Présentation de SAP Ariba Contracts

Préparation d'un espace de travail

Création de l'accord principal

Vérification et négociation des documents contractuels

Approbation et finalisation du contrat/de l'espace de travail

Modification et gestion du contrat/de l'espace de travail

Explorer les demandes de contrat

Exécuter des rapports pré-intégrés

Créer et modifier un espace de travail Contrat

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer et modifier un espace de travail Contrat.

Cycle de vie du contrat – Préparation

La phase Préparation du cycle de vie du contrat est mise en surbrillance. Des détails sont fournis dans le paragraphe ci-dessous.

La phase de préparation du cycle de vie du contrat comprend :

Création de l'espace de travail Contrat
Modifier l'espace de travail Contrat en mettant à jour les données de contrat, en ajoutant des membres d'équipe, en affectant des tâches et en téléchargeant des documents sur le serveur

Qu'est-ce qu'un espace de travail Contrat ?

Un espace de travail Contrat est un projet SAP Ariba utilisé pour les contrats et inclut des informations sur le contrat, les documents contractuels, les membres de l'équipe de projet et les tâches.

SAP Ariba Contracts prend en charge les types d'espace de travail Contrat suivants :

Espace de travail Contrat d'approvisionnement
- Utilisé pour les contrats avec un fournisseur
Espace de travail Contrat de vente
- Utilisé pour les contrats avec un client ou un acheteur
Espace de travail Contrat (Interne)
- Utilisé pour les contrats au sein de sociétés ou d'organisations

Tous les espaces de travail Contrat incluent un champ Parties concernées dans lequel vous pouvez spécifier des organisations Fournisseur ou Client impliquées dans le projet de contrat, mais qui ne sont pas des participants directs.

Définition de l'espace de travail Contrat

Un espace de travail Contrat est organisé par documents, tâches et équipe. C'est un endroit où stocker tout ce dont vous avez besoin pour créer le contrat.

Il inclut un document contractuel appelé Accord principal et addenda au contrat. Il peut inclure des documents tels que des documents justificatifs, l'historique des prix, etc.
L'espace de travail répertorie toutes les tâches à effectuer pour créer et approuver le contrat. Les informations sur la tâche incluent la personne qui exécutera la tâche et la date d'échéance. Les tâches peuvent être basées sur les meilleures pratiques de votre organisation et peuvent être adaptées à votre situation spécifique.
L'espace de travail inclut également une liste des membres de l'équipe qui participent à la création, à la vérification et à l'approbation du contrat. Lorsque vous affectez une tâche aux membres de l'équipe, le système les alerte immédiatement et envoie des rappels automatiques pour s'assurer que les choses avancent en temps opportun.

Modèles de projet

Les modèles de projet sont des outils utilisés pour créer des espaces de travail Contrat.

Modèles

Standardiser la création de projets.
Modélisez généralement le cycle de vie des contrats d'une organisation. Ils peuvent avoir des processus uniques pour différentes catégories de familles d'achat ou montants de contrat.
Pré-renseigné avec les membres de l'équipe, les documents, les tâches et d'autres éléments de projet.
Peut contenir des conditions qui déterminent les documents, tâches et phases créés en fonction des attributs du projet.

Disponibilité du modèle

Les modèles disponibles dépendent des éléments suivants :

Informations de projet que vous avez saisies et groupes d'utilisateurs auxquels vous appartenez.
Données de champ d'en-tête que vous saisissez lors de la création de l'espace de travail Contrat.

En règle générale, seuls les utilisateurs avancés disposant de connaissances spécifiques sur les processus et/ou les familles d'achat disposent de l'accès requis pour modifier et gérer les modèles de projet.

Qui peut créer un espace de travail Contrat ?

Seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès système appropriés (groupe Gestionnaire de contrats) ont la possibilité de créer des espaces de travail Contrat.
Les autorisations système sont accordées par votre administrateur système.
Ceux qui ne disposent pas des droits d'accès nécessaires pour créer un espace de travail Contrat mais qui ont accès à SAP Ariba peuvent créer une demande de contrat (voir plus loin dans le cours).

