Révision de l'avenant et de la gestion du contrat/de l'espace de travail

La phase de modification et de gestion du cycle de vie du contrat comprend :

• Apporter des modifications au document contractuel ou à l'espace de travail
• Gérer les contrats existants dans l'application pour la recherche et la récupération à l'aide de différentes méthodes et en contrôlant l'accès aux espaces de travail Contrat et aux documents contractuels

Les modifications apportées à un espace de travail Contrat publié ou au contrat sont gérées via des avenants :

• Les utilisateurs doivent spécifier le type d'avenant et le motif de la modification
• Différents types d'avenants prennent en charge différents types de modifications dans l'espace de travail
  • Certaines modifications peuvent affecter les conditions réelles du contrat (ce qui peut déclencher des approbations supplémentaires avant qu'il ne puisse être publié à nouveau).
  • D'autres modifications peuvent uniquement affecter la mise à jour de l'espace de travail Contrat dans l'interface utilisateur (n'affectent pas les conditions du contrat, mais sont nécessaires pour gérer l'espace de travail).
• Déverrouille l'espace de travail Contrat pour modification en créant une nouvelle version

Vous permet d'indiquer les types de modifications que vous apportez et de restreindre l'accès selon les besoins pour différents types d'avenants. Les types sont les suivants :

• Administratif : vous permet de modifier les détails hors contrat, tels que l'ajout d'un membre d'équipe, le téléchargement sur le serveur d'un document supplémentaire ou la modification d'un champ de description. Si vous sélectionnez ce type d'avenant, le champ Statut du contrat ne change pas (la valeur est Publié). Au lieu de republier l'espace de travail lorsque vous aurez terminé vos modifications, vous finaliserez l'avenant. Cependant, l'achèvement d'un avenant administratif entraîne l'envoi de notifications de changement d'état du projet comme si l'espace de travail était publié et tout événement déclenché par la publication d'un espace de travail se produirait. L'achèvement d'un avenant administratif incrémente également le numéro de version de l'espace de travail.
• Mise à jour de prix : nouveau type d'avenant utilisé pour mettre à jour uniquement les prix dans le document d'articles de ligne contractuels sans modifier le statut du document. Une modification du statut de l'espace de travail Contrat nécessite généralement que vous exécutiez une longue procédure d'approbation, mais dans ce cas, cela sera évité car le statut ne passera pas à Ébauche d'avenant. Le statut du contrat reste Publié(e), mais la version indiquera (modification).
• Renouvellement : vous permet de modifier la date d'entrée en vigueur, la date d'expiration et les paramètres de rappel.
• Résiliation : vous permet de modifier la date d'expiration et les paramètres de rappel. Utilisez ce type d'avenant pour clôturer un contrat avant sa date d'expiration en raison d'une condition défavorable ou d'un désaccord. Ce type d'avenant n'est pas disponible pour les espaces de travail Fermé(e) ou Expiré(e).
• Avenant : vous permet de modifier n'importe quelle partie du projet. La modification d'un document associé à une tâche définie pour se répéter pour chaque ébauche réactive la tâche.

Selon la configuration de votre solution SAP Ariba, vous pouvez avoir des champs supplémentaires pour chaque type d'avenant.

Administration/Mise à jour des prix

• Si vous créez un avenant Administratif ou Mise à jour de prix, le statut du contrat ne change pas (le statut est toujours Publié(e)).
• Une fois l'avenant terminé, l'option Terminer l'avenant s'affiche.
• Si l'espace de travail comporte une tâche qui est répétée pour chaque nouvelle ébauche de l'espace de travail, aucune nouvelle série de la tâche n'est créée.
• Le type d'avenant de mise à jour de prix est utilisé pour le document d'articles de ligne contractuels.

Avenant/Renouvellement/Résiliation

• Si vous créez un avenant Avenant, Renouvellement ou Résiliation, le statut du contrat passe à Ébauche d'avenant.
• Lorsque l'avenant est terminé, vous devez le Publier à nouveau.
• Si l'espace de travail comporte des tâches qui sont répétées pour chaque nouvelle ébauche de l'espace de travail, de nouvelles tâches sont créées pour gérer le processus d'avenant.
• Le système n'envoie pas de notifications d'expiration de contrat ou de préavis par e-mail (notifications planifiées en fonction de la période de préavis du contrat) lorsque le statut du contrat est Ébauche d'avenant.

