Introducción al módulo de servicios

Creación de una declaración de trabajo (SOW)

Acceso y gestión de declaraciones de trabajo

Gestión de acciones y elementos de un proyecto de servicios

Cierre de una declaración de trabajo

Creación de una oferta de declaración de trabajo

Gestión del tiempo y los gastos del trabajador

Objective

After completing this lesson, you will be able to revise y apruebe las plantillas de control de horas y las hojas de gastos de los trabajadores en SAP Fieldglass.

Tiempo y gastos

El envío de plantillas de control de horas y hojas de gastos para trabajadores temporales y de servicios se puede habilitar en SAP Fieldglass.

Las plantillas de control de horas se utilizan para realizar un seguimiento del tiempo de un trabajador en comparación con las actividades que se cobran con costos por hora. Por lo general, esto requiere que los trabajadores indiquen cuántas horas al día trabajó el trabajador, pero también se puede desglosar para realizar un seguimiento del tiempo en relación con actividades específicas.

Las hojas de gastos se utilizan para realizar un seguimiento de los costes que no se anticipan o para los que no se han podido determinar importes específicos por adelantado, como viajes, comidas y alojamiento.

Envío de plantillas de control de horas

Los trabajadores envían plantillas de control de horas y hojas de gastos en SAP Fieldglass. Los gerentes de contratación revisan y aprueban las plantillas de control de horas y las hojas de gastos enviadas por los trabajadores.

Plantilla de control de horas del trabajador que consta de dos secciones: Tiempo trabajado e Información de publicación. La sección Tiempo trabajado enumera la semana laboral en columnas, empezando por domingo y terminando con una columna Total trabajado. Se incluye una fila para Tiempo estándar por hora, con el número de horas trabajadas para cada día enumeradas en las columnas de día de la semana adecuadas, que se añaden a los totales de la fila inferior. La información de publicación enumera la fecha de envío, el tipo de temporal y el propietario de la orden de trabajador, el sitio y la unidad de negocio.

Según la configuración de la empresa, los trabajadores pueden ingresar montos de hora de entrada y hora de salida o solo el número de horas por día. Esto se alinea con el tipo de plantilla de control de horas de Hora de salida (hora de salida para abreviar) o Estándar (ST).

Las plantillas de control de horas pueden tener un aspecto diferente si hay códigos de tarea, tarifas o centros de costos adicionales. Todos los trabajadores, independientemente de si forman parte del flujo de trabajo temporal o del flujo de trabajo Servicio/Declaración de trabajo, tienen la misma experiencia de usuario al enviar partes de horas y hojas de gastos en la aplicación SAP Fieldglass.

Las plantillas de control de horas están disponibles para que el trabajador las envíe utilizando su cuenta única de SAP Fieldglass durante su asignación temporal. El suministrador (en nombre del trabajador) también puede ingresar el tiempo trabajado asociado, si es necesario. El comprador debe aprobar las plantillas de control de horas para que se genere una factura. El Comprador también puede rechazar y solicitar modificaciones para resolver cualquier discrepancia.

Envío de hojas de gastos

Es posible que los trabajadores necesiten enviar gastos si su orden de trabajo acordada lo permite y ha presupuestado el reembolso de los gastos incurridos.

Los códigos de gastos, que definen los tipos de gastos, como hotel, taxi y comidas, se configuran a nivel de empresa compradora y son los mismos para todos los proveedores.

Los códigos de gastos también están asociados a los centros de costos y trabajadores, por lo tanto, los datos alineados con este trabajador en particular tendrán un impacto en los códigos de gastos que pueden enviar en el módulo de su hoja de gastos.

La hoja de gastos del trabajador consta de dos secciones: Resumen de gastos y Facturable. La sección Resumen de gastos enumera los gastos en los que ha incurrido el trabajador, como el kilometraje. Para cada gasto incluye un código de gasto, un código de cuenta del libro mayor, el importe no facturable y el importe facturable. Ambos importes se suman a un total indicado en la parte inferior de la lista. La sección Facturable desglosa los gastos e incluye información del comerciante, una descripción del gasto y el importe del gasto.

El trabajador envía una plantilla de control de horas y una hoja de gastos

Vea el vídeo para ver cómo un trabajador envía tiempo y gastos.

Aprobación de una plantilla de control de horas

Una vez que el trabajador envía una plantilla de control de horas, el gerente de contratación debe aprobarla para que se le pague al trabajador.

Página de inicio del usuario que muestra los elementos en el menú Mis elementos de trabajo. Entre los elementos de trabajo que requieren atención están dos plantillas de control de horas.