Créer un espace de travail Contrat

Méthodes de création d'un espace de travail Contrat.

Il existe plusieurs façons de créer un espace de travail Contrat. Trois des façons suivantes : créer un espace de travail directement, copier un espace de travail Contrat existant et créer à partir d'une demande de contrat sont des méthodes disponibles pour les utilisateurs de la solution SAP Ariba Contracts.

Intégration à SAP Ariba Sourcing

La création d'un espace de travail Contrat à partir d'un événement SAP Ariba Sourcing est une méthode disponible pour ceux qui utilisent à la fois les solutions SAP Ariba Sourcing et SAP Ariba Contracts. Cette méthode accélère la création d'un espace de travail Contrat une fois qu'un événement de sourcing a été adjugé directement à partir de l'onglet Adjudication d'un événement de sourcing. Une fois que vous avez exécuté un événement de sourcing, tel qu'une enchère ou une demande de proposition, vous sélectionnez votre ou vos soumissionnaires gagnants comme vous le feriez normalement. Vous pouvez ensuite cliquer sur Contrat. Vous disposez de deux options : Créer un contrat ou Ajouter au contrat existant. Voir le Guide de gestion des événements pour plus de détails sur la création d'espaces de travail Contrat à partir de l'onglet Adjudication dans un événement SAP Ariba Sourcing.

Comme toujours, vous devez vous assurer qu'un contrat ou un espace de travail Contrat n'existe pas déjà pour répondre à vos besoins avant de créer un espace de travail. Pour ce faire, utilisez l'outil de recherche et recherchez le contrat. Vous pouvez effectuer une recherche par titre de contrat, mot-clé, fournisseur et de nombreux autres champs.

Champs d'en-tête de contrat

Terme	Définition
Type de hiérarchie	Permet de créer des relations hiérarchiques entre les espaces de travail Contrat à l'aide d'accords principaux et d'accords subsidiaires.
Accord autonome	Un espace de travail Contrat indépendant.
Contrat-cadre	Indique que l'espace de travail Contrat est lié à un ou plusieurs espaces de travail Contrat d'accord subsidiaire.
Accord subsidiaire	Indique que l'espace de travail Contrat appartient à un accord cadre.
Date de l'accord	Date de l'accord. Vous pouvez utiliser cette zone telle que définie par votre organisation.
Date d'entrée en vigueur	Date à laquelle le contrat entre en vigueur.
Date d'expiration	Date d'expiration du contrat. Utilisé uniquement dans les espaces de travail Contrat avec des conditions de type Fixe ou Renouvellement automatique.

Type de hiérarchie

Vous devez créer un accord cadre avant de pouvoir lui associer un accord subsidiaire. Les accords cadres et leurs accords subsidiaires doivent être du même type d'espace de travail Contrat (espace de travail Contrat de vente ou Espace de travail Contrat d'approvisionnement). Lorsque vous effectuez des résultats de recherche de projets, vous pouvez afficher les résultats des espaces de travail Contrat dans l'arborescence, qui affiche la relation entre les accords principaux et les accords subsidiaires.

Si vous créez un accord subsidiaire directement à partir d'un accord cadre, l'accord subsidiaire hérite des valeurs de champ de projet suivantes de l'accord cadre :

Fournisseur (pour les espaces de travail Contrat d'approvisionnement) ou Client (pour les espaces de travail Contrat de vente)
Régions
Produit de base

Si vous créez un espace de travail Contrat et que vous l'associez ultérieurement en tant qu'accord subsidiaire à un accord cadre, il n'hérite pas des valeurs des champs Fournisseur ou Client, Région ou Famille d'achat de l'accord cadre.

