Évaluation des fonctionnalités de réception facultatives

Le Workbench Articles est un outil de SAP Ariba Buying qui permet aux gestionnaires d'articles de :

• Afficher et modifier les informations sur les articles pour les demandes d'achat contenant des articles de ligne d'immobilisation.
• Ajoutez ou validez les données d'immobilisation dans les reçus.
• Gérez les approbations et workflows liés aux immobilisations.

Lors de la réception de marchandises classifiées comme actifs, SAP Ariba Buying permet aux utilisateurs de capturer des informations spécifiques des immobilisations directement sur le reçu. Cela garantit le suivi des actifs, la conformité financière et l'intégration aux systèmes ERP.

La capture d'écran ci-dessous montre le processus de capture des données d'immobilisation lors du processus de réception.

La mise en œuvre de la capture des données d'articles et l'utilisation du Workbench Articles dans SAP Ariba Buying améliore le suivi des articles, garantit la conformité et rationalise l'intégration aux systèmes financiers. En configurant des règles de réception et en exploitant les fonctionnalités d'intégration, les organisations peuvent assurer une gestion efficace et précise des actifs tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement.

• La capture des données d'immobilisation est une fonctionnalité facultative qui permet de suivre les immobilisations physiques lors de la saisie des justificatifs.
• Les champs obligatoires peuvent inclure le numéro de série, le numéro d'identification et l'emplacement.
• La capture d'immobilisation est déclenchée par la configuration d'élément et le type de reçu manuel.
• Le Workbench Articles permet la validation, la modification et la gestion des workflows des données d'actifs.
• Les données capturées s'intègrent à SAP ERP pour rationaliser le suivi et la conformité des actifs.

• Efficacité : réduit le traitement manuel et accélère le cycle de paiement.
• Exactitude : réduit les écarts en s'appuyant sur les données générées par le système.
• Économies sur les coûts : réduit les coûts administratifs associés au traitement des factures.
• Satisfaction des fournisseurs : garantit les paiements en temps opportun, améliorant ainsi les relations avec les fournisseurs.

1. Accord mutuel - L'acheteur et le fournisseur doivent accepter d'utiliser la facturation automatique des entrées de marchandises pour des transactions spécifiques.
2. Création de commande d'achat : l'acheteur crée une demande d'achat avec l'indicateur Décompte évalué des entrées activé dans un ou plusieurs postes. Une fois la demande d'achat approuvée, elle génère un bon de commande qui est envoyé au fournisseur et inclut l'indicateur de facturation automatique des entrées de marchandises sur un ou plusieurs articles de ligne.
3. Reçu de marchandises - Lors de la livraison, l'acheteur enregistre un reçu de marchandises dans SAP Ariba Buying.
4. Génération automatique de factures : en fonction du bon de commande et du reçu de marchandises, SAP Ariba génère automatiquement une facture au nom du fournisseur. La facture capture uniquement les montants ou les quantités saisis sur le reçu.
5. Traitement des paiements : le système traite le paiement conformément aux conditions convenues, terminant la transaction sans exiger de facture soumise par le fournisseur.

1. Création d'une demande d'achat
   • Commencez une nouvelle demande d'achat en ajoutant des articles à partir d'un catalogue, d'un site PunchOut ou d'un article hors catalogue.
2. Accéder aux détails des postes
   • Sélectionnez un article de ligne, puis cliquez sur Actions > Modifier.
3. Définir la zone FA
   • Recherchez la zone intitulée FA autorisée.
   • Sélectionnez Oui pour activer la facturation automatique des entrées de marchandises pour l'article.
4. Répéter comme nécessaire
   • Répétez les étapes 1 à 3 pour tous les postes nécessitant une facturation automatique des entrées de marchandises.
5. Terminer et envoyer
   • Une fois toutes les informations requises renseignées, soumettez la demande d'achat comme d'habitude.

La capture d'écran ci-dessous affiche les détails d'un poste de demande d'achat. Lorsque l'option Décompte évalué des entrées autorisée est définie sur Oui, le système crée automatiquement une facture lorsqu'un reçu est soumis uniquement pour la quantité ou le montant reçu.

La capture d'écran ci-dessous montre l'onglet Factures d'un bon de commande dans lequel une facture a été créée via la fonctionnalité Facturation automatique des entrées de marchandises. Nous pouvons dire qu'il s'agit d'une facture créée par la facturation automatique des entrées de marchandises car l'ID de facture commence par l'ID du reçu.

• La facturation automatique des entrées de marchandises (Fact auto. EM) est une fonctionnalité facultative qui génère automatiquement des factures à partir des entrées de marchandises ; aucune facture fournisseur n'est requise.
• ERS améliore l'efficacité, la précision et la satisfaction des fournisseurs tout en réduisant les coûts.
• Les acheteurs et les fournisseurs doivent accepter d'utiliser la facturation automatique des entrées de marchandises pour des transactions spécifiques.
• Le champ Fact auto. EM autorisée doit être activé pour les articles de ligne de demande d'achat.
• Les factures automatiques sont créées lors de la soumission et de l'approbation du reçu.

• Les fournisseurs ne peuvent pas facturer tant qu'un reçu n'a pas été saisi et approuvé (le cas échéant).
• Les reçus deviennent le déclencheur du rapprochement de facture.
• Les reçus partiels entraînent l'admissibilité à la facture partielle.
• Les reçus refusés ou manquants bloqueront la facturation.

