Objectives
Die Phase „Genehmigen und abschließen" des Vertragslebenszyklus umfasst Folgendes:
In einem typischen Vertragsarbeitsbereich gibt es eine endgültige Genehmigungsaufgabe, die mit allen Dokumenten des Vertragsarbeitsbereichs verknüpft ist. Diese endgültige Genehmigung bestimmt in der Regel, ob der Eigentümer einen Vertrag veröffentlichen kann.
Dokumentgenehmigungsaufgaben ähneln bei der Einrichtung den Verhandlungsaufgaben. Sie können ein oder mehrere Dokumente enthalten und sollten eine erste Nachricht an die Genehmiger erhalten.
SAP-Ariba-Contracts-Vorlagen können Genehmiger oder Prüfer basierend auf der Art des Vertrags angeben, den ein Benutzer erstellt. Die generierten Genehmigungsabläufe dienen der Modellierung der Geschäftsprozesse der Organisation und hängen häufig von den Werten der Kopffelder des Vertragsarbeitsbereichs ab, z. B. dem Vertragsbetrag, der Region, der Ware usw. Diese Genehmigungsabläufe können tatsächliche Benutzer oder Projektgruppen als Platzhalter enthalten. Da dies eine der Steuerungsfunktionen des Systems ist, können Arbeitsbereichsverantwortliche diese Abläufe nur durch Hinzufügen ändern. Sie dürfen den Teil des Genehmigungsablaufs, den das System erstellt, wenn ein neuer Arbeitsbereich aus einer SAP-Ariba-Contracts-Vorlage generiert wird, nicht löschen oder ändern.
Das Ablaufdiagramm wird basierend auf den in der SAP-Ariba-Contracts-Vorlage enthaltenen Bedingungen dynamisch aktualisiert. Wenn beispielsweise ein Vertrag einen bestimmten Geldbetrag überschreitet, kann es eine Bedingung geben, die einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Rolle zum Genehmigungsablauf für den gesamten Vertrag hinzufügt.
| Genehmigungsablauf | In allen Aufgabenarten mit einem Arbeitsablauf (Genehmigung, Prüfung und Verhandlung) kann der Aufgabeneigentümer dem Ablauf sowohl vor als auch nach dem Einreichen der Aufgabe Prüfer/Genehmiger hinzufügen. Klicken Sie auf die Pfeile im Diagramm an der Stelle, an der Sie einen seriellen Genehmiger hinzufügen möchten. Wenn Sie auf den Pfeil links neben dem ersten Prüfer/Genehmiger klicken, haben Sie die Möglichkeit, entweder einen seriellen oder parallelen Genehmiger hinzuzufügen. Geben Sie beim Hinzufügen eines Genehmigers zum Ablauf an, ob der Genehmiger erforderlich ist (Genehmiger) oder nicht (Beobachter). Ein Genehmiger genehmigt die Aufgabe oder lehnt sie ab. Ein Beobachter kann die Aufgabe anzeigen und Dokumente an die Aufgabe anhängen, die Aufgabe jedoch nicht genehmigen. |
| Parallele Genehmiger | Für parallele Genehmigende aktiviert das System gleichzeitig die Genehmigungsknoten. Sie können nur parallele Genehmiger aus den Genehmigern der ersten Ebene (Genehmiger ganz links) im Ablauf hinzufügen. Sobald die Genehmigungsaufgabe vom Aufgabeneigentümer eingereicht wurde, können Aufgabengenehmiger auch zusätzliche Genehmiger hinzufügen, wenn sie an der Reihe sind, die Aufgabe zu genehmigen. Sie können nur die Genehmiger löschen, die sie hinzugefügt haben. Sie können keine aus der Vorlage übernommenen oder vom Aufgabeneigentümer hinzugefügten Genehmiger löschen. |
| Serielle Genehmiger | Serielle Genehmiger werden nacheinander in der Reihenfolge zugewiesen, in der sie im Genehmigungsablaufdiagramm angezeigt werden (von links nach rechts). Das System aktiviert einen Knoten in einem Ablauf (ordnen Sie dem Genehmiger im Knoten eine Aufgabe zu) erst dann, wenn die vorherigen Genehmiger Genehmigungen eingereicht haben. |
Es gibt zwei Arten von Genehmigern, die sich in einem Genehmigungsdiagramm befinden können:
Ein Genehmigungsknoten kann einen der folgenden Typen haben:
Sie können die Details des Benutzers oder der Gruppe anzeigen, indem Sie im Genehmigungsdiagramm darauf klicken. In einem neuen Fenster werden die Details dieses Benutzers oder dieser Gruppe angezeigt.
Bei Auswahl als Genehmiger für ein eingereichtes Dokument wird eine Benachrichtigung per E-Mail und/oder eine Dashboard-Benachrichtigung empfangen. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link, der direkt zur Aufgabe führt. Wenn der Genehmiger Teil des Arbeitsbereichsteams ist, erhält er über das Dashboard eine Benachrichtigung und kann entweder die Aufgabe oder das gesamte Projekt anzeigen.
