Revisión de tareas con flujos de trabajo

• Reglas configuradas en tareas para asignar automáticamente responsables de aprobación/revisores en función de determinadas condiciones.
• Utilice el Editor de reglas de aprobación dentro de una tarea para crear o editar reglas de aprobación personalizadas que puedan incluir flujos de aprobación en paralelo y en serie.
• Crear condiciones para responsables de aprobación o tablas de consulta de aprobación.
• Las reglas de aprobación avanzadas pueden contener una combinación de responsables de aprobación en paralelo y en serie.
• La aprobación simple se fija en la tarea, no en el editor de reglas de aprobación.

Las reglas de aprobación permiten a los administradores de plantillas asignar responsables de aprobación a tareas de aprobación en función de determinados factores. Estas reglas de aprobación pueden ser simples reglas de aprobación que simplemente requieren colocar a un usuario en el campo Aprobador/Revisor al configurar una tarea de revisión o aprobación. Se pueden complicar utilizando el Editor de reglas de aprobación para agregar una combinación de flujos de aprobación en serie y paralelos, condiciones, referencias a condiciones, tablas de consulta de aprobación, etc.

Al agregar condiciones, puede utilizar una tarea de aprobación/revisión para capturar varias aprobaciones cuando sea necesario. Por ejemplo, puede tener un área de trabajo de contrato que requiera aprobación de diferentes áreas de su negocio, dependiendo del Importe del contrato. Si el importe del contrato es superior a $500,000.00, debe obtener la aprobación de un vicepresidente. Puede fijar una condición para que se añada un nodo de aprobación a la tarea de aprobación cuando el Importe del contrato supere los $500.000,00. Si el Importe del contrato es inferior, la aprobación del VP no es necesaria y no se agrega al flujo de aprobación de la tarea y, en su lugar, Finanzas se agrega al flujo de aprobación.

Reglas de aprobación para capturar todas las aprobaciones necesarias y automatizar el proceso para los usuarios finales. Si tiene una regla de aprobación sobre Importe del contrato, las tareas de un proyecto creadas por un usuario final serán tareas necesarias para este proyecto en particular. Esto ayuda a garantizar que ningún usuario olvida obtener una determinada aprobación necesaria y también reduce el esfuerzo del usuario necesario para configurar su proyecto con las tareas que necesita, ya que la plantilla ya lo añadirá.

• Sin utilizar el Editor de reglas de aprobación, los creadores de plantillas pueden agregar revisores/responsables de aprobación en flujos simples en paralelo o en serie creando la tarea
• Los flujos de aprobación creados de esta manera solo pueden contener responsables de aprobación en serie o paralelos, solo el tipo de flujo personalizado puede combinar tipos de flujo
• No puede agregar ningún examinador al flujo directamente desde el campo Responsable de aprobación/Revisor en la pantalla de tarea de creación/edición
• No puede especificar ninguna condición para los responsables de aprobación
• No puede utilizar tablas de consulta de reglas de aprobación
• El orden de los aprobadores no se puede modificar

Los flujos de aprobación simples son útiles cuando no hay mucha lógica que deba integrarse en la aprobación. Por ejemplo, tiene un responsable de aprobación que debe agregarse a un proyecto para todos los proyectos. En este caso, simplemente puede seleccionar el revisor/responsable de aprobación que debe aprobar y enviar la tarea. También puede crear un flujo en serie simple utilizando el campo Responsable de aprobación/Revisor al configurar la tarea y seleccionar En serie como Tipo de flujo de regla de aprobación. Cuando seleccione varios revisores para una aprobación en serie y utilice el flujo de aprobación simple rellenando el campo Revisor/Responsable de aprobación, asegúrese de agregar los responsables de aprobación en orden del último al primero para que el último revisor que especifique sea la primera persona en revisar/aprobar en el flujo.

El uso de este método para rellenar aprobadores/revisores tampoco le permite expandir ningún grupo del sistema a todos los miembros del grupo. Si agrega un grupo de esta manera, el sistema agregará automáticamente el grupo como una única unidad de aprobación y solo un usuario del grupo tendrá que aprobar/revisar. Para solicitar la aprobación de todos los miembros del grupo, debe utilizar el editor de reglas de aprobación, que se describirá con más detalle más adelante en este módulo.

