Objectives
Die Erstellungsphase des Vertragslebenszyklus umfasst Folgendes:
SAP Ariba bietet die optimierte Vertragserstellung mit einem neuen Drag&Drop-Dokumentimport, einer nahtlosen Bearbeitung mit Integration in Microsoft Word und einer vereinfachten Klauselverwaltung.
Es wird dringend empfohlen, ECA zuerst in der Testumgebung zu aktivieren. Auf diese Weise können Sie die neue Funktion testen, ohne dass sich dies auf vorhandene Daten und Belege auswirkt.
Für frühere SAP-Ariba-Contracts-Kunden: Sobald ECA aktiviert ist, kann sie nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Für Kunden, die derzeit die Desktop-Dateisynchronisierung verwenden und Dokumente mit Lesezeichen mit Links zur Klauselsammlung versehen haben, ist eine weitere Migrationsvorbereitung erforderlich.
Open-XML-Dokumentformatierung
Dokumentimporte per Drag&Drop verschieben
Einfache, anwendungsbezogene Überprüfung
Serverseitige Dokumentzusammenstellung
Zusammengesetzte Vertragsdokumente ermöglichen Ihnen die Verwendung von Vertragserstellungsfunktionen, die in der Regel mehrere Abschnitte und Klauseln haben.
Wenn Sie mit Dokumenten in SAP Ariba arbeiten, können die Dokumente jeder Art sein, z.B. PDF-Dateien, Microsoft-Excel-Dateien, Microsoft-Word-Dateien usw. Einige Funktionen von SAP Ariba Contracts sind in die Microsoft-Word-Funktion integriert. Wenn Sie eine ältere Word-Version verwenden, um an einem Dokument zu arbeiten, das in einer neueren Version von Word erstellt wurde, funktionieren diese SAP-Ariba-Contracts-Funktionen nicht.
Die folgenden Belegarten verfügen über spezielle Funktionen.
Zusammengesetzte Dokumente können auf zwei Arten angezeigt werden: Microsoft Word und die Schemaansicht in SAP Ariba Contracts.
In der Regel wird die Schemaansicht verwendet, um die Dokumentstruktur zu bearbeiten, und die Microsoft-Word-Sicht wird zum Bearbeiten von Text verwendet.
Dinge, die Sie mit Microsoft Word tun können:
Sie können den Hauptvertrag als Microsoft-Word-Dokument anzeigen. Um den Hauptvertrag zu öffnen, klicken Sie auf den zugehörigen Link, und wählen Sie Entwurf herunterladen. Wenn Sie Änderungen in Microsoft Word vorgenommen haben, sichern Sie die Datei.
Benutzer können Belege sperren. Das Sperren eines Dokuments verhindert, dass andere Benutzer Änderungen daran vornehmen, bis es von Ihnen oder einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen entsperrt wird. Wenn Sie ein Dokument sperren, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, ohne es entsperren zu müssen. Das Sperren eines Belegs ist nützlich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass andere Benutzer keine Änderungen daran vornehmen, während Sie damit arbeiten. Nur Benutzer, die mit einem Dokument verknüpft sind, können es sperren, z. B. den Projekteigentümer, den Dokumenteigentümer oder ein Team-Mitglied, das einer Aufgabe (als Aufgabeneigentümer oder Prüfer) zugeordnet ist, die mit dem Dokument verknüpft ist. Sie haben Eigentümerberechtigungen für das Dokument.
