Ajouter des membres d'équipe et envoyer des messages

Les membres de l'équipe sont les utilisateurs qui aideront à la création du contrat.

L'équipe de projet est constituée de groupes de projet. Chaque groupe de projet a différents rôles, qui spécifient les droits d'accès des utilisateurs de ce groupe, par exemple :

• Propriété
• Visibilité
• Modifier les capacités
• Vérification et approbation

Une équipe de projet est constituée de groupes de projet. Chaque groupe de projet a des rôles différents, qui spécifient les droits d'accès des utilisateurs de ce groupe. Les autorisations spécifient les objets auxquels les utilisateurs peuvent accéder et les actions que les utilisateurs peuvent effectuer dans ce projet.

La création de groupes avec différents rôles vous permet d'affecter des utilisateurs à l'équipe de projet avec différents rôles et capacités. L'appartenance à un groupe de projet permet aux utilisateurs d'effectuer certaines tâches au niveau du projet et non au niveau global. Si vous souhaitez donner à un grand groupe de personnes l'accès à un projet, définissez le contrôle d'accès plutôt que de les ajouter en tant que membres d'équipe. Ajoutez des personnes en tant que membres d'équipe si vous avez un petit groupe de personnes qui doivent recevoir des notifications et participer au projet.

En règle générale, les modèles SAP Ariba Contracts sont configurés avec tous les groupes de projet nécessaires. Certains groupes de projet peuvent avoir des membres déjà affectés. La plupart du temps, les propriétaires d'espace de travail Contrat n'auront pas à créer de nouveaux groupes de projet, mais devront affecter des membres aux groupes de projet existants.

Zone de l'espace de travail permettant de communiquer avec d'autres personnes sur le contrat.

• Des alertes et des étiquettes peuvent être affectées aux messages pour le regroupement/tri.
• Une adresse e-mail unique et aléatoire est automatiquement affectée à chaque forum des messages de l'espace de travail Contrat.
  • Permet d'envoyer des messages par e-mail aux personnes qui ne sont pas des utilisateurs CW.
  • Audit des fournisseurs ; capture qui a dit « quoi » et « quand ».

En plus de communiquer avec les autres personnes impliquées dans le contrat par le biais de tâches, vous pouvez également envoyer des messages via le forum des messages. Les messages peuvent être créés de deux façons :

• Cliquez sur Nouveau sujet pour créer un message qui apparaîtra sur le forum des messages. Tous les membres de l'équipe pourront afficher ce message. Vous pouvez inclure une pièce jointe, telle qu'un document ou un fichier .zip.
• Créez un e-mail en cliquant sur Publier par e-mail. Le système ouvrira votre application de messagerie afin que vous puissiez envoyer un e-mail au(x) destinataire(s). L'espace de travail Contrat sera automatiquement en Cc (copie) dans l'e-mail. Cela entraîne l'enregistrement du message électronique et des pièces jointes dans le forum des messages de votre espace de travail Contrat. Cette méthode de messagerie vous permet de communiquer sur le contrat avec des personnes qui ne sont pas des utilisateurs de SAP Ariba Contracts (c'est-à-dire des personnes qui n'ont pas de nom d'utilisateur et de mot de passe pour se connecter à SAP Ariba Contracts). Si ces personnes répondent toutes à l’e-mail, leur réponse sera ajoutée au forum des messages. S'ils incluent également des documents en pièce jointe à l'e-mail, les membres de l'équipe peuvent ajouter ces documents à l'onglet Documents de l'espace de travail en un seul clic dans le forum des messages. Quelle que soit la méthode sélectionnée pour créer le message, tous les messages et leurs réponses sont stockés dans le forum des messages.

Votre équipe et vous-même pouvez voir toutes les communications concernant le contrat, y compris les e-mails envoyés à des personnes qui ne sont pas des utilisateurs de SAP Ariba Contracts. En d'autres termes, le forum des messages indique qui a dit quoi quand, en capturant toute information importante sur le contrat qui peut ne pas se trouver dans le contrat réel lui-même. Les messages sont insérés par titre. Dans le cas d'un e-mail, il s'agit de la ligne d'objet de l'e-mail. Les réponses à un message portant le même titre apparaîtront dans le même fil de discussion.

Vous pouvez regrouper des messages de différents fils de discussion par des libellés personnalisés que vous créez dans chaque espace de travail. Par exemple, pour un espace de travail Contrat particulier, vous pouvez créer des intitulés appelés Garantie, Périmètre et Planification et affecter chacun de ces libellés à des fils de discussion spécifiques sur votre forum des messages. Vous pouvez ensuite trier et rechercher les messages en fonction de ces libellés. Il s'agit d'une fonctionnalité facultative pour vous aider à organiser de nombreux messages. Par défaut, le système inclut toujours l'intitulé de la notification. Tout message auquel cette étiquette est affectée s'affichera dans la section Communiqués de la section Présentation de l'espace de travail. Si le contrat est également un projet sous surveillance, les communiqués apparaîtront également dans l'élément de contenu Communiqués du tableau de bord de chaque membre de l'équipe.