Al agregar responsables de aprobación de esta manera, el sistema tampoco le permite proporcionar una razón por la que el responsable de aprobación está aprobando, de modo que la adición de responsables de aprobación en este método está pensada para aprobaciones/revisiones simples.

• Tareas asignadas a responsables de aprobación de izquierda a derecha
• Asignado una vez que el autorizador anterior ha aprobado

Al seleccionar el tipo Flujo de regla de aprobación, puede seleccionar entre En serie, Paralelo o Personalizado. En serie, como se muestra en la diapositiva anterior, consta de una serie de responsables de aprobación que deben aprobar de uno en uno. Por ejemplo, cuando se envía una tarea de aprobación con un tipo de flujo de regla de aprobación en serie, las notificaciones solo se envían al responsable de aprobación 1. El responsable de aprobación 2 no recibe una notificación para aprobar hasta que el aprobador 1 haya enviado su aprobación.

La selección de esta opción es útil al crear flujos de aprobación simples en los que no sucederá nada más que agregar responsables de aprobación. Si no necesita ninguna condición o la capacidad de utilizar cualquiera de las opciones en el Editor de reglas de aprobación, seleccione esta opción para el Tipo de flujo de regla de aprobación.

• A los responsables de aprobación paralelos se les asignan tareas al mismo tiempo.

De forma similar a la regla en serie, las reglas paralelas tienen los mismos conceptos básicos excepto que todos los responsables de aprobación reciben una notificación de la tarea y pueden aprobar la tarea simultáneamente.

En otras palabras, el autorizador 2 no tiene que esperar a que el autorizador 1 lo apruebe.

• Combinación de clases de movimiento en serie y paralelas
• Añadir lógica para añadir responsables de aprobación mediante condiciones
• Agregar examinadores al flujo de aprobación
• Proporcione un motivo cuando los usuarios se agreguen al flujo de aprobación
• Especificar grupos de proyecto, grupos de sistemas o utilizar tablas de consulta de responsables de aprobación
• Utilizar el editor de reglas de aprobación y el diagrama de proceso de aprobación

En lugar de especificar responsables de aprobación en el campo Responsable de aprobación/Revisor, puede utilizar el Editor de reglas de aprobación para crear reglas más avanzadas que incluyan una combinación de reglas en paralelo y en serie y agregar condiciones a determinados nodos de aprobación. Acaba de aprender que las reglas de aprobación simples le permiten especificar los revisores y aprobadores y si se agregarán o no al flujo en serie o en paralelo, pero ahora aprenderá que las Reglas de aprobación avanzadas le permitirán utilizar el Editor de reglas de aprobación y el Diagrama de proceso de aprobación para crear reglas de aprobación más avanzadas que podrían ayudar a abordar algunas de las partes más complicadas de su proceso empresarial.

Puede acceder al Editor de reglas de aprobación seleccionando Personalizado para el Tipo de flujo de regla de aprobación y haciendo clic en el gráfico. Este gráfico abrirá el Editor de reglas de aprobación, donde tendrá las capacidades enumeradas anteriormente, que se explicarán con más detalle.

El diagrama del proceso de aprobación es una representación gráfica de las reglas de aprobación que creará utilizando un tipo de flujo de regla de aprobación personalizada. En el diagrama, puede ver que hay un nodo de aprobación para los responsables de aprobación de EE. UU. Esto se creó al proporcionar un título de regla y otras acciones dentro del Editor de reglas de aprobación que se detalla en la siguiente diapositiva.

Si es la primera vez que crea un flujo de aprobación personalizado, haga clic en Agregar responsable de aprobación inicial para empezar a crear su primera regla de aprobación. Puede agregar reglas (o nodos) de aprobación adicionales haciendo clic en la flecha azul antes o después del nodo de aprobación existente. Si hace clic en la flecha situada delante del cuadro, puede agregar un responsable de aprobación en serie o en paralelo. Si hace clic en la flecha situada detrás de la casilla, solo podrá agregar un responsable de aprobación en serie. Una vez creado un nodo de aprobación, puede utilizar el Editor de reglas de aprobación para especificar qué hace el sistema para este aprobador o grupo de aprobadores en particular.