( 1 ) Menú Elementos de trabajo | Hoja de horas de trabajo: Para aprobar la plantilla de control de horas pendiente, el gerente de contratación selecciona Plantilla de control de horas del widget Mis elementos de trabajo en la página de inicio.

Para aprobar la plantilla de control de horas pendiente, el gerente de contratación selecciona Plantilla de control de horas del widget Mis elementos de trabajo en la página de inicio.

Vista de lista de elementos de trabajo de la hoja de horas de trabajo que muestra la lista de hojas de horas de trabajo en una ventana a la izquierda de la pantalla y los detalles de una hoja de horas de trabajo seleccionada a la derecha de la lista. Los botones Aprobar y Rechazar se encuentran en la parte superior derecha de la hoja. Aparecen botones adicionales Aprobar y Rechazar junto a la lista, que incluyen casillas de verificación para cada hoja enumerada.

( 2 ) Lista de plantillas de control de horas: Se muestra una lista de todas las plantillas de control de horas pendientes para ese gerente de contratación. Una vez seleccionado uno de la lista, sus detalles se mostrarán junto a la lista o debajo de la lista, dependiendo de qué vista de lista se seleccione.
( 3 ) Botón Aprobar: El gerente de contratación puede aprobar y/o rechazar la plantilla de control de horas aquí seleccionando la casilla junto a la plantilla de control de horas en la lista y, a continuación, seleccionando el botón Aprobar o Rechazar.
( 4 ) Casilla de selección Aprobación: Además, se pueden seleccionar varias plantillas de control de horas de la lista para aprobar o rechazar en masa si las aprobaciones en masa están habilitadas.

Esto es lo que suele buscar un aprobador de plantilla de control de horas antes de aprobarlo:

Vista de página de detalles de la plantilla de control de horas que muestra una sección llamada Tiempo trabajado, que muestra los siete días de una semana laboral en una fila. Cada día contiene un cuadro de texto donde se introducen las horas trabajadas. El cuadro de texto para cada día laborable se completa con 8 horas. La columna de total a la derecha inmediata de los días laborables muestra 40 como el total de horas trabajadas. Debajo está la sección Contabilidad, que contiene una fila que indica las tarifas para el tiempo estándar, con una tasa de pago de 33, 50 como pagada al proveedor y una cantidad de 40 horas, por un importe total de 2.000.

Fila de ( 5 ) días: Días trabajados precisos a partir de ese período de tiempo.
( 6 ) Código de tarea: Asignación correcta de tiempo trabajado en los códigos de tarea y los objetos de costo adecuados.
( 7 ) Categorías de tarifa: Asignar con precisión el tiempo trabajado a las categorías de tarifas, como el tiempo estándar (ST), a lo largo del tiempo (OT) y el doble tiempo (DT).
( 8 ) horas trabajadas: Número exacto de horas trabajadas cada día.

Aprobación de una hoja de gastos

Una vez que el trabajador envía una hoja de gastos, el gerente de contratación debe aprobarla para que se le reembolse al trabajador.

( 1 ) Menú Elementos de trabajo | Hoja de gastos: Para aprobar la hoja de gastos pendiente, el aprobador selecciona Hoja de gastos del widget Mis elementos de trabajo en la página de inicio.

Vista de lista de elementos de trabajo de hoja de gastos que muestra la lista de hojas de gastos en una ventana a la izquierda de la pantalla y los detalles de una hoja de gastos seleccionada a la derecha de la lista. Los botones Aprobar y Rechazar se encuentran en la parte superior derecha de la hoja. Aparecen botones adicionales Aprobar y Rechazar junto a la lista, que incluyen casillas de verificación para cada hoja enumerada.

( 2 ) Lista de hojas de gastos: Se muestra una lista de todas las hojas de gastos pendientes para ese aprobador. Una vez seleccionado uno de la lista, sus detalles se mostrarán a continuación para su revisión.
( 3 ) Botón Aprobar: El gerente de contratación puede aprobar y/o rechazar la hoja de gastos aquí seleccionando la casilla junto a la plantilla de control de horas en la lista y, luego, seleccionando el botón Aprobar o Rechazar.
( 4 ) Casilla de selección Aprobación: Además, se pueden seleccionar varias hojas de gastos de la lista para aprobarlas o rechazarlas en masa siempre que las aprobaciones en masa estén habilitadas.

