Erstellen und Bearbeiten eines Vertragsarbeitsbereichs

Ein Vertragsarbeitsbereich ist ein SAP-Ariba-Projekt, das für Verträge verwendet wird und Informationen über den Vertrag, Vertragsdokumente, Projektteammitglieder und Aufgaben enthält.

SAP Ariba Contracts unterstützt die folgenden Arten von Vertragsarbeitsbereichen:

• Vertragsarbeitsbereich (Bestellabwicklung)
  • Wird für Kontrakte mit einem Lieferanten verwendet.
• Vertragsarbeitsbereich (Verkauf)
  • Wird für Verträge mit einem Kunden oder Käufer verwendet.
• Vertragsarbeitsbereich (intern)
  • Wird für Verträge innerhalb von Unternehmen oder Organisationen verwendet.

Alle Vertragsarbeitsbereiche enthalten das Feld Betroffene Parteien, in dem Sie Lieferanten- oder Kundenorganisationen angeben können, die am Vertragsprojekt beteiligt sind, aber keine direkten Teilnehmer sind.

Ein Vertragsarbeitsbereich ist nach Dokumenten, Aufgaben und dem Team organisiert. Es ist ein Ort, um alles zu speichern, was Sie zum Anlegen des Vertrags benötigen.

• Es enthält ein Vertragsdokument mit der Bezeichnung Hauptvertrag und Vertragsergänzung. Es kann Dokumente wie unterstützende Dokumente, Preisentwicklung usw. enthalten.
• Im Arbeitsbereich werden alle Aufgaben aufgeführt, die ausgeführt werden müssen, um den Vertrag zu erstellen und zu genehmigen. Zu den Aufgabeninformationen gehört, wer die Aufgabe ausführt und wann sie fällig ist. Die Aufgaben basieren möglicherweise auf den Best Practices Ihres Unternehmens und können auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten werden.
• Der Arbeitsbereich enthält auch eine Liste der Team-Mitglieder, die an der Erstellung, Prüfung und Genehmigung des Vertrags teilnehmen. Wenn Sie Teammitgliedern eine Aufgabe zuordnen, warnt das System sie sofort und sendet automatische Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Dinge zeitnah vorankommen.

Projektvorlagen sind Tools, die zum Erstellen von Vertragsarbeitsbereichen verwendet werden.

• Standardisieren Sie die Erstellung von Projekten.
• Modellieren Sie in der Regel den Vertragslebenszyklus einer Organisation. Sie können eindeutige Prozesse für verschiedene Rohstofftypen oder Kontraktbeträge haben.
• Wird mit Team-Mitgliedern, Dokumenten, Aufgaben und anderen Projektelementen vorausgefüllt.
• Kann Bedingungen enthalten, die die Dokumente, Aufgaben und Phasen bestimmen, die gemäß den Projektattributen erstellt werden.

Welche Vorlagen verfügbar sind, hängt von Folgendem ab:

• Projektinformationen, die Sie eingegeben haben, und die Benutzergruppen, denen Sie angehören.
• Kopffelddaten, die Sie beim Erstellen des Vertragsarbeitsbereichs eingeben.

In der Regel haben nur fortgeschrittene Benutzer mit spezifischen Prozess- und/oder Warenkenntnissen den zum Bearbeiten und Pflegen von Projektvorlagen erforderlichen Zugriff.

• Nur Benutzer mit den entsprechenden Systemberechtigungen (Gruppe Vertrags-Manager) können Vertragsarbeitsbereiche erstellen.
• Systemberechtigungen werden von Ihrem Systemadministrator erteilt.
• Diejenigen, die keine Berechtigung zum Erstellen eines Vertragsarbeitsbereichs haben, aber Zugriff auf SAP Ariba haben, können eine Vertragsanforderung erstellen (die später im Kurs behandelt wird).

Es gibt einige Möglichkeiten, einen Vertragsarbeitsbereich zu erstellen. Drei dieser Möglichkeiten: das direkte Erstellen eines Arbeitsbereichs, das Kopieren eines vorhandenen Vertragsarbeitsbereichs und das Erstellen aus einer Vertragsanforderung sind Methoden, die Benutzern der SAP-Ariba-Contracts-Lösung zur Verfügung stehen.

Das Erstellen eines Vertragsarbeitsbereichs aus einem SAP-Ariba-Sourcing-Ereignis ist eine Methode, die sowohl SAP-Ariba-Sourcing- als auch SAP-Ariba-Contracts-Lösungen verwendet. Diese Methode beschleunigt die Erstellung eines Vertragsarbeitsbereichs, nachdem der Zuschlag für ein Beschaffungsereignis direkt über die Registerkarte Zuschlag eines Beschaffungsereignisses erteilt wurde. Nachdem Sie ein Beschaffungsereignis ausgeführt haben, z. B. eine Auktion oder eine Ausschreibung, wählen Sie wie gewohnt die Bieter aus, die den Zuschlag erhalten haben. Anschließend können Sie auf Vertrag klicken. Es werden zwei Optionen angezeigt: Neuen Vertrag erstellen oder Zu vorhandenem Vertrag hinzufügen. Details zum Erstellen von Vertragsarbeitsbereichen über die Registerkarte Zuschlag in einem SAP-Ariba-Sourcing-Ereignis finden Sie im Handbuch für die Ereignisverwaltung.