Um ein Dokument zu sperren, klicken Sie auf den Titel des Dokuments, das Sie sperren möchten, und wählen Sie im Menü Sperren. Wenn Sie ein Dokument auf diese Weise sperren (ohne dass es mit einer Aufgabe verknüpft ist), bleibt das Dokument gesperrt, bis es von Ihnen oder einem anderen Benutzer mit Eigentümerberechtigungen entsperrt wird. Um es zu entsperren, klicken Sie auf der Registerkarte Dokumente rechts neben dem gesperrten Dokument auf das Sperrsymbol, um es zu entsperren. Wenn Sie eine mit einem Dokument verknüpfte Aufgabe erstellen, können Sie das Dokument sperren, indem Sie das Feld Dokument sperren (im Abschnitt Erweiterte Aufgabendetails) beim Einreichen der Aufgabe auf Ja setzen. Wenn Sie die Aufgabe abschließen, indem Sie die Drucktaste Als abgeschlossen markieren wählen, wird das Dokument automatisch entsperrt. Wenn ein Dokument in einer Vorlage gesperrt ist und ein Vertragsarbeitsbereich aus der Vorlage erstellt wird, wird das Dokument im erstellten Vertragsarbeitsbereich nicht gesperrt. Sie können Inhalte auch auf Ordner- oder Arbeitsbereichsebene sperren, und alle Dokumente, die sich unterhalb dieses Ordners befinden oder in diesem Arbeitsbereich enthalten sind, werden ebenfalls gesperrt. Wenn Sie einen gesamten Vertragsarbeitsbereich sperren, werden nur die Dokumente innerhalb des Vertragsarbeitsbereichs gesperrt, nicht der gesamte Vertragsarbeitsbereich. Das heißt, das Sperren eines gesamten Vertragsarbeitsbereichs sperrt nicht das Team und die Aufgaben.
SAP Ariba Contracts speichert mehrere Versionen Ihres Hauptvertrags, sodass Sie Änderungen zwischen Versionen vergleichen können. Metadaten zu Änderungen (wie Autor und Zeit) können jedoch nur angezeigt werden, wenn die Microsoft-Word-Datei für die Änderungsverfolgung aktiviert ist.
Aus diesem Grund möchten Sie möglicherweise Änderungen verfolgen in Ihrem Word-Dokument aktivieren, wenn Sie mit der Bearbeitung beginnen, sofern es noch nicht aktiviert ist. Es wird insbesondere empfohlen, die Option Änderungen verfolgen für jede Überprüfungs- oder Verhandlungsaufgabe zu aktivieren, insbesondere wenn erwartet wird, dass diese Aufgaben mehrere Runden enthalten.
Ihre Organisation sollte in Erwägung ziehen, Standards für Folgendes festzulegen:
Wenn Sie mit der Erstellung des ersten Entwurfs des Vertragsdokuments beginnen, beginnen Sie mit der ursprünglichen Version und nehmen Änderungen vor. Nachdem Sie diese Änderungen wieder in SAP Ariba hochgeladen haben, haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten, um fortzufahren. Wenn Sie die Änderungen überprüfen, wird jeder Text, den Sie gelöscht haben, rot hervorgehoben, und der von Ihnen hinzugefügte Text wird grün hervorgehoben. Anschließend nehmen Sie die Änderungen nacheinander an oder lehnen sie ab.
Sie können die Änderungen nacheinander durchlaufen, indem Sie Änderungen verarbeiten wählen, um die Änderungen zu akzeptieren, oder Änderungen ablehnen, um die Änderungen abzulehnen. Wenn Sie für ein per Drag&Drop gezogenes Dokument auf Änderungen ablehnen klicken, wird das Dokument gelöscht. Nachdem Sie alle Änderungen durchlaufen haben, können Sie das Dokument als neue Version sichern oder die aktuelle Version des Dokuments ersetzen. Mit der Dokumentzusammenführung können Sie auch zwei zusammengesetzte Dokumente in einem Dokument kombinieren. Sie können einen Beleg aus SAP Ariba Contracts zusammenführen oder einen Beleg aus einer externen Quelle zusammenführen.
Schemaansicht ist der Name für die Benutzeroberfläche, die Sie zum Verwalten der Zusammenstellung des Hauptvertragsdokuments verwenden.
In der Schemaansicht:
Eine wichtige Funktion der Schemaansicht ist ihre Verknüpfung mit der Klauselsammlung, einer Sammlung vorab genehmigter Klauseln auf Systemebene, die zur Aufnahme in den Vertrag ausgewählt werden kann. Dies sorgt für Konsistenz und Standardisierung der Sprache, die in Verträgen verwendet wird. Außerdem wird der Prozess der Vertragsgenehmigung optimiert, da das System genau verfolgt, welche Klauseln aus der Bibliothek ausgewählt wurden oder aus der Vertragsverwaltungsvorlage stammen, im Vergleich zu den Klauseln, die vom Vertragsautor bearbeitet oder hinzugefügt wurden.
