Añadir equipos

La columna Grupo enumera los grupos de proyecto que forman parte del equipo del proyecto. Cada grupo de proyecto puede tener funciones asignadas, lo que permitirá a los miembros realizar determinadas acciones dentro del proyecto más allá de las que ya se les hayan concedido a través de su pertenencia al grupo de sistemas específico. Los grupos de proyecto se utilizan para designar qué usuarios o grupos están asignados a una tarea en particular dentro del proyecto.

Puede agregar grupos de proyecto haciendo clic en la pestaña Equipo y seleccionando Acciones→Editar. A continuación, haga clic en el botón Añadir grupo. En la pantalla siguiente, proporcione el título del grupo de proyecto y asigne roles al grupo de proyecto. Los roles permiten a los miembros del grupo realizar acciones en la aplicación, como crear un proyecto. Una vez que el grupo se agrega al equipo, puede seleccionar miembros (es decir, usuarios reales) para el grupo, pero generalmente se realiza dentro del proyecto y no dentro de la plantilla.

Los roles son permisos que se asignan dentro de un proyecto. Así es como a los usuarios se les puede dar la capacidad de editar algunos proyectos, pero no otros. Dado que los roles otorgan permisos a los miembros de los grupos de proyecto que tienen asignados esos roles, puede afectar a las licencias de usuario. Por ejemplo, cualquier usuario ubicado en un grupo con el rol de Propietario de proyecto ocupará una licencia de usuario. Los roles son opcionales y no es necesario asignarlos a un grupo de proyecto a menos que sea necesario.

Un paso opcional después de haber definido los grupos de proyectos y los roles correspondientes es asignar grupos de sistemas a los grupos de proyectos. Esto solo debe hacerse si hay roles que deben asignarse a los mismos grupos de sistemas para todas las áreas de trabajo que se crean a partir de la plantilla. Por ejemplo, como administrador, es posible que desee crear un grupo de proyectos llamado Administradores y un grupo de sistemas para ese grupo de proyectos, de modo que tenga acceso a todos los proyectos creados con esa plantilla. También es posible asignar personas específicas a los grupos de proyecto a nivel de plantilla, pero no se recomienda. Debido a que las personas son ascendidas, dejan la empresa, etc., podría volverse engorroso mantener las plantillas. En muchas situaciones, no es necesario asignar a nadie a los grupos de proyecto, ya que ese trabajo se delega intencionadamente al creador del proyecto y normalmente se determina por proyecto. Los grupos solo deben agregarse a las plantillas cuando son auditores o ejecutivos que necesitan visibilidad de todos los proyectos.

A determinados grupos de sistemas o permisos se les otorgan capacidades especiales cuando se añaden al equipo de un proyecto. Algunos ejemplos son Administrador de clientes, Administrador de proyectos y Administrador de contratos. Cuando los usuarios que tienen estos permisos asignados a sus ID de usuario se asignan al equipo de cualquier proyecto, se les otorgan automáticamente derechos de propietario dentro de ese proyecto debido al permiso a nivel de sistema. Los permisos a nivel de sistema son grupos que se asignan a los usuarios cuando se crean y forman parte de su perfil de usuario. Los roles son específicos del proyecto y no conceden los mismos permisos en todos los sitios. Así es como el sistema le permite a un usuario editar un proyecto sin la capacidad de editar todos los proyectos de los que está en el equipo, ya que en un caso puede ser un auditor y en el otro, una parte interesada que trabajará activamente en el proyecto.

• El propietario puede editar este grupo de proyecto: esta es una pregunta sí o no que le permite, como administrador, decidir si los usuarios que crean proyectos con esta plantilla podrán modificar los usuarios de este grupo.
  • No hay forma de cambiar esta configuración en un proyecto cuando se establece en la plantilla, por lo que se tendrán que crear nuevos grupos en caso de que sea necesario agregar un miembro del equipo adicional al grupo.
• Restringir miembros adicionales: es una función opcional que le permite restringir los usuarios que se pueden agregar a un grupo de proyecto. Esto puede facilitar a los propietarios del proyecto agregar miembros a equipos de proyecto filtrando los usuarios que se muestran en el selector.