También puede editar las reglas de aprobación existentes desde el Diagrama de proceso haciendo clic en el cuadro o en el nodo de aprobación. La configuración de las reglas se mostrará a continuación en el Editor de reglas de aprobación y se puede modificar según sea necesario.

Cuando utilice el Editor de reglas de aprobación, verá la pantalla en la captura de pantalla anterior. Los campos son los siguientes:

Título de regla: Especifique el título y la descripción de la regla.

Descripción de regla: proporcione una descripción de lo que hará esta regla. Por ejemplo, la diapositiva anterior muestra el motivo como Agrega el grupo Responsables de aprobación de EE. UU. cuando el campo de región del proyecto se establece en EE. UU.

Condición: especifique una condición para el grupo de autorizadores. Ejemplo: Todos son verdaderos – Las regiones son iguales a EE. UU. Es verdadero, como se muestra en la captura de pantalla anterior, lo que indica que debe seleccionar de una lista de condiciones ya existentes. Como práctica recomendada, cree condiciones antes de crear las reglas de aprobación. De este modo, cuando complete los detalles del Editor de reglas de aprobación, podrá especificar la condición si se aplicará una condición. No puede crear condiciones nuevas en el Editor de reglas de aprobación.

Acción: La sección de acción contiene opciones sobre lo que hará el sistema para este nodo de aprobación en particular. Las reglas disponibles en esta sección son las siguientes:

• Tipo: especifique el tipo de acción. Las opciones son: Agregar responsables de aprobación y grupos y Utilizar tabla de consulta de responsable de aprobación. En función de la opción que elija, tendrá diferentes opciones disponibles. La diapositiva anterior muestra las opciones para agregar un grupo de sistemas al flujo de aprobación para este nodo de aprobación. Las tablas de consulta de aprobador se tratarán más adelante en este módulo.

• Los responsables de aprobación personalizados son una combinación de procesos en paralelo y en serie

Aquí se muestra un flujo de aprobación personalizado, ya que contiene una combinación de aprobaciones en paralelo y en serie. Cuando el propietario de la tarea envía una tarea con un flujo de aprobación como se muestra anteriormente, los responsables de aprobación 1 y 2 recibirán una notificación para aprobar la tarea. Una vez que ambos lo aprueben, el aprobador 3 recibirá una notificación de que es hora de que lo apruebe.

Por ejemplo, el responsable de aprobación 1 y 2 pueden ser miembros del departamento legal, mientras que el responsable de aprobación 3 es su supervisor. Esto permite que el equipo apruebe primero y, una vez que el equipo lo apruebe, se desactiva para la aprobación final de su supervisor.

• Una condición de una regla de aprobación siempre contiene al menos una subcondición. En su forma más simple, una condición de regla de aprobación consiste en una subcondición que contiene una referencia a una condición de plantilla.

Esta expresión de condición consiste en la subcondición Todos son verdaderos y la coincidencia de campo Regiones es igual a EE. UU.

Ya aprendió en el último módulo que puede agregar condiciones a los nodos de aprobación para que se agreguen solo cuando se cumpla esa condición. La condición debe crearse en la pestaña Condiciones de la plantilla antes de asignarla a una regla de aprobación. En la diapositiva anterior, las opciones que tiene para añadir una condición a una regla de aprobación solo son referencias a condiciones y subcondiciones; no existe la opción de crear una condición nueva. Aprendió sobre subcondiciones y referencias a condiciones en el módulo Condiciones de este curso. La diapositiva anterior proporciona una actualización de cada una de ellas.

• Haga clic en los botones triangulares de acción para añadir o mover nodos.
• Haga clic en el botón "X" para eliminar una regla de aprobación.

