Objective
SAP S/4HANA では、購買依頼および外部購買伝票 (購買発注、基本契約、分納契約、見積依頼など) の承認手続を設定することができます。
購買依頼または外部購買伝票が一定の条件を満たしている (購買依頼明細がいずれかの原価センタに割当済であるなど) 場合、まず原価センタ責任者などがその伝票を承認する必要があります。承認前には後続の処理は実行できません。電子承認手続によってこの承認プロセスを反映することができます。この承認手続によって、関連する伝票がブロックされ、追加処理が実行できなくなります。ブロックされた購買依頼明細を後続伝票に変換することはできません。また、ブロック中の購買発注を出力/送信することもできません。
購買依頼が RFQ、購買発注、購買契約などの後続伝票に変換されないようにするには、購買依頼の承認手続を登録します。そのためには承認が 1 つ以上必要になります。承認は電子署名の役割を果たします。
以下のタイプの承認を区別する必要があります。
明細別承認
全承認 (ヘッダレベル)
明細別承認では、承認関連かどうかが明細ごとにチェックされます。このチェックはデータ入力時に行われます。全承認では、すべて明細が承認基準を満たさなければなりません。そのため、全承認の基準を慎重に選択する必要があります。このチェックは、購買依頼の保存時またはチェック時に行われます。
伝票承認手続の各担当者は、承認トランザクションで各自の承認コードを使用して承認の意志を示します。一度有効化された承認を同じコードで取り消すこともできます。その場合、元の承認状況が復元されます。ただし、このオプションは、購買依頼または購買依頼明細がまだ後続伝票に変換されていない場合に限り存在します。
承認コードの SAP ビジネスワークフローへの接続を登録した場合は、以下が行われます。
承認担当者の受信ボックスにワークアイテムが配信されます。
このワークアイテムから、承認を必要とする購買依頼や購買依頼明細を直接呼び出すことができます。
承認に関する情報 (承認または拒否) が、ワークフローを通じて購買依頼の登録者に送信されます。
ヒント
フレキシブルワークフローについては、別のレッスンで説明します。
分類の伝票タイプおよび承認グループによって、購買依頼の明細別承認と全承認 (ヘッダレベル) のどちらを適用する必要があるかが決まります。
購買依頼の場合、以下の 2 つの承認手続を使用することができます。
分類を使用しない手続き:
この手続では、明細単位でのみ購買依頼を承認することができます。勘定設定カテゴリ、品目グループ、プラント、および購買依頼額の特性のみが、承認基準 (承認特性とも呼ばれます) として使用できます。
分類を使用する手続き:
この手順では、購買依頼の明細別承認または全承認が可能です。基本的には、購買依頼のすべての項目を承認基準として使用可能です。
これら 2 つの手続を同時に採用することはできません。したがって、いずれか一方を選択する必要があります。SAP 標準納入では、分類による手続は最初に使用することができません。分類を使用する手続きを登録すると、分類を使用しない手続きは自動的に無効になります。
注記
以下の方法で購買依頼を承認することができます。
個別承認:
購買依頼の個別明細を承認します。または (購買依頼全体の承認が必要な場合は) 購買依頼伝票全体を承認します。個別承認では、承認を拒否することもできます。
一括承認:
複数の購買依頼明細または購買依頼を、各自の承認コードで承認します。このトランザクションを実行するときに必要な入力は、自分の承認コードだけです。この承認コードで承認可能な購買依頼および購買依頼明細が一覧表示されます。この一覧の範囲は、第一画面の選択オプションで制限することができます。一括承認では拒否することはできません。
購買依頼を個別に承認するには、SAP Fiori ラウンチパッドで購買依頼承認アプリを開始します。SAP Easy Access 画面の SAP GUI で、ロジスティクス在庫→/購買管理→購買管理→購買依頼→承認→個別承認 (ME54N) を選択します。
購買依頼を一括して承認するには、SAP Fiori ラウンチパッドで購買依頼承認アプリを開始します。SAP Easy Access 画面の SAP GUI で、ロジスティクス在庫→/購買管理→購買管理→購買依頼→承認→一括承認 (ME55) を選択します。
購買依頼がシステムによってブロックされている場合は、承認方針タブが表示されます。このタブには、承認に関する詳細な情報が表示されます。明細別承認の場合、このタブは明細詳細にあります。全承認の場合、このタブはヘッダにあります。
承認手続に関連する基本用語を以下に示します。
複数の承認方針を 1 つの承認グループにまとめることができます。承認グループ 01 は、明細別承認による購買依頼用であり、承認グループ 02 は、全承認による購買依頼の購買管理用です。承認グループと伝票タイプによって、購買依頼が明細別承認と全承認のどちらの対象であるかが決まります。
承認方針には、明細または伝票がブロックされる原因となった基準が含まれています。ブロックの原因となる基準自体は表示されません。それらの基準は、承認方針のカスタマイジングに保存されています。
承認区分とは、明細または伝票の現在の承認状況を示すキーです。通常、承認手続開始時のステータスはブロックです。
承認コードとは、担当者または担当者のグループがブロックされている伝票の承認、または一度有効にされた承認の取消を行うときに必要となる 2 文字の ID です。権限は承認コードの使用を制御します。