• Añadir grupos de proyecto
  • Colección de usuarios que participarán en el proyecto

• Asignar roles a grupos
  • Proporcionar a los usuarios de los grupos los permisos necesarios para el proyecto
  • Los roles son opcionales y no es necesario asignarlos a un grupo a menos que sea necesario

• Añadir miembros a grupos
  • Especificar usuarios individuales o grupos que participarán en el proyecto
  • Nunca agregue usuarios individuales al equipo de una plantilla, en su lugar vincule plantillas a grupos personalizados para permitir un ajuste más fácil de los miembros
  • Puede definir los miembros de los grupos de proyecto de la siguiente manera:
    • Agregación manual de usuarios o grupos en la pestaña Equipo de la plantilla
    • Creación de reglas de miembro de equipo o asignaciones de categoría de comprador para agregar usuarios o grupos dinámicamente durante la creación del proyecto
    • Dejar el grupo vacío en la plantilla y permitir que el propietario del proyecto agregue miembros durante la creación del proyecto

Continuando con el proceso de creación de una plantilla, el siguiente paso es definir los miembros del equipo que se asociarán con el proyecto. El primer paso para definir el equipo en una plantilla es agregar los grupos de proyecto necesarios. Los grupos de proyectos son colecciones de usuarios que participarán en el proceso. Las plantillas listas para usar de SAP Ariba contendrán algunos grupos de equipos de proyecto de forma predeterminada. Estos incluyen observadores globales, propietario del proyecto y varios otros según el tipo de plantilla que se esté creando. Como administrador, puede decidir utilizar estos grupos o borrarlos y crear los suyos propios.

Para agregar un grupo nuevo, desde la pestaña Equipo de la plantilla, haga clic en Acciones→Editar y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo grupo. A continuación, verá la pantalla Detalles del grupo de proyecto, donde deberá proporcionar la siguiente información:

• Título: es el nombre del grupo. Asegúrese de que sea descriptivo al nombrar un grupo de proyecto. Esto ayuda a los usuarios finales a identificar para qué es el grupo.
• Miembros: este campo aún no está disponible para rellenarse. El sistema requiere que se cree un grupo antes de añadir usuarios, por lo que asignará grupos más tarde.

• Las reglas de miembro de equipo utilizan un archivo de Microsoft Excel como tabla de consulta para determinar qué miembro (usuario o grupo) agregar al equipo del proyecto.
• Se pueden incluir varias condiciones para cada regla de miembro del equipo, según sea necesario.
• Le ayudan a estandarizar el proceso de creación de plantillas.

Las reglas de miembro de equipo constan de un archivo de Microsoft Excel de varias pestañas para establecer condiciones sobre los miembros del equipo que se agregan al equipo de proyecto. Este archivo incluye tres pestañas de referencia: Instrucciones, Nombres de campo y Grupos de proyecto y una pestaña Reglas de miembro de equipo para completar. El archivo se puede utilizar para condicionalizar los miembros del equipo (individuos o grupos) en función de las selecciones de campo. Se pueden utilizar varios campos (columnas) y varias reglas (filas) según sea necesario. Esto permite crear condiciones como... Cuando se selecciona Región EE. UU., agregue el miembro Steve Smith al grupo de proyecto Observadores de contrato. Se podría utilizar otra fila para crear… Cuando se selecciona la región APAC, agregue el grupo de miembros Usuarios APAC al grupo de proyectos Observadores de contrato.

Utilice varias columnas de campos para añadir condiciones avanzadas o varias. Cuando se seleccionan Región EE. UU. y Calzado de mercancía. Si desea que la regla se aplique a todos los valores posibles para una columna, se puede utilizar un asterisco (*) como comodín para las reglas que no utilizan un campo individual. Si desea que la regla se aplique a un rango de valores para una columna, utilice la tilde (~). Las expresiones de rango incluyen el límite inferior, pero no el superior.

Si agrega campos o grupos de proyecto a la plantilla, puede volver a exportar el libro de reglas de miembro de equipo para que contenga la información actualizada.