Vous pouvez modifier le type hiérarchique d'un espace de travail Contrat à tout moment en modifiant ses attributs. Si vous devez travailler simultanément sur un accord cadre et un accord subsidiaire avant de publier l'accord cadre (ou si un fournisseur ou un client est choisi), vous pouvez créer l'accord subsidiaire en tant qu'accord autonome, puis modifier son type hiérarchique après avoir publié l'accord cadre et l'associer à l'accord cadre. Vous pouvez également travailler sur l'accord subsidiaire et le publier en définissant l'accord cadre sur le statut En attente.

Lorsqu'un contrat-cadre expire ou que vous le clôturez, les accords subsidiaires associés n'expirent pas ou ne se ferment pas automatiquement. Au lieu de cela, ils expirent à leur date d'expiration individuelle, ou vous devez les clôturer.

Lorsque vous modifiez la date d'expiration de l'accord cadre, l'interface utilisateur affiche un ensemble des espaces de travail Contrat d'accord subsidiaire. Vous pouvez cocher les cases en regard des accords subsidiaires auxquels vous voulez que la nouvelle date d'expiration soit automatiquement propagée. Notez que vous pouvez uniquement propager les modifications aux accords subsidiaires qui ont le statut Ébauche ou Ébauche d'avenant.

Terme	Définition
Délai de préavis	Certains contrats ont des actions qui se produisent à moins qu'un préavis ne soit donné. Par exemple, un contrat peut être renouvelé automatiquement sauf si le fournisseur est informé au moins 30 jours avant la date d'expiration. Il s'agit du délai de résiliation. Lorsque vous définissez une période de préavis, vous pouvez configurer des rappels par e-mail en fonction de la période de préavis en plus des notifications en fonction de la date d'expiration.
Type de condition	Fait référence à la période du contrat (dates d'entrée en vigueur et de fin).
Fixe	Le contrat porte sur une période fixe. Le contrat expire définitivement lorsqu'il atteint sa date d'expiration. Une fois la date d'expiration passée, vous pouvez prolonger un espace de travail Contrat fixe en l'modifiant et en modifiant sa date d'expiration.
Perpétuel	Également appelé contrat à tacite reconduction. Un contrat perpétuel n'expire jamais. Même si un contrat perpétuel n'expire jamais, vous pouvez toujours définir une date d'expiration et utiliser cette date avec la fonctionnalité de notification du système pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs afin de vous assurer que le contrat est examiné périodiquement.
Renouvellement automatique	Si vous sélectionnez Renouvellement automatique, vous devez également indiquer les valeurs pour l' intervalle de renouvellement en mois et le nombre maximum d'intervalles. Le premier renouvellement a lieu à la date d'expiration d'origine. Le système met à jour la date d'expiration pour chaque renouvellement jusqu'à ce qu'il atteigne le nombre maximal de renouvellements.

Créer un espace de travail Contrat

Processus de création d'espace de travail

Créez un espace de travail Contrat en renseignant les champs obligatoires.

Le processus de base de création de projet comprend les étapes suivantes :

Lancez l'assistant de création de projet : dans le tableau de bord, cliquez sur le grand bouton bleu Créer en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez un espace de travail Contrat (type) pour commencer le processus étape par étape de création d'un projet.
Saisir les informations de présentation : la page d'informations de présentation affiche les champs au niveau de l'en-tête spécifiques au type de projet qui sont utilisés pour saisir les détails de votre projet spécifique. Ces détails incluent des éléments tels que le nom de l'espace de travail (Contrat), la description, la date de début et d'autres informations. D'autres informations de synthèse capturées sur cette page peuvent modifier la liste des modèles disponibles à l'étape suivante.
Les champs de l'écran Créer peuvent faire l'objet d'une recherche et peuvent faire l'objet d'un rapport. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés spécifiques à votre organisation.
Sélectionner un modèle : sélectionnez un modèle dans la liste des modèles affichés. Selon le modèle que vous choisissez, vous pouvez être invité à répondre à des questions supplémentaires qui peuvent avoir été définies dans le modèle lui-même. Ces questions comportent des conditions sous-jacentes qui sont utilisées pour inclure/exclure différents objets (phases, tâches, documents, membres d'équipe) dans le projet.
Créer un projet : une fois les détails précédents saisis ou sélectionnés, l'étape finale consiste à cliquer sur Créer.

