Une fois que les reçus ont été soumis dans SAP Ariba Buying, ils peuvent être audités dans le bon de commande ou dans les reçus eux-mêmes.
Commande d'achat
L’onglet Reçus du bon de commande affiche tous les justificatifs liés au bon de commande, ainsi que leur statut.
L'onglet Historique du bon de commande suit la séquence chronologique des événements pour le bon de commande, tels que la création, la soumission, les approbations, les reçus et toute modification apportée. L'audit de l'onglet Historique est particulièrement utile pour suivre les annulations de reçus effectuées via une réception négative.
Reçu
Une fois les données de justificatif saisies, elles doivent être soumises pour approbation. Le document de reçu (RC) affiche les détails, notamment le statut actuel, les montants ou quantités acceptés ou rejetés, les commentaires, les pièces jointes et la procédure d'approbation.
Les champs que vous verrez sur un justificatif peuvent inclure :
- Accepté - Quantité ou montant de marchandises ou de services reçus.
- Rejeté(e) - Quantité ou montant de marchandises ou de services reçus.
- Accepté précédemment - Quantité approuvée dans reçu(s) précédent(s).
- Rejeté précédemment - Quantité précédemment reçue mais marquée comme inacceptable.
- Total accepté - Quantité totale approuvée pour tous les reçus.
- Total rejeté : quantité totale rejetée pour tous les reçus.
Le reçu peut également inclure des pièces jointes telles que des bons de livraison ou des rapports d'inspection, ainsi que des commentaires fournissant du contexte ou des explications pour les décisions d'acceptation ou de refus.
Comme pour le bon de commande, l'onglet Historique du reçu consigne toutes les actions effectuées sur le reçu, y compris les soumissions, les approbations, les rejets et toute modification.
Synthèse
- L’onglet Reçus du bon de commande affiche tous les reçus associés et leurs statuts.
- L'onglet Historique du bon de commande journalise les événements clés, y compris les actions et annulations de reçus.
- Les documents de reçu affichent les quantités acceptées/rejetées, les commentaires et les pièces jointes.
- L'onglet Historique du reçu suit toutes les actions, approbations et modifications de l'utilisateur.
- L'analyse de ces onglets permet d'auditer l'activité de réception et d'identifier les écarts.