Sobald die Aufgabe geöffnet wurde, prüft der Genehmiger die Dokumente und klicken nach Abschluss entweder auf die Schaltfläche Genehmigen oder Ablehnen. Wenn der Workflow genehmigt wird, fährt er mit dem nächsten Genehmigenden fort. Wenn sie abgelehnt werden, sollten Genehmiger eine Nachricht hinzufügen, in der erläutert wird, welche Änderungen sie vornehmen müssen, um die Genehmigung zu erteilen. Genehmiger können bearbeitete Versionen der Vertragsdokumente sowie andere Dateianlagen enthalten. Sobald der Genehmiger abgelehnt hat, wird die entsprechende Runde der Genehmigungsaufgabe als abgelehnt gekennzeichnet, und es ist eine neue Runde erforderlich.
Der Aufgabeneigentümer erhält eine Benachrichtigung nach jeder Antwort zum Genehmigen/Ablehnen. Wenn die Aufgabe abgelehnt wird, geht der Aufgabeneigentümer in die Aufgabe und liest die Anmerkungen des Genehmigers auf der Registerkarte Anmerkungen. Es sind Links zu allen bearbeiteten Dokumenten verfügbar, sodass der Eigentümer die vom Genehmiger vorgeschlagenen Änderungen anzeigen kann. Nach Prüfung der Änderungen entscheidet der Eigentümer, wie diese Änderungen in die Vertragsdokumente übernommen werden. Der Eigentümer öffnet die bearbeitete Version eines Dokuments und speichert sie. Dadurch wird die aktuelle Version im entsprechenden Dokument im Arbeitsbereich aktualisiert.
Nachdem Änderungen an den Dokumenten vorgenommen wurden, die in der ersten Genehmigungsrunde abgelehnt wurden, reicht der Eigentümer die neue Runde der Genehmigungsaufgabe ein. Alle erforderlichen Genehmiger sehen die Dokumente mit den vorgenommenen Änderungen erneut und haben die Möglichkeit, sie entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
Schließlich kommen der Eigentümer und die Genehmigenden zu einer Einigung, sobald alle Genehmiger die Aufgabe Genehmigen markiert haben.
Signaturaufgaben sind eine Add-on-Funktion (nicht sofort einsatzbereit) für SAP Ariba Contracts. SAP Ariba Contracts stellt Unterzeichnungsaufgaben unter Verwendung der folgenden Anbieter elektronischer Signaturen bereit:
Mit Unterzeichnungsaufgaben können Sie elektronische Signaturen von internen und externen Unterzeichnern für ein Dokument in einem SAP-Ariba-Contracts-Arbeitsbereich sammeln. Ein elektronisch unterzeichneter Vertrag kann eine bestimmte Version als offizielle, vereinbarte Version bezeichnen, die von allen Parteien als die geltende Version verstanden wird. Nachdem ein Dokument elektronisch signiert wurde, kann niemand das Dokument ändern, ohne die elektronische Signatur zu invalidieren. Wenn ein unterzeichnetes Dokument geändert wird, muss es von allen erforderlichen Unterzeichnern erneut signiert werden.
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Der Workflow für elektronische Signaturen sieht wie folgt aus:
Sie können die Unterzeichnungsaufgabe bei Bedarf bearbeiten, zurückziehen oder eine neue Runde starten.
Letzter Schritt, der angibt, dass der Vertrag abgeschlossen ist.
Nach der Veröffentlichung ändert sich der Status des Vertragsarbeitsbereichs entweder in „Veröffentlicht" oder „Ausstehend".
Optionale Aufgaben müssen nicht als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Benachrichtigungsaufgaben sind optionale Aufgaben, die häufig nicht abgeschlossen werden, wenn der Vertrag veröffentlicht wird. Der Zweck einer Benachrichtigungsaufgabe besteht darin, einen Benutzer zu benachrichtigen, um eine bestimmte Aktion auszuführen. Beispielsweise kann die Benachrichtigungsaufgabe „Preise für Holz prüfen" so konzipiert werden, dass das System eine E-Mail-Erinnerung an den Projekteigentümer in einem Zweijahresvertrag sendet. Dadurch wird der Projekteigentümer aufgefordert, die Preise zu prüfen, um zu prüfen, ob Anpassungen am Vertrag erforderlich sind.
Notiz
| Status | Definition |
|---|---|
| Entwurf | Derzeit in Arbeit und noch nicht final |
| Ausstehend | Genehmigt, aber das Gültigkeitsdatum liegt in der Zukunft |
| Veröffentlicht | Aktuell gültig |
| Abgelaufen | Nach dem Ablaufdatum |
| Zurückgestellt | Ausgesetzt (Aktionen sind begrenzt, Ablauf- und Überfälligkeitsbenachrichtigungen werden nicht gesendet, und alle zugehörigen Erfüllungsverträge werden geschlossen) |
| Geschlossen | Manuell von einem Benutzer geschlossen |
| Entwurfsänderung | Eine Ergänzung, die derzeit bearbeitet wird und noch nicht final ist (kann nur für einen zuvor veröffentlichten Vertragsarbeitsbereich festgelegt werden) |