Lorsqu'un fournisseur soumet une feuille de services, l'approbateur désigné reçoit une notification par e-mail indiquant qu'une feuille de services est en attente de vérification. L'approbateur est chargé de vérifier que les services ont été exécutés comme décrit, que les quantités, les montants et d'autres données sont exacts et que toute documentation associée est suffisante.
La feuille de services doit être approuvée dans SAP Ariba Buying. Les approbateurs peuvent également choisir de rejeter la feuille de services, en indiquant généralement un motif (tel que des écarts dans le périmètre du service, une documentation incomplète ou des problèmes de facturation) que le fournisseur doit résoudre avant de la soumettre à nouveau.
L'approbation de la feuille de services est une condition préalable obligatoire pour la facturation. Un fournisseur ne peut pas soumettre de facture en référence à un bon de commande de services tant que la feuille de services n'a pas été entièrement approuvée. Ce contrôle garantit que seuls les services vérifiés et acceptés sont facturés, ce qui permet d'éviter un trop-perçu ou un paiement pour un travail non effectué.
En outre, une fois la feuille de services approuvée, elle devient la réception de l'enregistrement et est utilisée lors du rapprochement de facture. Si la facture ne correspond pas à la feuille de services approuvée (en quantités, montants ou autres champs), elle peut être marquée comme un écart et nécessiter une intervention manuelle ou pour que le fournisseur apporte des modifications à la feuille de services et la soumette à nouveau.
Synthèse
- L'approbation de la feuille de services est requise pour qu'un fournisseur puisse soumettre une facture.
- Les approbateurs vérifient l'exactitude du service, la documentation et les données avant l'approbation.
- Les entrées de feuille de services rejetées doivent être corrigées et soumises à nouveau par le fournisseur.
- La feuille de services approuvée sert de réception d'enregistrement lors du rapprochement de facture.
- Les factures qui ne correspondent pas à la feuille de services peuvent déclencher des exceptions et une vérification manuelle.
