Dans SAP Ariba Buying, l'approbation des reçus est une étape de contrôle critique qui garantit que les marchandises ou les services ont été livrés comme prévu avant le traitement du paiement. Selon la configuration du système, les reçus peuvent nécessiter une approbation en fonction de facteurs tels que les écarts de quantité, le rejet d'article ou des règles de gestion spécifiques.
Lorsqu'un reçu est soumis et répond aux critères d'approbation, il est acheminé vers des approbateurs désignés, généralement l'émetteur de la demande ou un gestionnaire de réceptions. L'approbateur doit vérifier que les articles ou les services ont été reçus correctement, vérifier les commentaires ou les problèmes signalés et approuver ou refuser le reçu. En cas de refus, un commentaire est ajouté pour fournir des informations à utiliser par le destinataire pour corriger les erreurs et soumettre à nouveau.
Un reçu doit être entièrement approuvé par tous les utilisateurs de la procédure d'approbation.
Quand un justificatif peut-il être créé ?
Uniquement après que le bon de commande (BdC) a atteint le statut Commandé(e) ou Réception en cours.
Pourquoi des approbations sont nécessaires
Confirme que les articles/services ont été reçus comme commandés.
Garantit l'exactitude avant le paiement.
Obligatoire si le reçu déclenche un workflow d'approbation (exemple : problèmes de quantité, rejets, règles personnalisées).
Comment les approbations de justificatifs sont lancées
- Liste À faire - Les reçus en attente d’approbation apparaissent dans la liste À faire des utilisateurs sur le tableau de bord.
- Notification par e-mail - Les notifications par e-mail sont envoyées lorsque des utilisateurs sont déclenchés dans une procédure d'approbation de reçu. L'e-mail contient des liens directs pour approuver ou vérifier le justificatif.
- À partir du reçu : ouvrez le reçu directement en tant qu'approbateur et utilisez le bouton Approuver.
Synthèse
- L'approbation du reçu confirme que les articles ou services ont été reçus comme commandés.
- Les approbations peuvent être déclenchées par des écarts ou des règles de gestion personnalisées.
- Les approbateurs vérifient les détails des reçus, puis les approuvent ou les refusent avec des commentaires.
- Les reçus apparaissent dans la liste À faire ou dans l'e-mail pour les approbateurs.
- Un reçu doit être entièrement approuvé pour que le paiement puisse être effectué.