Publicación de plantillas y control de versiones

• Fijar control de acceso
  • Los controles de acceso se utilizan para limitar la visibilidad de un proyecto o documento
• Ejemplos de control de acceso
  • Solo para miembros del equipo: cualquier miembro del equipo de la pestaña Equipos, independientemente del grupo de proyecto al que pertenezcan, puede ver el objeto. Este es el control de acceso más utilizado.
  • Solo para usuarios internos: Los usuarios internos (dados como autorización del sistema) pueden ver el objeto.
  • Solo propietario: solo el propietario del proyecto puede ver el objeto. Esto incluye no solo al propietario directo que creó inicialmente el proyecto, sino también a todos los usuarios del grupo de proyectos Propietario del proyecto.

Al gestionar sus plantillas, una decisión que deberá tomarse es si incluir o no un control de acceso. Los controles de acceso se utilizan para especificar qué miembros del equipo tienen la capacidad de ver un proyecto o documento en particular. El sistema no admite la creación de controles de acceso personalizados, por lo que no se pueden crear controles de acceso adicionales.

Si establece un control de acceso en todo el proyecto, todos los documentos del proyecto estarán sujetos a ese control de acceso. Si establece un control de acceso para un documento, todas las tareas del documento también están protegidas por ese control de acceso, de modo que la visibilidad de los detalles de esas tareas se ocultará en función del control de acceso asignado al documento con el que está asociada la tarea.

Si no se establece ningún control de acceso en un proyecto o documento, ese documento es visible para cualquier usuario en el sistema, ya que todo en SAP Ariba es visible hasta que un control de acceso lo impide.

• La plantilla debe publicarse antes de que esté disponible para crear áreas de trabajo
• Desde la pestaña Visión general→Propiedades→, haga clic en Acciones→Publicar
• El estado cambia de Borrador a Activo

Ahora que ha creado la plantilla, ha añadido documentos, tareas, miembros del equipo, condiciones y ha abordado las opciones avanzadas, ahora puede publicar su plantilla y ponerla a disposición para su uso.

Para que una plantilla esté disponible para los usuarios para la creación del área de trabajo, debe publicar la plantilla. En la pestaña Visión general, haga clic en Acciones→Publicar. El sistema le mostrará una ventana de confirmación amarilla que indica que la plantilla se ha publicado correctamente y que está disponible para proyectos nuevos si no hay errores. Si recibe errores, corríjalos e intente publicarlos de nuevo.

Una vez corregidos los errores y publicada la plantilla, pasa al estado "Activo". En este punto, la plantilla se puede ver, pero no habrá opciones para agregar o editar nada a esa plantilla, incluso por el propietario. Es posible editar una plantilla publicada y se tratará más adelante en este curso.

La publicación de una plantilla también la pone a disposición de los usuarios finales al crear un área de trabajo de contrato. La disponibilidad de la plantilla publicada podría estar restringida por cualquier condición asociada. De forma predeterminada, todos los usuarios con permisos del sistema para crear áreas de trabajo pueden utilizar cualquier plantilla cuando se cumplan las condiciones y esa plantilla tenga el estado Activo.

• La edición de una plantilla requiere que tenga el estado Borrador.
• Por lo tanto, para cualquier plantilla existente con el estado Activo, debe crear una nueva versión si desea editar.
  • La creación de una nueva versión la volverá a cambiar a un estado de borrador que le permitirá editar.
• Durante la edición, la versión activa anterior aún se puede utilizar para crear áreas de trabajo de contrato.

Una vez publicada la plantilla, pasa al estado Activo. Una vez que tiene el estado Activo, la plantilla se bloquea en esa versión en particular para que no se puedan realizar ediciones ni modificaciones. Si desea modificar la plantilla, primero debe crear una nueva versión de esa plantilla. La creación de una nueva versión cambia el estado de la plantilla de Activo a Borrador y permite editar esa versión. Haga clic en Acciones→Nueva versión para mover el estado de la plantilla de Activo a Borrador.

