Phasen sind eine Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren. In der Regel bilden die Phasen den Geschäftsprozess einer Organisation ab.
Aufgaben sind Aktionen, die Teammitgliedern zugeordnet werden können, um den Vertrag durch seinen Lebenszyklus zu verschieben.
- Etwas, das getan werden muss
- durch eine bestimmte Person
- bis zu einem bestimmten Zeitpunkt
- Kann Teil von Phasen sein
- Kann optional oder erforderlich sein
- Kann Vorgänger haben
- Aufgabe/Phase kann erst gestartet werden, wenn alle Vorgängeraufgaben abgeschlossen wurden
Phasen
Sie können Aufgaben in Phasen platzieren, um sie zu organisieren. Sie können den Status jeder Phase im Inhaltsbereich Prozess in der Vollansicht eines Projekts schnell anzeigen. Mit Phasen können Sie Folgendes tun:
- Organisieren Sie Aufgaben in Phasen, die Ihrem Geschäftsmodell entsprechen.
- Geben Sie die Fälligkeitstermine der Aufgabe relativ zum Start der übergeordneten Phase für eine Aufgabe anstelle eines festen Datums an. Auf diese Weise können Sie Starttermine für Aufgaben festlegen, wenn Sie ein Projekt oder eine Projektvorlage erstellen.
- Erzwingen Sie die Workflow-Reihenfolge. Sie können Vorgänger für Phasen angeben, sodass Benutzer Aufgaben in einer Phase erst starten können, wenn die Vorgängerphase oder -aufgabe abgeschlossen ist.
Wenn alle erforderlichen Aufgaben in einer Phase abgeschlossen sind, markiert SAP Ariba Contracts diese Phase standardmäßig automatisch als abgeschlossen.
Was ist eine Aufgabe?
Eine Aufgabe ist eine Aktion, die einem abzuschließenden Benutzer zugeordnet ist, z. B. das Ausfüllen eines Formulars oder das Prüfen oder Genehmigen eines Dokuments. Projekte können mit einem Standardsatz von Aufgaben erstellt werden, die in der Projektvorlage definiert sind. Wenn einem Benutzer eine Aufgabe zugeordnet ist, führt das System folgende Schritte aus:
- Fügt die Aufgabe der Seite Meine Aufgaben des Benutzers hinzu.
- Fügt die Aufgabe dem Kalender des Benutzers hinzu. Der Aufgabenstatus kann auf eine vom Benutzer erforderliche Aktion hinweisen.
- Sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer.
- Wenn für eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum oder ein Enddatum angegeben ist, fügt Ariba Spend Management die Aufgabe auch dem Portlet „Zu erledigen" des Benutzers hinzu.
Ariba Spend Management sendet standardmäßig auch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer, der die Aufgabe erstellt oder eingereicht hat.
Aufgabentypen
| (Dokument) Zu erledigen | Eine Aktion (für ein Dokument), die vom Aufgabeneigentümer ausgeführt wird, z.B. das Einrichten einer Besprechung. |
| Überprüfen | Aufgaben, die ein Dokument zur Prüfung und Redline an andere Benutzer weiterleiten. Der Aufgabeneigentümer erstellt eine Liste der Prüfer. Prüfer können dann dem Workflow hinzufügen, Anmerkungen und Anlagen einreichen. |
| Genehmigung | Genehmiger haben die Berechtigung, ein Dokument mit Anmerkungen zu genehmigen oder abzulehnen. Diese Aufgaben werden verwendet, um sicherzustellen, dass Benutzer kritische Vertragsdokumente vor ihrer Veröffentlichung abgenommen haben. |
| Verhandlung | Aufgaben, die die Verhandlungen zwischen zwei oder mehr Parteien erfassen. Der Aufgabeneigentümer legt eine Liste der Verhandlungsführer an. Verhandler können dem Workflow hinzufügen, Änderungen und Anmerkungen sowie Anlagen einreichen. |
| Unterschrift | Nur verfügbar mit einem Drittanbieter, der in SAP Ariba Contracts integriert ist, um eine elektronische Signatur für Vertragsdokumente anstatt auf Papier zu erhalten. |
| Benachrichtigung | Aufgaben, die E-Mail-Erinnerungen an Empfänger senden. Sie wird in erster Linie nach der Veröffentlichung des Vertrags verwendet, um Benutzer daran zu erinnern, bestimmte Aktionen auszuführen, z.B. die Vertragsaktivität oder die Marktpreisfindung zu prüfen. Diese Erinnerungen können so eingerichtet werden, dass sie einmalig oder wiederholt auf eingeplanter Basis gesendet werden. |
Aufgabendetails
Zu den Aufgabendetails gehören:
- Aufgabenname
- Aufgabenverantwortlicher
- Aufgabenbeschreibung
- Aufgabenstatus
- Aufgabenstartdatum
- Fälligkeitsdatum der Aufgabe
- Aufgabenvorgänger
- Aufgabenhistorie
- Meilenstein
- Erforderlich/Optional
- Benachrichtigungsprofil
- Zugehörige Dokumente
- Genehmigungs- und Überprüfungsablauf
Sobald ein Aufgabenverantwortlicher vom System benachrichtigt wurde, dass er eine Aufgabe abschließen muss, klickt er auf den Aufgabenlink, um auf das Menü Aktion zuzugreifen. Auf dem Aufgabendetailbild werden der Aufgabenname und die Aufgabenbeschreibung angezeigt. Sie enthält ggf. auch Links zum zugehörigen Dokument oder Ordner, über die der Aufgabeneigentümer die Dokumente hoch- und herunterladen kann.
