitsprofil stammen. Sie wird als Referenz verwendet, um alle Änderungen, die am Arbeitsauftrag vorgenommen wurden, mit den im Tätigkeitsprofil angegebenen Informationen zu vergleichen.

Wenn Mavis den Arbeitsauftrag für Joe übermittelt, durchläuft er alle Prüfungen und Genehmigungen, die für WorkingNet konfiguriert wurden.

Arbeitsauftrag genehmigen

Das in einem Tätigkeitsprofil angegebene Budget kann vorgeben, ob der Arbeitsauftrag zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Innerhalb des Vorlagetyps für Fremdpersonal gibt es im Abschnitt „Arbeitsauftrag" eine Regel mit dem Namen „Arbeitsauftragsgenehmigungen". In diesem Abschnitt werden die Personen innerhalb der Organisation aufgeführt, die Arbeitsaufträge genehmigen müssen.

Im Fall von WorkingNet wird der Arbeitsauftrag erneut an das PMO und alle anderen Genehmiger in WorkingNet weitergeleitet, um die endgültigen Arbeitsauftragsbedingungen zu prüfen und zu genehmigen. Wenn alle Genehmigungen erteilt wurden, wird der Arbeitsauftrag an den Lieferanten gesendet, und die Onboarding-Aktivitäten können beginnen.

Onboarding des externen Mitarbeiters

Nachdem ein Arbeitsauftrag erstellt wurde, müssen einige Aktivitäten, Assets oder Aufgaben möglicherweise abgeschlossen werden, wenn der Auftraggeber sie als Teil des Onboarding- und Aktivierungsprozesses konfiguriert hat. Diese Elemente können unter anderem Hintergrundüberprüfungen, die Unterzeichnung der Dokumentation und die Anforderung des Gebäudezugriffs umfassen, und deren Abschluss erfordert möglicherweise eine Prüfung durch den Käufer.

Sobald diese Aktivitäten abgeschlossen sind, kann der Arbeitsauftrag aktiviert werden, sodass der neue Mitarbeiter auf SAP Fieldglass zugreifen kann.

Arbeitsauftrag aktivieren

Bei WorkingNet ist das Programmbüro dafür verantwortlich, alle neuen Kontingentarbeiter für den Start zu bereinigen. Brian prüft die abgeschlossenen Onboarding-Aktivitätsposten für Joe und aktiviert den Arbeitsauftrag.

Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, was Brian tun muss, um Joes Arbeitsauftrag SAP Fieldglass zu aktivieren.

Mitarbeiter registriert sich in SAP Fieldglass

Nachdem das PMO den Arbeitsauftrag aktiviert hat, wird Joe angewiesen, ein Konto in SAP Fieldglass zu registrieren. Sobald er das getan hat, ist er bereit, mit der Arbeit zu beginnen!

Arbeitszeitblatt prüfen und genehmigen

Nachdem Joe mit seinem neuen Arbeitseinsatz begonnen hat, muss er sich bei seinem SAP-Fieldglass-Konto anmelden, um seinen Tätigkeitsnachweis zu übermitteln.

Joes Arbeitszeitblatt mit 8 Stunden, die für jeden Wochentag eingegeben wurden, jedoch mit manuellen Einträgen von 2 doppelten Stunden für Sonntag, 1 Mehrarbeitsstunde am Dienstag und einer halben Mehrarbeitsstunde am Donnerstag

WorkingNet hat SAP Fieldglass so konfiguriert, dass es seinen externen Mitarbeitern bei diesem Prozess hilft, indem es die standardmäßigen täglichen Stunden auf einem Tätigkeitsnachweis vorbelegt. Daher ist die Übermittlung seiner Stunden für Joe viel einfacher. Wenn er jedoch einen anderen Zeitplan bearbeitet, kann er die Standardstunden immer manuell aktualisieren.

Sobald Joe seinen Tätigkeitsnachweis abgeschlossen und eingereicht hat, wird er zur Prüfung und Genehmigung an Mavis gesendet. So prüft und genehmigt Mavis Joes Tätigkeitsnachweis.

ExerciseStart Exercise

Rechnung generieren

Der letzte Schritt in jedem SAP-Fieldglass-Arbeitsablauf für Fremdpersonal ist die Rechnungsstellung. Aus Anwendungssicht ist eine Rechnung im Wesentlichen eine Datei, die alle Daten enthält, die für das Auftraggeberunternehmen erforderlich sind, um einen Lieferanten zu bezahlen, und den Lieferanten, um seinen Mitarbeiter zu bezahlen. Diese Rechnungen können einem übermittelten Tätigkeitsnachweis oder einem Ausgabennachweis zugeordnet werden, spiegeln jedoch die Vergütung wider, die dem Kontingentarbeiter geschuldet wird. Die spezifischen Daten, die in einer Rechnungsdatei enthalten sind, hängen von den spezifischen Anforderungen der Organisation ab, aber der Prozessablauf und die Konfigurationsoptionen folgen einer ähnlichen Einrichtung.

Automatische Rechnungsstellung

In SAP Fieldglass können Rechnungen manuell erstellt werden: Entweder bestimmt der Auftraggeber den Abrechnungszeitplan für Rechnungen (nach Währung), oder der Lieferant ist für die Erstellung von Rechnungen verantwortlich, indem er jedes Mal eine Rechnungsdatei ausführt.

Es wird jedoch empfohlen, die automatische Rechnungsstellung zu konfigurieren.

Wenn die automatische Rechnung aktiviert ist, wird eine Rechnung generiert, sobald der Posten (Tätigkeitsnachweis oder Ausgabennachweis) vollständig genehmigt wurde. Es ist kein manuelles Eingreifen des Lieferanten erforderlich, und es erfolgt keine Genehmigung, damit diese Rechnung bezahlt werden kann.

Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn