Définition des fondamentaux de réception

Soumission de justificatifs

Analyse des tolérances de réception

Traitement des reçus pour les retours et les rejets

Approbation des reçus

Gérer la réception de bons de commande de services et les feuilles de saisie des services

Mise en surbrillance des fonctionnalités facultatives avancées de réception

Traitement des feuilles de saisie des services

Objective

After completing this lesson, you will be able to traiter les feuilles de services manuelles ou soumises par le fournisseur dans SAP Ariba Buying and Invoicing.

Analyser la manière dont les fournisseurs soumettent des feuilles de services via SAP Business Network

Les fournisseurs sur SAP Business Network peuvent utiliser le processus suivant pour soumettre des feuilles de services pour un bon de commande de services.

Connexion - Le fournisseur se connecte à son compte SAP Business Network (anciennement Ariba Network).
Accédez à la commande d'achat - Accédez à l'onglet Commandes et ouvrez la commande d'achat pertinente.
Créer une feuille de services - Sélectionnez Créer une feuille de services dans le menu Actions du bon de commande.
Saisir les détails du service -
- Spécifiez les articles de ligne de service, les quantités et les descriptions.
- Le cas échéant, incluez des pièces jointes ou des commentaires.
Soumettre - Vérifiez et sélectionnez Soumettre pour envoyer la feuille de services à l'acheteur.
Suivi de statut - Le fournisseur peut contrôler le statut de la feuille de services (exemple : soumise, approuvée, rejetée) à partir de son tableau de bord.

Une fois qu'une feuille de services est soumise, elle est envoyée à l'acheteur et peut passer par des approbations dans SAP Ariba Buying.

Les feuilles de services doivent être approuvées pour que les fournisseurs puissent soumettre des factures vers un bon de commande de services.

Synthèse

Les fournisseurs créent une feuille de services à partir du bon de commande dans leur compte SAP Business Network.
Les détails du service, les quantités et les commentaires peuvent être ajoutés avant la soumission.
Les documents de feuilles de services soumises sont envoyés aux acheteurs pour approbation.
Le statut de la feuille de services peut faire l'objet d'un suivi dans le tableau de bord du fournisseur.
La feuille de services approuvée est requise avant de soumettre une facture de services.

Contraste et gère les services planifiés et non planifiés

Dans SAP Ariba Buying, les processus d'approvisionnement en services sont classés en deux types : Services non planifiés ou Services planifiés. Cette classification influence la manière dont les feuilles de saisie des services sont créées et approuvées.

Services non planifiés

Définition : services qui ne sont pas entièrement définis dans le PO au moment de la création, ce qui permet de faire preuve de flexibilité pour répondre à des besoins de service imprévus ou ad hoc.
Structure du bon de commande - Requiert un article de ligne parent, mais aucun article de ligne enfant.
Création de feuille de services - Les fournisseurs doivent saisir manuellement les détails du service lors de la création de la feuille de services, y compris les dates de début et de fin du service, ainsi que les articles de ligne enfants qui ont été utilisés dans le cadre du service.
Workflow d'approbation : en raison du manque de détails prédéfinis, les soumissions de feuilles de services pour les services non planifiés font souvent l'objet de processus de vérification et d'approbation plus rigoureux pour garantir l'exactitude et la conformité.

La capture d'écran ci-dessous montre les postes d'un service non planifié dans un bon de commande. Les services non planifiés contiennent uniquement un article de ligne de service parent avec Montant maximum et Montant attendu définis. Au cours du processus Feuille de services, les fournisseurs saisiront les articles enfants pour prendre en compte tous les articles supplémentaires qui faisaient partie du service.

Capture d'écran montrant un seul article de ligne de service non planifié dans un bon de commande.

Services planifiés

Définition - Services avec détails prédéfinis. Les dates de début et de fin du service, ainsi que tous les articles de ligne, sont entièrement définis dans le bon de commande.
Structure du bon de commande - Organisée dans une hiérarchie parent-enfant, où la ligne parent représente la catégorie de service et les articles de ligne de service spécifiques au détail des lignes enfants.
Création de feuille de services - Les fournisseurs créent une feuille de services en référençant les lignes de service prédéfinies dans le bon de commande. Étant donné que la plupart des détails ont déjà été spécifiés sur le bon de commande, les fournisseurs ont généralement moins d'informations à ajouter et doivent simplement vérifier les données existantes.
Workflow d'approbation : les soumissions de feuilles de services sont validées par rapport aux spécifications du bon de commande, ce qui facilite les approbations rationalisées.