Wie immer sollten Sie sicherstellen, dass noch kein Vertrag oder Vertragsarbeitsbereich vorhanden ist, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, bevor Sie einen neuen Arbeitsbereich erstellen. Sie können dies tun, indem Sie das Suchwerkzeug verwenden und nach dem Vertrag suchen. Sie können nach Vertragstitel, Schlüsselwort, Lieferant und vielen anderen Feldern suchen.

Sie müssen eine Vertragsakte erstellen, bevor Sie ihr einen Untervertrag zuordnen können. Hauptverträge und ihre Unterverträge müssen dieselbe Vertragsarbeitsbereichsart haben (Verkaufsvertragsarbeitsbereich oder Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung). Wenn Sie Projektsuchergebnisse ausführen, können Sie Ergebnisse für Vertragsarbeitsbereiche in der Baumsicht anzeigen, in der die Beziehung zwischen Haupt- und Unterverträgen angezeigt wird.

Wenn Sie einen Untervertrag direkt aus einer Vertragsakte erstellen, erbt der Untervertrag die folgenden Projektfeldwerte aus der Vertragsakte:

• Lieferant (für Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung) oder Kunde (für Verkaufsvertragsarbeitsbereiche)
• Regionen
• Commodity

Wenn Sie einen Vertragsarbeitsbereich erstellen und ihn später als Untervertrag mit einem Hauptvertrag verknüpfen, übernimmt er keine Werte der Felder „Lieferant", „Kunde", „Region" oder „Ware" aus dem Hauptvertrag.

Sie können die hierarchische Art eines Vertragsarbeitsbereichs jederzeit ändern, indem Sie seine Attribute bearbeiten. Wenn Sie gleichzeitig an einem Haupt- und einem Untervertrag arbeiten müssen, bevor Sie den Hauptvertrag veröffentlichen (oder ein Lieferant oder Kunde entscheidet), können Sie den Untervertrag als eigenständigen Vertrag erstellen und dann seinen hierarchischen Typ ändern, nachdem Sie den Rahmenvertrag veröffentlicht und mit dem Rahmenvertrag verknüpft haben. Alternativ können Sie den Untervertrag bearbeiten und veröffentlichen, indem Sie den Hauptvertrag auf den Status Ausstehend setzen.

Wenn eine Vertragsakte abläuft oder Sie sie schließen, laufen die untergeordneten Verträge nicht automatisch ab oder schließen sie. Stattdessen laufen sie an ihren individuellen Ablaufdaten ab, oder Sie müssen sie schließen.

Wenn Sie das Ablaufdatum des Hauptvertrags ändern, zeigt die Benutzeroberfläche einen Satz der Vertragsarbeitsbereiche des Untervertrags an. Sie können die Ankreuzfelder neben den Untervereinbarungen markieren, an die das neue Ablaufdatum automatisch propagiert werden soll. Beachten Sie, dass Sie Änderungen nur an Unterverträge weitergeben können, die sich im Status Entwurf oder Entwurfsergänzung befinden.

Der grundlegende Prozess der Projekterstellung besteht aus den folgenden Schritten:

1. Projekterstellungsassistent starten: Klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf die große, blaue Schaltfläche Erstellen, und wählen Sie dann einen Vertragsarbeitsbereich (Art) aus, um mit dem schrittweisen Erstellen eines Projekts zu beginnen.
2. Übersichtsinformationen eingeben: Auf der Übersichtsinformationsseite werden Felder auf Kopfebene angezeigt, die für die Projektart spezifisch sind und zur Eingabe der Details Ihres spezifischen Projekts verwendet werden. Zu diesen Details gehören der Name des Arbeitsbereichs (Vertrag), die Beschreibung, das Startdatum und andere Informationen. Andere Übersichtsinformationen, die auf dieser Seite erfasst werden, können die Liste der im nächsten Schritt verfügbaren Vorlagen ändern.

   Die Felder im Bild „Anlegen" sind sowohl durchsuchbar als auch berichtspflichtig. Möglicherweise können Sie auch benutzerspezifische Felder hinzufügen, die für Ihre Organisation spezifisch sind.

   
3. Vorlage auswählen: Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste der angezeigten Vorlagen aus. Je nach ausgewählter Vorlage werden Ihnen möglicherweise zusätzliche Fragen angezeigt, die in der Vorlage selbst definiert wurden. Diese Fragen haben zugrunde liegende Bedingungen, die zum Ein-/Ausschließen verschiedener Objekte (Phasen, Aufgaben, Dokumente, Team-Mitglieder) im Projekt verwendet werden.
4. Projekt anlegen: Nachdem Sie die vorherigen Details eingegeben oder ausgewählt haben, klicken Sie im letzten Schritt auf Anlegen.