Introducción y creación del proyecto de plantillas

Creación de equipos

Utilización de documentos

Implementación de tareas simples

Comprender las condiciones

Uso de tareas con workflow

Publicación y control de versiones y actualización de plantillas

Análisis de tareas simples

Objective

After completing this lesson, you will be able to describa diferentes tipos de tareas, notificaciones y fases.

Descripción de una tarea

Algo que debe hacerse
- Por una persona específica
- Por una hora específica

Puede ser parte de fases
Puede ser opcional u obligatorio
Puede contener predecesor
- La tarea/fase no se puede iniciar hasta que se hayan completado todas las tareas predecesoras

¿Qué es una tarea?

Una tarea es una acción asignada a un usuario para que la complete, como completar un formulario o revisar o aprobar un documento. Los proyectos se pueden crear con un conjunto predeterminado de tareas que se definen en la plantilla de proyecto. Cuando se asigna una tarea a un usuario, el sistema:

Agrega la tarea a la página Mis tareas del usuario.
Añade la tarea al calendario del usuario. El estado de la tarea puede indicar una acción requerida por el usuario.
Envía una notificación por correo electrónico al usuario.
Si una tarea tiene una fecha de vencimiento o de fin especificada, SAP Ariba también agrega la tarea al portlet Por hacer del usuario.

De forma predeterminada, SAP Ariba también envía una notificación por correo electrónico al usuario que ha creado o enviado la tarea.

Fases

Puede colocar tareas en fases para ayudarle a organizarlas. Puede ver rápidamente el estado de cada fase dentro del área Contenido de proceso en la vista completa de un proyecto. Las fases le permiten:

Organice las tareas en fases que coincidan con su modelo empresarial.
Especifique fechas de vencimiento de tarea relativas al inicio de la fase superior para una tarea en lugar de una fecha fija. Esto le permite establecer fechas de inicio de tarea cuando crea un proyecto o una plantilla de proyecto.
Aplicar el orden del flujo de trabajo. Puede especificar predecesores para fases para que los usuarios no puedan iniciar tareas en una fase hasta que la fase o tarea predecesora haya finalizado.

Cuando se completan todas las tareas necesarias de una fase, SAP Ariba marca automáticamente esa fase como finalizada de forma predeterminada.

Diferenciar tipos de tarea

Los tipos de tareas en SAP Ariba son Tareas por hacer, Tareas por hacer de documento, Tareas de revisión, Tareas de aprobación, Tareas de negociación y Tareas de notificación.

Documento pendiente

Una tarea por hacer requiere que el propietario de la tarea haga algo, como configurar una reunión.

Una tarea por hacer de documento es una tarea por hacer que está asociada con un documento o carpeta en particular. Por ejemplo, si tiene un formulario que debe completar un miembro en particular del equipo, puede asignar una tarea pendiente directamente desde el documento. Si hay varios formularios, puede colocarlos en una carpeta y asignar la tarea Por hacer del documento desde la carpeta.

Revisión y aprobación

Las tareas de revisión y las tareas de aprobación están diseñadas para enrutar un documento en particular para que otros usuarios lo revisen o aprueben. Los revisores de documentos pueden enviar comentarios, mientras que los responsables de aprobación tienen la autoridad para aprobar o denegar un documento con comentarios. Estas tareas se utilizan para asegurarse de que los usuarios adecuados hayan aprobado los documentos de contrato críticos antes de que se publiquen.

Negociación

Una tarea de negociación está diseñada para capturar las negociaciones entre dos o más partes relacionadas con un contrato o cualquier otro tipo de documento. Captura los comentarios de las partes negociadoras, así como los cambios en el documento.

Notificación

Una tarea de notificación se utiliza para enviar recordatorios por correo electrónico a los destinatarios. Se utiliza principalmente después de publicar el contrato para recordar a los usuarios que deben realizar alguna acción, como verificar periódicamente la actividad del contrato o la determinación de precios de mercado, se pueden configurar recordatorios para que se envíen una o varias veces de forma programada.

Trabajar con tareas de plantilla

Similar a la creación de tareas en proyectos
Se utiliza para centralizar el proceso empresarial
Requerir ciertas acciones (revisiones, aprobaciones, etc.) cada vez que se crea un proyecto con esa plantilla
Diseñe un flujo de trabajo conciso para garantizar la adopción por parte del usuario. Mantenga el proceso en menos de 10 tareas y céntrese en los hitos, las revisiones y las aprobaciones
Agregue propietarios y observadores para simplificar el proceso del usuario final
Crear reglas de aprobación
Crear y gestionar perfiles de notificación

Configurar tareas a nivel de plantilla como administrador es una de las mejores formas de garantizar que se siga el proceso de su organización cada vez que se crea un proyecto.

El proceso es similar a la creación de tareas en proyectos, pero hay algunas opciones adicionales para permitir una configuración más general de una tarea para que se pueda aplicar a muchos proyectos creados con esa plantilla. Por ejemplo, si hace que una tarea sea obligatoria en una plantilla, los usuarios finales no podrán editar la tarea ni convertirla en no necesaria en un proyecto. Dado que estas tareas son necesarias a nivel de plantilla, los usuarios no pueden completar sus proyectos hasta que se completen esas tareas, lo que garantiza el cumplimiento del proceso empresarial.

El sistema también le permite asignar un propietario a las tareas a nivel de plantilla. Este propietario suele ser un grupo de proyecto en lugar de un usuario individual, por lo que cuando los miembros de ese grupo se muevan a otra posición, solo tendrá que eliminar ese usuario del grupo en lugar de actualizar todas las plantillas en las que pueda haber aparecido ese usuario. Al agregar propietarios a las tareas a nivel de plantilla, las tareas ya están asignadas a los usuarios que necesitan actuar en ellas, lo que significa que la persona que crea el proyecto tiene más tiempo para centrarse en los detalles de su proyecto en particular en lugar de establecer los detalles del proyecto, ya que esto ya lo ha completado el administrador.