Puede editar las reglas de aprobación haciendo clic en uno de los nodos existentes en el flujo de aprobación. Después de hacer clic en el nodo en el Diagrama de proceso de aprobación, la lógica de regla aparecerá en la pantalla siguiente, lo que le permitirá modificar los valores que se han fijado para esa regla en particular. Esto puede ocurrir cuando el aprobador 1 abandona la organización o cambia de rol. Para editarlo, haga clic en el cuadro del Nodo de aprobación que desea editar y desplácese hasta la parte inferior del editor de reglas de aprobación. En la sección de parámetros, localice la opción para el usuario y actualice este valor al nuevo usuario. Se recomienda utilizar grupos en lugar de usuarios individuales, por lo que cuando alguien cambia de rol o deja la empresa, solo tiene que actualizar los grupos a los que está asignado en lugar de actualizar las reglas dentro de la plantilla.

• Cuando se agregan grupos a un flujo de aprobación, el sistema puede:
  • Agregar todos los usuarios del grupo como responsables de aprobación individuales en un flujo paralelo y enviar una notificación a cada usuario y todos los usuarios del flujo de aprobación tendrán que aprobar
  • Agregue el grupo como una sola unidad en lugar de expandirlo a cada usuario. Esto agrega un nodo de aprobación en el flujo y solo un usuario del grupo debe aprobar aunque todos los usuarios reciban una notificación

En función del método que utilice para agregar un grupo al flujo de aprobación, el sistema se comporta de forma diferente:

Si elige agregar un grupo al flujo de aprobación, el sistema se comportará de forma diferente en función de dónde se haya agregado el grupo y de las opciones que se hayan seleccionado. Es posible agregar grupos al flujo de aprobación directamente al campo Responsable de aprobación/Revisor en las pantallas de creación y edición de tareas. Al hacerlo, crea una regla de aprobación simple como se ha mencionado anteriormente. Si selecciona un grupo, el sistema no expandirá el grupo y agregará cada usuario del grupo al flujo de aprobación. En su lugar, añadirá el grupo como una única entidad de aprobación, lo que significa que cualquier usuario del grupo puede aprobar y que cumplirá el requisito para ese nodo de aprobación. Cuando esto ocurra, el sistema mostrará algo como John Smith (autorizadores de contrato) que indica que John ha autorizado la tarea y que ha podido hacerlo porque forma parte del grupo Autorizador de contrato.

• Agrega automáticamente el supervisor de un usuario seleccionado como responsable de aprobación
• Admite reglas de cadena que agregan repetidamente supervisores como responsables de aprobación
• Admite límites de aprobación financiera

Las reglas solo funcionarán si:

• Todos los usuarios deben tener un supervisor asociado a su perfil de usuario
• Se ha importado el archivo "Importar límites financieros de usuario" (especifica los límites de aprobación para determinados usuarios)

Las reglas de cadena de supervisor le permiten crear una serie de reglas que agregarán automáticamente el supervisor de un usuario siempre que se cumpla la condición para hacerlo. Para habilitar Reglas de supervisor, hay información adicional que se debe configurar, incluido el Límite financiero de importación de usuario en el área Importación/Exportación de datos del sistema. Este archivo le permite especificar los límites de aprobación para determinados usuarios. Por ejemplo, John Smith es un responsable de aprobación de contratos, pero solo tiene la autoridad para aprobar contratos inferiores a 500.000,00 $. Una vez que el valor del Contrato sea superior a $500.000,00, se habrá alcanzado el Límite Financiero y el supervisor de John se agregará automáticamente al flujo de aprobación para un Contrato superior a $500.000,00.

Estas reglas solo funcionarán si todos los usuarios agregados tienen un supervisor asociado con su perfil de usuario y el archivo Importar límites financieros de usuario se ha importado con valores para cada uno de los usuarios agregados. Es posible que también desee solicitar la creación de un campo nuevo, ya que el único campo disponible por defecto es el campo Propietario. Como ejemplo, puede crear un campo llamado Responsable de aprobación de contratos y puede seleccionar un usuario en ese campo al crear un proyecto. Una vez que se selecciona ese usuario, la regla de supervisor hará referencia a ese campo y aplicará los límites de aprobación para ese usuario.