Vues des espaces de travail Contrat

SAP Ariba Contracts peut afficher un projet à l'aide de la vue Complète ou Compacte.

Vous pouvez basculer entre la vue compacte et la vue intégrale à tout moment à l'aide du menu Actions dans la section Présentation.

La vue compacte est une vue plus simpliste d'un projet ou d'un espace de travail et permet aux utilisateurs de voir tous les aspects de leur projet à la fois. La vue compacte est utile si vous avez un projet simple avec peu de tâches et peu de documents.
La vue complète est une vue plus avancée, offrant des onglets en haut de l'espace de travail. La vue complète est utile lorsque vous affichez un projet plus complexe ou que vous devez vous concentrer uniquement sur un domaine spécifique du projet. Il est souvent utilisé dans de longs types de projets stratégiques.

L'onglet Overview s'affiche. L'option Vue complète dans la liste déroulante Actions est mise en surbrillance.

Dans une vue complète, SAP Ariba Contracts affiche des informations complètes sur une zone de projet avec des onglets sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer pour modifier la zone de projet affichée.

L'option Vue compacte est mise en surbrillance. Des informations sur la vue compacte sont fournies dans le paragraphe ci-dessus.

Créer un espace de travail Contrat

À la fin de cette activité, vous serez capable de :

Créer un espace de travail Contrat

ExerciseStart Exercise

Composants de l'espace de travail Contrat

Composant	Définition
Synthèse	Contient des informations sur le contrat, notamment l'ID de l'espace de travail, le propriétaire, le statut, la version, la famille d'achat, les régions, les services, les attributs de conditions et d'autres données pouvant faire l'objet d'une recherche et pouvant faire l'objet d'un rapport.
Attributs du contrat	Attributs tels que le nom du fournisseur/client, la valeur du contrat et d'autres informations. Il peut s'agir de zones prêtes à l'emploi ou personnalisées.
Attributs des conditions du contrat	Attributs tels que le type d'échéance, les dates effectives et d'expiration et d'autres conditions relatives à la notification de la date d'expiration. Vous pouvez rechercher des contrats à l'aide de l'option Conditions du contrat dans le menu Rechercher.
Documents	Lieu de gestion de tous les documents liés au contrat tels que l'accord principal, les addenda, les conditions du contrat, etc. Il s'agit de fichiers qui peuvent être partagés par des utilisateurs qui travaillent ensemble pour créer le contrat. Les documents peuvent être liés à des tâches et disposent d'un contrôle de version, de sorte que l'historique des modifications apportées à un document fait l'objet d'un suivi.
Tâches	Mappe un processus standardisé d'organisation pour la création de contrats et fournit des processus vérifiables et reproductibles qui peuvent être délégués à d'autres membres de l'équipe et suivis via le reporting.
Équipe	Permet aux utilisateurs d'affecter d'autres rôles à des rôles spécifiques qui mappent différentes tâches dans le processus de création, ce qui permet une collaboration efficace, et permet à plusieurs parties prenantes (telles que la gestion juridique, fiscale et des risques) de participer au processus.
Forum des messages	Ensemble de messages pour un espace de travail ou un événement. Les utilisateurs peuvent créer des messages, répondre aux messages, les étiqueter pour les filtrer et les destinataires externes des messages par e-mail via le forum des messages.
Historique	Enregistrement détaillé des modifications apportées aux informations du projet, telles que la date de création et les modifications de zone.

Un espace de travail Contrat peut être conçu pour modéliser des processus de gestion dynamiques constitués des domaines fonctionnels décrits ci-dessus.

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