Wenn es sich bei der Aufgabe zufällig um eine aus SAP Ariba Contracts übernommene Überprüfungs-, Genehmigungs- oder Verhandlungsaufgabe handelt, können auf dem Bildschirm Details anzeigen auch Felder für die Prüfer, das Fälligkeitsdatum und Anmerkungen angezeigt werden. Im unteren Bereich des Aufgabendetailbilds werden zwei Registerkarten angezeigt: Auf der Registerkarte Eigenschaften werden Informationen zur Aufgabe angezeigt, z.B. der aktuelle Status der Aufgabe und der Aufgabeneigentümer. Auf der Registerkarte Aufgabenhistorie werden alle Anmerkungen angezeigt, die der Aufgabeneigentümer beim Abschließen dieser Aufgabe gemacht hat.
Wenn es sich bei der Aufgabe um eine Genehmigungsaufgabe, eine Überprüfungsaufgabe oder eine Verhandlungsaufgabe handelt, gibt es eine dritte Registerkarte mit der Bezeichnung „Genehmigungsablauf", „Überprüfungsablauf" bzw. „Verhandlungsablauf", auf der die Benutzer angezeigt werden, die die Dokumente genehmigen/prüfen/verhandeln müssen.
Erforderliche vs. optionale Aufgaben
Aufgaben können nach Bedarf festgelegt werden, um die Kontrolle über die Benutzer der Vorlage auszuüben und die Einhaltung der Standardverfahren der Organisation für die Vertragserstellung sicherzustellen. Erforderliche Aufgaben sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Einige Aufgaben können als optional festgelegt und Benutzern zur Implementierung nach eigenem Ermessen zur Verfügung gestellt werden. Sie können auch feststellen, ob eine Aufgabe erforderlich oder optional ist, indem Sie den Mauszeiger über die Aufgabe bewegen und den Rollover-Text anzeigen.
Notiz
Unterzeichnungsaufgaben sind immer erforderlich.
Optionale Aufgaben können abgebrochen werden. Wenn Sie eine Aufgabe abbrechen, wird sie nicht aus dem Projekt entfernt. Abgebrochene Aufgaben werden in der Projektansicht mit einem roten „x" gekennzeichnet und können vom Projekteigentümer reaktiviert werden, indem er die Filteroptionen auf der Registerkarte Aufgaben verwendet, um stornierte Aufgaben anzuzeigen, die gewünschte Aufgabe auswählt und Reaktivieren auswählt.
Aufgabenstatus
Für zu erledigende Aufgaben und zu erledigende Dokumentaufgaben klickt der Aufgabeneigentümer auf der Seite Details anzeigen auf Als gestartet markieren, um andere darüber zu informieren, dass die Arbeit an dieser Aufgabe begonnen hat. Dadurch ändert sich der Status der Aufgabe in In Bearbeitung. Der neue Aufgabenstatus wird auf der Registerkarte Aufgabe angezeigt. Das Markieren der Aufgabe als gestartet ist optional, wird jedoch empfohlen, da andere Benutzer, die das Projekt anzeigen können, selbst sehen können, dass die Arbeit an der Aufgabe begonnen hat.
Das Markieren der Aufgabe als gestartet wird ebenfalls empfohlen, da nur so ein Bericht von Ariba Analysis bereitgestellt werden kann, der die tatsächliche Dauer von Aufgaben und Phasen anzeigt. Diese Informationen können Ihre Organisation auf Engpässe im Prozess aufmerksam machen.
In anderen Aufgabentypen senden Sie die Aufgabe ab, anstatt sie als gestartet zu markieren. Der Aufgabenstatus ändert sich wie oben gezeigt. Wenn die Arbeit für zu erledigende Aufgaben, zu erledigende Dokumentaufgaben, Überprüfungsaufgaben oder Verhandlungsaufgaben abgeschlossen ist, markiert der Aufgabeneigentümer die Aufgabe als abgeschlossen, indem er entweder auf den Aufgabenlink klickt und im Menü die Option Als abgeschlossen markieren auswählt, oder indem er die Seite Aufgabendetails anzeigt und auf die Schaltfläche Als abgeschlossen markieren klickt. Anschließend wird auf der Registerkarte Aufgaben der Status Abgeschlossen angezeigt. Eine Ausnahme bildet die Prüfungsaufgabe, deren Status sich in Geprüft ändert. Jeder, der das Projekt anzeigen kann, kann selbst sehen, dass die Aufgabe erledigt wurde.
Alle erforderlichen Aufgaben innerhalb einer Phase müssen als abgeschlossen gekennzeichnet werden, bevor die Phase als abgeschlossen gekennzeichnet werden kann. Der Status der Genehmigungsaufgaben wird automatisch auf Genehmigt aktualisiert, sobald alle Prüfer die Aufgabe genehmigt haben. Jeder Benutzer kann über die Filtermenüs steuern, welche Aufgaben auf der Registerkarte Aufgaben angezeigt werden. Sie können beispielsweise nur Aufgaben mit dem Status Nicht gestartet anzeigen. Darüber hinaus können Sie über das Tabellenoptionsmenü steuern, welche Spalten angezeigt werden. Klicken Sie auf das Symbol, und wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten.