Ariba Spend Management offre un puissant mécanisme de recherche qui vous permet de rechercher et de localiser rapidement des projets et des documents de contrat.

• Rechercher des espaces de travail Contrat en fonction d'attributs tels que l'emplacement géographique, le type de famille d'achat et la date de création.
• Recherchez des chaînes de texte dans le contenu et les noms des documents.
• La fonctionnalité de recherche vous permet également d'enregistrer et de réutiliser des recherches.

Utilisez le lien Options de recherche pour effectuer une sélection parmi toutes les zones de recherche disponibles. Dans cet exemple, l'utilisateur a choisi d'afficher différentes zones de recherche. Une fois que vous avez saisi des valeurs sur la page Filtre de recherche et cliqué sur Rechercher, le système affiche une liste de tous les espaces de travail qui correspondent aux critères de recherche sélectionnés en bas de l'écran. Dans la liste, vous pouvez ouvrir un espace de travail en cliquant sur son nom.

S'il existe une recherche que vous effectuerez souvent, vous pouvez enregistrer les critères de recherche et leur donner un nom. Vous pouvez ensuite accéder à cette recherche et l'exécuter rapidement à l'avenir. Cette opération peut être effectuée pour les recherches de projets (comme les espaces de travail Contrat) ou pour les recherches de documents.

Pour enregistrer une recherche, remplissez les critères de recherche, puis cliquez sur Enregistrer la recherche. Dans l'écran suivant, donnez un titre à votre recherche personnelle. Les filtres de recherche que vous avez sélectionnés sont affichés sur cette page. Cliquez sur OK pour l'enregistrer.

• La zone Récent/Récemment affiché affiche automatiquement les 10 derniers objets consultés par un utilisateur.
• Les projets sous surveillance afficheront des projets spécifiques présentant un intérêt pour un utilisateur. L'utilisateur doit désigner manuellement chaque projet comme projet sous surveillance.

Les contrôles d'accès permettent de restreindre l'accès à CW, aux dossiers et aux documents.

• Les documents du projet héritent des paramètres du modèle.
• Cependant, des contrôles d'accès supplémentaires peuvent être appliqués à un document ou à un dossier pour un accès ultérieur.
  • Si des contrôles d'accès sont appliqués au niveau du document, toutes les tâches du document sont également protégées par ce contrôle d'accès.

Le propriétaire du projet peut choisir dans une liste de paramètres de contrôle d'accès standard pour déterminer les utilisateurs autorisés à afficher un espace de travail Contrat.

Si le contrôle d'accès est défini pour un projet, tous les documents du projet héritent de ce contrôle d'accès par défaut. Cependant, des contrôles d'accès supplémentaires peuvent être appliqués à un document ou à un dossier pour un accès ultérieur.

Si des contrôles d'accès sont appliqués au niveau du document, toutes les tâches du document sont également protégées par ce contrôle d'accès.

Lors de la création d'un projet très similaire à un projet précédent, vous avez la possibilité de copier le projet précédent.

Vous pouvez :

• Copier les documents qui ont été modifiés dans le projet en cours de copie
• Copier des groupes de projet qui n'étaient pas dans le modèle à partir du projet en cours de copie

Par défaut, vous pouvez supprimer le projet si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Vous êtes propriétaire de projet ou utilisateur disposant des droits de propriétaire de projet pour un projet.
• Aucune des tâches n'a été lancée.
• L'espace de travail n'a pas été publié ou modifié.

Il se peut que vous souhaitiez supprimer un projet si une erreur est survenue, si un modèle erroné est sélectionné ou s'il s'agit d'un projet de test qui doit être supprimé.

SAP Ariba recommande de supprimer uniquement les projets qui ont été créés par erreur ou dans le cadre des tests.

Bien que vous ne puissiez pas restaurer un projet supprimé, SAP Ariba conserve les informations relatives au projet à des fins d'audit. La suppression d'un projet ne supprime pas le projet de la base de données, mais désactive l'élément de projet afin qu'il ne soit plus visible et le supprime des rapports. Les membres du groupe Accès aux documents supprimés peuvent rechercher et afficher les projets supprimés.

La suppression d'un projet entraîne les modifications suivantes pour le projet et son contenu.