Die Schemaansicht sollte für die folgenden Arten von Änderungen verwendet werden:
Sie können einen Abschnitt hinzufügen/löschen/bearbeiten, indem Sie einmal auf den Text für den ausgewählten Abschnitt klicken und dann die entsprechende Option aus dem Menü auswählen. Wenn Sie einen Abschnitt löschen, verschieben Sie zuerst alle Klauseln außerhalb des Abschnitts, wenn Sie sie nicht löschen möchten. Wenn Sie einem Abschnitt einen neuen Unterabschnitt oder eine neue Klausel hinzufügen, wird dieser bzw. sie unten hinzugefügt. Sie können sie per Drag&Drop an eine andere Stelle verschieben, aber stellen Sie sicher, dass das Browser-Adressfenster geöffnet ist. Wenn Sie einen Abschnitt verschieben, werden auch alle darin enthaltenen Klauseln verschoben.
| Hinzufügen von Klauseln | Es gibt zwei empfohlene Möglichkeiten zum Hinzufügen neuer Klauseln zu einem Vertragsdokument mithilfe der Schemaansicht:
|
| Löschen von Klauseln | Benutzer können Klauseln löschen, die im Vertrag nicht erforderlich sind. |
| Klauseln ersetzen | Bestimmte Klauseln haben Alternativen, die auch vorab genehmigte Klauseln in der Klauselsammlung sind. In diesem Fall wird neben der Klausel in der Schemaansicht ein spezielles ALT-Symbol angezeigt, das angibt, dass diese Alternativen verfügbar sind. Benutzer klicken auf dieses Symbol, um auf den Ordner in der Klauselsammlung zuzugreifen, der die ausgewählte Klausel zusammen mit allen Alternativen enthält. Mithilfe der Optionsfelder können sie die alternative Klausel auswählen, um die ursprüngliche Vorlagenklausel zu ersetzen. |
| Klausel verschieben | Ziehen Sie mit der Maus eine Klausel per Drag&Drop an eine andere Stelle. Wenn Sie eine Klausel über ein Bild verschieben, klicken Sie einmal auf das Microsoft-Word-Symbol, und halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie die Drucktasten "Bild nach oben" und/oder "Bild nach unten" verwenden, um die Bilder zu verschieben. Die Formatierung und Nummerierung der Klausel ändern sich, wenn Sie sie verschieben. |
| Klausel hochstufen | Sie können eine Klausel in einen Abschnitt hochstufen, indem Sie im Menü Aktionen für diese Klausel die Option In Abschnitt hochstufen auswählen. Dies wird am häufigsten verwendet, wenn Ihr Lieferant oder Kunde den Hauptvertrag geändert hat, indem er Text hinzugefügt hat, der ein Abschnitt sein sollte, aber als Klausel hinzugefügt wurde. Öffnen Sie anschließend den Hauptvertrag mit Microsoft Word, um das Dokument zu kompilieren. |
| Abschnitt verschieben | Ein Abschnitt kann Unterabschnitte enthalten, bei denen es sich um Abschnitte handelt, die innerhalb der Sektion verschachtelt sind. Sie können einen Unterabschnitt in der Schemaansicht identifizieren, da er innerhalb seines übergeordneten Abschnitts eingerückt ist. Wenn Sie einen Unterabschnitt zu einem eigenen Abschnitt machen möchten, ziehen Sie den Unterabschnitt mit der Maus an das Ende des Abschnitts. Wenn Sie einen vorhandenen Abschnitt zu einem Unterabschnitt machen möchten, ziehen Sie ihn per Drag&Drop an eine Position zwischen Klauseln eines anderen Abschnitts. |
| Klauselart | Definition |
|---|---|
| Vorlage | Gibt eine Klausel an, die aus der Vorlage für Vertragsarbeitsbereiche stammt. In einem neuen Vertragsarbeitsbereich beginnen alle Klauseln zunächst als diese Art. |
| Ad-hoc-Bibliothek | Dieser Typ gibt eine Klausel an, die dem Arbeitsbereich direkt aus der Klauselsammlung als zusätzliche Klausel oder Ersatz für eine vorhandene Klausel hinzugefügt wurde. |
| Nicht-Standard | Dieser Typ gibt eine Klausel an, die von einem Benutzer manuell bearbeitet wurde. Möglicherweise hat es als ein anderer Typ begonnen, aber weil jemand ihn bearbeitet hat, wird er als nicht standardmäßig betrachtet (nicht aus der Vorlage oder Bibliothek). |
| Ad-hoc | Diese Art gibt eine Klausel an, die aus einem Microsoft-Word-Dokument hochgeladen oder direkt zum Vertragsdokument in Microsoft Word hinzugefügt wurde. |
Eine der wichtigsten Informationen, die in der Schemaansicht angezeigt werden, ist die Klauselart. Die Klauselart wird verwendet, um die Quelle aller Vertragsklauseln zu verfolgen, sodass leicht ermittelt werden kann, ob vorab genehmigte Klauseln verwendet werden. Dies ist nützlich, wenn Genehmiger sich auf die Klauseln konzentrieren möchten, die nicht den normalen Vertragsstandards der Organisation entsprechen.