La capture d'écran ci-dessous affiche les articles de ligne dans un bon de commande de services planifiés. Un bon de commande de services planifié est constitué d'un article de ligne de service parent, qui couvre le périmètre et les paramètres principaux du service global. Les articles de ligne enfants sont ensuite ajoutés au compte pour des tâches ou des composants spécifiques du service global. Au cours du processus Feuille de services, les fournisseurs confirment ces détails qui ont été préplanifiés et n'ont pas besoin d'ajouter d'autres articles de ligne enfants.

Capture d'écran affichant les postes d'un bon de commande. Il existe un article de ligne parent qui couvre l'ensemble du périmètre du service et des articles de ligne enfants pour prendre en compte des tâches ou des composants spécifiques dans l'ensemble du service.

Synthèse

Les services planifiés sont entièrement définis dans le bon de commande avec des articles de ligne parents et enfants.
Les services non planifiés ont uniquement une ligne parent et autorisent la saisie flexible d'articles enfants dans la feuille de services.
La feuille de services pour les services non planifiés nécessite des informations détaillées et fait l'objet d'approbations plus strictes.
La feuille de services de service planifiée fait référence à des détails de commande d'achat prédéfinis, ce qui rationalise le processus d'approbation.
Le fait qu'un bon de commande concerne des services planifiés ou non a un impact sur la manière dont les fournisseurs créent et soumettent des feuilles de services.

Créer et soumettre manuellement une feuille de services au nom d'un fournisseur

Dans SAP Ariba Buying, les feuilles de services sont le plus souvent soumises par les fournisseurs via SAP Business Network pour confirmer l'exécution des services. Cependant, certaines circonstances peuvent nécessiter que les acheteurs créent et soumettent une feuille de services au nom du fournisseur. Cela est particulièrement pertinent lorsque les fournisseurs n'ont pas accès à SAP Business Network ou sont confrontés à des contraintes techniques.

Quand les acheteurs doivent-ils créer une feuille de services pour le compte d'un fournisseur ?

Les acheteurs peuvent avoir besoin de créer et de soumettre manuellement une feuille de services dans les cas suivants :

Le fournisseur n'est pas intégré à SAP Business Network.
Le fournisseur rencontre des problèmes techniques empêchant la soumission de la feuille de services.
Les politiques ou accords internes désignent l'acheteur comme responsable de la création de la feuille de services.

Il est essentiel que les acheteurs ne fabriquent pas les détails de la feuille de services. Au lieu de cela, ils devraient copier avec précision les informations fournies par le fournisseur, généralement au moyen d'une copie papier ou numérique du CUE.

Étapes pour soumettre manuellement une feuille de services

Accéder à la commande d'achat - Accédez à la commande d'achat pertinente dans SAP Ariba Buying.
Lancer la création de feuille de services : cliquez sur le bouton Créer une feuille de services en haut du bon de commande.
Saisir les détails du service : saisissez les informations de service exactement comme fournies par le fournisseur, notamment :
- Descriptions des services
- Quantités et montants
- Dates de service
- Détails de détermination du prix
- Informations supplémentaires : point de contact du fournisseur si des informations supplémentaires sont nécessaires.
Ajoutez des postes individuels (si nécessaire). - Les services planifiés ne nécessitent pas de postes supplémentaires. Les articles non planifiés nécessitent l'ajout d'articles de ligne à partir du catalogue du fournisseur ou en tant qu'articles hors catalogue. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter des articles en haut ou en bas de la page lors de la création d'une feuille de services au nom d'un fournisseur dans SAP Ariba Buying.
Joindre des documents justificatifs : téléchargez sur le serveur tous les documents de feuille de services fournis par le fournisseur ou les pièces jointes associées pour étayer l'entrée.
Soumettre pour approbation : une fois toutes les informations saisies avec précision, soumettez la feuille de services pour le workflow d'approbation standard.
Contrôler le statut d'approbation : suivez la feuille de services tout au long du processus d'approbation pour garantir un traitement en temps opportun et résoudre les problèmes éventuels.

Synthèse

Les acheteurs peuvent créer une feuille de services lorsque les fournisseurs n'ont pas accès à SAP Business Network ou sont confrontés à des problèmes techniques.
Saisissez uniquement les détails du service fourni par le fournisseur, sans jamais fabriquer d'informations.
Ajoutez des descriptions de service, des quantités, des dates et une tarification exactement comme indiqué sur la feuille de services fournie par le fournisseur.
Incluez les articles de ligne et les pièces jointes, le cas échéant, puis soumettez-les pour approbation.
Contrôler le statut d'approbation pour garantir la réussite du traitement de la feuille de services.

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