Exploración del flujo de trabajo de servicios

Si una organización tiene un proyecto que requiere experiencia externa para completarlo, utilizará lo que se denomina Declaraciones de trabajo (Statements of Work) o declaraciones de trabajo (SOW) para definir el alcance del proyecto, el cronograma, los entregables y los costos de los servicios necesarios para completar el proyecto. Las declaraciones de trabajo garantizan que los pagos se realicen al finalizar determinados hitos del proyecto, como cuando se entregan los productos, y pueden incluir trabajadores de la declaración de trabajo en diferentes roles y tareas dentro del proyecto.

Existen tres flujos de trabajo para definir un proyecto utilizando una declaración de trabajo:

1. Definido por el comprador, por el cual el comprador mantiene el control de los detalles que conforman el acuerdo de la declaración de trabajo. Luego, requiere una respuesta del suministrador basada en características (hitos y entregables) y/o cualquier rol de trabajador de la declaración de trabajo necesario para completar el proyecto. El comprador revisa la entrada que se proporciona durante la respuesta del proveedor y se aprueba o rechaza.
2. Definido por el suministrador, en el que el comprador envía el shell de una declaración de trabajo al suministrador, y el suministrador es responsable de agregar los conceptos característicos y otros detalles, antes de enviarla de vuelta al comprador para su revisión. Si el comprador lo aprueba, la declaración de trabajo se envía internamente para cualquier otra aprobación necesaria.
3. Colaborativa, que realiza un seguimiento de todos los cambios realizados en la declaración de trabajo y permite una mayor colaboración entre el comprador y el suministrador a la hora de crear y definir los detalles de las declaraciones de trabajo juntas. En estas situaciones, cuando un comprador envía el documento al proveedor, el proveedor puede realizar cambios y enviarlo de vuelta al comprador para su revisión, haciendo que el proceso se repita y continúe hasta que ambas partes acepten las condiciones finales.

En SAP Fieldglass, elegir crear una declaración de trabajo inicia un proceso de varias fases, que detalla el alcance del proyecto, la cronología, los costos y otra información para los suministradores. El flujo de trabajo ofrece varias opciones, lo que permite a los compradores configurar diferentes escenarios para la creación, la aprobación y el compromiso.

Este es un flujo de trabajo común que ilustra cómo una empresa compradora adquiere servicios usando SAP Fieldglass. Este ejemplo ilustra el enfoque colaborativo para definir la declaración de trabajo, mediante la cual tanto la empresa compradora como su proveedor proporcionan información y revisan el alcance y los términos descritos en la declaración de trabajo.

En SAP Fieldglass, la declaración de trabajo se compone de diferentes secciones, cada una de las cuales define los detalles específicos de una solicitud de adquisición de servicios. Los elementos de datos típicos incluyen elementos como el título del proyecto, la fecha de inicio y de fin, los sitios y los centros de coste, así como los elementos de datos operativos como las condiciones legales, las características de las cuotas y los trabajadores.

Si bien los datos contenidos en una declaración de trabajo no determinan necesariamente el flujo de trabajo, es importante recordar que, según la configuración de un comprador, los flujos de trabajo impulsan los usuarios y puestos adecuados que están permitidos y son responsables de completar aspectos específicos de la creación de una declaración de trabajo en la aplicación.

El proceso de creación de una declaración de trabajo en SAP Fieldglass puede contener hasta seis partes:

( 1 ) Configuración

La configuración es donde seleccionará la Clasificación, la Plantilla de publicación de trabajo y el Suministrador.

( 2 ) Detalles

La página Detalles, donde definirá el título y la descripción del proyecto, las fechas, las ubicaciones de entrega y el presupuesto global del proyecto.

( 3 ) Cláusulas

La página Cláusulas, donde puede agregar cualquier idioma contractual legal necesario al proyecto.

( 4 ) Características

La página Características, donde definiría las tarifas, hitos o entregables específicos que se espera que complete el proveedor durante toda la duración del proyecto.

( 5 ) Trabajadores de la declaración de trabajo

La página Trabajadores de la declaración de trabajo, donde puede definir los puestos específicos del trabajador de la declaración de trabajo que pueden ser necesarios para completar los aspectos del trabajo a lo largo del proyecto.

( 6 ) Revisar y enviar

Y, por último, la página Revisar y enviar, donde revisará la información que ingresó para asegurarse de que sea correcta antes de enviar la declaración de trabajo al siguiente paso del flujo de trabajo.

La compra de servicios es un proceso de varios pasos que implica tres etapas principales: Compras, Compromiso y Pago.

• Tres flujos de trabajo de la declaración de trabajo: definido por el comprador, definido por el suministrador y colaborativo. Cada uno determina el control y la entrada de compradores y proveedores.
• Creación de declaraciones de trabajo: comienza con la selección de una plantilla de publicación de trabajo, la definición de los detalles del proyecto, las cláusulas legales, las características, los trabajadores de la declaración de trabajo y la revisión antes del envío.
• Proceso de compra de servicios: incluye las fases de compra (creación y aprobación de SOW), compromiso (adición de trabajadores, registro, finalización de trabajo) y pago.
• Función de facturación automática: genera automáticamente facturas para características aprobadas, plantillas de control de horas y gastos, optimizando el proceso de pago.
• Navegación en SAP Fieldglass: las declaraciones de trabajo se componen de secciones como el título del proyecto, las fechas, los sitios, los centros de costos, los términos legales y las características de las cuotas, con flujos de trabajo que determinan los puestos de usuario.