La nueva versión de la plantilla tendrá inicialmente el estado Borrador. Mientras trabaja en la nueva versión de la plantilla, la versión publicada anteriormente sigue estando disponible para que los usuarios la utilicen y creen áreas de trabajo de contrato. Una vez completadas las modificaciones, puede publicar la nueva versión. Esta acción sustituye la versión antigua por la versión recién activada. Solo se puede utilizar la plantilla de versión activa para crear áreas de trabajo de contrato.

Ahora que la plantilla tiene el estado de borrador, puede empezar a realizar modificaciones en esa versión. Cuando termine con los cambios y vuelva a publicar la plantilla, será la siguiente versión. Por lo tanto, si ha editado la versión 1 de la plantilla, el estado pasaría a ser la versión 1 (edición) cuando cree la nueva versión para indicar que está editando actualmente la versión 1 de la plantilla. Una vez que haya terminado de realizar sus modificaciones y publicado la plantilla, el estado volverá a Activo y será la versión 2. Ahora, cuando los usuarios creen áreas de trabajo, el sistema utilizará la versión activa 2 de la plantilla.

• Realiza un seguimiento de la evolución de una plantilla a lo largo de su ciclo de vida
• Opción Revertir borrador
• Historial de versiones exportable en el área de trabajo

Las plantillas que se han utilizado no se pueden eliminar, solo se pueden desactivar. Sin embargo, una plantilla se puede eliminar si se han eliminado todos los proyectos creados a partir de ella.

Una plantilla pasa por un "ciclo de vida" de tres estados posibles: Borrador, Activo e Inactivo. Cuando crea una plantilla por primera vez, se encuentra en el estado "Borrador" y la versión es "Original". Mientras esté en borrador, los miembros del equipo pueden modificar la plantilla, pero no está disponible para los usuarios finales al crear áreas de trabajo. Las modificaciones realizadas en una plantilla con estado "Borrador" no cambiarán el número de versión.

Una vez publicada la versión original, el estado pasa de Borrador a Activo y el número de versión cambia a la versión 1. Ahora, cuando los usuarios creen un proyecto, el sistema utilizará la versión 1 de la plantilla para crear el proyecto. Cuando se necesita una modificación, el propietario de la plantilla puede hacer clic en Acciones→Nueva versión para cambiar el estado de Activo de nuevo a Borrador, pero esta vez la versión es v1 (edición). Esto es para mostrar que está editando la versión uno de la plantilla. Una vez que haya terminado de editar la versión 1 de la plantilla, la publicación moverá el estado a Activa y a la versión 2.

Esto ayuda a realizar un seguimiento de la evolución general de una plantilla de proyecto. Los usuarios que tengan visibilidad de la plantilla tendrán acceso a versiones anteriores de la plantilla, lo que puede ayudar a mostrar cómo ha cambiado el proceso a lo largo del tiempo. También es útil ver las diferentes versiones para saber qué versión de la plantilla ha utilizado un proyecto en particular y cómo se ha creado esa plantilla en ese momento.

A veces, puede crear una nueva versión de la plantilla y luego no realizar ningún cambio o darse cuenta de que lo que ha modificado era incorrecto. Puede volver a la versión publicada más recientemente del área de trabajo para descartar cualquier cambio que haya realizado en su plantilla. Para ello, desde el mismo menú Acciones en el que hace clic para crear una nueva versión, haga clic en Acciones→Revertir. A continuación, el sistema proporcionará una ventana de confirmación para asegurarse de que desea volver a la versión publicada más reciente. Si revierte, no creará una nueva versión de la plantilla, por lo que en nuestro ejemplo anterior, v1 (edición) volvería a v1 después de utilizar la opción de revertir, en lugar de convertirse en la versión 2.