Trabajar con campos de tarea adicionales en plantillas

Tipo de tarea	Descripción
Iniciar programación automáticamente	Seleccione Sí para esta opción si desea que la tarea comience automáticamente en función de determinadas fechas o de la finalización de determinadas tareas. Solo tareas de notificación.
Permitir aprobación automática	Utilice esta configuración para especificar si el propietario de la tarea puede completar automáticamente las tareas de aprobación. Por ejemplo, si el propietario de la tarea envía una Tarea de aprobación, la tarea se aprobará automáticamente sin ningún revisor. Solo tareas de aprobación.
Repetir para cada borrador de documento	Esta configuración controla si se inicia o no una nueva ronda en una tarea de revisión, aprobación o negociación cuando el documento asociado con la tarea tiene un cambio en la versión. Solo tareas de revisión, aprobación y negociación.
Predecesores	Le permite especificar el orden en el que se deben completar las tareas. Al utilizar predecesoras, la tarea predecesora debe completarse antes de que se pueda iniciar la tarea sucesora.

Uso de campos de tarea en plantillas

Tipo de tarea	Descripción
Hito	Utilice esta configuración para especificar una tarea en particular como un momento crucial en todos los proyectos creados utilizando la plantilla en la que se especifica una tarea como un hito.
Parametrización de campo	El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba establece los campos disponibles para ello. Se puede utilizar cualquier campo que esté activado con la opción Setter de campo de plantilla. Esto permite que el valor de campo se establezca cuando se completa una tarea dentro de un proyecto. De forma predeterminada, el Estado de proceso en las áreas de trabajo de contrato ya está configurado de esta manera.
Clasificación	Utilícelo para especificar el orden en el que aparecen las tareas en la ficha Tareas. Esta opción no se utiliza con frecuencia, ya que las tareas aparecerán en el orden en que se agregan a la pestaña Tareas.

Creación de perfiles de notificación

Los perfiles de notificación especifican cuándo se envían notificaciones relacionadas con tareas y cuándo se envían los destinatarios de las notificaciones.
Los parámetros no sustituyen las preferencias configuradas para usuarios individuales que desactivan la notificación por correo electrónico.
Los perfiles de notificación se crean dentro de una plantilla que se puede seleccionar para que la utilice cualquier tarea en esa plantilla o en un proyecto creado a partir de la plantilla.
También se pueden crear perfiles personalizados por tarea en proyectos.

Perfiles de notificación

Mientras que los Perfiles de notificación son visibles dentro de Tareas y en el nivel de proyecto, no se pueden crear, editar ni asignar a tareas a nivel de proyecto. Los administradores de plantillas podrán crear, definir y asignar perfiles de notificación dentro de cada plantilla.

Puede acceder al área Perfil de notificación en una plantilla navegando a la pestaña Tareas. En la pestaña Tareas, haga clic en Acciones→Perfiles de notificación. Esto lo llevará a la pantalla Perfiles de notificación, donde puede seleccionar un perfil de notificación existente y luego hacer clic en Editar o Eliminar o puede hacer clic en Nuevo para crear un perfil de notificación nuevo.

Las siguientes opciones están disponibles dentro de un perfil de notificación:

Enviar notificación pendiente ____ día(s) antes de la fecha de vencimiento a _____

Enviar recordatorios cada ____ día(s) a partir de entonces

Enviar notificación de vencimiento ____ día(s) después de la fecha de vencimiento a ____

Enviar recordatorios cada ____ día(s) a partir de entonces

Enviar notificación de tarea completada a _____

Los espacios en blanco representan valores que usted, como administrador, puede seleccionar.

Por ejemplo, la primera opción puede ser: Enviar notificación pendiente 7 días antes de la fecha de vencimiento al propietario de la tarea.

Creación de fases

La sección Fase se resalta en la página Plantilla.

En la pestaña Tareas del proyecto, haga clic en Acciones→Crear→Fase.
SAP Ariba abre la página Crear fase. Introduzca un título para la fase.
Proporcione una descripción para esta nueva fase. Puede ver esta descripción haciendo clic en la fase en la pestaña Tareas de un proyecto y seleccionando Ver detalles.
Utilice Suscribirse a para seleccionar las palabras clave asociadas. Cuando esta fase está activa, SAP Ariba mostrará los proyectos de conocimiento que se publican con las palabras clave especificadas en el portlet Conocimiento relacionado.
Utilice Visualizar después para seleccionar la posición de esta fase en la lista de fases y tareas. Para cambiar el orden de las fases y tareas, puede arrastrarlas y soltarlas en la pestaña Tareas.
Si esta fase (y las tareas en ella) se van a producir en el proyecto más de una vez, fije Programación recurrente en Sí y establezca los valores para los campos Patrón de recurrencia (los campos Patrón de recurrencia no se muestran si Programación recurrente es No). Consulte Fases recurrentes para obtener más información sobre las fases recurrentes.
Especifique cualquier predecesor. Estas fases o tareas deben completarse antes de que se pueda iniciar la tarea actual. Consulte Fases predecesoras para obtener más detalles.
Haga clic en OK.

Editar una tarea

Haga clic en el enlace de la tarea y, en el menú emergente, seleccione Editar tarea. Puede configurar la fecha de vencimiento en función del número de días después del inicio de la fase primaria.

Haga clic en OK. Si una tarea no se completa antes de su fecha de vencimiento, la tarea vence y el sistema envía notificaciones de recordatorio.

El campo Fecha de vencimiento se resalta en la página Editar tarea por hacer.

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