Objectives
La phase Création du cycle de vie du contrat comprend :
SAP Ariba offre la création améliorée de contrats avec de nouvelles importations de documents par glisser-déposer, une modification transparente avec intégration à Microsoft Word et une gestion simplifiée des clauses.
Il est fortement recommandé que l'ECA soit d'abord activée dans l'environnement de test. Cela vous permet de tester la nouvelle fonctionnalité sans affecter les données et documents existants.
Pour les clients de l'ancienne solution SAP Ariba Contracts : une fois l'ECA activée, elle ne peut plus être rétablie.
Plus de préparation de la migration est requise pour les clients qui utilisent actuellement la synchronisation des fichiers locaux et les documents avec signets avec des liens vers la bibliothèque de clauses.
Mise en forme de document Open-XML
Importations de documents par glisser-déposer
Examen simple et en cours de candidature
Assemblage de documents côté serveur
Les documents contractuels assemblés vous permettent d'utiliser des fonctionnalités de création de contrats qui comportent généralement plusieurs sections et clauses.
Lorsque vous travaillez avec des documents dans SAP Ariba, ils peuvent être de tout type, tels que des fichiers PDF, Microsoft Excel, Microsoft Word, etc. Certaines fonctionnalités de SAP Ariba Contracts sont intégrées à la fonctionnalité Microsoft Word. L'utilisation d'une ancienne version de Word pour travailler sur un document créé dans une version plus récente de Word empêchera les fonctionnalités de SAP Ariba Contracts de fonctionner.
Les types de documents suivants ont une fonctionnalité spéciale.
Les documents assemblés peuvent être visualisés de deux façons : Microsoft Word et la vue Disposition dans SAP Ariba Contracts.
En règle générale, la vue Disposition est utilisée pour modifier la structure du document et la vue Microsoft Word pour modifier le texte.
Ce que vous pouvez faire avec Microsoft Word :
Vous pouvez afficher l'accord principal sous forme de document Microsoft Word. Pour ouvrir l'accord principal, cliquez sur son lien et sélectionnez Télécharger l'ébauche. Une fois les modifications effectuées dans Microsoft Word, sauvegardez le fichier.
Les utilisateurs peuvent bloquer des documents. Le verrouillage d'un document empêche les autres utilisateurs d'y apporter des modifications jusqu'à ce qu'il soit déverrouillé par vous ou un autre utilisateur disposant des autorisations appropriées. Si vous verrouillez un document, vous pouvez le faire à tout moment sans avoir à le déverrouiller. Le verrouillage d'un document est utile si vous voulez vous assurer qu'aucune modification n'a été apportée à ce document par d'autres utilisateurs pendant que vous l'utilisez. Seuls les utilisateurs associés à un document peuvent le verrouiller, comme le propriétaire du projet, le propriétaire du document ou un membre d'équipe affecté à une tâche (en tant que propriétaire ou réviseur de la tâche) associée au document. Ils disposent des droits d'accès du propriétaire pour le document.
Pour verrouiller un document, cliquez sur le titre du document que vous souhaitez verrouiller et sélectionnez Verrouiller dans le menu. Lorsque vous verrouillez un document de cette manière (sans qu'il soit associé à une tâche), le document reste verrouillé jusqu'à ce que vous ou un autre utilisateur disposant des autorisations de propriétaire le déverrouilliez. Pour le déverrouiller, cliquez sur l'icône de verrouillage à droite du document verrouillé dans l'onglet Documents pour le déverrouiller. Si vous créez une tâche associée à un document, vous pouvez verrouiller le document en définissant le champ Verrouiller le document (situé dans la section Détails avancés de la tâche) sur Oui lors de la soumission de la tâche. Lorsque vous terminez la tâche en cliquant sur le bouton Marquer comme terminé(e), le document est automatiquement débloqué. Si un document est verrouillé dans un modèle et qu'un espace de travail Contrat est créé à partir du modèle, le document ne sera pas verrouillé dans l'espace de travail Contrat créé. Vous pouvez également verrouiller le contenu au niveau du dossier ou de l'espace de travail, et tous les documents situés sous ce dossier ou contenus dans cet espace de travail sont également verrouillés. Le verrouillage d'un espace de travail Contrat entier verrouille uniquement les documents dans l'espace de travail Contrat, et non l'ensemble de l'espace de travail Contrat. En d'autres termes, le verrouillage de l'ensemble d'un espace de travail Contrat ne verrouille pas l'équipe et les tâches.