• Solo puede suprimir plantillas que no se hayan utilizado para crear un área de trabajo o si todos los proyectos creados a partir de esa plantilla se han eliminado.
• Si la plantilla ya se ha utilizado para crear áreas de trabajo, puede desactivarla, lo que la convierte en no disponible para la creación de áreas de trabajo.
• Las plantillas inactivas se pueden volver a activar, si es necesario.

La eliminación de una plantilla rara vez es necesaria y la mejor práctica es desactivar la plantilla en lugar de eliminarla. Si una plantilla nunca se ha utilizado para crear un área de trabajo, el propietario de la plantilla puede eliminarla. Las plantillas eliminadas no se pueden recuperar, así que asegúrese de que desea eliminarlas antes de realizar esta acción. Por lo general, los modelos solo se borran cuando se han creado por error o se ha seleccionado el tipo incorrecto de modelo durante el proceso de creación. De lo contrario, es posible que desee dejar las plantillas antiguas en el sitio con fines de auditoría y solo marcarlas como inactivas para que no se puedan utilizar en la creación de áreas de trabajo.

Para ayudar a organizar plantillas, puede crear una carpeta para Plantillas inactivas y colocar cualquier plantilla con un estado inactivo en esa carpeta. De este modo, no tendrá que ordenar una lista de plantillas activas e inactivas al modificar una plantilla.

• Método para mover plantillas de un territorio a otro (por ejemplo, de prueba a producción).
• Las plantillas se pueden exportar en cualquier estado.
• No tiene que ser el propietario de la plantilla, pero debe poder ver el proyecto de plantilla para exportarlo.
• Al exportar, el sistema creará un archivo zip que contiene toda la información de la plantilla, incluidos los documentos.

También puede exportar plantillas, que pueden ser útiles si desea mover plantillas a otro territorio, como un territorio de desarrollo a un territorio de producción. Al exportar una plantilla, guarde el archivo .zip resultante. El sistema titulará automáticamente el nombre del fichero con el ID de la plantilla de área de trabajo. Se recomienda cambiar el nombre de este archivo por el nombre de la plantilla, por lo que si necesita utilizarlo más tarde, sabrá qué archivo es.

Puede exportar plantillas con cualquier estado: borrador, activo, inactivo. Incluso puede exportar versiones anteriores desde la pestaña Histórico de versiones. Esto puede ser especialmente útil si desea volver a una versión anterior de una plantilla. Por ejemplo, un administrador puede publicar accidentalmente una plantilla sin querer o sin que esté lista para su uso. Dado que una plantilla publicada no se puede revertir, puede exportar la versión deseada e importarla de nuevo al sistema. Esto sobrescribirá la versión publicada. Esta sería una de las pocas razones por las que exportaría e importaría dentro del mismo sitio.

• Método para mover plantillas de un territorio a otro (por ejemplo, de prueba a producción)
• Al importar plantillas de un territorio a otro, ambas instancias deben tener:
  • Datos maestros coincidentes
  • Cuando los ID de plantilla coinciden, la plantilla importada sustituye a la plantilla existente.

Una vez que haya exportado una plantilla, puede volver a importarla al sistema. Normalmente, las plantillas se importan a su territorio de producción después de crearlas y probarlas dentro del territorio de prueba.

Al importar una plantilla, si los datos maestros no existen en el sitio de destino, los datos maestros aleatorios pueden sustituirse en la plantilla importada por cualquier referencia que falte. Por ejemplo, los usuarios que no existan en el territorio importado se sustituirán por otros usuarios aleatorios. Tendrá la opción de sustituir por datos aleatorios o cancelar la carga de la plantilla.

Si opta por sustituir por datos maestros aleatorios, el sistema seleccionará cualquier usuario independientemente del permiso y los asignará dentro del proyecto. No recomendamos utilizar esta opción al mover una plantilla de prueba a producción, ya que puede agregar usuarios al equipo de producción que no deberían estar en el equipo de ese proyecto, ya sea un CEO o un usuario que simplemente no debería tener acceso.