Examen du contrat/de l'espace de travail

La phase d'approbation et de finalisation du cycle de vie du contrat comprend :

• Envoi de l'accord principal et d'autres documents contractuels pour approbation par les parties prenantes internes
• Créer une nouvelle série d'approbations si la première série a été refusée par un approbateur
• Finalisation et mise à jour des données de contrat et des documents dans l'espace de travail
• Publication de l'accord principal et de l'espace de travail Contrat

Dans un espace de travail Contrat classique, il existe une tâche d'approbation finale associée à tous les documents de l'espace de travail Contrat. Cette approbation finale détermine généralement si le propriétaire peut publier ou non un contrat.

• Les approbations sont destinées à modéliser les processus de gestion de l'organisation.
• Dépend souvent des valeurs des champs d'en-tête de l'espace de travail Contrat, notamment :
  • Montant en numéraire du contrat
  • Région
  • Produit de base
• Les approbations peuvent inclure des utilisateurs réels ou des groupes de projet.
• Les propriétaires de projets ne peuvent pas supprimer les approbateurs générés à partir du modèle, ils peuvent uniquement ajouter à la procédure.

Lorsqu'il est sélectionné en tant qu'approbateur pour un document soumis, une notification est reçue par e-mail et/ou par notification du tableau de bord. La notification par e-mail comporte un lien qui permet d'accéder directement à la tâche. Si l'approbateur fait partie de l'équipe de l'espace de travail, il reçoit une notification via le tableau de bord et peut afficher la tâche ou l'intégralité du projet.

Une fois la tâche ouverte, l'approbateur vérifie les documents et, une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton Approuver ou Refuser. En cas d'approbation, le workflow passe à l'approbateur suivant. En cas de refus, les approbateurs doivent inclure un message expliquant les modifications dont ils ont besoin pour accorder l'approbation. Les approbateurs peuvent inclure des versions modifiées des documents contractuels ainsi que d'autres pièces jointes. Une fois que l'approbateur a refusé, la série correspondante de la tâche d'approbation est marquée comme refusée et une nouvelle série est nécessaire.

Le propriétaire de la tâche reçoit une notification après chaque approbation/refus de réponse. Si la tâche est refusée, le propriétaire de la tâche accède à la tâche et lit les commentaires de l'approbateur dans l'onglet Commentaires. Des liens vers les documents modifiés sont disponibles pour que le propriétaire puisse afficher les modifications suggérées par l'approbateur. Après avoir vérifié les modifications, le propriétaire décide de la manière d'incorporer ces modifications dans les documents contractuels. Le propriétaire ouvre la version modifiée d'un document et l'enregistre, mettant ainsi à jour la version actuelle vers le document correspondant dans l'espace de travail.

Après avoir apporté des modifications au(x) document(s) refusé(s) lors de la première série d'approbation, le propriétaire soumet la nouvelle série de la tâche d'approbation. Tous les approbateurs requis verront à nouveau le(s) document(s) avec les modifications apportées et auront la possibilité d'approuver ou de refuser.

Finalement, le propriétaire et les approbateurs parviennent à un accord une fois que tous les approbateurs ont marqué la tâche Approuver.

Les tâches de signature sont une fonctionnalité add-on (non prête à l'emploi) pour SAP Ariba Contracts. SAP Ariba Contracts fournit des tâches de signature à l'aide des prestataires de service de signature électronique suivants :

• DocuSign
• Adobe Document Cloud eSign Services

Les tâches de signature vous permettent de collecter des signatures électroniques de signataires internes et externes pour un document dans un espace de travail SAP Ariba Contracts. Un contrat signé électroniquement peut désigner une version spécifique comme étant la version officielle convenue, comprise par toutes les parties comme étant la version en vigueur. Une fois qu'un document a été signé électroniquement, personne ne peut le modifier sans invalider la signature électronique. Si un document signé est modifié, il doit être resigné par tous les signataires requis.

Les services de signature électronique SAP Ariba Contract Management, en partenariat avec Adobe EchoSign et DocuSign, aident les clients à travailler gratuitement et à conclure des transactions plus rapidement et plus efficacement, ce qui augmente les économies, le chiffre d'affaires et la productivité.

Étape finale, qui indique que le contrat est finalisé.

• Gèle la version actuelle de l'espace de travail Contrat.
• Disponible uniquement si toutes les tâches requises ont le statut Terminé.

Après la publication, le statut de l'espace de travail Contrat passe à Publié(e) ou En attente.

• Le statut sera Publié si la date d'entrée en vigueur est la date du jour ou une date antérieure.
• Le statut est En attente si la date d'entrée en vigueur se situe dans le futur. Lorsque la date d'entrée en vigueur est atteinte, le statut passe automatiquement à Publié.

Les tâches facultatives n'ont pas besoin d'être marquées comme terminées. Les tâches de notification sont des tâches facultatives qui ne sont souvent pas terminées lorsque le contrat est publié. L'objectif d'une tâche de notification est d'informer un utilisateur qu'il doit effectuer une action spécifique. Par exemple, une tâche de notification « Vérifier la tarification du bois d'œuvre » peut être conçue pour que le système envoie un e-mail de rappel au propriétaire du projet 1 an dans un contrat de 2 ans. Cela invite le propriétaire du projet à vérifier la tarification pour voir si des ajustements du contrat sont nécessaires.