Para crear una regla de supervisor, puede hacer lo siguiente:

1. Configure la tarea de importación para Límites financieros de usuario y fije supervisores para cada usuario implicado.
2. Agregue una nueva regla de aprobación en paralelo o en serie.
3. Asigne un título a la regla. Por ejemplo, Regla de supervisor de proyecto de sourcing.
4. Opcionalmente, añada una condición. Por ejemplo, puede que solo necesite reglas de supervisor cuando el Departamento esté establecido en Legal.
5. Vaya al área Acción.
6. Seleccione Agregar responsables de aprobación y grupos.
7. Para el menú desplegable Acción, seleccione Agregar supervisor.
8. En Parámetros, seleccione el campo adecuado para el campo Agregar supervisor de. Este es el campo del proyecto que especifica el usuario cuyo supervisor se agregará y puede ser un campo personalizado que solicite que se cree. Puede seleccionar campos adicionales haciendo clic en el enlace Seleccionar y eligiendo un campo disponible.
9. Se requerirá la aprobación del supervisor de forma predeterminada, pero puede optar por no exigirla desmarcando la casilla Aprobación requerida.
10. También puede especificar un motivo como "Se le ha agregado al flujo de aprobación porque es el supervisor del usuario en el campo del proyecto".
11. Ha completado el proceso si no desea crear una regla de supervisor de cadena. Haga clic en Completado para completar la regla.
12. Para encadenar la regla de aprobación, haga clic en Acción→encadenar esta regla.
13. Aparecerán las pestañas Regla base y Regla de cadena.
14. En la regla de cadena, especifique una condición cuando se aplique esta regla de cadena. Si se deja en blanco, se agregarán supervisores hasta que se agregue un usuario sin supervisor al flujo de aprobación.

• Utilizar campos de proyecto para agregar responsables de aprobación
• El sistema hace coincidir los campos del proyecto con el archivo de consulta
• Puede admitir rangos y valores múltiples

La opción para utilizar una Tabla de consulta de responsables de aprobación le permite configurar un archivo de consulta de responsables de aprobación que hará referencia a campos en el proyecto. Ya ha aprendido que puede utilizar condiciones para agregar responsables de aprobación en función de determinadas condiciones, pero la tabla de consulta de responsables de aprobación obtiene básicamente el mismo resultado, pero es más fácil actualizar y actualizar las tablas de consulta de responsables de aprobación que gestionar las condiciones, especialmente si su proceso empresarial cambia con frecuencia. Los archivos de tabla de consulta de responsable de aprobación pueden ser complicados, por lo que se recomienda que, si elige utilizarlos, asegúrese de que está familiarizado con Microsoft Excel y sus funcionalidades.

Por ejemplo, puede crear una regla en el archivo de consulta de responsable de aprobación que asignaría jsmith como responsable de aprobación cuando el campo Proveedor se establece en ABC Corp. También puede utilizarlos para áreas de trabajo de contrato, por lo que si el importe del contrato está entre 50.000 $ y 100.000 $, agregue el departamento legal. Al agregarlo a la tabla de consulta, el sistema verificará automáticamente el archivo de consulta y lo comparará con los campos del proyecto y agregará responsables de aprobación siempre que los campos coincidan con el archivo de consulta.

Tabla de consulta de responsable de aprobación con código de mercancía

En este ejemplo, John Smith se agrega al flujo de aprobación si el campo Mercancía para el proyecto es 12, que se asigna a las mercancías. El apóstrofo anterior al 12 se utiliza para forzar a Microsoft Excel a almacenar los datos como texto.

Archivo de tabla de consulta de responsable de aprobación con varios valores de campo

En este ejemplo, se agregará a John Smith cuando la región se establezca en EMEA-España y Susan Johnson será la responsable de aprobación para todas las demás regiones de EMEA. La Tabla de consulta de responsables de aprobación evalúa las reglas del archivo en orden y agregará el responsable de aprobación que coincida con la primera regla. El sistema verificará el campo Regiones. Si se fija en España, se añadirá John. Si se acaba de fijar en EMEA, el sistema seguirá leyendo las reglas hasta que se detenga con Susan. Como práctica recomendada, se recomienda añadir primero entradas más específicas y ser menos específicas a medida que baja en la lista.