Envoi de retours et de rejets

Au cours du processus de réception, il peut arriver que des articles doivent être rejetés ou retournés.

Pour les articles rejetés, les utilisateurs peuvent indiquer si :

• Les articles de remplacement doivent être expédiés.
• Le crédit doit être appliqué.

Un numéro de suivi des retours marchandises peut également être enregistré auprès du fournisseur et saisi sur le reçu.

Si vous retournez des articles d'une commande qui a été entièrement reçue, la commande devra être rouverte afin qu'un nouveau reçu puisse être saisi pour rejeter les articles précédemment acceptés.

Pour traiter les rejets et les retours :

• Ouvrez un nouveau reçu.
• Saisissez une valeur dans le champ Rejeté(e).
• Sélectionnez Suivant pour passer à l'étape Informations supplémentaires.
• Cochez la case Envoyer un e-mail au service Achats pour vous assurer que le service Achats est informé et qu'il peut assurer le suivi avec le fournisseur.
• Décrivez le motif du refus ou du retour dans la zone Motif de rejet.
• Pour la zone Retour par, sélectionnez Remplacement ou Crédit pour indiquer si les articles doivent être remplacés ou si un crédit doit être émis.

Lorsque des articles sont rejetés dans SAP Ariba Buying, des notifications sont envoyées au groupe Administrateur des achats. Le service Achats doit assurer le suivi avec le fournisseur : demander des remplacements, coordonner les retours si nécessaire ou confirmer qu'un crédit sera émis.

Les services Comptabilité fournisseurs doivent surveiller la note de crédit et s'assurer qu'elle est correctement mise en correspondance. Toutes les étapes doivent être documentées pour fermer la boucle lors du rejet.

Toutes les étapes doivent être documentées pour fermer la boucle lors du rejet. Ces actions de suivi permettent de conserver des enregistrements précis, d'assurer la responsabilité du fournisseur et d'empêcher le paiement des marchandises non acceptées.