• Créer demande d'achat
  • Lors de la création d'une demande d'achat, définissez l'indicateur Vérification de facture basée sur le reçu de marchandises sur Oui au niveau du poste. Ce code indique que le contrôle des factures pour le poste sera basé sur l'entrée de marchandises.
  • Générez une commande d'achat avec le code CF basé sur EM activé pour tous les postes individuels applicables.
• Réception de marchandises ou de services
  • Lors de la livraison, créez un reçu de marchandises dans SAP Ariba Buying en indiquant les quantités reçues.
  • Pour les livraisons partielles, plusieurs entrées peuvent être créées en fonction de chaque instance de livraison.
• Approbation des justificatifs (le cas échéant)
  • Si votre organisation requiert l'approbation des reçus, le reçu de marchandises suivra le workflow d'approbation prédéfini avant d'être finalisé.
• Soumission de facture par le fournisseur
  • Les fournisseurs soumettent des factures faisant référence au bon de commande.
  • Le système compare la facture aux reçus de marchandises approuvés.
• Rapprochement de facture
  • Le système effectue une mise en correspondance à trois niveaux entre la commande d'achat, l'entrée de marchandises et la facture.
  • Les écarts sont marqués pour résolution avant le traitement des paiements.

• Blocage de facture : si une entrée de marchandises n'est pas disponible pour un poste pour lequel le contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises est activé, la facture correspondante est bloquée pour paiement jusqu'à ce que le reçu soit enregistré et approuvé.
• Reçus partiels : les factures sont mises en correspondance uniquement avec les quantités reçues. Si seule une partie de la commande a été reçue, la facture doit correspondre à cette quantité.
• Traitement des écarts : tous les écarts entre la facture et le reçu de marchandises, tels que les écarts de quantité ou de prix, sont gérés via le processus de rapprochement de facture, qui nécessite une résolution avant le paiement.

• La vérification de facture basée sur le reçu de marchandises est une fonctionnalité facultative qui garantit que les factures sont mises en correspondance avec les marchandises ou les services reçus, et pas seulement avec les bons de commande.
• La facturation est bloquée jusqu'à ce qu'un reçu soit saisi et approuvé, si nécessaire.
• Seules les quantités de reçus approuvées sont admissibles pour la facturation et le paiement.
• Les reçus partiels autorisent la mise en correspondance des factures partielles ; les reçus manquants empêchent le paiement.
• Le système effectue une mise en correspondance tridirectionnelle entre le bon de commande (ou le contrat), le reçu, la facture et le marquage des écarts pour résolution.

Une fois que la réception par équipe est activée dans un domaine, des équipes doivent être établies. Pour configurer une équipe :

1. Accéder à votre profil utilisateur
   • Sélectionnez l'icône utilisateur en haut à droite du tableau de bord pour accéder au menu des paramètres du profil utilisateur dans SAP Ariba Buying.
   • Sélectionnez Modifier votre profil.
2. Ajouter des membres de l'équipe
   • À la première étape de l'assistant de modification de profil, dans la section Membres des demandes d'achat par équipe, ajoutez les noms d'utilisateur de chaque membre de l'équipe.
   • Pour que les équipes soient finalisées, chaque membre de l'équipe doit également ajouter chaque membre de l'équipe à son équipe en suivant les mêmes étapes.
   • Soumettez la demande de modification du profil utilisateur. Notez qu'elle doit être approuvée avant que les modifications apportées aux membres de votre équipe ne soient actives.

La capture d'écran ci-dessous affiche la section Membres des demandes d'achat par équipe de l'écran de demande de modification du profil utilisateur. C'est ici que des membres d'équipe doivent être ajoutés pour permettre la réception par équipe dans un bon de commande.

1. Créer une demande d'achat par équipe
   • Créez une demande d'achat.
   • Dans la demande d'achat, cochez la case Est reçu par l'équipe pour permettre aux membres de l'équipe d'effectuer des actions de réception.

   La capture d'écran ci-dessous montre l'option Est reçu par l'équipe dans les détails au niveau de l'en-tête d'une demande d'achat. Cochez cette case pour activer la réception par équipe pour le bon de commande résultant.

   
2. Soumettre et sécuriser les approbations
   • Après la soumission, la demande d'achat suivra le workflow d'approbation standard.
3. Actions de réception par l'équipe
   • N'importe quel membre de l'équipe peut désormais :
     • Créez des reçus pour le bon de commande associé.
     • Approuvez les justificatifs si le workflow l'exige.
     • Suivre les statuts de réception et prendre les mesures nécessaires.

La réception par équipe dans SAP Ariba Buying améliore la collaboration en permettant aux membres d'équipe désignés de gérer les tâches de réception collectivement. En configurant correctement votre équipe et en comprenant le processus, vous garantissez des accusés de réception précis et en temps opportun, même en l'absence du demandeur d'origine.

• La réception par équipe est une fonctionnalité facultative qui permet aux membres désignés de recevoir au nom de l'émetteur de la demande.
• Les équipes doivent être configurées dans les profils utilisateur et approuvées mutuellement.
• Activez Est reçu par l'équipe sur la demande d'achat pour autoriser l'accès par équipe.
• Les membres de l'équipe peuvent créer, approuver et suivre les reçus de manière collaborative.
• La fonctionnalité prend en charge les responsabilités partagées entre les équipes, les sites ou les équipes.