SAP Ariba Contracts stockera plusieurs versions de votre accord principal, ce qui vous permettra de comparer les modifications entre les versions. Cependant, les métadonnées relatives aux modifications (telles que l'auteur et l'heure) ne sont visibles que si le fichier Microsoft Word est activé pour le suivi des modifications.
Pour cette raison, vous pouvez activer le suivi des modifications sur votre document Word lorsque vous commencez à le modifier, s'il n'est pas déjà activé. Il est particulièrement recommandé d'activer le suivi des modifications pour toute tâche de révision ou de négociation, en particulier si ces tâches doivent inclure plusieurs séries.
Votre entreprise doit envisager d'établir des normes pour :
Lorsque vous commencez à créer la première ébauche du document contractuel, vous commencez par la version d'origine et commencez à apporter des modifications. Une fois que vous avez téléchargé à nouveau ces modifications dans SAP Ariba, vous disposez de 3 options pour poursuivre. Si vous choisissez d'examiner les modifications, tout texte que vous avez supprimé sera mis en surbrillance en rouge et tout texte ajouté sera mis en surbrillance en vert. Vous acceptez ou refusez ensuite les modifications une par une.
Vous pouvez parcourir les modifications une par une, en sélectionnant Traiter modifications pour accepter les modifications ou Refuser modifications pour refuser les modifications. Si vous cliquez sur Rejeter les modifications pour un document glissé et déposé, le document est supprimé. Après avoir parcouru toutes les modifications, vous pouvez enregistrer le document en tant que nouvelle version ou remplacer la version actuelle du document. La fusion de documents vous permet également de combiner deux documents assemblés en un seul document. Vous pouvez fusionner un document à partir de SAP Ariba Contracts ou choisir de fusionner un document à partir d'une source externe.
Vue Disposition est le nom de l'interface utilisateur que vous utilisez pour gérer l'assemblage du document contractuel principal.
Dans la vue Disposition :
Une fonctionnalité importante de la vue Disposition est son lien avec la bibliothèque de clauses, une bibliothèque de clauses pré-approuvées au niveau du système qui peut être sélectionnée pour être incluse dans le contrat. Cela permet d'assurer la cohérence et la standardisation de la langue utilisée dans les contrats. Il rationalise également le processus d'approbation des contrats, car le système suit exactement les clauses sélectionnées dans la bibliothèque ou issues du modèle de gestion des contrats par rapport à celles qui ont été modifiées ou ajoutées par l'auteur du contrat.
La vue Disposition doit être utilisée pour les types de modifications suivants :
Vous pouvez ajouter/supprimer/modifier une section en cliquant une fois sur le texte de la section sélectionnée, puis en sélectionnant l'option appropriée dans le menu. Lors de la suppression d'une section, déplacez d'abord les clauses en dehors de la section si vous ne souhaitez pas les supprimer. Si vous ajoutez une nouvelle sous-section ou clause à une section, elle est ajoutée en bas. Vous pouvez le glisser-déplacer vers un autre emplacement, mais assurez-vous que la fenêtre d'adresse du navigateur est ouverte. Déplacer une section déplacera également toutes les clauses qu'elle contient.
| Ajout de clauses | Il existe deux façons recommandées d'ajouter de nouvelles clauses à un document contractuel à l'aide de la vue Disposition :
|
| Suppression de clauses | Les utilisateurs peuvent supprimer des clauses qui ne sont pas requises dans le contrat. |
| Substitution de clauses | Certaines clauses auront des alternatives qui sont également pré-approuvées dans la bibliothèque de clauses. Lorsque cela se produit, une icône ALT spéciale apparaîtra en regard de la clause dans la vue Disposition pour indiquer que ces alternatives sont disponibles. Les utilisateurs cliquent sur cette icône pour accéder au dossier de la bibliothèque de clauses contenant la clause sélectionnée ainsi qu'aux alternatives. À l'aide des cases d'option, ils peuvent sélectionner la clause alternative pour remplacer la clause du modèle d'origine. |
| Déplacement d'une clause | Utilisez votre souris pour faire glisser et déposer une clause vers un autre emplacement. Lorsque vous déplacez une clause de plusieurs écrans, cliquez une fois sur l'icône Microsoft Word et maintenez la touche Page précédente et/ou Page suivante enfoncée pour déplacer les écrans. La mise en forme et la numérotation des clauses changent au fur et à mesure que vous la déplacez. |
| Promouvoir une clause | Vous pouvez convertir une clause en section en sélectionnant Promouvoir vers une section dans le menu Actions de cette clause. Il est le plus souvent utilisé lorsque votre fournisseur ou client a modifié l'accord principal en ajoutant un texte qui devrait être une section, mais qui a été ajouté en tant que clause. Ensuite, ouvrez l'accord principal à l'aide de Microsoft Word pour compiler le document. |