Se recomienda agregar grupos como miembros, no usuarios individuales tanto como sea posible. Esto proporciona más flexibilidad para los cambios en el futuro (cambio de equipos en áreas de trabajo publicadas).

Utilice la información de las pestañas Nombres de campo y Grupos de proyecto para crear reglas de miembro de equipo en la pestaña Reglas de miembro de equipo.

La plantilla TMR contiene una pestaña de libro de trabajo para cada área de la diapositiva anterior. Tres de las cuatro pestañas son para su referencia y no será necesario rellenarlas con información. La pestaña Instrucciones contiene algunas instrucciones breves sobre cómo rellenar el archivo.

La pestaña Nombres de campo contendrá una lista de todos los campos de cabecera que forman parte de ese tipo de proyecto y que están disponibles para su uso en el archivo TMR. Los campos están disponibles para su uso en la TMR cuando se pueden notificar. Si está trabajando con un archivo TMR existente, cualquier campo de cabecera que se haya añadido después de configurar el archivo TMR por primera vez, los nuevos campos no estarán disponibles en la lista. Los nombres de campo existen principalmente en esta pestaña, por lo que tiene una referencia para saber qué colocar en la pestaña Reglas de miembro de equipo del libro. Si un campo no se muestra allí, puede exportar un nuevo archivo TMR desde la pestaña Equipo de la plantilla para ver el nombre del campo. Si conoce el nombre del campo, no es esencial que aparezca en la pestaña Nombres de campo. La pestaña Nombres de campo es especialmente útil cuando se hace referencia a preguntas del Cuestionario de perfil de proveedor en el archivo TMR.

En este ejemplo, hay dos campos de proyecto que se utilizan en las columnas A y B: Regiones y Cliente (Departamento). La línea 2 dice "Para cualquier departamento (el asterisco en A2), cuando la región es EE. UU., agregue el grupo Equipo de contratos de EE. UU. al grupo de proyecto Observadores de contratos. Cuando un usuario crea un proyecto, si selecciona EE. UU. como región, el Equipo de contrato EE. UU. se rellena automáticamente en la pestaña de equipo del grupo Observadores de contrato. En la fila 2, añadimos a John Smith al grupo Observador de contrato, en lugar de a un grupo de usuarios.

Al crear estas reglas, cualquier campo en el que el valor no importe, puede utilizar un asterisco. Esto sirve como comodín y dice que cualquier valor hace que esta regla en particular sea verdadera. Si añade un usuario al equipo, el grupo (columna D) estará vacío. En su lugar, proporcionará el nombre de usuario (columna E) y el PasswordAdapter (PasswordAdapter1 para todos los usuarios empresariales).

Cuando el sistema coincide con los valores para agregar miembros del equipo, se utilizan los siguientes criterios para cada fila en el archivo de reglas:

• Todos los valores de las columnas de nombre de campo deben coincidir con los valores del proyecto de plantilla para esos campos o la fila no se considera una coincidencia y se ignora
• Los caracteres comodín (*) y los valores de columna vacíos siempre coinciden
• Las coincidencias de campos jerárquicos se pueden hacer coincidir con los valores de los campos secundarios

Crear reglas de miembro de equipo:

1. Cree o abra una plantilla de proyecto.
2. Descargue una plantilla de reglas de miembro de equipo que contenga los grupos de proyecto y los nombres de campo actuales de la plantilla de proyecto. En la pestaña Equipo de la plantilla, seleccione Acciones→Descargar plantilla (en Reglas de miembro de equipo).
3. Guarde el archivo XLS de la plantilla del archivo de reglas de miembro de equipo en la ubicación que desee.
4. Edite la plantilla de archivo de reglas de miembro de equipo para crear reglas de miembro de equipo. Introduzca valores en las columnas de la hoja de reglas Miembro del equipo según la siguiente tabla.