Esto es lo que suele buscar un aprobador de la hoja de gastos antes de aprobarla:

Vista de la página de detalles de la hoja de gastos que muestra las secciones Contabilidad, Detalles de la hoja de gastos, Resumen del centro de costos, Resumen de gastos y Facturable. La sección Contabilidad contiene los detalles de coste del trabajador. La sección Detalles de la hoja de gastos indica los detalles de facturación del trabajador. El resumen del centro de coste indica a qué centro de coste se asigna el gasto, que en este caso en Ingeniería de redes, con un importe facturable de 12,09. El Resumen de gastos indica el Nombre del gasto y el Código de gasto, que son Comidas, así como el importe del gasto, que es 12.09. La sección Facturable indica los detalles del gasto, incluida la fecha del gasto y el nombre del comerciante.

( 5 ) Importe facturable: Valores precisos del importe del gasto.
( 6 ) Nombre de posición de gastos: Elementos de gastos precisos.
( 7 ) Código de posición de gastos: Códigos de gastos adecuados para el elemento enviado.

Recursos

Estados de la plantilla de control de horas

Estado	Definición
Aprobación en pausa	Los puestos de usuario o los puestos del sistema definidos en el grupo de aprobación no tienen usuarios asignados. El comprador debe asignar usuarios a estas funciones y reiniciar el proceso de aprobación.
Autorizado	El comprador aprobó la plantilla de control de horas.
Borrado	Se ha eliminado la hoja de tiempo. Esta acción solo puede realizarla el equipo de soporte de SAP Fieldglass.
Borrador	Las plantillas de control de horas fueron generadas por SAP Fieldglass o ingresadas por el trabajador, pero no se enviaron al comprador.
Facturado	El suministrador facturó la plantilla de control de horas.
Pagado	Se pagó la factura de la plantilla de control de horas aprobada.
Pago pendiente	La hoja de tiempo está pendiente de pago. Esto ocurre cuando se crea una factura pero no se paga en el momento de la descarga de la factura.
Pendiente de aprobación	El trabajador envió la plantilla de control de horas al comprador para su aprobación.
Revisión pendiente del proveedor	La plantilla de control de horas está pendiente de revisión por parte del suministrador.
Rechazado	El comprador rechazó la plantilla de control de horas.
Enviada	La plantilla de control de horas ha sido enviada por el trabajador.

Estados de la hoja de gastos

Estado	Definición
Aprobación en pausa	Los puestos de usuario o los puestos del sistema definidos en el grupo de aprobación no tienen puestos de usuario asignados, o el usuario asignado no tiene los permisos adecuados para actuar en el elemento de trabajo. El comprador debe asignar usuarios a estas funciones y reiniciar el proceso de aprobación.
Autorizado	El comprador aprobó la hoja de gastos.
Borrador	El trabajador ingresó la hoja de gastos, pero aún no se envió al comprador.
Facturado	El suministrador facturó la hoja de gastos.
Pagado	Se ha pagado la factura de la hoja de gastos aprobada.
Pendiente de aprobación	El trabajador envió la hoja de gastos al comprador para su aprobación.
Pendiente de revisión por parte del suministrador	El trabajador envió la hoja de gastos, pero está pendiente de revisión por parte del suministrador.
Rechazado	El comprador rechazó la hoja de gastos.

Resumen

Las plantillas de control de horas realizan un seguimiento de las horas de un trabajador en función de las actividades que se cobran por hora. Las hojas de gastos se utilizan para realizar un seguimiento de los costos que no están anticipados o son costos para los que no se pudieron determinar montos específicos de antemano.

Puntos clave:

Habilitación de plantillas de control de horas y hojas de gastos: las plantillas de control de horas y hojas de gastos se pueden habilitar en el módulo de servicios para los trabajadores de la declaración de trabajo.
Propósito de las plantillas de control de horas: Útil para puestos que requieren seguimiento de horas o proyectos con tareas por hora, que admiten el seguimiento de equipos y que están disponibles en diferentes formatos (Hora de salida, Estándar).
Propósito de las hojas de gastos: se utiliza para costos no anticipados o no especificados, con códigos de gastos configurados a nivel del comprador y asociados con centros de costos.
Proceso de envío de trabajadores: los trabajadores envían partes de horas y hojas de gastos a través de su cuenta de SAP Fieldglass, generalmente durante su asignación. El comprador debe aprobar las hojas para la facturación.
Proceso de aprobación: los gerentes de contratación revisan y aprueban las plantillas de control de horas y hojas de gastos, verifican la precisión de los días trabajados, los códigos de tarea, las categorías de tarifas y la presencia de adjuntos según sea necesario.

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