Gérer les factures des intérimaires

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Gérer les factures des intérimaires

Objective

After completing this lesson, you will be able to décrire le processus de génération et d'affichage d'une facture de travailleur temporaire dans SAP Fieldglass

Créer des factures d'intérimaires

L'étape finale de tout flux de travaux des intérimaires SAP Fieldglass est la facturation. Du point de vue de l'application, une facture est essentiellement un fichier qui inclut toutes les données requises pour que la société de l'acheteur paye un fournisseur et que le fournisseur paie le travailleur. Ces factures peuvent être dérivées d'une feuille de saisie des temps ou d'une note de frais soumise, mais refléteront la rémunération due au travailleur intérimaire. Les données spécifiques incluses dans un fichier de facture dépendent des exigences spécifiques de l'organisation, mais le flux de processus et les options de configuration suivent une configuration similaire.

Onglet Détails d'une facture du travailleur, affichant les informations sur la taxe de la facture, les informations comptables telles que les tarifs et le montant total, les informations sur l'offre d'emploi et les détails de la facture, y compris le type d'intérimaire, le service du code de facture et d'autres informations.

Flux de processus de facture

Si nous examinons le flux de processus Intérimaires, les étapes nécessaires pour accéder à un fichier de facture sont mises en surbrillance et expliquées ci-dessous :

Créer une note de frais du travailleur affichant la section Facturable, où le travailleur indique les dépenses, les commerçants, les descriptions des dépenses et le montant des dépenses. Selon la dépense, d'autres champs peuvent être ajoutés, par exemple avec l'essence, qui incluent un champ pour indiquer le nombre de gallons et le coût par gallon.

( 1 ) Temps et frais: Les travailleurs soumettent leurs temps et frais dans l'application SAP Fieldglass.

Vue du responsable du recrutement de la note de frais, avec la liste des notes de frais répertoriée à gauche et les détails d'une note de frais sélectionnée à droite. La note de frais inclut toutes les dépenses incluses par le travailleur, ainsi que leurs détails. Trois boutons sont répertoriés en haut à droite de la feuille : Approuver, Rejeter et Afficher le budget.

( 2 ) Approbations: En fonction de la configuration de l'approbation, toutes les approbations nécessaires ont lieu.

Une facture de note de frais affichant les détails de la note de frais, y compris un lien vers la note de frais elle-même, ainsi qu'une section pour tous les ajustements de taxes applicables.

( 3 ) Poste de facture: Une fois que les relevés d'activité et les notes de frais sont au statut Approuvé, l'application crée un poste de facture pour chaque relevé d'activité et note de frais.

Facturation automatique

Dans SAP Fieldglass, les factures peuvent être automatisées ou créées manuellement.

Il est recommandé de configurer la facturation automatique. Lorsque la facturation automatique est activée, dès que l'élément (relevé d'activité ou note de frais) est entièrement approuvé, une facture est générée. Aucune intervention manuelle n'est requise de la part du fournisseur et aucune approbation n'aura lieu pour le paiement de cette facture.

La fonctionnalité de facturation automatique est définie lors de la configuration du locataire et nécessite l’activation d’un spécialiste de l’implémentation SAP Fieldglass.

Si un acheteur décide de ne pas activer la facturation automatique, un calendrier de facturation des factures devra être configuré, ce qui offrira aux fournisseurs la possibilité de créer et de soumettre des factures. Les calendriers de facturation peuvent être définis par fournisseur, service ou site ou catégorie d'activité.

Afficher une facture

Quelle que soit la manière dont la facture est créée dans SAP Fieldglass, l'acheteur peut avoir besoin de vérifier les détails d'une facture et le poste transactionnel dont elle est dérivée.

La page de liste Factures, accessible depuis la section Paiements du menu des transactions. La liste I des factures s'affiche, avec les statuts Approuvé(e) et Consolidation en attente. Les colonnes fournissent des détails sur chaque facture, notamment l'ID, le code, le nom, le fournisseur, la date de soumission et le montant de la facture. Au-dessus de la liste se trouvent des filtres en fonction de la période, de la vue et du type. Numéro de facture sous forme de liens sélectionnables.

( 1 ) Factures: Les factures sont accessibles à partir du menu Paiements du menu de transaction. La sélection de Factures affiche la liste des factures.
( 2 ) Période, Vue, Type, Regrouper par: Les factures peuvent être triées par Période, Afficher (Tous, Mon groupe, Mon compte), Type (Cahier des charges, Travailleur, Service) et Grouper par (Statut, Site, Nom, Service, Fournisseur).
Lien d'ID ( 3 ): La sélection de l'ID d'une facture dans la liste ouvre les détails de cette facture.

Les détails d’une facture, qui affichent le statut d’une facture, et incluent non seulement les détails de la facture, tels que le type d’intérimaire, le code de la facture, le site, le groupe fonctionnel, le type de facture, etc., mais aussi les informations comptables et les informations relatives à la publication. Les détails supplémentaires affichés sont les notes de frais. L'ID de la note de frais est un lien sélectionnable.

Les détails de la facture incluent le statut et l'étape suivante, ainsi que les informations générales sur la facture, les détails comptables, les informations relatives à l'auteur et à la manière dont la facture a été soumise.

Des détails supplémentaires peuvent également inclure les relevés d'activité ou les notes de frais qui ont déclenché la facture, les ajustements de facture et les informations sur la taxe de facturation.

( 4 ) Identifiant de la note de frais: La note de frais qui a demandé cette facture peut être affichée en sélectionnant l'identifiant dans la section Note de frais.

Marquer les factures comme payées

Il existe une étape facultative dans SAP Fieldglass pour marquer les factures, consolidées ou non, comme payées. Cela aide les fournisseurs dans leurs audits et peut aider les acheteurs à s'assurer que leurs livres sont à jour. Cette opération peut être effectuée via l'interface utilisateur ou via un chargement. Souvent, les clients disposeront d'une intégration entre leur système de comptabilité fournisseurs et Fieldglass pour que cette mise à jour soit automatique, comme c'est le cas ici, aucune autre action n'est donc requise.

Une facture qui met l'accent sur l'avis Marquer comme payé de l'étape suivante dans l'en-tête et le bouton Marquer comme payé en haut à droite de l'en-tête, ainsi que les boutons Soumettre à nouveau pour approbation et Refuser.

Synthèse

Une facture est essentiellement un fichier qui inclut toutes les données requises pour la société de l'acheteur pour payer un fournisseur et pour le fournisseur pour payer le travailleur. L'étape de facturation est cruciale pour garantir que les fournisseurs et les travailleurs reçoivent les paiements.

Points clés :

Flux de processus de facturation : les travailleurs soumettent leurs heures et leurs dépenses, des approbations ont lieu, des postes de facture sont créés et les factures sont générées en fonction d'un calendrier.
Méthodes de création de facture : un acheteur ou un fournisseur peut créer manuellement des factures, ou les factures peuvent être générées automatiquement lors de l'approbation complète des relevés d'activité ou des notes de frais.
Affichage d’une facture : deux méthodes permettent d’afficher une facture, soit via le menu « Afficher » sous « Paiements », en sélectionnant Facture, soit à partir d’un relevé d’activité ou d’une note de frais.
Vérification des détails de la facture : les factures peuvent faire l'objet de corrections, de révisions et de données transactionnelles spécifiques telles que les périodes, les tarifs et les sous-totaux.
Marquer les factures comme payées : étape facultative pour marquer les factures comme payées, qui peut être effectuée manuellement ou automatiquement via l'intégration aux systèmes de comptabilité fournisseurs.

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