Consejo

Si desea que la regla se aplique a todos los valores posibles de una columna, introduzca un comodín (*) en la columna o déjelo en blanco. Esto le permite agregar varias reglas al mismo archivo TMR para que, por motivos administrativos, solo haya una TMR para gestionar. Si desea que la regla se aplique a un rango de valores para una columna, utilice la tilde (~). Las expresiones de rango son inclusivas en el límite inferior, pero no en el superior. Por ejemplo, para crear una regla que se aplique a cada valor de 1000 y superior, introduzca 1000~; para crear una regla que se aplique a cada valor de 0 a 3, introduzca 0~4; para crear una regla que se aplique a cada valor inferior a 1000 (pero no al propio 1000), introduzca ~1000. Solo puede utilizar expresiones de rango en reglas para campos numéricos.

• Las reglas de miembro de equipo se cargan en la pestaña Documentos o Equipo.
• No se pueden crear tareas para los documentos de archivo de reglas de miembro de equipo o las condiciones establecidas en ellos.
• No hay límite en el número de archivos de reglas de miembro de equipo que puede agregar a una plantilla.
  • Cada archivo de reglas de miembro de equipo que se carga en una plantilla se agrega al conjunto total de reglas de miembro de equipo que utiliza la plantilla.
  • Para realizar modificaciones en una plantilla de reglas de miembro de equipo existente, realice las ediciones en un archivo en su ordenador local y cargue el archivo como documento de sustitución.

El documento Reglas de miembro de equipo se puede descargar de varias maneras desde un proyecto. Si ya existe un archivo TMR en su plantilla, puede descargarlo desde la pestaña Documentos haciendo clic en el título del documento y seleccionando Descargar. Esto descargará su archivo de reglas de miembro de equipo actual y podrá agregar/modificar cualquier regla que esté en el archivo. Cuando esté listo para volver a cargar el documento en la plantilla, puede volver a hacer clic en el título del archivo TMR existente y seleccionar Sustituir documento. Esto garantizará que el documento se cargue como un archivo TMR, en lugar de un documento normal.

Si su plantilla aún no tiene un archivo TMR, deberá descargar una plantilla. Puede descargar una nueva plantilla de archivo TMR desde la pestaña Equipo de su plantilla. Haga clic en Acciones→Descargar reglas de miembro de equipo para descargar una plantilla que puede utilizar para empezar a configurar su TMR.

También puede reutilizar archivos TRM en varias plantillas. Si se aplican los mismos campos y las mismas reglas, es posible cargar el mismo archivo TMR en varios modelos de proyecto.

Al trabajar con archivos TMR, es útil habilitar DFS, ya que facilita la actualización de los archivos TMR, ya que no tiene que guardar el documento en su ordenador y luego cargarlo en el proyecto. Con DFS activado, el sistema sabrá que ha realizado un cambio en el documento y le pedirá automáticamente que actualice el archivo en la plantilla.

• Los archivos de reglas de miembro de equipo se validan publicando el documento.
  • El archivo debe publicarse una vez finalizadas las reglas y para verificar si hay errores técnicos.
• Las ediciones realizadas en un archivo de reglas de miembro de equipo publicado solo se aplicarán al proyecto creado a partir de la plantilla republicada.

  Las ediciones no se aplican de forma retroactiva a los proyectos existentes.

Una vez que haya configurado su archivo TMR y lo haya vuelto a cargar en la plantilla, puede utilizar la funcionalidad Crear mi proyecto de prueba para probar estas reglas. Si las reglas no asignan los usuarios adecuados al equipo de la plantilla, puede publicar el documento TMR. Al publicar el documento, el sistema pasará por una validación para asegurarse de que las reglas se hayan creado correctamente. Si hay algún problema con el archivo, se mostrarán errores al publicar. Esto evita que tenga que publicar una versión de su plantilla hasta que pueda asegurarse de que las reglas que ha creado funcionarán como se esperaba.

Cuando realiza una edición en el archivo TMR en una plantilla publicada, las actualizaciones no estarán disponibles en los proyectos existentes a menos que se realice una actualización de plantilla.

Las reglas de miembro de equipo se admiten en los siguientes tipos de plantilla:

• Solicitud de contrato
• Área de trabajo de contrato
• Solicitud de Sourcing
• Proyecto de licitación
• Gestión clásica del rendimiento de los proveedores
• Gestión de problemas