Creación de plantillas de proyecto

El editor de plantillas es la sección de la interfaz de usuario dedicada a la creación y edición de plantillas. Los pasos básicos para crear plantillas de área de trabajo de contrato son los siguientes:

1. Planificar la plantilla: planifique qué documentos, equipos y tareas serán necesarios para todas las áreas de trabajo basadas en la plantilla, así como cuándo debe estar disponible el contenido en determinadas condiciones.
2. Crear versión de borrador: para empezar a crear una plantilla, empiece desde el proyecto de plantillas y seleccione la ubicación en la que desea que se almacene la nueva plantilla. Por lo general, el proyecto de plantillas tiene una estructura jerárquica de carpetas basada en el tipo. Cree la plantilla desde dentro de la carpeta adecuada. Una vez rellenada la información de cabecera, se crea un nuevo borrador de plantilla.
3. Añadir datos: este paso representa la mayor parte del trabajo que se destina a componer su plantilla. Los datos que agregará a la plantilla incluyen toda la información del equipo, del documento y de la tarea. La interfaz de usuario es similar a lo que ha visto al trabajar con áreas de trabajo de contrato.
4. Agregar condiciones: este paso opcional consiste en agregar condiciones y/o preguntas y vincularlas al contenido de la plantilla para controlar la disponibilidad de la plantilla, así como qué partes de la plantilla se utilizarán en el área de trabajo de contrato.
5. Publicar: el paso final es publicar la plantilla para que esté disponible para los autores del contrato que crean áreas de trabajo de contrato.

Existen plantillas predeterminadas para cada solución. Tiene la opción de copiar y modificar un modelo o crear uno nuevo.

Factores a tener en cuenta al planificar el modelo de proyecto:

• Miembros del equipo que gestionarán contratos y su acceso necesario
• Documentos para incluir en el área de trabajo de contrato
• Tareas que deben realizar varios miembros del equipo y el proceso
• Enrutamiento de revisiones, negociaciones y aprobaciones
• Control de acceso y condiciones para ocultar o exponer diferentes partes del área de trabajo en diferentes circunstancias
• La cantidad de procesos empresariales diferentes que desea que se admitan en un único modelo

• Apropiado cuando ninguna plantilla existente se ajusta a los requisitos de un nuevo proyecto
• Al crear la plantilla, añada la información necesaria:
  • Documentos
  • Tareas
  • Miembros del equipo
  • Condiciones
  • Opciones avanzadas
• Publicar plantilla

La creación de una nueva plantilla rara vez es necesaria dentro de SAP Ariba Contracts. Por lo general, durante la fase de implementación, los clientes diseñarán una plantilla de proceso estándar. Esta plantilla de proceso debería reflejar su proceso empresarial, por lo que las copias deberían ser suficientes para realizar las modificaciones necesarias en el proceso existente. Es posible que deba realizar copias de ese modelo de proceso para futuros cambios y ajustes, pero el diseño general debe seguir siendo el mismo para proporcionarle una buena base para añadir los nuevos requisitos del proceso.

Si decide crear una plantilla nueva, debe tener permiso para crear un área de trabajo de contrato. Deberá ser miembro del grupo Creador de plantillas para SAP Ariba Contracts.

Se recomienda hacer siempre copias de plantillas en lugar de crear plantillas desde cero. En algunas plantillas de proyecto, hay una funcionalidad integrada que el usuario tendría que volver a crear creando una nueva plantilla. Por ejemplo, las solicitudes de contrato han incorporado documentos basados en condiciones en el estado de la tarea de aprobación. Si crea su propia plantilla de solicitud, esta funcionalidad no se incluirá automáticamente y el creador de la plantilla deberá volver a crearla. Por este motivo, se recomienda hacer copias y modificar las copias en lugar de crear plantillas nuevas.

• Una forma fácil y rápida de crear una nueva plantilla
• Apropiado cuando una plantilla existente es muy similar a lo que necesita
• Después de copiar la plantilla, modifique la nueva copia con los cambios adecuados:
  • Documentos
  • Tareas
  • Miembros del equipo
  • Condiciones
  • Opciones avanzadas
• Publicar plantilla

Una de las formas más fáciles de crear una plantilla nueva es copiar una plantilla de área de trabajo existente y realizar las modificaciones necesarias. También se recomienda copiar las plantillas predeterminadas del sistema SAP Ariba para que sus plantillas predeterminadas listas para usar permanezcan intactas en caso de que las necesite en cualquier momento.

Cuando empiece a utilizar SAP Ariba, otra práctica recomendada es crear primero una plantilla y aprobarla. Es probable que cualquier plantilla de área de trabajo adicional sea similar. Es más eficiente crear una buena primera plantilla y hacer copias a partir de eso, en lugar de crear varias plantillas simultáneamente y arriesgar la necesidad de hacer correcciones en todas ellas.

Al copiar un modelo se crea una copia duplicada del modelo, incluido el tipo de modelo. En otras palabras, si copia una plantilla del tipo Área de trabajo de contrato (compras), la copia también será del tipo Área de trabajo de contrato (compras). No puede copiar una plantilla de compras para crear una plantilla de ventas o una plantilla de área de trabajo de contrato para crear una plantilla de solicitud de contrato.

Para hacer una copia de una plantilla, haga clic en un enlace de plantilla y seleccione Copiar. En la página siguiente, introduzca un nombre y una descripción para la nueva plantilla. A continuación, proceda a realizar las modificaciones necesarias en la plantilla. Una vez que haya terminado de realizar los cambios, debe publicar la plantilla para que esté disponible para los usuarios. Para SAP Ariba Contracts, se recomienda marcar la pestaña Opciones avanzadas para verificar la configuración Actualización de plantilla. La publicación de una plantilla puede provocar que todos los proyectos que utilizan esa plantilla se actualicen a la versión que se acaba de publicar. Esto se tratará con más detalle más adelante en este curso.