| Déplacement d'une section | Une section peut contenir des sous-sections, qui sont des sections imbriquées dans la section. Vous pouvez identifier une sous-section dans la vue Disposition car elle est en retrait dans sa section parent. Si vous voulez faire d'une sous-section sa propre section, faites glisser la sous-section vers le bas de la section à l'aide de la souris. Si vous souhaitez insérer une section existante dans une sous-section, faites-la glisser et déposez-la à une position située entre les clauses d'une autre section. |
| Type de clause | Définition |
|---|---|
| Modèle | Indique une clause provenant du modèle d'espace de travail Contrat. Dans un nouvel espace de travail Contrat, toutes les clauses commencent initialement par ce type. |
| Bibliothèque ad hoc | Ce type indique une clause qui a été ajoutée à l'espace de travail directement à partir de la bibliothèque de clauses en tant que clause supplémentaire ou en remplacement d'une clause existante. |
| Non standard | Ce type indique une clause qui a été modifiée manuellement par un utilisateur. Il a peut-être commencé comme un autre type, mais parce que quelqu'un l'a modifié, il est considéré comme non standard (pas à partir du template ou de la bibliothèque). |
| Ad hoc | Ce type indique une clause qui a été téléchargée sur le serveur à partir d'un document Microsoft Word ou ajoutée directement au document contractuel dans Microsoft Word. |
Le type de clause est l'une des informations clés affichées dans la vue Disposition. Le type de clause est utilisé pour suivre la source de toutes les clauses de contrat afin qu'il soit facile de déterminer si des clauses pré-approuvées sont utilisées. Cela est utile lorsque les approbateurs souhaitent attirer l'attention sur les clauses qui ne sont pas conformes aux normes contractuelles normales de l'organisation.
Il existe cinq types de clauses différents qui seront affichés dans la vue Disposition d'un accord principal ou d'un addendum de contrat pour indiquer la source d'une clause dans un document contractuel. Les cinq types de clauses sont illustrés ci-dessus.
Lorsqu'un utilisateur utilise des clauses, il existe différentes sources d'informations utiles pour l'aider à décider quelle clause sélectionner. Ces informations sont stockées dans trois zones : le texte d'aide décrit l'utilisation correcte, les info-bulles sont des icônes d'information qui permettent d'accéder au texte d'aide dans la vue Disposition et les documents complémentaires, qui sont stockés avec des clauses dans la bibliothèque de clauses et contiennent des informations complémentaires.
Une fois que les auteurs de contrats ont créé des espaces de travail Contrat à partir d'un modèle d'espace de travail Contrat, ils peuvent modifier la langue dans l'accord principal comme ils le jugent nécessaire pour leurs espaces de travail Contrat particuliers. D'autres utilisateurs vérifient et/ou approuvent ces modifications si votre modèle inclut des tâches de vérification et/ou d'approbation. En d'autres termes, le modèle Accord principal fournit un point de départ pour la langue du contrat, mais l'auteur du contrat peut effectuer des substitutions, des modifications, des ajouts ou des suppressions de clauses afin que la langue soit spécifique à leur espace de travail Contrat.
Dans l'exemple ci-dessus, le modèle d'accord principal dans le modèle d'espace de travail comporte trois sections et trois clauses : Introduction, Conditions de paiement et Garantie. Lorsque l'espace de travail Contrat pour le projet A est créé, les 3 sections et clauses sont répliquées dans le document de contrat de l'espace de travail. Toutefois, dans l'espace de travail Contrat pour le projet B, nous pouvons voir que la section et la clause Garantie ont été remplacées par une clause d'indemnité et de responsabilité. Les deux ont été créés à partir du même modèle d'accord principal, mais dans le projet B, le propriétaire du projet a utilisé la bibliothèque de clauses pour effectuer la modification.
L'application effectue le suivi des versions des documents et affiche la version actuelle du document dans la zone Version.
Le nombre de versions d'un document n'est pas limité.
Vous pouvez afficher l'historique des versions des documents. Les documents que vous chargez dans un projet ont la version initiale Original, alors que tous les documents qui proviennent de modèles sont initialement v1. Lorsque vous soumettez une tâche d'approbation pour un document, l'application crée une nouvelle version du document. Il ne peut y avoir qu'une seule version active d'un document.
La zone de statut peut avoir les valeurs suivantes :