Es gibt fünf verschiedene Klauselarten, die in der Schemaansicht eines Hauptvertrags oder einer Vertragsergänzung angezeigt werden, um die Quelle einer Klausel in einem Vertragsdokument anzugeben. Die fünf verschiedenen Klauselarten sind oben dargestellt.
Wenn ein Benutzer mit Klauseln arbeitet, gibt es verschiedene Quellen für unterstützende Informationen, um ihn bei der Entscheidung zu unterstützen, welche Klausel ausgewählt werden soll. Diese Informationen werden in drei Bereichen gespeichert: Orientierungstext beschreibt die ordnungsgemäße Verwendung, QuickInfos sind Informationssymbole, die Zugriff auf den Hilfetext in der Schemaansicht bieten, und unterstützende Dokumente, die mit Klauseln in der Klauselsammlung gespeichert sind und unterstützende Informationen enthalten.
Sobald Vertragsautoren Vertragsarbeitsbereiche aus einer Vertragsarbeitsbereichsvorlage erstellen, können sie die Sprache im Hauptvertrag ändern, da sie dies für ihre jeweiligen Vertragsarbeitsbereiche für erforderlich halten. Andere Benutzer prüfen und/oder genehmigen diese Änderungen, wenn Ihre Vorlage Überprüfungs- und/oder Genehmigungsaufgaben enthielt. Das heißt, die Hauptvertragsvorlage stellt einen Ausgangspunkt für die Vertragssprache dar, aber der Vertragsautor kann Klauselersetzungen, Änderungen, Hinzufügungen oder Löschungen vornehmen, sodass die Sprache für seinen Vertragsarbeitsbereich spezifisch ist.
Im obigen Beispiel enthält die Hauptvertragsvorlage in der Arbeitsbereichsvorlage drei Abschnitte und drei Klauseln: Einführung, Zahlungsbedingungen und Garantie. Wenn der Vertragsarbeitsbereich für Projekt A erstellt wird, werden alle drei dieser Abschnitte und Klauseln in das Vertragsdokument des Arbeitsbereichs repliziert. Im Vertragsarbeitsbereich für Projekt B sehen wir jedoch, dass der Abschnitt und die Klausel Garantie durch eine Haftungs- und Haftungsklausel ersetzt wurden. Beide wurden aus derselben Hauptvertragsvorlage erstellt, aber in Projekt B hat der Projekteigentümer die Klauselsammlung verwendet, um die Änderung vorzunehmen.
Die Anwendung verfolgt Dokumentversionen und zeigt die aktuelle Dokumentversion im Feld Version an.
Die Anzahl der Versionen eines Dokuments ist unbegrenzt.
Sie können die Versionshistorie für Dokumente anzeigen. Dokumente, die Sie in ein Projekt hochladen, haben eine initiale Version von Original, während alle Dokumente, die aus Vorlagen stammen, zunächst v1 sind. Wenn Sie eine Genehmigungsaufgabe für ein Dokument einreichen, legt die Anwendung eine neue Dokumentversion an. Es kann nur eine aktive Version eines Dokuments geben.
Das Statusfeld kann folgende Werte annehmen: